Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong
hoạt động quản lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa
phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ
sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nước
không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, các
quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ
quan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan
nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức,
công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ương
Đảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi
tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú. Hệ thống chính trị
cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân
dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà
nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm
chủ tập thể của nhân dân, huy động mọi khả năng phát triển
KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”.
Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý
nhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý
thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến
địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình,
UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như
vậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.
Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ
quan QLNN còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004),
Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà
Nội.
Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong
những nội dung nghiên cứu trong các luận văn như:
- Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các
cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang
Thanh - 2000
- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan
QLNN tại tỉnh Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001
- Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực
tế tỉnh Phú Thọ). Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002
Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngành
quản lý hành chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ
trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. Vì vậy, trong
phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề tài: “Văn phong và ngôn
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường
Yên Phụ”.
2. Mục đích của đề tài
Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản
lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất
giải pháp đảm bảo tính chuẩn mực về ngôn ngữ.
3. Phạm vi nghiên cứu
Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban
hành từ năm 2003 đến năm 2006.
4. Nhiệm vụ của đề tài
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc
điểm văn phong hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong

- Chương I: Văn phong, ngôn ngữ - một yếu tố tạo nên chất
lượng văn bản QLNN
- Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
QLNN của UBND phường Yên Phụ
- Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử
dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG I
VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ
TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.1. Khái quát chung về văn bản QLNN
1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Hoạt động giao tiếp của nhân loại đ ược thực hiện chủ yếu
bằng ngôn ngữ. Với sự ra đời của chữ viết, con ngư ời đã thực hiện
được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô
tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn
được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản
phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng
âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại d ưới dạng chữ viết
chính là văn bản. Như vậy:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của
đời sống xã hội. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ
thể mà văn bản có những hình thức và nội dung thể hiện khác
nhau. Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói chung thì văn bản
văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý; trong

trọng. Có thể kể ra một số vai trò của văn bản như sau:
1.1.2.1. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là cơ sở đảm
bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn,
đa dạng và luôn luôn biến đổi. Nhu cầu này xác định tuỳ vào từng
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
công việc, từng loại công việc cần những thông tin gì, theo phạm
vi hoạt động của từng cơ quan và nhiều yếu tố khác.
Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà
nước chủ yếu bằng văn bản. Thông qua văn bản các đơn vị trong
cơ quan có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động
hàng ngày của mình, tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạt
hiệu quả cao nhất. Các thông tin thu được trong văn bản thường là:
- Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước
liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ
quan;
- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng
cơ quan, tổ chức;
- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị
và các cơ quan với nhau;
- Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến
động của cơ quan, về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ
quan, tổ chức;
- Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý.
Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan
trọng và cần thiết để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có
hiệu quả.
1.1.2.2.Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền
đạt các quyết định quản lý

1.1.2.3.Văn bản là phương tiện kiểm tra,theo dõi hoạt động
của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh
đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả. Nếu không có kiểm tra chặt
chẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các cơ
quan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông. V.I.
Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là một
phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơ
quan kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có
hiệu quả.
Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việc
kiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng một
trong những phương tiện quan trọng không thể thiếu cho công tác
kiểm tra đó là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước. Tuy nhiên,
để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết quả chúng ta
cần phải tổ chức một cách khoa học. Cần xác định rõ phải có
những văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp
áp dụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị. Để
việc kiểm tra có hiệu quả, chúng ta cần chú ý hai phương diện:
một là tình huống xuất hiện văn bản trong hoạt động của các cơ
quan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản và việc
thực hiện văn bản đó trên thực tế. Ở những mức độ khác nhau, cả
hai phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt
động thực tế của cơ quan.
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công
trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán
bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công

- Phân loại theo tác giả;
- Phân loại theo tên loại;
- Phân loại theo nội dung;
- Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành;
- Phân loại theo kỹ thuật chế tác.
- Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, các hình thức văn bản
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và
Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
+ Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo,
báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy
mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên
nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển.
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loại
văn bản quản lý nhà nước như sau:

chính trị xã hội;
3. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản
QPPL của Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để
thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp:
a. Nghị quyết của HĐND;
b. Quyết định, chỉ thị của UBND.
b) Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra
các quy tắc xử sự riêng đối với từng trường hợp, vụ việc cụ thể.
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉ
thị cá biệt.
Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến
quyết định nhân sự như quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷ
luật CBCC; liên quan đến quyết định xử phạt hành chính, quyết
định phê duyệt dự án.
Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định
bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức,cho từ chức, tạm đình chỉ công
tác cán bộ,công chức; quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn
bản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá biệt để phát
động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt và các văn
bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ
thể.
c) Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang
tính chất thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL
hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể. Nó thường dùng để

thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quản lý
hành chính nhà nước.
1.2. Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, người
soạn thảo cần phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính
-công vụ và những yêu cầu về ngôn ngữ.
1.2.1. Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ
1.2.1.1. Khái niệm phong cách chức năng
Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong
(phong cách) còn có những quan điểm khác nhau.
- Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước” của Bùi Khắc Việt: “Phong cách chức năng là một hệ thống
các phương tiện ngôn ngữ bao gồm những từ ngữ, những cấu trúc
cú pháp, những phương tiện ngữ âm của ngôn ngữ toàn dân,
thường dùng trong những điều kiện giao tiếp nhất định, để phục
vụ một mục đích nhất định” [9,85].
Các phương tiện này phải được dùng lặp đi lặp lại với tần số
cao. Những phương tiện có tần số sử dụng quá thấp không để lại
trong đầu óc người đọc một ấn tượng riêng về phong cách, không
thể gọi là yếu tố riêng tạo nên phong cách.
Tuy nhiên, vì mỗi phong cách đều sử dụng những phương
tiện mà tất cả các phong cách khác cũng sử dụng, cho nên trong
mỗi phong cách đều có các phương tiện ngôn ngữ có tính chất
trung tính về màu sắc biểu cảm ngôn từ.
Hiện tượng các phong cách có liên quan chặt chẽ đến các yếu
tố ngoài ngôn ngữ hay nói đúng hơn phong cách là do các yếu tố
ngoài ngôn ngữ quyết định. Chỉ có thể cắt nghĩa được đặc điểm
của một phong cách, khi phân tích mục đích, hoàn cảnh, môi

Việt. Tuy nhiên, phần lớn các tác giả đều thống nhất phân loại các
phong cách chức năng gồm: phong cách hành chính, phong cách
khoa học, phong cách văn chương, phong cách chính luận, phong
cách khẩu ngữ. [11,87; 18,56; 13; 6; 14].
Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây:
+ Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ
thể nói (viết) và một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của
chủ thể, vào thái độ của chủ thể đối với đối tượng được nói đến và
đối với người nhận.
+ Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao
của sự tác động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói.
1.2.1.3. Khái niệm phong cách ngôn ngữ hành chính-công vụ
- Theo quan điểm của Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách
hành chính - công vụ là khuôn mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để
sản xuất ra một loạt sản phẩm như nhau) thích hợp để xây dựng
lớp văn bản trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp
trong lĩnh vực hành chính công vụ. Nói một cách cụ thể hơn, đó là
vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý,
điều hành của cơ quan, đơn vị” [21,52].
Khái niệm trên có thể được giải thích rõ như sau:
+ Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu sử dụng
cho lớp văn bản dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật. Ngôn
ngữ viết có đặc thù riêng, mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
ngữ nói. Phong cách hành chính - công vụ sử dụng ngôn ngữ phi
nghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu cảm.
+ Phong cách hành chính - công vụ được sử dụng trong hoàn
cảnh theo nghi thức. Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hội
trong đó diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính đứng

các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn, các
bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang
tính pháp lý…
1.2.1.4. Đặc điểm văn phong hành chính - công vụ
Phong cách ngôn ngữ trong các văn bản QLNN là phong cách
hành chính. Thực hiện chức năng truyền đạt thông tin, mệnh lệnh
trong công tác quản lý, lãnh đạo, các văn bản QLNN có những đặc
điểm sau đây văn phong hành chính công vụ:
- Tính chính xác;
- Tính phổ thông, đại chúng;
- Tính khách quan - phi cá tính;
- Tính khuôn mẫu;
- Tính trang trọng, lịch sự.

a) Tính chính xác
Yêu cầu chính xác đòi hỏi ngôn ngữ phải diễn đạt sát đúng
thực tế khách quan, sát đúng điều người viết định trình bày trong
văn bản.
22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được sử dụng để điều
chỉnh các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội hay
để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ
chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Vì vậy,
văn bản phải được viết sao cho thể hiện đúng nội dung muốn
truyền đạt, giúp mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính
xác. Hơn thế nữa, phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có
cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất về nội dung văn bản,
không tự ý suy luận, nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống nhất
trong toàn xã hội. Đây là đặc điểm rất quan trọng của văn phong

là không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ.
Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính
nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho
văn bản có sức thuyết phục, đạt hiệu quả trong công tác quản lý
nhà nước.
d) Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện hình
thành và duy trì các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, thậm chí
các mối quan hệ giữa các quốc gia, vì vậy phải thể hiện được sự
trang trọng, uy nghiêm, lịch sự. Trong thực tế, sử dụng ngôn ngữ
trang trọng, lịch sự không những biểu hiện sự tôn trọng đối với
24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
chủ thể thi hành và thực hiện, mà đồng thời còn góp phần làm tăng
uy tín của cơ quan ban hành văn bản.
"Văn bản là tiếng nói của chính quyền hoặc cơ quan này với
cơ quan khác hoặc chính quyền với cá nhân. Lời nói trong văn
bản là lời nói của chính quyền, một pháp nhân có thẩm quyền sử
dụng chủ quyền của quốc gia. Lời nói trong văn bản là lời nói có
hiệu lực thi hành đối với nơi nhận. Do đó, văn bản cần có đặc tính
trang trọng, uy nghi." [19, 89]
e
) Tính khuôn mẫu
Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lý
hành chính với những loại văn bản thuộc các phong cách ngôn ngữ
khác. Có thể nói, tính khuôn mẫu của văn phong hành chính được
thể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm cho tính thống nhất, tính
khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ.
Tính khuôn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ở
mức độ khác nhau, đó là: