CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:
Để làm rõ sự cần thiết này ta cần xem xét các khía cạnh sau: so sánh sơ bộ giữa việc làm kế
toán bằng tay và làm kế toán bằng máy dẫn đến nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán, khi sử
dụng máy tính để phục vụ công tác kế toán thì vì sao xuất hiện nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán .
So sánh kế toán bằng tay và bằng máy tính:
• Chi phí cơ hội khi làm kế tóan thủ công rất lớn: người kế toán làm kế toán truyền thống thủ
công thì hàng ngày phải thu thập chứng từ, ghi nhận vào các sổ liên quan, sau đó tổng hợp các số liệu để
ra báo cáo, tất cả những công việc này mất thời gian khá nhiều, thời gian này chính là chi phí cơ hội mà
doanh nghệp bò mất. Nếu như sử dụng máy tính để làm kế toán thì sẽ tiết kiệm được chi phí cơ hội này vì
người kế tóan sẽ không mất thời gian nhiều cho việc ghi sổ, và thời gian đó sẽ dành cho việc hoạch đònh
các chính sách tài chính, làm công việc kế toán quản trò…
• Công việc kế tóan ghi sổ truyền thống sẽ làm giảm khả năng tư duy của người kế toán. Một
nhân viên kế toán trong 4 năm Đại học được học tất cả các phần hành kế toán, học về tài chính, kế toán
Mỹ, kế toán quản trò … nhưng khi đi làm việc thực tế chỉ làm một phần nhỏ như kế toán thanh toán, kế
toán giá thành... và sau nhiều năm ghi sổ họ chỉ biết về công việc kế toán mà họ đang làm, khả năng tư
duy về những phần khác dần dần mất đi. Còn khi dùng máy tính làm kế toán làm máy tính điều đó khác
hẳn, máy tính sẽ làm giảm thời gian để gia tăng kiến thức, học thêm, học thêm để nâng cao bản thân, từ
đó khả năng tư duy của họ không bò mai một mà ngày càng gia tăng.
• Thông tin cung cấp cho nhà quản trò từ kế toán trong môi trường khác nhau cũng hoàn toàn
khác nhau. Thông tin cung cấp từ kế toán cho nhà quản trò là những thông tin tổng hợp, chi tiết, thông tin
phải kòp thời và có độ tin cậy cao. Công việc kế tóan thủ công chỉ có thể cung cấp tông tin tổng hợp và
hơn nữa công việc tổng hợp số liệu thường chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này làm chậm đi quá
trình cung cấp thông tin. Còn nếu dùng máy tính thì không những có thể cung cấp thông tin tổng hợp và
chi tiết mà còn có thể truy xuất thông tin vào bất cứ lúc nào theo yêu cầu của nhà quản trò. Ví dụ như việc
tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng, nếu chỉ có vài mặt hàng thì kế toán thủ công có thể theo dõi được
những nếu số mặt hàng lên tới con số hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng thì việc theo dõi và lấy thông tin sẽ
trở thành rất khó khăn, nhưng với máy tính thì việc này trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Mặc dù kế toán sử dụng máy tính có nhiều lợi ích nhưng việc kiểm soát lại khó khăn hơn so với
kế toán thủ công. Tuy vậy vẫn xuất hiện nhu cầu ứng tin học trong công tác kế toán và nhu cầu này ngày
càng tăng cao khi trình độ tin học của tòan cầu phát triển nhanh chóng như hiện nay.

của sự chênh lệch này và có biện pháp xử lý.
• Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền liên hòan thì giá vốn hàng
tồn kho phải được tính lại sau mỗi lần nhập xuất hàng, đối với phương pháp bình quân gia quyền một
lần cuối kỳ thì giá vốn phải được tính một lần vào cuối kỳ và áp dụng giá tính được cho tất cả các lần
xuất hàng trong kỳ.
2.2 Yêu cầu về kiểm sóat ứng dụng trong hệ thống kế tóan bằng máy:
2.2.1. Kiểm soát nhập liệu: Gồm có kiểm sóat nguồn dữ liệu và kiểm tra quá trình nhập
liệu.
a) Kiểm sóat nguồn dữ liệu: là công việc kiểm tra chứng từ phát sinh về đúng mẫu qui đònh,
có đầy đủ chữ ký và các thủ tục kiểm sóat về việc phê duyệt và đánh số trước … để đảm bảo việc nhập
dữ liệu vào là hợp lệ. Đây là công việc của kế toán trước khi nhập liệu vào phần mềm sẽ không kiểm
tra được phần này.
b) Kiểm tra quá trình nhập liệu: phần mềm phải cài các thủ tục kiểm soát để đảm bảo quá
trình kiểm tra này. Kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm:
•Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu phải được nhập
theo thứ tự nhất đònh. Hệ thống sẽ báo lỗi hay thông báo nhắc nhở nếu người dùng không đúng thứ thự
đã đònh sẵn.
•Kiểm tra vùng dữ liệu: tức là hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập theo đúng loại đã khai báo.
Ví dụ khi nhập số tiền hay sốlượng thì không được nhập số liệu bằng kiểu chữ.
•Kiểm tra dấu (>0 hay <0): qui đònh một số dữ liệu phải luôn luôn là số dương hay số âm. Ví dụ:
đơn giá của mặt hàng phải luôn luôn là số dương.
•Kiểm tra tính hợp lý: Khi nhập các nghiệp vụ, số chứng từ, ngày nhập liệu… phải được kiểm tra
tính hợp lý. Ví dụ: số hoá đơn không được trùng lắp giữa các nghiệp vụ bán hàng khác nhau.
•Kiểm tra tính có thực cuả nghiệp vụ: kiểm tra tính có thực cuả các đối tượng tham gia vào
nghiệp vụ nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin
không có thật vào tập tin chính, đồng thời cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập lại dữ liệu. Ví dụ
kiểm tra tính có thực cuả mã số thuế nhà cung cấp trong doanh mục.
•Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải
kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập. Ví dụ: số ngày trong tháng không được vượt quá 30, 31 ngày và
tháng 2 không quá 29 ngày.

•Quản lý tồn kho:
Đưa ra những kết xuất của hàng tồn kho một cách nhanh chóng, kòp thơì chính xác về số lượng,
loại hàng, giá trò hàng nhập, xuất, tồn, và có khả năng dự báo trước được nhu cầu tồn kho và thơì gian
cần thiết cho việc đặt trước mua hàng.
•Hoạch đònh và quản lý sản xuất:
Có thể lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa vào các đơn hàng đã nhận được và dự
báo về các đơn hàng trong tương lai. Và có khả năng thông báo về việc hoàn thành các giai đoạn nhất
đònh nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể.
•Quản lý bán hàng và phân phối:
Có khả năng báo cáo các dữ liệu khác nhau về một khách hàng nhất đònh, báo các nhóm
khách hàng theo một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp yêu cầu, giúp doanh nghiệp xác đònh thò trường,
thò phần từ đó đưa ra được chiến lược kinh doanh.
•Quản lý nhân sự:
Gồm quản lý tiền lương, dữ liệu về nhân viên và các thông tin đào tạo. Phần mềm phải tính
được các khoản lương, trợ cấp, tiền thưởng, khoản chi trả theo qui đònh của Nhà nước… để đưa ra các
báo cáo lương, giấy tính lương.
Ngoài ra, phần mềm cung cấp thông tin phục vụ cho việc đào tạo, tái đào tạo cho nhân
viên trong doanh nghiệp.
3.2.2.Đảm bảo tính kiểm soát:
•Có khả năng bảo mật cho các doanh nghiệp
Phần mềm phải có khả năng ngăn cản các truy cập từ bên ngoài vào chương trình và cơ sở dữ liệu của
chương trình, bởi vì việc này có thể phá hoại dữ liệu hoặc công bố ra ngoài dữ liệu mật của doanh
nghiệp.
•Lưu lại dấu vết truy cập:
Phần mềm phải ghi lại tất cả thông tin về người sử dụng hệ thống, thời gian truy cập, hành
động và kể cả lỗi thao tác. Ngoài người quản lý hệ thống ra không có bất kỳ người sử dụng nào biết và
sửa đổi dấu vết này.
•Bản sao dự phòng:
Phần mềm phải có hệ thống lưu trữ tất cả tập tin trên ổ đóa cứng dự phòng hoặc thiết bò lưu trữ
truyền thông khác nhằm bảo vệ việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm cấp máy tính hoặc các tai nạn bất