Ôn thi môn thiết kế & phân tích tổ chức
1. Có hàng loạt thuật ngữ liên quan đến việc thiết kế & phân tích. Hãy nêu lên các thuật ngữ
đó?
2. Nêu tóm tắt 8 nội dung cụ thể của cải cách tổ chức bộ máy hành chính trong giai đoạn
2001-2010? Theo anh/chị nên bắt đầu với nội dung nào? Vì sao bắt đầu với nội dung đó?
Lập lộ trình cải cách cho 8 nội dung trên?
3. Trình bày khái quát các đối tợng và căn cứ thiết kế tổ chức?
4. Định nghĩa cơ cấu tổ chức & các nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức?
5. Vẽ sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức? Trình bày đặc trng, u điểm, nhợc điểm & điều kiện
áp dụng một loại hình cơ cấu tổ chức nào đó?
6. Phân biệt sự giống & khác nhau mô hình tổ chức vụ & mô hình tổ chức cục trong
thiết kế bộ máy quản lý Bộ, cơ quan ngang Bộ?
7. Khái niệm thiết kế tổ chức & những nhân tố cơ bản khi thiết kế mô hình tổ chức. Những
nguyên nhân cơ bản dẫn đến thực trạng trùng lặp chồng chéo chức năng, nhiệm vụ trong
cơ quan QLNN hiện nay?
8. Các loại hình thiết kế tổ chức & phơng pháp thiết kế tổ chức. Trong hoàn cảnh Việt Nam
loại hình thiết kế nào phức tạp nhất? Vì sao?
9. Những nội dung cơ bản của quy trình thẩm định thiết kế tổ chức, vẽ sơ đồ?
10. Những cách tiếp cận khác nhau về nội dung phân tích tổ chức. Cách tiếp cận nào phù hơp
với hoàn cảnh nớc ta hiện nay?
Cõu 1: Cú hng lot thut ng có liên quan n vic thit k v phân tích t chc. Anh ch
nêu tên 10 thut ng trong 52 thut ng.
Thiết kế tổ chức là lựa chọn các mô hình cụ thể, nhìn thấy một cách rõ ràng. Dù thiết
kế tổ chức theo mô hình nào thì đều nhằm đạt mục tiêu và hiệu quả hoạt động cao nhất. Có
hàng loạt thuật ngữ có liên quan đến việc thiết kế và phân tích tổ chức, dới đây tôi sẽ nêu lên
10 thuật ngữ trong những thuật ngữ đó nh sau:
1. Mc tiờu: l cỏi ớch cn t ti trong hot ng ca mi t chc, ú l phng hng
t tin hnh cỏc hot ng nhm thc hin chc nng, nhim v ca mỡnh.
2. Chức năng: chức năng hành chính nhà nớc là loại hoạt động hành chính tách ra trong
quá trình phân công lao động quyền lực và chuyên môn hoá lao động của các cơ quan
hành chính nhà nớc đợc thực thi trong từng thời kỳ nhất định. Thông qua các chức

thể cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc Việt Nam trong giai đoạn 2001-2010 có thể
tóm tắt nh sau:
(1) iu chnh chc nng, nhim v ca Chớnh ph, cỏc B, c quan ngang B, c quan
thuc Chớnh ph v chớnh quyn a phng cỏc cp(cho phự hp vi yờu qun lý nh nc
trong tỡnh hỡnh mi)
(2) Từng bớc điều chỉnh những công việc mà Chính phủ, cỏc B, c quan ngang B, cơ
quan thuộc Chính phủ và Chính quyền địa phơng đảm nhiệm để khắc phục chồng chéo, trùng
lặp về chức năng, nhiệm vụ chuyển giao dịch vụ cho các tổ chức khác.
(3) n nm 2005, v c bn ban hnh xong v ỏp dng cỏc quy nh v phõn cp TW,
a phng, phõn cp gia chớnh quyn a phng. Gn phõn cp vi ti chớnh, t chc v
cỏn b.
(4) Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ hợp lý.
Xõy dng c cu t chc cựa Chớnh ph gm cỏc B, c quan ngang B lm chc nng
qun lý nh nc, trờn c s xỏc nh, iu chnh li chc nng ca Chớnh ph, cỏc b, c
quan ngang B phự hp vi yờu cu qun lý nh nc v chớnh tr, kinh tờ, võn hoỏ, xó hi,
an ninh, quc phũng v i ngoi, v mi quan h gia cỏc ngnh cỏc lnh vc trong tỡnh
hỡnh mi m nh li s lng v c cu cỏc B, cỏc c quan ngang B, lm cho b mỏy
Chớnh ph gn nh, chc trỏch rừ rng, lm vic khoa hc, hot ng cú hiu lc hiu qu.
iu chnh t chc cỏc c quan cú chc nng qun lý nh nc cho phự hp vi c cu
Chớnh ph. i tờn mt s B, c quan ngang B cho phự hp vi ni dung v phm vi trỏch
nhim qun lý nh nc
(5) Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy bên trong của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ: bộ phận tham mu; bộ phận thực thi chính sách; bộ phận cung cấp dịch vụ
công.
(6) Cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phơng: tiêu chí từng loại đơn vị hành chính;
phân biệt chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phơng ở đô thị và nông thôn. Tổ chức
hợp lý hội đồng nhân dân (Hiến pháp/Luật).
(7) Cải tiến phơng thức quản lý, lễ lối làm việc của cơ quan hành chính các cấp:
Xác định rõ các nhuyên tắc làm việc và quy chế phối hợp trong sự vận hành BMHC
định rõ phân sự, thầm quyền trách nhiệm của ngời dứng đàu cơ quan, dơn vị về kết quả hoạt

dng cỏc quy nh v phõn cp TW, a phng,
phõn cp gia chớnh quyn a phng. Gn phõn
cp vi ti chớnh, t chc v cỏn b.
4. Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ hợp lý.
5. Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy bên trong của
các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ: bộ phận tham mu; bộ phận thực thi chính sách;
bộ phận cung cấp dịch vụ công.
6. Cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phơng: tiêu chí từng loại đơn vị hành chính; phân biệt chức
năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phơng ở đô thị
và nông thôn. Tổ chức hợp lý hội đồng nhân dân
(Hiến pháp/Luật).
7. Cải tiến phơng thức quản lý, lễ lối làm việc của
cơ quan hành chính các cấp.
8. Thực hiện từng bớc hiện đại hoá nền hành chính.Cõu 3 Trỡnh by khỏi quỏt cỏc i tng v cn c thit k t chc
a) Đối tợng thiết kế tổ chức.
Đối tợng thiết kế tổ chức là toàn bộ các cơ quan hành chính nhà nớc thực hiện quyền
hành pháp, bao gồm các cơ quan sau đây:
(1) Chính phủ: gồm có Thủ tớng; số lợng Phó Thủ tớng; số lợng bộ trởng, (2) Bộ và cơ
quan ngang Bộ, (3) Cơ quan thuộc Chính phủ, (4) UB ND các thành phố trực thuộc TW, (5)
UBND các tỉnh trực thuộc TW, (6) UB ND thành phố thuộc tỉnh, (7) UBND thị xã, (8) UBND

thuc Chớnh ph v chớnh quyn a phng cỏc cp(cho phự hp vi yờu qun lý nh nc
trong tỡnh hỡnh mi)
(2) Từng bớc điều chỉnh những công việc mà Chính phủ, cỏc B, c quan ngang B, cơ
quan thuộc Chính phủ và Chính quyền địa phơng đảm nhiệm để khắc phục chồng chéo, trùng
lặp về chức năng, nhiệm vụ chuyển giao dịch vụ cho các tổ chức khác.
(3) n nm 2005, v c bn ban hnh xong v ỏp dng cỏc quy nh v phõn cp TW,
a phng, phõn cp gia chớnh quyn a phng. Gn phõn cp vi ti chớnh, t chc v
cỏn b.
(4) Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ hợp lý.
(5) Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy bên trong của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ: bộ phận tham mu; bộ phận thực thi chính sách; bộ phận cung cấp dịch vụ
công.
(6) Cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phơng: tiêu chí từng loại đơn vị hành chính;
phân biệt chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phơng ở đô thị và nông thôn. Tổ chức
hợp lý hội đồng nhân dân (Hiến pháp/Luật).
(7) Cải tiến phơng thức quản lý, lễ lối làm việc của cơ quan hành chính các cấp.
(8) Thực hiện từng bớc hiện đại hoá nền hành chính.
Cõu 4: nh ngha c cu t chc & nhng nhõn t tỏc ng ti c cu t chc?
a) Định nghĩa cơ cấu tổ chức.
Tổ chức là sự liên kết con ngời, cùng nhau thực hiện mục tiêu nào đó dựa trên các
nguyên tắc nhất định. Tổ chức là một cấu trúc xã hội đợc hình thành nhằm điều phối một
cách có ý thức, có phạm vi, lĩnh vực và có chức năng hoạt động rõ ràng nhằm đạt đợc một
hay nhiều mục tiêu đề ra. Khoa học tổ chức là khoa học ứng dụng, liên ngành, chuyên nghiên
cứu kiến thức, kỹ năng, hành vi tổ chức cho các loại hình tổ chức khác nhau trên phơng diện
thiết kế, hình thức và phơng pháp hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức (còn gọi cấu trúc tổ chức). Các định
nghĩa sau đây có thể chấp nhận đợc:
Định nghĩa 1: Cơ cấu tổ chức là bộ phận cấu thành của tổ chức. Thông qua cơ cấu đó, phản
ánh chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của tổ chức.
Định nghĩa 2: Cơ cấu tổ chức là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân

1. Tổ chức trực tuyến
Ngời thực thi công vụ
2. Loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - Tham mu
Ngời thực thi công vụ
3. Loại hình cơ cấu tổ chức chức năng
Thủ tr ởng cơ quan
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Thủ tr ởng cơ quan
Ng ời điều hành
tham m u
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ngời thực thi công vụ
4. Loại hình cơ cấu tổ chức uỷ ban, Họi đồng.

Thủ tr ởng cơ quan
Ng ời điều hành
chức năng
Ng ời điều hành
chức năng
Chủ nhiệm

Tổ chức Ma trận là loại tổ chức thích ứng với việc xây dung và thực hiện các chơng trình
và dự án phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của hoạt nhiều tổ chức và nhiều chuyên
môn khác nhau thuộc nhiều ngành và lãnh thổ, địa phơng khác nhau. Trong tổ chức Ma trận
xác định rõ cơ cấu quản lý chơng trình, dự án, trách nhiệm thực hiện chơng trình, dự án cho
từng loại hoạt động và sự phối hợp, chuyển giao các loại hoạt động đó. Rõ ràng việc xây
dung và thực hiện chơng trình, dự án đòi hỏi trình độ, năng lực và tài năng tổ chức của một
bộ phận hay toàn bộ hệ thống tổ chức kinh tế xã hội-đối ngoại-an ninh-quốc phòng. Khi
điều hành thực hiện chơng trình, dự án theo tổ chức Ma trận có 2 loại thủ trởng: Thủ trởng
các cơ quan hành chính nhà nớc và thủ trởng chơng trình, dự án. Từ đó, đòi hỏi sự rành mạch
về chiều ngang và chiều dọc của sơ đồ tổ chức.
Ưu điểm:
Phối hợp và kết hợp sức mạnh các cơ quan chức năng xét trên góc độ ngành và lãnh
thổ, TW và địa phơng nhằm thực hiện một mục tiêu chung dựa trên hệ thống tổ chức
hiện hành, không cần hình thành tổ chức riêng biệt.
Bố trí nhân sự linh hoạt, những ngời đợc phân công trực tiếp đảm trách chơng trình và
dự án có thể làm việc với nhóm chơng trình, dự án một vài tháng, them chí hàng năm,
sau khi hoàn thành chơng trình, dự án, họ trở về vị trí công tác trớc đây hoặc đợc cử
tham gia vào các chơng trình, dự án khác. Có những chuyên gia giỏi đợc cử tham gia
đồng thời ở nhiều chơng trình, dự án khác nhau, nếu năng lực của họ phù hợp với yêu
cầu của chơng trình dự án.
Sự xuất hiện nhiều chơng trình, dự án mới không nhất thiết phải tăng biên chế cơ
quan.
Nhợc điểm:
Sự thống nhất mệnh lệnh điều hành, chỉ huy bị vi phạm, vì các cá nhân có hơn một ngời
điều hành, không thể thực hiện triệt để nguyên tắc một thủ trởng, duy trì cơ chế song
trùng lãnh đạo.
Quyền lực, thẩm quyền, trách nhiệm của các nhà lãnh đạo, quản lý của các cơ quan hành
chính cùng cấp có thể xẩy ra sự trùng lặp, chồng chéo do sự phối hợp ngang, chỉ đạo dọc
không chặt chẽ và sơ hở về tiến độ thực hiện.
Mặc dù tổ chức Ma trận có nhợc điểm, nhng qua thực tiễn sử dụng dạng tổ chức này

đợc thành lập phòng trong Vụ
Có t cách pháp nhân đầy đủ, có con
dấu, tài khoản riêng, hoạt động có tính
chất độc lập nhơ một cấp quản lý hành
chính đã đợc phân cấp, đợc thành lập
các phòng.
4. Văn bản hoạt
động
Theo văn bản quy chế nội bộ do Bộ
trởng quy định
Theo Nghị định của Chính phủ hoặc
quyết định của Thủ tớng Chính phủ
tuỳ theo tầm quan trọng của Cục
Câu 7: Khái nim thit k t chc v các y u t c bn khi thit k mô hình t chc,
nguyên nhân c bn dn n thc trng trùng lp, chng chéo chc nng nhim v trong
các c quan HCNN hin nay
a) Khái niệm thiết kế tổ chức.
Định nghĩa 1: Thiết kế tổ chức các cơ quan HCNN là mô tả bằng những sơ đồ, mô
hình, bản chỉ dẫn định tính, định lợng mang tính chất là thiết chế tổ chức nhằm tạo
lập một tổ chức để thực hiện mục tiêu của tổ chức đó.
Định nghĩa 2:
Thiết kế tổ chức là một quá trình quy nhóm các chức năng cùng loại, các chức năng
gần nhau, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để hình thành các bộ phận, tối u hoá quá trình
tácnghiệp của toàn bộ tổ chức nhằm đạt đợc các mục tiêu đề ra.
b) Các yếu tố cơ bản khi thiết kế tổ chức.
Thiết kế tổ chức ít nhất có 3 yếu tố cơ bản sau:
- Mô tả cấp bậc và cơng vị của từng chức danh một cách rõ ràng;
Mô hình
Tiêu chí
- Quy định kênh giao lu và thông tin giữa các cấp bậc và chức danh sao cho thông suốt;

Vit nam loi hình n o l ph c tp nht? vì sao?
a) Các loại hình thiết kế tổ chức ở Việt Nam.
1. Thiết kế một tổ chức mới
2. Thiết kế hoàn thiện một tổ chức hiện có.
3. Thiết kế nâng cấp tổ chức
4. Thiết kế hợp nhất tổ chức
5. Thiết kế sáp nhập tổ chức
6. Thiết kế chia tách tổ chức
7. Thiết kế chuyển đổi tổ chức
8. Thiết kế hạ cấp tổ chức
9. Thiết kế giải thể tổ chức
Trong những năm chuyển đổi sang cơ chế mới, nớc ta đã thiết kế đợc những cơ quan hành
chính lần đầu tiên xuất hiện nh: Kiểm toán nhà nớc, cơ quan quản lý thị trờng chứng khoán.
Một thành tựu lớn, tốn nhiều công sức, thời gian, với quyết tâm cao là thiết kế hợp nhất và
sáp nhập tổ chức. Việc thu hẹp số lợng Bộ từ năm 1987 dến 1995, từ 19 tổ chức thành 3 Bộ,
giảm 16 tổ chức. Nếu theo định hớng này, thì nớc ta hiện nay chỉ khoảng 20 bộ, cơ quan
ngang Bộ, đúng theo xu thế nhà nớc nhỏ, xã hội lớn
b) Phơng pháp thiết kế tổ chức. ( có 2 phơng pháp chính )
(1) Phơng pháp tơng tự: là phơng pháp thiết kế dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm
thành công, gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý hoặc không tơng tích của một tổ chức đồng dạng
có sẵn trong thực tế. Việc chọn một tổ chức tơng tự cũng phải tuân theo những tiêu chuẩn
nhất định, đồng thời chú ý đến những thành tựu tổ chức mới cần đợc áp dụng.
Ưu điểm cơ bản của phơng pháp thiết kế tổ chức này là quá trình hình thành đề án tổ
chức nhanh, chi phí thiết kế ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ.
Tuy nhiên, luôn luôn ngăn ngừa sự sao chép máy móc kinh nghiệm, mà môi trờng hiện tại và
dự báo tơng lai không thể chấp nhận đợc. Phơng pháp thiết kế tổ chức này đã đợc áp dụng
khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nớc trên thế giới.
(2) Phơng pháp phân tích: là phơng pháp dựa trên những kết quả phân tích tất cả các yếu tố
liên quan trực tiếp và gián tiếp đến sự hoạt động của tổ chức trong tơng lai. Muốn áp dụng
phơng pháp phân tích, phải chia việc thiết kế thành 3 giai đoạn:

quyền lực cho cộng đồng; khuyến khích cạnh tranh; kiếm đợc các nguồn lực; đầu t
vào phòng ngừa hơn là xử lý vấn đề đã nảy sinh; phân quyền; đề cao sứ mệnh; cấp vốn
cho kết quả chứ không phải cho đầu vào; thoả mãn nhu cầu cho ngời tiêu dùng.
- Đội ngũ công chức trong bộ máy là những ngời vị tha, chính trực, khách quan, trách
nhiệm báo cáo, công khai, trung thực, công bằng.
- Đổi mới kỹ thuật thông đạt, tiếp xúc trực tiếp không qua khâu trung gian.
Ba là: Thẩm định tính hiệu lực, hiệu quả.
- Hiệu lực là tác động thực tế của tổ chức đối với mục tiêu, đối với đầu ra, đối với kết
quả.
- Hiệu quả là đạt đợc kết quả cao nhất so với đầu vào ít nhất.
- Hiệu lực, hiệu quả gắn với năng suất cao, chất lợng tốt.
- Đa ra một số thông số tính toán: so sánh tiền lơng công thức với GP P hay tổng thu
ngân sách; tỷ lệ tăng công thức so với tốc độ phát triển kinh tế, tỷ lệ công thức so với
100 ngời dân.
Bốn là: Thẩm định tính khả thi.
Tính khoa học, tính hiệu lực và hiệu quả tổ chức đợc xem xét gắn liền với tính khả thi
của tổ chức. Bản thiết kế tổ chức là sản phẩm chủ quan của những con ngời thiết kế, thể hiện
lòng mong muốn chủ quan, nên phải tính đến tính khách quan, phòng ngừa duy ý chí, xa rời
thực tiễn.
Tóm lại, chúng ta có sơ đồ sau:

Câu 10: Nhng cách tip cn khác nhau v ni dung phân tích t chc, cách tip cn
n o phù h p vi ho n c nh nc ta hin nay?
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về nọi dung phân tích tổ chức. Có thể đề cập đến 4
cách tiếp cận nội dung phân tích nh sau:
Cách tiếp cận thứ nhất:
Phân tích:
- Sứ mạng tổ chức (tuyên ngôn tổ chức).
- Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức, mối quan hệ ngang dọc.

phản ánh bốn mặt phân tích nói trên.
Cách tiếp cận nào phù hợp với hoàn cảnh VN?