TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG MÔI TRƯỜNG
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP
VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
Giáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện:
ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN
MSSV: 4031048
Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29
2
2
0
0
0
0
7
7
L
L
Ờ
Ờ
I
IC
C
Ả
Ả
M
MT
T
Ạ
Ạ



Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận
được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của
Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian
có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình.
Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trước
hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô
nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường.
Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh
doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trực
tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ môn
Kế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thống
thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng
Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận
lợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua.
Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp,
Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế
và cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn

A
A
N
N W  X

Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữ
liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này
không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Ngày 08 tháng 06 năm 2007

Sinh viên thực hiện
Ký tên

Trần Thị Phúc Duyên


É
T
TC
C
Ủ
Ủ
A
AC
C
Ơ
ƠQ
Q
U
U
A
A
N
NT

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 N
N
H
H
Ậ
Ậ
N
NX
X
É
É
T
T

H
H
Ư
Ư
Ớ
Ớ
N
N
G
GD
D
Ẫ
Ẫ
N
N"  #
......................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

É
É
T
TC
C
Ủ
Ủ
A
AG
G
I
I
Á
Á
O
OV
V
I
I
Ê
Ê

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007

M
M
Ụ
Ụ
C
C



1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.............................................................................. 3

1.4.1. Không gian..............................................................................................3

1.4.2. Thời gian. ................................................................................................3

1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................3

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
................................................................................................................................4

U
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. ............................................................................... 4

2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán...................................................4

2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông
tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy....................................5

2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng
máy vi tính. ............................................................................................................8

2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán................................11

2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT...............................................12

2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. ............................................................... 14

2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. ............................................................14


3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. ....... xxii

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ......................................................... xxiii

4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN....................xxiii

4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ........................xxiii

4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.........................xxiii

4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO....................xxiv

4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT................xxiv

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................xxv

5.1. KẾT LUẬN.................................................................................................xxv
5.2. KIẾN NGHỊ.................................................................................................. 59
5.2.1. Đối với Nhà nước..................................................................................59
5.2.2. Đối với Chi nhánh.................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................60
D


Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY..
................................................................................................................................5

Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU..................................................................................................6

U
Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI
CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM.............................13

Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ....
..............................................................................................................................18
Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN
VÀ THU TIỀN ....................................................................................................31
Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG ............32
Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN
MẶT .....................................................................................................................33
Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU..............................................vi

Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. ..............................................................vi

Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ........................... vii

Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU .. vii

U
Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT.......................................... viii

Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT ............................................ viii

B
I
I
Ể
Ể
U
UB
B
Ả
Ả
N
N
G
GX ² W

Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ
BẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY ............................................................................6

Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7

Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.............................................7


Bảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ ..................xiv

Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU........................................xv

CC
C
Á
Á
C
CT
T
Ừ
ỪV
V
I
I
Ế
Ế
T
TT
T
Ắ

1
1G
G
I
I
Ớ
Ớ
I
IT
T
H
H
I
I
Ệ
Ệ
U
U1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.
1.1.1. Sự cần thiết của đề tài.
Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được
ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản

mềm kế toán trong thực tế.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể.
- Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy.
- Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng
phần mềm kế toán.
- Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và
quản lý của Chi nhánh.
1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU.
1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp
tục duy trì hệ thống hiện hành.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thì
phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại.
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.
- Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tại
Chi nhánh như thế nào?
- Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa?
- Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì?
- Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.
1.4.1. Không gian.
Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm
kế toán Acsoft.
1.4.2. Thời gian.
- Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 tháng
đầu năm 2007 tại đơn vị.
- Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007.

2
2P
P
H
H
Ư
Ư
Ơ
Ơ
N
N
G
GP
P
H
H
Á
Á
P
PL
L

H
H
Á
Á
P
PN
N
G
G
H
H
I
I
Ê
Ê
N
NC
C
Ứ
Ứ
U
U
- Kiểm soát.
+ Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý
chính xác, kịp thời.
2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông
tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy.
2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay. DL A

DL B
Phần nội dung
xử lý 1 (Vật tư,..) Người sử
dụng

DL A


Hệ quản trị
cơ sở
dữ liệu
Chương
trình ứng
dụng 1
Chương
trình ứng
dụng 2
Chương
trình ứng
dụng 3
dữ liệu
(Database)
Cơ sở

Người
sử dụng
Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU

b) Khác biệt về dữ liệu.

Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ
BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy.
-Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính. AAAAA
Fdụdgfhdfh
-Phân tán, không chia xẻ.
-Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ

Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy
- Thông tin tài chính.
- Chậm, có mâu thuẫn thông tin.ff fffff
fff
- Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ
liệu lập.
- Thông tin tài chính và không tài chính
- Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữ
liệu, thông tin.
- Báo cáo có thể do chính người sử dụng
lập nếu được phép truy cập dữ liệu.

2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung.

Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.
Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy
-Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt.
-Có thể khai báo đối tượng ngay khi
ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới
cho đối tượng.
-Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt.
-Cần khai báo đối tượng trước khi nhập
liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối
tượng.
2.1.2.5. Khác nhau về kiểm soát hệ thống kế toán.

Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT

- Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.
- Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương
trình xử lý.
- Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.
- Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa
hoạn, phá hoại xảy ra.
Kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,
chính xác và đầy đủ...
- Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
- Kiểm soát kết quả dữ liệu.
+ Đảm bảo kết quả xử lý chính xác.
+ Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo.
2.1.3.2. Tổng quan về phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin
hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do:
+ Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành.
+ Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin.
+ Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin.
Mục tiêu của phân tích hệ thống:
- Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại.
- Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết.
- Nhận dạng thông tin cần thiết.
- Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới.
- Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới.
- Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.
2.1.3.3. Phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mục
tiêu sau:

hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.
b) Hiệu quả quá trình phân tích.
Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu
dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ
trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của
hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi
hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ
thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những
khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống.
2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả.
- Không thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lực
không đủ đáp ứng.
- Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả
thỏa mãn yêu cầu.
- Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để
giải quyết vấn đề tồn tại.
2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán.
- Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định các loại báo cáo, chứng từ.
- Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan.
- Khai báo.
- Tạo thủ tục kiểm soát.
2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT.
2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay.
Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sản
phẩm thông dụng nhất. Theo thống kê Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấp
phần mềm kế toán. Mỗi nhà cung cấp thường có một vài sản phẩm phù hợp với
nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thị trường phần mềm kế toán
ở Việt Nam hiện nay được phát triển tương đối tốt, chia thành các loại như sau: