CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ
THỰC TẬP:
TRUNG TÂM XÚC TIẾN VÀ PHÁT
TRIỂN PHẦN MỀM DOANH NGHIỆP
VSDC-CHI NHÁNH TPHCMTHUỘC VCCI
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM :
Trung Tâm Xúc Tiến và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp (VSDC) được thành
lập theo QĐ 1952/2000/PT-TCCB ngày 30 tháng 10 năm 2000 của Chủ Tòch Phòng
Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam. Là một trung tâm xúc tiến phát triển ứng
dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
VSDC cung cấp các giải pháp phần mềm quản trò doanh nghiệp cho các doanh
nghiệp Việt Nam và các tổ chức khác. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh
nghiệp và các tổ chức khác
VSDC tư vấn, hỗ trợ phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại Việt Nam. Trung
Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp đã tư vấn, hỗ trợ cho nhiều
doanh nghiệp và tin học hoá công tác quản lý doanh nghiệp với hiệu quả cao và thực
sự được sự tín nhiệm của nhiều doanh nghiệp trong cả nước.
Với mạng lưới văn phòng và các chi nhánh trên cả nước gồm:Trụ sở chính ở Hà
Nội và các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và đội ngũ nhân viên có
kinh nghiệm, năng động, chuyên nghiệp, VSDC có khả năng đáp ứng nhu cầu của các
doanh nghiệp và các tổ chức khác của giải pháp phần mềm quản trò doanh nghiệp
trên khắp cả nước.
Với sự kết hợp thế mạnh và bề dày kinh nghiệm của một nhà cung cấp giải pháp
phần mềm, khách hàng của trung tâm VSDC rất đa dạng, gồm các liên doanh, các
tổng công ty và các doanh nghiệp nhà nước, các công ty cổ phần, công ty thương mại,
dòch vụ, công ty sản xuất công nghiệp, xây lắp, các ban quản lý dự án đầu tư ,….
II. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM:
1.1 Cung cấp các giải pháp phần mềm doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán ACsoft được xây dựng phù hợp theo quyết đònh
167/2000/QĐ-BTC
VSDC đã tổ chức thành công các buổi hội thảo, diễn đàn trao đổi kiến thức chuyên
môn, nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp, với các chuyên gia trong và ngoài nước. Tạo cầu nối
để thu nhận ý kiến góp ý của các doanh nghiệp về chính sách , chế độ quản lý tài chính kế
toán với cơ quan quản lý nhà nước.
III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM
CÁC UỶ BAN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
Uỷ ban về quan hệ lao động
Hội đồng doanh nhân nữ
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Đông u
, Nga
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Châu Mó
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Nhật
Bản, Đông Bắc Á
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, ASEAN,
Nam Á,và Châu Phi
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Trung
Quốc, Newzealand, và c.
CÁC TỔ CHỨC BÊN CẠNH
1.Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam
2. Ban phân bổ tổn thất chung
ĐẠI HỘI
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN THƯỜNG TRỰC
BAN KIỂM TRA
CÁC UỶ BAN
CỦA HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
Ban quan hệ quốc tế,
Tế
Công ty phát triển thông tin
Công ty TNHH tổ chức triển lãm
VCCI
Trường cán bộ quản lý công nghiệp
Báo diễn đàn doanh nghiệp
Tạp chí Việt Nam Business Forum
Trung tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần
Mềm
Trung tâm Thông Tin Kinh Tế(BIZIC)
Trung tâm Văn Hoá Doanh Nhân
IV. CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TÓAN:
Ban tài chính quản lý tất cả các vấn đề về kế tóan, tài chính của phòng thương mại và
công nghiệp Việt Nam. Cơ cấu ban tài chính như sau:
Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam là cơ quan cấp bộ nên không thành
lập phòng kế toán mà mọi công tác kế toán, tài chính sẽ do Ban tài chính quản lý
• Các đơn vò cơ sở (bao gồm: các chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vò
trực thuộc) hạch toán phụ thuộc nhưng do khối lượng phát sinh khá lớn nên các đơn vò này
cũng hạch toán doanh thu và và chi phí theo đúng Luật kế toán, tức là các đơn vò cơ sở này
cũng lập Báo Cáo tài chính nhưng ( BCTC) nộp lên cấp trên theo hàng tháng, nửa năm, và
báo cáo năm nhưng không được trích lập các quỹ mà toàn bộ lãi, lỗ sẽ chuyển vào tài khoản
phải thu nội bộ -136 và chuyển lên cấp trên.
• Về chứng từ, các đơn vò cơ sở không đăng ký với cục thuế đòa phương, chỉ có
văn phòng chính ở Hà Nội mới đăng ký thuế và có hóa đơn, các hóa đơn và chứng từ sẽ được
phân phối cho các đơn vò cơ sở. Hóa đơn của Phòng Thương Mại là hóa đơn tự in. Đònh kỳ, các
đơn vò cơ sở sẽ gởi tòan bộ chứng từ cùng báo cáo ra văn phòng chính. Riêng chi nhánh Thành
Phố Hồ Chí Minh, vì khối lượng nghiệp vụ phát sinh quá lớn nên khối lượng chứng từ cũng rất
lớn, chi phí và nhân lực để vận chuyển và kiểm tra số chứng từ này cũng rất tốn kém; do đó
chi nhánh này xin được giữ các chứng từ, nhưng văn phòng chính có thể thu hồi và kiểm tra
bất kì lúc nào.
Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh
Nghiệp
• Cơ cấu ban tài chính: đứng đầu ban tài chính là Trưởng ban tài chính, kế tiếp
là Phó ban tài chính. Chức vụ Trưởng và Phó ban tài chính là do chủ tòch phòng thương mại
bổ nhiệm
Trưởng ban tài chính sẽ quản lý tất cả các bộ phận giúp việc và các đơn vò cơ sở.
Phó ban tài chính quản lý 2 bộ phận giúp việc là Phòng tổng hợp và Phòng thanh tóan ( 2
phòng phụ trách chính về kế tóan của Phòng thương mại và Công Nghiệp Việt Nam)
• Ban tài chính có bộ phận giúp việc bao gồm 3 phòng: Phòng tổng hợp, phòng thanh
toán, Phòng dự án, và một bộ phận làm công tác thủ quỹ.
Chức năng của từng bộ phận giúp việc:
Phòng tổng hợp: làm công việc hạch toán kế toán tổng hợp là tổng hợp dữ liệu
của các đơn vò cơ sở ( các chi nhánh, văn phòng đại diện, các đơn vò trực thộc). Phòng này sẽ
làm công việc cân đối lãi lỗ giữa các đơn vò cơ sở, tổng hợp số liệu và lập báo cáo quyết toán
phòng thương mại và nộp cho thuế đồng thời trích nộp thuế thu nhập dựa trên báo cáo này. Cơ
cấu phòng này gồm có Trưởng phòng và các nhân viên Kế toán thống kê và Kế toán tổng
hợp.
Phòng thanh toán: phòng này làm nhiệm vụ của kế toán chi tiết: tức là hạch
toán các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý công nợ, tính lương cho các cán
bộ nhân viên…. Phòng này còn làm nhiệm vụ là căn cứ vào các dự án được duyệt và phân
phối ngân sách cho các đơn vò cơ sở trong phạm vi dự án. Cơ cấu này bao gồm Trưởng phòng
và các nhân viên kế toán thanh toán.
Phòng dự án: phòng này sẽ thống kê và hạch toán các dự án xúc tiến thương
mại của quốc tế, của quốc gia và của VCCI,nộp các dự án này lên cấp trên chờ duyệt và triển
khai dự án được duyệt cho các đơn vò cấp dưới
Thủ quỹ: bộ phận này không được thành lập phòng như 3 bộ phận trên nhưng
khối lượng công việc và nhân viên của bộ phận này cũng khá lớn, vì VCCI là cơ quan cấp bộ,
có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vò trực thuộc nên lượng tiền ra vào VCCI
rất lớn: do đó, bộ phận thủ quỹ này được tổ chức khá lớn và có nhiều nhân viên.
• Nơi em đang thực tập là Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh của Trung Tâm Xúc
trách, các tổ chức trực thuộc và bên cạnh phòng.
• Đầu tư mở rộng hoạt động trong và ngoài nước phù hợp với chức năng và nhiệm vụ
của phòng theo quy đònh của pháp luật.
Chủ tòch Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam chòu trách nhiệm quản lý tài
sản và ngân sách của phòng.
CHÖÔNG II
CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:
Để làm rõ sự cần thiết này ta cần xem xét các khía cạnh sau: so sánh sơ bộ giữa việc làm kế
toán bằng tay và làm kế toán bằng máy dẫn đến nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán,
khi sử dụng máy tính để phục vụ công tác kế toán thì vì sao xuất hiện nhu cầu sử dụng phần
mềm kế toán .
So sánh kế toán bằng tay và bằng máy tính:
• Chi phí cơ hội khi làm kế tóan thủ công rất lớn: người kế toán làm kế toán
truyền thống thủ công thì hàng ngày phải thu thập chứng từ, ghi nhận vào các sổ liên quan, sau
đó tổng hợp các số liệu để ra báo cáo, tất cả những công việc này mất thời gian khá nhiều, thời
gian này chính là chi phí cơ hội mà doanh nghệp bò mất. Nếu như sử dụng máy tính để làm kế
toán thì sẽ tiết kiệm được chi phí cơ hội này vì người kế tóan sẽ không mất thời gian nhiều cho
việc ghi sổ, và thời gian đó sẽ dành cho việc hoạch đònh các chính sách tài chính, làm công việc
kế toán quản trò…
• Công việc kế tóan ghi sổ truyền thống sẽ làm giảm khả năng tư duy của người
kế toán. Một nhân viên kế toán trong 4 năm Đại học được học tất cả các phần hành kế toán,
học về tài chính, kế toán Mỹ, kế toán quản trò … nhưng khi đi làm việc thực tế chỉ làm một phần
nhỏ như kế toán thanh toán, kế toán giá thành... và sau nhiều năm ghi sổ họ chỉ biết về công
việc kế toán mà họ đang làm, khả năng tư duy về những phần khác dần dần mất đi. Còn khi
dùng máy tính làm kế toán làm máy tính điều đó khác hẳn, máy tính sẽ làm giảm thời gian để
gia tăng kiến thức, học thêm, học thêm để nâng cao bản thân, từ đó khả năng tư duy của họ
không bò mai một mà ngày càng gia tăng.
• Thông tin cung cấp cho nhà quản trò từ kế toán trong môi trường khác nhau
cũng hoàn toàn khác nhau. Thông tin cung cấp từ kế toán cho nhà quản trò là những thông tin
và sổ kế tóan chi tiết.
• Kế tóan được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ khi
giá trò thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được
lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trò thuần có thể thực hiện được.
Do phần mềm được viết theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá
xuất kho là bình quân gia quyền nên phần sau chỉ nêu cơ sở lý luận đối với hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền
như sau:
• Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: đây là
phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập kho
được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa. Vì vậy
giá trò vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế tóan được xác đònh ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ
kế tóan.
Cuối kỳ kế tóan, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu
vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ sách. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ
sách khớp đúng với nhau, nếu trong quá trình đối chiếu phát hiện sự chênh lệch thì phải tìm
nguyên nhân của sự chênh lệch này và có biện pháp xử lý.
•Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền liên hòan thì giá vốn
hàng tồn kho phải được tính lại sau mỗi lần nhập xuất hàng, đối với phương pháp bình quân
gia quyền một lần cuối kỳ thì giá vốn phải được tính một lần vào cuối kỳ và áp dụng giá tính
được cho tất cả các lần xuất hàng trong kỳ.
2.2 Yêu cầu về kiểm sóat ứng dụng trong hệ thống kế tóan bằng máy:
2.2.1. Kiểm soát nhập liệu: Gồm có kiểm sóat nguồn dữ liệu và kiểm tra quá trình nhập liệu.
a) Kiểm sóat nguồn dữ liệu: là công việc kiểm tra chứng từ phát sinh về đúng mẫu qui đònh,
có đầy đủ chữ ký và các thủ tục kiểm sóat về việc phê duyệt và đánh số trước … để đảm bảo
việc nhập dữ liệu vào là hợp lệ. Đây là công việc của kế toán trước khi nhập liệu vào phần
mềm sẽ không kiểm tra được phần này.
b) Kiểm tra quá trình nhập liệu: phần mềm phải cài các thủ tục kiểm soát để đảm bảo quá
trình kiểm tra này. Kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm:
• Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu
2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin:
• Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin
trong quá trình xử lý. Kiểm soát bảo trì tập tinnhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt và không
bò mất tập tin dữ liệu.
•Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảo bảo sự chính xác cuả việc sử lýsố liệu, đối với
kế toán hàng tồn kho thì kiểm soát này là so sánh với phần yêu cầu ở trên.
III. TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:
3.1. Tiêu chuẩn pháp lý:
Quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tuân theo các chuẩn mực kế
toán Việt Nam, các nghò đònh, Quyết đònh, các Thông tư hướng dẫn và các văn bản
pháp luật có liên quan do nhà nước phát hành.
3.2. Tiêu chuẩn chất lượng phần mềm:
3.2.1. Đáp ứng nhu cầu thông tin cuả doanh nghiệp:
• Phân tích tài chính báo cáo:
Khả năng phân tích phần mềm là dựa trên khả năng phân tích dữ liệu để tạo ra các BOTC hữu
ích theo mẫu của kế toán VN và theo yêu cầu của người sử dụng, cung cấp thông tin phục vụ
cho việc ra quyết đònh cuả nhà quản trò.
Thông tin có thể là thông tin về giá thành, công nợ phải thu phải trả, tài sản cố đònh quản lý
tiền tệ…
• Quản lý tồn kho:
Đưa ra những kết xuất của hàng tồn kho một cách nhanh chóng, kòp thơì chính xác về số
lượng, loại hàng, giá trò hàng nhập, xuất, tồn, và có khả năng dự báo trước được nhu cầu tồn
kho và thơì gian cần thiết cho việc đặt trước mua hàng.
• Hoạch đònh và quản lý sản xuất:
Có thể lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa vào các đơn hàng đã nhận được và dự
báo về các đơn hàng trong tương lai. Và có khả năng thông báo về việc hoàn thành các giai
đoạn nhất đònh nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể.
• Quản lý bán hàng và phân phối:
Có khả năng báo cáo các dữ liệu khác nhau về một khách hàng nhất đònh, báo các nhóm
khách hàng theo một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp yêu cầu, giúp doanh nghiệp xác đònh thò
Phần mềm phải thân thiện vớingười sử dụng, nghóa là dễ học và dễ sử
dụng. Đối với tiêu chuẩn này thì các phần mềm trong nước có lợi thế hơn, bởi vì
chúng đơn giản và phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam.
Ngoài ra phần mềm này có khả năng cảnh báo cho người sử dụng biết
các lỗi có thể xảy ra do việc nhập liệu sai, hoặc căn cứ vào một số nguyên tắc kinh
doanh đưa ra cảnh báo, chẳng hạn, báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua
nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống tới mức an toàn, hoặc cảnh báo một khách hàng
đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.
3.2.6. Khả năng cho phép người điều chỉnh phần mềm:
Ví dụ: Thiết kế loại mẫu báo cáo sửa đơn vò tiền tệ…
Bản đòa hoá ( localization) cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Một số phần
mềm nước ngoài chỉ có bảng tiếng anh và đây có thể là một vấn đề gây khó khăn cho
Doanh nghiệp.
3.2.7.Đáp ứng các khả năng cập nhật khi thay đổi:
Về chuẩn mực kế toán, các thay đổi về chính sách thuế, phương pháp
hoạch toán thuế.
Về qui mô doanh nghiệp, cơ cấu về hoạt động nội bộ của doanh
nghiệp. Chương trình phải có thể phát triển một cách dễ dàng về cả số lượng dữ liệu và người
sử dụng khi công ty phát triển.
Có khả năng hổ trợ cho các cải tiến trong tương lai.
3.2.7. Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn và trợ giúp trực tuyến:
Chất lượng và sự đầy đủ các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người dùng để
họ có thể sử dụng chương trình một cách hữu hiệu. Những tài liệu hướng dẫn bao gồm:
• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà
phần mềm đó có thể cung cấp.
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt chương trình: hướng dẫn chi tiết về
việc cài đặt phần mềm và đònh cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng.
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng chương
trình, cũng như những thông tin về việc khắc phục những sai sót.
• Sách tra cứu: liệt kê các thông tin lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và
thì mới có thể xác đònh được tiêu chuẩn này có được thỏa mãn hay không.
3.4. Tiêu chuẩn hỗ trợ phần mềm
DN phải xem xét nhà cung cấp có dòch vụ hỗ trợ bảo trì , nâng cấp , hội
nghò khách hàng … với chất lượng cao hay không.
Đối với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, một rủi ro rất lớn là các
nhân viên phát triển phần mềm đó chuyển sang một công ty khác hoặc không có thời
gian hỗ trợ cho phần mềm đó thì sẽ dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng cho doanh
nghiệp. Đối với những phần mềm được thiết kế sẵn, phải quan tâm đến khả năng các
công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất và bán phần mềm này bởi vì chất lượng và tính
sẵn có của các dòch vụ hỗ trợ khách hàng hiện hữu cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ
ngừng hoặt động
3.5. Tiêu chuẩn về người cung cấp
Chúng ta phải xem xét đến nhà cung cấp có ý đònh hoặt động lâu dài hay
không, uy tín trên thương trừơng như thế nào,mức chuyên nghiệp của họ đến đâu. Do
trên thực tế có nhiều công ty sản xuất phần mềm hiện đang bò lỗ nên có thể các công
ty này sẽ không còn tiếp tục hoặt động trong tương lai. Do đó, DN cần phải quan tâm
đến những nhà cung cấp vẫn còn tiếp tục hoặt động kinh doanh trong một vài năm tới.
3.6. Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm:
Tìm hiểu số lượng khách hàng sử dụng phần mềm giúp chúng ta đánh giá
phần nào chất lượng phần mềm và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho khách
hàng của phần mềm đó.
CHƯƠNG III
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KẾ TÓAN
HÀNG TỒN KHO CỦA PHẦN MỀM
KẾ TÓAN ACSOFT
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT MÀ
PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM PHỤC VỤ CHO KHÁCH
HÀNG
I.Giới Thiệu Chung
Phần mềm quản lý tài chính kế tóan ACSoft do Trung Tâm Xúc Tiến
đơn vò.
Công cụ lao động, phân bổ nhiều lần có thể xem chi tiết số tháng phân bổ,
giá trò còn lại…
Quản lý hàng xuất gởi bán cho từng đại lý và tình hình thanh tóan của đại lý.
Quản lý tài sản, vốn , công nợ
Theo dõi chi tiết từng lọai công nợ , khách hàng, hợp đồng mua bán…hoặc
theo các tiêu thức quản trò.
Quản lý tài sản theo chủng lọai, bộ phận quản lý, nguồn hình thành tài sản
Hạch tóan chi tiết tiền mặt, tiền gởi theo từng ngân hàng,tình hình góp vốn
của doanh nghiệp
Theo dõi công nợ,tiền…theo nhiều lọai ngọai tệ khác nhau và xử lý chênh
lệch tỷ giá linh họat.
Các báo cáo kế tóan
Lập đầy đủ các báo cáo kế tóan,báo cáo tài chính: bảng cân đối kế tóan,
Báo cáo kết quả họat động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết
minh báo cáo tài chính, Hệ thống báo cáo VAT theo TT 120/2003/TT-BTC và TT số
84/2004/TT-BTC ngày 18/08/2004 của Bộ Tài Chính.
Cung cấp các báo cáo và sổ sách kế tóan quản trò chi tiết theo yêu cầu quản
lý.
Báo cáo từ Acsoft có thể chuyển sang Excel để sửa đổi phù hợp với yêu cầu
từng d0ơn vò.
Tính Năng Khác
Tự động chuyển số dư khi hết năm tài chính. Sau khi quyết tóan được duyệt,
có thể sữa lại số dư.
Phân quyền sử dụng cho từng phần hành riêng biệt với tính năng bảo vệ cao.
Khóa sổ kế tóan theo từng thời điểm sau khi đã hòan tất sổ sách.
Acsoft có thể tự điều chỉnh, mở rộng chương trình theo nhu cầu phát triển
kinh doanh.
III. Danh sách khách hàng của acsoft
BAO BÌ- GIẤY
Cty TNHH SX Tcông MNghe Và Tm Tỉ Cơ
Cty TNHH SX TM Mỹ Phẩm Sam Sa Ra
Cty TNHH DV TM Tiếp Thò Thể Thao QVT
Cty XNK Vónh Long
Cty XNK Nông Lâm Sản Sai Gòn
Cty SX XNK Diện Điện Máy Phú Yên
Htx Thủ Công Mó Nghệ Xk Vónh Long
Cty TV XD TM Đông Nam
Cty Muối Miền Nam
Cty CP Bê Tông Ly Tâm An Giang
Cty TNHH Gốm Sứ Cường Phát
Cty Thiết Bò Hàn Phong Dủ
DU LỊCH
Cty Đầu Tư Du Lòch Vũng Tàu
Cty SX XNK và DL Hacota
DƯC PHẨM
Cty CP Dược Phẩm Nam Hà
Cty CP SXHD Dược Và Trang TBYT Việt Mỹ
Cty TNHH TM Dựơc Phẩm Bình Nguyên
LINH KIỆN –MÁY VI TÍNH
Cty TNHH TM Khánh Bình
Cty TNHH TM DV Era
Cty Máy Tính Rôbô
Cty TNHH TM DV VT và Tin Học Vt
Cty TNHH TV XD và TH lónh phong conic
DẦU KHÍ, GAS
Cty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn
Cty TNHH Khí Đốt Vònh Phát
Cty Gas Thái Bình Dương
Cty TNHH Gas Bình Dương
Hình thức sổ kế tóan: Nhật ký chung
Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
Thuế VAT tính theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: bình quân gia quyền
B. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT
NHẬT KÝ CHUNG:
I. Khởi Tạo Và Quản Lý Dữ Liệu:
1.1. Cài đặt phần mềm:
a) Yêu cầu về máy tính: phần mềm được chạy trong chương trình
Window9x trở lên: tốc độ máy tối thiểu CPU>=233MZ, RAM >=64MB, đóa cứng
trống tối thiểu 200MB.
b) Cài đặt chương trình kế tóan Acsoft: khởi động máy tính, vào Window:
đưa đóa CD có chương trình kế tóan ACsoft vào ổ đóa: chọn file Setup.exe , vì phần
mềm dược thiết kế cài đặt dưới dạng Wizard nên chỉ cần thực hiện theo yêu cầu, chỉ
lưu số serial của phần mềm thì doanh nghiệp sẽ gõ số thuế vào.
1.2. Màn hình khởi động ban đầu:
Sau khi cài đặt xong, ta double click vào Shortcut Acsoft trên màn hình
để vào chương trình, màn hình xuất hiện
Máy chủ, máy trạm là dùng cho chương trình Acsoft mạng, tức là có nhiều kế
toán sử dụng chung cơ sỡ dữ liệu Acsoft của máy chủ. Biệt lập là dùng cho chương
trình Acsoft máy đơn cho 1 kế tóan sử dụng phần mềm
Sau khi chọn máy chủ máy tram hay biệt lập xong màn hình xuất hiện:
Họ và tên: họ tên người sử dụng chương trình, được đặt ngay từ đầu khi khởi động
máy đối với chương trình biệt lập và được khai báo phân quuyền làm việc với chương
trình mạng.
Chức vụ: tương tự Họ và Tên.
Mật kẩu: đối với chương trình biệt lập thì do người sử dụng đặt khi sử dụng phần
mềm, đối với chương trình mạng thì được khai báo chung với phần Họ và Tên và chức
vụ khi phân quuyền làm việc cho mỗi nhân viên.
cho phép ta nhập tất cả nghiệp vụ có liên quan đến số lượng.
Kế tóan hàng đại lý:trong phần này ta sử dụng các bút tóan xuất kho hàng
hóa, thành phẩm gởi đại lý, đại lý xuất hàng bán và nhập hàng đại lý trả lại; in phiếu xuất kho
hàng gởi đại lý theo mẫu số 04/ XKĐL-3LL của bộ tài chính, in hóa đơn GTGT khi đại lý xuất
bán hàng.
Kế tóan tài sản cố đònh: ở phần này ta có thể xem và sửa các thông tin trên
Thẻ tài sản cố đònh. Tuy nhiên xem và sửa là 2 from khác nhau, thời gian xem phụ thuộc vào
ngày tính khấu hao trên thẻ, ta có thể xem theo Lọai tài sản và Bộ phận quản lý. Ta chỉ sửa
được tài sản khi ta biết chính xác tài sản đó được nhập vào ngày nào, điều này cũng là 1 thủ
tục kiểm sóat ngăn ngừa những người không có thẩm quyền sửa thông tin trên thẻ.
Kế tóan khác: phục vụ các nghiệp vụ hòan ứng của nhân viên, ghi nhận doanh
thu dòch vụ, và các nghiệp vụ còn lại, phần này cho phép nhập tất cả các nghiệp vụ trừ các
nghiệp vụ có chất lượng.
Kế tóan tài sản ngòai bảng: nhập số dư đầu kỳ tài khỏan ngoài bảng và các
nghiệp vụ có liên quan.
Nhập hàng trả lại: ghi nhận bút tóan nhập kho, giảm nợ, Tăng hàng bán bò trả
lại, đồng thời kết chuyển làm giảm doanh thu.
Xuất điều chuyển nội bộ: thực hiện bút tóan chuyển kho và in phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu 03/VT-3LL.
Trong tất cả các from nhập các phần hành có ngoại tệ đều có ô nhập tỷ giá
và tự động tính chênh lệch tỷ giá.
2.1.2. Kế tóan tổng hợp:
Phân bổ công cụ dụng cụ: phần này sẽ thực hiện kết chuyển chi phí công cụ
dụng cụ được treo trên tài khỏang Chi phí trả trước-1421, chi phí trả trước dài hạn-242 vào các
tài khỏan chi phí liên quan.
Trích khấu hao tài sản cố đònh: tại phần này phần mềm sẽ trích khấu hao tài
sản cố đònh vào chi phí kiên quan theo từng tháng và in các Bảng tính khấu hao tổng hợp hay
theo loại tài sản, bộ phận quản lý.
Bảng phân bổ chi phí mua hàng: phần này sẽ phân bổ chi phí mua hàng treo ở
tài khỏang 1562 vào Giá vốn hàng bán theo nhiều tiêu thức và tỷ trọng phân bổ.
Bộ Tài Chính.
Sổ chi tiết theo nhiệm vụ: in Sổ chi tiết theo vụ việc đã khai báo trong phần
Hệ Thống.
Nhật ký hàng hóa:
Nhật ký mua hàng: liệt kê các chứng từ mua hàng theo từng mặt hàng.
Nhật ký bán hàng: liệt kê các chứng từ bán hàng theo từng mặt hàng và các mặt
hàng 1 khách hàng đã mua trong kỳ, đồng thời cũng có thể xem theo nhóm khách
hàng.
Sổ đối chiếu công nợ phải thu: cung cấp thông tin về số dư nợ, các chứng từ
thanh tóan của tất cả các khách hàngvà chi tiết từng khách hàng
Sổ đối chiếu công nợ phải trả: cung cấp thông tin về số tiền doanh nghiệp nợ,
các chứng từ thanh tóan của tất cả các người bán ra và chi tiết từng người bán
Báo cáo chi tiết xuất hàng: liệt kê từng chứng từ xuất hàng theo số lượng, đơn
giá các khoảng chiết khấu, thuế GTGT.
Báo cáo tổng hợp xuất hàng:liệt kê số lượng giá trò hàng xuất không theo chứng
từ mà theo từng mặt hàng.
Sổ chi tiết bán hàng: ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng theo từng chứng từ.
Sổ chi tiết lợi nhuận: cho biết doanh thu giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng,
từng nhóm hàng.
Thẻ kho: là Sổ chi tiết tài khỏan khác nhưng in theo tài khỏan 1561 do phần
mềm đề xuất nhưng cũng có thể in theo tài khỏan khác.
Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung
cấp nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số
chứng từ hoặc theo cả hai, xem chi tiết cho từng mã cấp tài khỏan, theo số lượng,
ngọai tệ, tiêu thức quản lý, và có thể sửa tiêu đề báo cáo theo nhu cầu sử dụng.
Sổ chi tiết tài khỏang 131: sổ này liệt kê chi tiết từng khách hàng nợ, số phát
sinh của họ theo chứng từ và những lần thanh tóan nợ, đồng thời cho biết số dư nợ của
từng khách hàng.
Biên bản đối chiếu công nợ: lập và in Biên bản đối chiếu công nợ với từng
khách hàng,nhà cung cấp
mục và báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục, báo cáo chi tiết liệt kê khoản mục phí theo
từng chứng từ,còn báo cáo tổng hợp liệt kê tất cả các khoản mục phí cho mỗi bộ phận
Báo cáo giá thành phân xưởng: cung cấp thông tin về các chi phí cấu thành
từng sản phẩm
Báo cáo giá thành đơn vò:cung cấp thông tin về từng loại chi phí cho tất cả
các mặt hàng, dòch vụ, đồng thời cũng có thể xem riêng từng loại hàng, dòch vụ
Báo cáo chi tiết lãi lỗ: chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng đã bán trong kỳ
Sổ cái kế toán: theo mẫu của Bộ Tài Chính cho tất cả các tài khoản
Nhật ký chung :theo đúng mẫu sổ của Bộ Tài Chính, liệt kê tất cả các nghiệp
vụ phát sinh trong khoảng thời gian người dùng tự chọn
Bảng cân đối số phát sinh: cho ngừơi dùng xem và in bảng cân đối số phát
sinh theo tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2
Bảng cân đối kế toán: theo mẫu 01-DN ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-
BTC ngày 25/10/2000, bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-BTC này 09/10/2000 và Thông tư
số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu B02-DN của Bộ Tài Chính, và báo cáo
này có thể cho chúng ta nhập số liệu và in trực tiếp.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập theo phương pháp trực tiếp căn cứ vào
tính chất thu chi mà chúng ta đã chọn khi nhập các nghiệp vụ thu chi tiền.
Thuyết minh báo cáo tài chính: ở phần này phần mềm chỉ lấy một số thông tin
về số liệu, các phần còn lại chúng ta nhập thông tin vào và in ra.
Các bảng phân bổ: gồm tính tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật
liệu, bảng phân bổ chi phí chung- nhân công , bảng phân bổ chi phí quản lý và bán hàng, bảng
tính khấu hao
Có một điểm lưu ý là tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra Excel được
2.1.5 Tìm kiếm dữ liệu
Tra cứu nhanh số liệu: giúp tra cứu nhanh số phát sinh tổng hợp, số dư của các
tài khoản
Tìm kiếm và sửa số liệu: phần này cho chúng ta tìm kiếm lại các nghiệp vụ
phát sinh theo ngày, tài khoản nợ, có theo số chứng từ, số tiền hoặc tìm tổng quát và sửa trực
Loại tài khoản: dùng để quy đònh tài khoản sẽ khai báo là loại tài sản trong
bảng hay ngoài bảng, bởi vì hai loại tài khoản này có chức năng khai báo và nhập dữ
liệu khác nhau
Nhập tài khoản: nhập mã tài khoản cần khai báo, và xác nhận nếu tài
khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình sẽ liệt kê tất cả các sổ chi tiết của tài
khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp chúng ta thuận tiện hơn trong
vấn đề khai báo thêm hay xoá sửa sổ chi tiết
Khai báo kèm theo: đối với các tài khoản khác nhau thì các tiêu thức đi
kèm theo cũng khác nhau.
Ví dụ:các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như đòa chỉ , mã
số thuế.
Số lượng cấp: cấp của tài khoản, tối đa được 5 cấp
Sau khi chọn tài khoản cần khai báo thì ta vào phần khai báo:
Các cấp trong phần mềm được thiết lập theo dạng thư mục hình cây, cấp 5
là con cấp 4, cấp 4 là con cấp 3… mỗi mã cấp có độ rộng kí tự là 4 ký tự, tương ứng với
9999 sổ chi tiết có thể được mở ở mỗi cấp
Còn phần đơn vò tính và sử dụng tiêu thức quản lý chỉ xuất hiện khi khai
báo tài khoản có đơn vò tính và có khai báo tiêu thứcquản lý
Khai báo khoản mục phí: khoản mục phí dùn để theo dõi các bút toán phát
sinh liên quan đến các tài khoản chi phí gián tiếp(các tài khoản có đầu 6, ngoại trừ tài khoản
Giá vốn hàng bán). Thao tác và form nhập của phần này giống khai báo chi tiết tài khoản
nhưng số cấp chỉ tối đa là 3 cấp
Khai báo loại ngoại tệ: phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn
vò sử dụng.
Copyright: Tài liệu đại học ©