Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
MỤC LỤC
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
i
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
GTGT Giá trị gia tăng
SXKD Sản xuất kinh doanh
HĐ Hóa đơn
DN Doanh nghiệp
CP Cổ phần
VPP Văn phòng phẩm
DV Dịch vụ
TM Thương mại
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
iii
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
iv
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế, bán hàng có vai trò vô cùng
quan trọng trong kinh doanh và xã hội.
Thứ nhất, bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuất tới
nơi tiêu dung.

hạn chế nên em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
vii
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM
VIỄN ĐÔNG
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm
Viễn Đông
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là một đơn vị kinh doanh
chuyên cung cấp các mặt hàng đồ dùng và thiết bị văn phòng. Số lượng, chủng loại
các mặt hàng rất phong phú và đa dạng
Hiện nay, Công ty đang kinh doanh các mặt hàng sau:
Biểu 1.1: Danh mục hàng bán
DANH MỤC HÀNG BÁN
Cấp Mã Tên Đơn vị
1 BB Bút bi các loại
0 BB-001 Bút bi TL08 Chiếc
…
0 BB-010 Bút bi đỏ Đài Loan Chiếc
1 BC Bút chì các loại
0 BC-001 Bút chì CCPT 01-24L/hộp Hộp
…
0 BC-012 Bút chì kim Pentel Chiếc
1 BCG Bàn cắt giấy các loại

…
0 DG- 039 Dập ghim 333 - Saiko - 12c/h, 120c/th Chiếc
1 DL Dập các loại
0 DL-001 Dập 1 lỗ 9210- 12 tờ- 48 chiếc/thùng Chiếc
…
0 DL-026 Dập 2 lỗ 978- 30 tờ- 24 chiếc/thùng Chiếc
1 DT Dao trổ, lưỡi dao các loại
0 DT-001 Dao trổ 3713 to- 96 chiếc/thùng Chiếc
…
0 DT-009 Dao trổ 3541 (nhỏ) - 2880c/th Chiếc
1 GB Ghim bấm, ghim cài các loại
0 GB-001 Ghim bấm 23/8- 20/240hộp/thùng Hộp
…
0 GB-018 Ghim cà 25mm - 70c/h - 500h/thùng Hộp
1 GBC Gọt chì các loại
0 GBC-001 Gọt bút chì 310A- 36 chiếc/thùng Chiếc
0 GBC-002 Gọt bút chì 310B- 36 chiếc/thùng Chiếc
1 GD Giấy dính các loại
0 GD-001 Giấy dính cỡ 30200- 576 tập/thùng Tập
…
0 GD-013 Giấy phân trang Neon 30383- 384 tập/thùng Tập
1 GI Giấy in, bìa các loại
0 GI-001 Giấy in A4 BB vỏ hồng ram
0 GI-002 Giấy in A4 Indo ram
…
0 GI-007 Giấy in phun Epson Tập
1 GT Giấy than, giấy fax các loại
0 GT-001 Giấy than Kokusai Hộp
…
0 GT-004 Film fax 362 Cuộn

… … …
1 Kep Kẹp các loại
0 Kep-001 Kẹp 15- 360 hộp/thùng Chiếc
…
0 Kep-024 Kẹp 51mm, Saiko, 12c/h - 60h/th Hộp
1 LX Nhóm lò xo các loại
0 LX-01 Lò xo sắt 6 Hộp
…
0 LX-07 Lò xo nhựa 6 Hộp
…
1 MDS Máy đóng số các loại, phụ kiện máy in
0 MDS-001 Máy đóng số 20600-6 số- 50 chiếc/thùng Chiếc
…
0 MDS-013 Mực in T007- Epson Hộp
0 MDS-014 Đệm mực máy đóng 2 số0900, 20100 - 0510002 Chiếc
1 MDT Máy đếm tiền
0 MDT-01 Máy đếm tiền NX-520 Chiếc
0 MDT-02 Máy đếm tiền NX-838 Chiếc
0 MDT-03 Máy đếm tiền NX-838A Chiếc
1 MTCN Máy tính cá nhân các loại
0 MTCN-001 Máy tính DF120TV Chiếc
…
0 MTCN-004 Máy tính 14 số DJ240 Chiếc
1 MTT Máy tính tiền, máy in, két - ACL
0 MTT-001 Máy tính tiền CRD518E Chiếc
…
0 MTT-007 Két đựng tiền CWY106K Chiếc
0 MTT-008 Két đựng tiền CWY206K Chiếc
1 MVP-HTL Máy hủy tài liệu
0 MVP-HTL01 Máy hủy tài liệu cỡ trung E-Sun house S0802 Chiếc

0 RC-003 Ruột chì Hàn Quốc Hộp
1 SBG Súng bắn ghim các loại
0 SBG-001 Súng bắn ghim 8502- 24 chiếc/thùng Chiếc
0 SBG-002 Súng bắn ghim 8513 CP- 12/24 chiếc/thùng Chiếc
1 SO Sổ các loại
0 SO-001 Sổ bìa cứng thừa đầu Quyển
…
0 SO-016 Sổ bìa cứng A3 Quyển
1.1.2. Thị trường của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Trong nhiều năm qua, thương mại là lĩnh vực hoạt động hiệu quả của Công
ty, và cho đến nay, Công ty đã mở rộng được môi trường giao thương rộng lớn trên
toàn quốc.
Mặt hàng kinh doanh của Công ty là đồ dùng và thiết bị văn phòng, nên
khách hàng tìm đến Công ty thường là các Công ty kinh doanh trong lĩnh vực văn
phòng phẩm, máy văn phòng, các cửa hàng văn phòng phẩm, các siêu thị, nhà
sách…
Hiện nay, Công ty có thị trường hoạt động trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam.
Với thị phần chính là ở các thành phố lớn: Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí
Minh. Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu về đồ dùng, thiết bị văn phòng, Công ty
không ngừng tìm kiếm các đối tác có nhu cầu để phân phối, mở rộng thêm thị
trường.
Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng
với nhiều chương trình ưu đãi, từ đó đã thu hút những khách hàng mới cũng như giữ
chân những khách hàng thân thiết, đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Xuất phát từ phạm vi hoạt động và đặc điểm sản phẩm, Công ty Cổ phần

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
1.2.1. Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế (những
đơn hàng giá trị lớn) do phòng kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với
khách hàng.
1.2.2. Bộ phận marketing
Thực hiện công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, mở rộng
thị trường tiêu thụ và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Nhân viên marketing của
Công ty thường xuyên gửi bảng báo giá sản phẩm tới khách hàng, giới thiệu những
mẫu mã sản phẩm mới. Bên cạnh đó, Công ty cũng giới thiệu sản phẩm của tới
người tiêu dùng bằng cách tham gia các hội chợ, triển lãm trong nước.
1.2.3. Bộ phận kinh doanh
Lập các kế hoạch kinh doanh dài, trung, ngắn hạn đối với từng mặt hàng và
từng khách hàng của công ty.
Lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập các báo cáo tổng hợp và thực tế
tình hình bán hàng.
Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý và điểu phối mọi việc liên
quan đến khách hàng và hoạt động tiêu thụ sản phẩm theo chiến lược kinh doanh
của Công ty. Đối với các đơn hàng có giá trị lớn sẽ được trưởng phòng kinh doanh
trình lên Tổng giám đốc để ký duyệt.
1.2.4. Bộ phận bán hàng
Nhân viên bán hàng tiếp nhận trực tiếp yêu cầu mua hàng từ khách hàng, lập
đơn đặt hàng.
Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập, xuất.
Tiến hành giải quyết các khiếu nại của khách hàng, dịch vụ sau bán hàng.
Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết cho các bộ phận có liên quan và
khách hàng.
1.2.5. Bộ phận vận chuyển hàng
SVTH: Nguyễn Diệu Linh

Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sau khi mua hàng hoặc
thanh toán qua ngân hàng.
Với những khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sau khi nhận giấy
đề nghị nộp tiền của khách hàng sẽ kiểm tra thông tin, lập phiếu thu giao cho khách
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
hàng để đem nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu đủ tiền sẽ ký tên, đóng dấu thu đủ tiền.
Căn cứ vào phiếu thu tiền kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
Với những khách hàng thanh toán qua ngân hàng, sau khi khách hàng chuyển
tiền vào tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có cho Công ty, kế toán
căn cứ vào đó để hạch toán nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm.
Căn cứ vào đó, kế toán theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, đôn
đốc và trực tiếp tham gia thu hồi công nợ với những khoản nợ khó đòi, nợ lâu.
Định kỳ, lập các thông báo thanh toán công nợ.
Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng.
1.3. Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán của Công ty Cổ phần Văn
phòng phẩm Viễn Đông
1.3.1. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng chế độ tài khoản kế toán theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-
BTC, ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Danh mục tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng:
 TK loại 1: TK 111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 142, 153, 156
 TK loại 2: TK 211, 213, 214, 242
 TK loại 3: TK 311, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 353
 TK loại 4: TK 411, 415, 421
 TK loại 5: TK 511, 515, 531, 532
 TK loại 6: TK 632, 635, 641, 642

9. Sổ chi tiết thanh toán với người mua
10. Sổ chi tiết thanh toán với người bán
11. Sổ chi tiết tiền vay
12. Sổ chi tiết các tài khoản
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
13. Sổ chi phí kinh doanh
14. Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
15. Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại …
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc
hợp lệ, hợp lý, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình tự động
vào sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ
cái các tài khoản, chuyển số liệu từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết. Cuối
tháng chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, bảng tổng hợp, lập các bút
toán kết chuyển, phân bổ. Đồng thời cuối kỳ, kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu trên
sổ cái với sổ theo dõi của kế toán chi tiết.
Từ sổ cái các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi
tiết là căn cứ để lên các báo cáo kế toán vào cuối kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
Chứng từ gốcSổ quỹ
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Nhật ký chung
SỔ CÁI

đơn hàng mà khách hàng đã yêu cầu, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo
đúng quy định, ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn. Nếu số lượng hàng hóa mua
nhiều, kế toán tiến hành lập bảng kê kèm theo hóa đơn cho số hàng hóa bán ra, rồi
ghi vào hóa đơn (kèm theo bảng kê). Hóa đơn GTGT lập xong sẽ giao cho khách
hàng liên 02, liên 03 dùng ghi sổ kế toán.
Với những trường hợp bán lẻ hàng hóa dưới 200.000 đồng:
 Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn thì kế toán bán hàng vẫn lập hóa
đơn GTGT như bình thường.
 Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn, kế toán bán hàng lập bảng kê
bán lẻ hàng hóa dịch vụ. Cuối mỗi ngày, kế toán lập hóa đơn GTGT
theo số liệu của bảng kê bán lẻ, phần họ tên người mua hàng ghi:
“Bán lẻ không giao hóa đơn”.
• Một số chứng từ mà Công ty sử dụng trong hạch toán doanh thu:
Ví dụ: Ngày 18 tháng 01 năm 2013 Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn
Đông có nhận được đơn hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Trí. Yêu cầu mua hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Khai Trí bao
gồm các mặt hàng như sau:
- 02 chiếc Máy hủy tài liệu SD 9600
- 08 chiếc Máy hủy tài liệu SD 9251
Đơn hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch Khai Trí được lập như sau:
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Biểu 2.1: Đơn đặt hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG

GVHD: Trần Đức Vinh
Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT
VIENDONG STATIONERY
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 18 tháng 01 năm 2013
Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: VD/11P
Số: 0001418
Đơn vị bán hàng (Sales): CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Địa chỉ (Address): Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 phố Kim Mã, P.Kim Mã, Q.Ba Đình, TP.Hà Nội
Mã số thuế (Tax code): 0101611196
Số tài khoản (Acc):
Điện thoại (Tel): 84.4.3537.6009 – Fax: 84.4.3851.5822 – Web: www.vds.com.vn
Họ tên người mua hàng (Buyer’s name):
Tên đơn vị (Company’s name): Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai Trí
Địa chỉ (Address): Số 38, ngách 1, ngõ 129 Nguyễn Trãi, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
Mã số thuế (Tax code): 0104393147 Hình thức thanh toán (Payment method): Chuyển khoản
Số tài khoản (Acc):
STT
(No.)
Tên hàng hóa dịch vụ
(Description)
Đơn vị tính
(Unit)
Số lượng
(Quantity)
Đơn giá
(Unit Price)

được tổng hợp trên báo cáo bán hàng. Số tiền tổng cộng trên báo cáo bán hàng dùng
đối chiếu với sổ cái TK 5111.
Trích mẫu sổ chi tiết doanh thu:
Biểu 2.3: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9600
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
Chứng từ:
Đơn đặt hàng
Hóa đơn GTGT
Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch
vụ trực tiếp cho người tiêu
dùng
Sổ chi tiết doanh thu
Báo cáo bán hàng
17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 5111-Doanh thu bán hàng hóa
Tên sản phẩm: Máy hủy tài liệu SD 9600
Từ ngày 01/01/2013 đến 31/01/2013
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
01/13-0016 18/01/2013 Xuất bán Khai Trí-HĐ1418-02ch SD9600 131 5.023.200
01/13-0020 19/01/2013 Xuất bán Triệu Long-HĐ1420-04ch SD9600 131 10.046.400
Cộng số phát sinh 0 15.069.600

GVHD: Trần Đức Vinh
BÁO CÁO BÁN HÀNG
Tháng 01 năm 2013
Đơn vị tính: VNĐ
Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền
… … … … …
MVP-HTL15 Máy hủy tài liệu SD 9251 8 2.397.500 19.180.000
… … … … …
MVP-HTL17 Máy hủy tài liệu SD 9600 6 2.511.600 15.069.600
… … … … …
Tổng cộng 1.940.728.448
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Báo cáo bán hàng trên dùng đối chiếu với Sổ cái TK 5111 (Xem Biểu 2.7:
Trích sổ cái TK 5111-Doanh thu bán hàng hóa).
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
19
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
2.1.3. Kế toán tổng hợp doanh thu
Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán nhập chứng từ vào
phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 5111.
Trích một số sổ tổng hợp doanh thu của Công ty: