LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới thầy giáo TS. Ngô Hữu Phúc người
đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện đồ án tốt
nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa công nghệ thông tin của
trường Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự đã dìu dắt, dạy dỗ em cả về kiến thức chuyên
môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để em có được những kiến thức thực hiện
đề tài tốt nghiệp của mình.
Cuối cùng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn bè - những
người luôn sát cánh bên em, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để em có thể thực hiện đề tài
tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực tập tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức tuy nhiên do thời
gian và khả năng có hạn nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất
mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ cho em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 1 tháng 4 năm 2009
SINHVIÊN
Nguyễn Xuân Trọng
Trang 1
MỤC LỤC
Trang 2
DANH MỤC HÌNH SỬ DỤNG TRONG ĐỀ TÀI
Hình 1.1: Mô hình tiến trình nghiệp vụ hệ thống “Quản lý bán sách” 18
Hình 2.1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống “Quản lý bán sách” 19
Hình 2.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh hệ thống “Quản lý bán sách” 20
Hình 2.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 hệ thống “Quản lý bán sách” 21
Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 chức năng “Đặt hàng” 22
Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 chức năng “Quản lý kho” 23
Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 chức năng “Bán hàng và thu ngân” 24
Hình 2.7: Mô hình thực thể mở rộng hệ thống “Quản lý bán sách” 28
Là một doanh nghiệp kinh doanh, vấn đề sắp xếp hợp lý nguồn nhân lực đã
giúp nhà sách hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả, đáp ứng các nhu cầu giao
dịch ngày càng tăng của bạn đọc gần xa. Cơ cấu tổ chức của nhà sách được mô tả qua
sơ đồ dưới đây:
Ban giám đóc
Bộ phận đặt hàng Bộ phận thu ngân Bộ phận kế toánBộ phận bán hàng Bộ phận thủ kho
Ban giám đốc: là người trực tiếp điều hành việc kinh doanh, bán hàng cũng
như quản lý các bộ phận của nhà sách.
Bộ phận đặt hàng: làm nhiệm vụ tìm kiếm, đàm phán ký hợp đồng cung cấp
sách từ các nhà xuất bản trong và ngoài nước.
Trang 5
Bộ phận bán hàng: hướng dẫn khách hàng mua được sách cần mua, tư vấn
cho khách về sách, tài liệu trong mọi lĩnh vực mà khách hàng có nhu cầu.
Bộ phận thu ngân: có nhiệm vụ thanh toán tiền và in hóa đơn cho khách hàng,
đồng thời lưu toàn bộ thông tin những mặt hàng bán ra và hóa đơn thanh toán tiền của
khách hàng trong ngày vào máy tính.
Bộ phận kế toán: nhiệu vụ thực hiện các công việc nghiệp vụ về tài chính như
thanh toán trong nước và quốc tế, quản lý thu chi, hạch toán.
Bộ phận thủ kho: làm nhiệm vụ thống kê các mặt hàng nhập xuất, tồn kho.
II. PHÁT BIỂU BÀI TOÁN
Như nói ở trên, số lượng giao dịch với khách hàng của nhà sách ngày càng
tăng, nhà sách cũng đã trang bị hệ thống máy tính với cấu hình đủ mạnh, nhằm nâng
cao hiệu quả trong kinh doanh, tạo sự thuận lợi trong giao dịch với khách hàng, nhưng
bên cạch đó trên máy tính các bộ phận của nhà sách sử dụng các hệ chương trình hoạt
động độc lập chưa có sự kết nối gây ra một số khó khăn:
Các bộ phận cập nhật dữ liệu trên các hệ chương trình riêng của bộ phận mình
dẫn tới dữ liệu thiếu đông bộ hoặc được cập nhật chậm gây ra sự phụ thuộc,
chậm trễ, có nhiều sai sót.
Dữ liệu của hệ thống không được chuẩn hóa, nằm trên nhiều file khác nhau gây
lên sự dư thừa thông tin làm cho công việc thống kê cuối ngày gặp rất nhiều
+ Sách bản quyền nước ngoài (truyện, sách khoa học kỹ thuật, sách luyện thi
chứng chỉ IT)
Lợi nhuận thu được từ nhóm sách này là rất lớn nhưng cũng tiềm ẩn rất nhiều
rủi ro. Vậy bài toán đặt ra là phải dự báo được khoảng thời gian kinh doanh tốt nhất
của mùa vụ diễn ra trong bao lâu cùng với số lượng có thể bán được, nó giúp cho việc
tính toán thời gian hoàn lại vốn đầu tư với lợi nhuận thu về so với chi phí kinh doanh
đầu tư ra.
Trong kinh doanh ngoài nguồn vồn tự có của mình, doanh nghiệp sử dụng
nguồn vốn vay từ các ngân hàng thương mại. Vậy thì làm sao để cân đối được lãi suất
tiền vay với lợi nhuận từ việc kinh doanh từ nguồn vốn vay. Hoặc khi lãi suất ngân
hàng tăng, có nên chăng dành ngồn vốn tự có để đầu tư nhập hàng hay gửi ngân hàng
để có được lợi nhuận cao hơn.
Trang 7
IV. CÁC THAM SỐ ẢNH HƯỞNG TỚI KINH DOANH SÁCH
Như đã trình bày ở phần trên, mỗi chủng loại sách phát hiện ở trên chịu tác
động của các yếu tố như:
a. Thời điểm:
+ Đầu năm mới: lượng sách bán ra kéo dài khoảng 1 tháng âm lịch.
+ Kỳ nghỉ hè: thời gian bán ra kéo dài khoảng 2 – 3 tháng.
+ Tết thiếu nhi: thường kéo dài trong khoảng 1 tuần.
+ Đầu năm học: kéo dài trong khoảng 2 tháng trước khi bước vào năm học
mới.
b. Giá cả:
+ Chỉ số giá tiêu dùng tăng, người dân phải cân nhắc tới túi tiền của mình làm
cho nhu cầu sử dụng sách giảm xuống. Bên cạnh đó, giá sách đầu vào tăng
làm giảm lợi nhuận.
c. Tình trạng xã hội:
+ Cải cách sách giáo khoa, nhu cầu sách cho bậc học được cải cách sẽ tăng,
vậy thì phải nhập bao nhiêu cho loại sách có tính mùa vụ này.
d. Tỉ giá ngoại tệ:
Quản lý kho một cách đơn giản, báo cáo chính xác, nhanh chóng khi có yêu
cầu.
Quản lý sách trên quầy nhanh chóng chính xác. Thống kê trong ngày những
loại sách được bán từ quầy và nhập lên quầy từ kho, dùng để đối chiếu để
phòng việc mất mát sách trên quầy.
Để nâng cao công tác lập kế hoạch, hệ thống dựa trên những dữ liệu chuẩn hóa
xây dựng các dự báo lượng hàng bán ra nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động
kinh doanh, giảm thiểu rủi do, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Hệ thống phải đảm bảo sự thuận tiện, với các giao diện thân thiệt, dễ sử dụng,
có những chỉ dẫn phù hợp.
Trang 9
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I. Khảo sát sơ bộ
Hệ thống quản lý sách và tối ưu trong quá trình xuất nhập sách cho Nhà sách.
Hệ thống mang lại sự tiện lợi, chính xác, chuyên nghiệp cho quá trình quản lý bán
sách. Đồng thời cũng trợ giúp cho việc tối ưu hóa trong quá trình nhập xuất sách,
giảm thiểu rủi do, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1. Nhiệm vụ cơ bản
Khi có nhu cầu nhập sách, bộ phận đặt hàng liên hệ và gửi đơn hàng tới nhà
xuất bản. Sách chuyển từ Nhà xuất bản được bộ phận thủ kho kiểm tra, nhận và quản
lý. Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ lập bản dự trù, nhận phiếu phát sách đưa lên quầy,
quản lý sách trên quầy, hướng dẫn khách hàng tìm được sách cần mua. Khi khách
hàng tìm được sách, bộ phận bán hàng hướng dẫn khách hàng ra quầy thu ngân thanh
toán. Nhân viên thu ngân thực hiện việc lập đơn hàng, thu tiền , in hóa đơn bán hàng
cho khách hàng.
2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm
Để phục vụ cho quá trình nhập, xuất và quản lý sách, Nhà sách có 4 bộ phận,
hoạt động tương đối độc lập, trực tiếp tham gia vào hệ thống mới.
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm việc lập bản dự trù sách, nhận sách từ kho
và quản lý sách trên quầy. Hướng dẫn khách hàng nhanh tìm được sách cần
Bộ phận đặt hàng căn cứ vào phiếu nhận hàng để thanh toán cho nhà xuất bản và lấy
hóa đơn thanh toán của nhà xuất bản, thông tin trên hóa đơn thanh toán được lưu trong
tệp hóa đơn thanh toán.
Bộ phận thủ kho tiếp nhận bản dự trù sách của bộ phận bán hàng trong đó có
các thông tin tên sách cùng với số lượng tương ứng. Để đáp ứng yêu cầu của bộ phận
bán hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra thông tin số lượng sách trong kho với bản dự
trù, nếu số lượng sách có thể đáp ứng được họ sẽ lập phiếu xuất kho và phát sách cho
nhân viên bán hàng. Khi sách trên quầy không bán được, nhân viên bán hàng sẽ
chuyển xuống cho bộ phận kho và bộ phận này sẽ làm phiếu nhập kho gửi cho bộ
phận bán hàng.
Sách được nhân viên kho quản lý bằng cách phân loại theo nhóm chủ đề, mỗi
quyển sách được lưu trữ trong kho SACH bao gồm các thông tin:
Trang 11
Mã số sách (ISBN - International Standard Book Number) - Tên sách – Mã
loại – Tên tác giả - Nhà xuất bản – Năm xuất bản - Lần xuât bản – Mã quốc gia –
Ngôn ngữ – Số trang – Kích thước – Trọng lượng – Nội dung giới thiệu sách.
Hàng tháng nhân viên bộ phận kho phải thực hiện kiểm kê lập báo cáo lượng
sách tồn trong kho cho bộ phận đặt hàng để lên kế hoạch đặt hàng.
Bộ phận bán hàng dựa vào hệ chương trình DT để lập bản dự trù sách gửi cho
bộ phận kho và nhận sách từ kho đưa lên quầy sách. Hàng ngày bộ phận này phải tiến
hành kiểm kê sách trên quầy, dùng hệ chương trình TKS để lập báo cáo cho bộ phận
đặt hàng. Khi khách hàng có nhu cầu chọn sách, bộ phận bán hàng giúp khách hàng
tìm được sách cần mua và hướng dẫn khách hàng đến quầy thanh toán.
Nhân viên thu ngân lập hóa đơn thanh toán khi có yêu cầu thanh toán của
khách hàng, sau đó nhận tiền và gửi lại khách hóa đơn thanh toán trong đó có ghi rõ:
Số hóa đơn – Mã nhân viên lập hóa đơn – Ngày lập hóa đơn – Mã khách hàng
(bán sỉ) – Địa chỉ (bán sỉ) - Tổng số tiền.
Thông tin chi tiết của hóa đơn:
Số hóa đơn – Tên sách – Đơn giá – Số lượng của từng cuốn sách – Thành tiền.
Ngoài ra, mỗi tuần nhân viên thu ngân phải lập báo cáo doanh thu chi tiết của
ISBN Đơn giá Lượng đăt
Thông tin nhận hàng.
BM4 NHẬN HÀNG
SH giao hàng:………………………………………………
Tên NXB:…………………………………………………………….
Ngày giao hàng:……/………/…………Nơi cất…………………….
ISBN Lượng giao SH Đơn
Phiếu giao hàng.
BM5 GIAO HÀNG
PHIẾU GIAO HÀNG
SH Giao hàng:…………………………………………………………
Tên NXB:……………………………………………………………
Ngày giao hàng:……/………/………………………………………
ISBN Lượng giao SH Đơn
Hóa đơn bán hàng cho khách hàng do bộ phận thu ngân lập.
BM6 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Trang 14
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
SỐ HĐ:…………………
Ngày HĐ:……/……/………………………………………………….
Mã khách hàng:……………………………………………………….
Địa chỉ:…………………………………………………………………
ISBN Tên sách Đơn giá Số lượng Thành tiền
Dự trù sách xuất ra quầy
BM7 PHIẾU DỰ TRÙ
SH Dự trù:…………………………………………………………
SH Quầy:…………………………………………………………….
Ngày DT:……/………/………………………………………………
ISBN Số lượng
Phiếu phát sách từ kho ra quầy.
thu tiền và lập hóa đơn thanh toán gửi cho khách hàng.
Trang 17
<Tên bộ phận>
- Chức năng1
- Chức năng 2
-…………….
- Chức năng n
Tên tác
nhân
3. Vẽ mô hình
BP BÁN HÀNG
- Lập bản dự trù sách lên
quầy
- Phiếu xuất kho
- Phiếu kiểm kê sách
BP THU NGÂN
- Tiếp nhận đơn hàng
- Lập hóa đơn bán hàng
- Lập báo cáo doanh thu
BP ĐẶT HÀNG
- Chọn NXB
- Tiếp nhận giá sách
- Biên soạn ĐHàng
- Theo dõi thực hiện đơn
hàng
- Tiếp nhận hóa đơn từ
NXB
- In DS đặt hàng
BP THỦ KHO
- Nhận hàng và phiếu giao
Lập hóa đơn
Lập phiếu kiểm kê
Chọn nhà xuất bản
Lập đơn hàng
Nhận hóa đơn
Báo cáo tồn kho
Báo cáo doanh thu
Hình 2.1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống “Quản lý bán sách”
Trang 19
<Tên chức năng>
II. Sơ đồ luồng dữ liệu
1. Ký hiệu sử dụng
2. Vẽ sơ đồ
DFD mức khung cảnh hệ thống quản lý bán sách (mức 0)
Quản lý bán sách KHÁCH HÀNGNHÀ XUẤT BẢN
Sách + Phiếu giao hàng
Đơn hàngGiao dịch + Đơn đặt hàng
TT báo giá
Hàng + Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn
Hình 2.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh hệ thống “Quản lý bán sách”
Trang 20
Tiến trình (chức năng):
Luồng dữ liệu:
Kho dữ liệu:
Tác nhân ngoài:
Tác nhân trong:
DFD mức dưới đỉnh hệ thống quản lý bán sách (mức 1)
Đặt hàng
Bán hàng và thu ngân
Đơn hàng
Đặt hàng
DS hàng đặt
Hóa đơn
TT nhà xuất bản
NHÀ XUẤT BẢN
NHÀ XUẤT BẢN
Báo giá
Đơn hàng
Giao dịch
Hóa đơn thanh toán
Ttin NXB
Đơn hàng
Sách
Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 chức năng “Đặt hàng”
Trang 22
DFD mức 2 chức năng “Quản lý kho”
Lập phiếu nhận hàng
Lập phiếu xuất kho
Lưu bản dự trù
Phiếu nhận hàng
Phiếu xuất kho
Bản dự trù
Quản lý kho
NHÀ XUẤT BẢN
Dự trù
Hàng + Phiếu giao hàng
Phiếu nhận hàng
Phiếu xuất kho
Ds hàng
Dự trù (SH Dự trù, SH Quầy, Ngày DT, Mã nhóm sách, ISBN, Số lượng)
Xuất nhập sách (SH xuất nhập, SH Quầy, Ngày xuất nhập, ISBN, Số
lượng, Nhập xuất)
Kiểm kê sách (Mã kiểm kê, SH Quầy, Ngày kiểm kê, ISBN, Số lượng)
Quầy sách (SH Quầy, Tên quầy)
Trang 25
Copyright: Tài liệu đại học ©