SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
Chương 2: Bộ Máy Quản Lý Doanh Nghiêp
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức
năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này
TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh
doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được
thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó bố cơ cấu mô hình
còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn trí như
vậy là chưa hợp lí.
* Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:
- Khối cơ quan Công ty.
Ban giám đốc.
Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc.
Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn
1 TGĐ 55 Cơ khí Trên đại học
2 GĐ điều hành 52 Cơ khí Trên đại học
3 Quản đốc nhà máy 45 X D máy Trên đại học
a. Tổng giám đốc công ty:
- Chức năng:
+ Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh
doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
+ Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội
đồng quản trị thông qua.
+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng.
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức các chức danh quản lý của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty.
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
+ Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài

của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh
doanh lên kế hoạch kinh doanh.
+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực
tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp
đồng của phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế
hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ.
+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho
Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ
thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư
để triển khai hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công
việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
c. Quản đốc Nhà máy.
- Nhiệm vụ:
+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm,
lắp đặt theo thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng
kiểm tra dữ liệu thông tin đến.
+ Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công
việc của nhà máy theo kế hoạch được giao.
+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà
máy theo kế hoạch được giao.
+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở
hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn
đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê thầu phụ.
+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất
của kế toán, kiêm hành chính nhà máy.
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
+ Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các
máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự
cố thiết bị.
+Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo

nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp ,
các hướng phát triển công nghệ.
+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt:
Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ
phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số,
thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp
khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận
kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người
nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng
người.
+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực
hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc
triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp
ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong
hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính
quyền
+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá
bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá,
đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ.
+ Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc
khách hàng.
+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách
hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện
hợp đồng.
+ Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý và điều hành
công ty. Hỗ trợ TGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền
sở tại cũng như các hoạt động cộng đồng.
+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh

mảketing
C
3. Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC B
Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng
phải kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ
đại học, có chuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn được
trang bị thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing.
Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng
thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học
văn phòng, các phần mềm hệ thống và internet. Về độ tuổi, cả bốn người
trong phòng đều có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm 100%. Với cơ cấu trên,
Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng
đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng như
kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của
của từng nhân viên trong phòng chưa được phân công rõ ràng, còn thiếu
nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư.
*. Phòng tài chính kế toán.
* Nhiệm vụ:
- Về tài chính kế toán:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phê
duyệt.
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch
toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty
và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước.
+ Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân
hàng và đơn vị bạn.
+ Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến
nghị cho TGĐ để có các quyết định kinh doanh hợp lý.

+ Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ
+ Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải
thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát.
+ Khuyến nghị cho TGĐ về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho
bộ phận hành chính.
+ Quan hệ với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề về an
ninh trật tự, vệ sinh môi trường nếu phát sinh.
+ Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn
phòng theo hướng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ.
+ Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; Lập sổ
sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Trợ giúp TGĐ trong công tác đối ngoại như mua quà tặng khách,
cùng tiếp khách.
* Chức năng phòng tài chính kế toán.
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp TGĐ trong công
tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh
của công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến nhà máy, đồng
thời tổ chức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin
kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
của Công ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận
động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo
đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về
công tác quản lý kinh tế, tài chính.
Cơ cấu phòng tài chính kế toán.
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn
1 Kế toán trưởng 1 Đại học Tài chính kế toán
2 Kế toán viên 2 _ _
3 Thủ quỹ 1 _ _
4 Văn thư 1 _ Ngoại ngữ

thiết kế sơ bộ theo yêu cầu của khách hàng cho phòng kinh doanh; Cung cấp
các thông tin bóc tách vật tư để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
+ Quan hệ với Nhà máy: Cung cấp cho Nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ
thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành định mức tiêu thụ vật tư để
triển khai hợp đồng ( hồ sơ thực hiện dự án), quy trình chế tạo sản phẩm.
+ Quan hệ với phòng kế toán: Hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật khối lượng
công việc, triển khai hợp đồng chuyển cho phòng kế toán nhằm thanh lý hợp
đồng, cung cấp cho phòng kế toán các thông tin về định mức vật.
Cơ cấu phòng kỹ thuật
STT Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ
tuổi
1 Trưởng phòng 1 Đại học KS.
Xây
dựng
<30
2 Bộ phận điện 1 Trên ĐH Thạc sĩ điện <30
3 Thiết kế máy 3 Đại học KS xây dựng _
4 Bộ phận thiết kế và bóc 4 Đại học KS cơ khí _
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
tách vật tư
Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng kỹ thuật như vậy là rất hợp
lý. Đội nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại
học, trình độ đào tạo đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100%
độ tuổi dưới 30, độ tuổi như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ
trong phòng, thể hiện sự năng động sáng tạo trong công việc. Với tuổi trẻ và
trình độ đào tạo cao như vậy phòng đã từng bước đáp ứng được những yêu
cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước.
* Phòng vật tư và thiết bị.
- Nhiệm vụ chính:
+ Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm

động, sáng tạo và quyết toán trong công việc. Phòng vật tư và thiết bị này
còn gặp những khó khăn và vướng mắc trong công việc nhập kho, phân phối
vật tư và giúp cán bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật tư và cung cấp vật
tư cho Nhà máy làm hạn chế đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Ngoài các phòng ban trên Công ty còn có thêm hai bộ phận nữa, đó là
bộ phận trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn trong đó:
* Trợ lý nhân sự với chức năng: Trợ lý TGĐ trong các vấn đề về thực hiện
các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng,
tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp lý thực hiện đúng đắn các chế độ chính
sách đối với cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát
triển của Công ty. Còn nhiệm vụ của trợ lý nhân sự gồm:
+ Thực hiện các chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng
lương giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương
cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
SVTH: Phạm Quang Trung GVHD: Trần Thị Vân
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp
giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh
cho cán bộ công nhân viên.
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý,
hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa
các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy
chế chức năng cụ thể khác.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt
cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân
đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Công ty.
Bộ phận này hiện nay chỉ do một cán bộ đảm nhận, với độ tuổi 42,
trình độ đào tạo không đúng chuyên môn nghiệp vụ đang làm, nhưng có
kinh nghiệm lâu năm trong vấn đề trang bị bảo hộ lao động và các vấn đề an