PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản
lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản
như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn
bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin,
các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà
nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và
giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối
làm việc của từng cơ quan.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng
định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh
sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và
vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà
nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của
nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng
đồng dân cư”.
Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức
năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL,
văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn
bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.
Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNN
còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Theo
Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tình
hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về
căn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản
chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%;
1


2


- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh
Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001
- Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú
Thọ). Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002
Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngành quản lý hành
chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN của
UBND phường Yên Phụ. Vì vậy, trong phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề
tài: “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân
phường Yên Phụ”.
2. Mục đích của đề tài
Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước
của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất giải pháp đảm bảo tính
chuẩn mực về ngôn ngữ.
3. Phạm vi nghiên cứu
Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từ
năm 2003 đến năm 2006.
4. Nhiệm vụ của đề tài
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc điểm văn phong
hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN.
- Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN do
UBND phường Yên Phụ ban hành.
- Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn
bản QLNN của UBND phường Yên Phụ.
5. Phương pháp nghiên cứu
a. Nghiên cứu lý luận
Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước về xây dựng,
ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các công trình nghiên cứu trên làm


CHƯƠNG 1
VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ
TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.1. Khái quát chung về văn bản QLNN
1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những
khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp
bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn
bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm
thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như
vậy:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
ký hiệu nhất định.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã
hội. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có những
hình thức và nội dung thể hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói
chung thì văn bản văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý;
trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luật khác
với văn bản hành chính và trong mỗi loại như vậy thì các hình thức văn bản cụ
thể cũng rất khác nhau. Sự hình thành văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể cũng
khác nhau.
Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lý
hành chính nhà nước được hình thành trong các cơ quan, đơn vị, là phương tiện
thực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể các quan
hệ xã hội. Đồng thời, nó có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau theo đặc trưng này
hoặc đặc trưng khác của hoạt động quản lý nhà nước.
5


6


- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổ
chức;
- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quan
với nhau;
- Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan,
về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức;
- Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý.
Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan trọng và cần thiết
để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả.
b) Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết
định quản lý
Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quan trọng và đòi
hỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác, đúng đối tượng. Vấn đề
đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu
được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện
khi nhận được quyết định. Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu
chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặc thực
hiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệu quả.
Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai trò rất quan trọng
trong việc truyền đạt các quyết định quản lý. Chúng có khả năng giúp cho việc
truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao
từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý. Vì vậy, trong quá trình thực hiện
cần phải chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chu
chuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụ tốt nhất cho
việc truyền đạt các quyết định quản lý.
Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương

Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ
thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm một cách cụ
thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị
quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành
kiểm tra có kết quả.
8


Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ,
muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốn biết ai ra sức làm, làm
qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểm soát”.
d) Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ
quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực
pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà
nước. Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm
bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trị
điều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi
đó các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước. Đây cũng là
một yêu cầu quan trọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
1.1.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một
chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên
quan mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý
khách quan, lôgic và khoa học. Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ
thể khác nhau ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Văn bản có
thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội
dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý;

- Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử
sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1 Luật ban hành
văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa
IX, kỳ họp thứ 2 thông qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002. Theo đó, hệ
thống văn bản QPPL bao gồm:
1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.
Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết;
10


2. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở TW ban hành
để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội:
a. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
b. Nghị quyết, nghị định của Chính phủ;
Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ;
c. Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang
bộ;
d. Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết
định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân tối cao;
đ. Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội;
3. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc
hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;
Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng
cấp:
a. Nghị quyết của HĐND;

hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chương trình), các văn bản giấy tờ khác
(giấy nghỉ phép, giấy đi đường).
d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số
cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức
khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của
các cơ quan trên.
- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực tư pháp, tài chính.
- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản
đồ, khí tượng thủy văn...
Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiến hành dưới các
hình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễn quản lý mọi mặt của đời sống
xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, giáo dục, quốc phòng, đối ngoại.
Chúng giúp ổn định tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơ
chế, lề lối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiện các
quy định quyền và nghĩa vụ của công dân. Văn bản QLNN giúp các cấp, cán bộ
12


có thẩm quyền đặt ra những quy định cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội
phát sinh trong quản lý hành chính nhà nước.
1.2. Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN
Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần
phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính -công vụ và những yêu cầu
về ngôn ngữ.
1.2.1. Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ
1.2.1.1. Khái niệm phong cách chức năng
Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong (phong cách)
còn có những quan điểm khác nhau.
- Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” của

tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng giao tiếp, vai và quan hệ vai của
những người tham gia giao tiếp.
- Theo Nguyễn Hữu Quỳnh: “Phong cách ngôn ngữ là nét riêng, đặc điểm
riêng của ngôn ngữ chuẩn mực được vận dụng vào trong các hoàn cảnh giao
tiếp xã hội khác nhau với các đối tượng giao tiếp khác nhau bằng các sắc thái
biểu cảm khác nhau”[10, 154].
1.2.1.2. Phân loại phong cách chức năng
Các nhà ngôn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhau trong vấn đề
phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Tuy nhiên, phần lớn
các tác giả đều thống nhất phân loại các phong cách chức năng gồm: phong cách
hành chính, phong cách khoa học, phong cách văn chương, phong cách chính
luận, phong cách khẩu ngữ. [11,87; 18,56; 13; 6; 14].
Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây:
+ Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) và
một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủ
thể đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận.
+ Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tác
động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói.
1.2.1.3. Khái niệm phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ
- Theo quan điểm của Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách hành chính công vụ là khuôn mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để sản xuất ra một loạt sản
phẩm như nhau) thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của
14


người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ. Nói một cách cụ thể
hơn, đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý,
điều hành của cơ quan, đơn vị” [21,52].
Khái

niệm

hay không bằng nhau. Vai bằng nhau là vai của những

cấp ngang hàng. Vai

không bằng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại. Người soạn
thảo văn bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác
định rõ vai của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách
xưng hô, cách viết cho phù hợp.
+ Trong phong cách hành chính - công vụ yếu tố cá nhân của người viết bị
loại trừ hoàn toàn. Người soạn thảo văn bản hành chính - công vụ không được
bộc lộ cá nhân qua văn bản. Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị
pháp lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản.
- Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính - công
vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong
hành chính - công vụ.
Vậy phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ trong Luận văn này được
hiểu là: “ Văn phong hành chính công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học
tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ
15


viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh
vực hoạt động pháp luật và hành chính” [6].
Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn
bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành - quản lý, ở tòa án, trong
hội đàm công vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các
quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn,
các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp
lý…
1.2.1.4. Đặc điểm văn phong hành chính - công vụ

đối với mọi tầng lớp nhân dân.
Hồ Chủ Tịch đã từng căn dặn: “Chúng ta không chống mượn tiếng nước
ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm. Nhưng chúng ta phải chống cách mượn
không phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng không hiểu”.
Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng ở đây không hề mâu thuẫn với tính
khuôn mẫu, chuẩn mực. Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã,
thông tục với quan điểm cho rằng như vậy mới đạt được yêu cầu đại chúng của
ngôn ngữ trong văn bản hành chính.
c) Tính khách quan
Văn bản quản lý hành chính là tiếng nói của quyền lực nhà nước, đại diện
cho ý chí nguyện vọng của nhân dân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một
cá nhân soạn thảo, vì vậy văn bản phải đảm bảo tính khách quan.
Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản luôn phải nhân danh
cơ quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan công quyền nên
không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản.
Chính vì vậy, hành văn biểu cảm, hệ thống ngôn từ thể hiện tình cảm, quan điểm
cá nhân là không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ.
Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao,
kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục, đạt
hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

17


d) Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện hình thành và duy trì
các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, thậm chí các mối quan hệ giữa các
quốc gia, vì vậy phải thể hiện được sự trang trọng, uy nghiêm, lịch sự. Trong
thực tế, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự không những biểu hiện sự tôn
trọng đối với chủ thể thi hành và thực hiện, mà đồng thời còn góp phần làm tăng

Ví dụ 1:“Văn bản là biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước”.
Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện.
Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức ,cá nhân
trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”.
Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và “khai khẩn”.
“Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm bằng cách
hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đây cần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là
“truyền đạt sự tin tưởng, phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợp
với “sử dụng (và…) hợp lý”. Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồng
trọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường” được. Đúng ra phải
dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh tế hoặc rút ra những
vật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợi thiên nhiên”[20].
- Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng
ăn”.
Trong trường hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ “hai miệng
ăn” mà nên thay bằng “hai người”.
Ví dụ 2: “Xử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với hành vi không
thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi
thay đổi nơi ăn ở”.

19


- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ
trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ
địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành
từ ngữ phổ thông.
Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn”.
Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ Hùng Lô”.

hoa. Người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm
bảo tính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản.
Ví dụ:

Nên dùng

Không nên

truy nã

truy nả

vãng lai

vảng lai

tín ngưỡng

tín ngưởng

công quỹ

công quỷ

kỹ thuật

kỷ thuật

Vấn đề viết hoa hiện nay còn có nhiều bất cập: viết hoa tùy tiện, không
chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục.
Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây lên hình ảnh bẩn
thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu các cơ quan có thẩm
quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ của thủ đô”.
Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sự không phù hợp
với những từ thông tục. Trong ví dụ này nên sửa lại như sau: “Nhận thấy những
người hành khất thường gây lên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thủ đô,
yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủ
đô”.
Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”.
Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, không phù hợp với văn phong
hành chính.

22


c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp
Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được sử dụng luôn
luôn có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và đi sau nó. Cần phải đặt từ
vào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong quan hệ với những từ khác sao cho hợp lý
theo chuẩn ngữ pháp tiếng Việt. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ
chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những
từ để chỉ như này, ấy, đó...Vì vậy, cần lưu ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của
các từ loại khác nhau.
Ví dụ 1: “Lượng mưa năm nay kéo dài nên đã gây nhiều thiệt hại cho mùa
màng”.
“Lượng mưa” và “kéo dài” kết hợp với nhau trong câu này là không phù
hợp, bởi lẽ “lượng mưa” có thể lớn hay nhỏ, nhiều hay ít, chứ không thể kéo dài.
Có thể thay “lượng mưa” bằng “mùa mưa”, hoặc “kéo dài” bằng “lớn”.
Ví dụ 2: “Tiến độ nộp thuế thấp đã ảnh hưởng đến việc thu ngân sách”.

- Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên:
+ Chúng tôi cho rằng…
+ Xin trân trọng đề nghị…
- Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện:
+ Nhận được văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định…) này, yêucầu các đơn
vị…
+ Các đơn vị trực thuộc (…) có trách nhiệm thực hiện quyết định này (chỉ
thị, nghị quyết…).
- Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cần tiếp tục làm
sáng tỏ:
+ Xét về mặt…
+ với cương vị là…
- Dùng để kết thúc văn bản:
+ Xin trân trọng cảm ơn đồng chí.
+ Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêu cầu thực hiện
văn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lý của văn bản. Ví dụ:
- Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành.
- Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan.
24


- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề…
Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từ nói lên bản
chất của văn bản đó. Các loại cụm từ này phải được sử dụng hết sức chính xác vì
chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành van bản.
1.2.2.2. Về sử dụng câu
a) Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ
hai thành phần nòng cốt
Ví dụ 1, câu sau đây là câu sai do thiếu thành phần chủ ngữ: “Được biết