SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA
Mã số:
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT
CÔNG VĂN ĐI VÀ CÔNG VĂN ĐẾN
Người thực hiện: ĐINH THỊ HUỆ
Lĩnh vực nghiên cứu:
Quản lý giáo dục 
Phương pháp dạy học bộ môn: 
Phương pháp giáo dục 
Lĩnh vực khác: VĂN THƯ 
Có đính kèm:
 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác
Năm học: 2012 - 2013
BM 01-Bia SKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: ĐINH THỊ HUỆ
2. Ngày tháng năm sinh: 20/08/1983
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: 49, tổ 9D, khu phố 3, phường An Bình,TP Biên Hòa,
Đồng Nai.
5. Điện thoại: 0613 822538 (CQ); ĐTDĐ: 0904 531 416
6. Fax: E-mail: [email protected]
7. Chức vụ: Nhân viên
8. Đơn vị công tác: Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp
- Năm nhận bằng: 2006
- Chuyên ngành đào tạo: Kế toán

cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển
đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được
cán bộ văn phòng chuyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra
văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công
việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân.
- Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng nghiệp làm
công tác văn thư, văn phòng chưa được đào tạo qua trường lớp có một
số kiến thức về việc tổ chức, quản lý các loại công văn đi và đến có hiệu
quả tôi xin đưa ra một số biện pháp nghiên cứu của đề tài: “Một số biện
pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” của Trung
tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
1. Cơ sở lý luận:
- Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận
thấy. Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người
làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về
soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi,
nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác
và bí mật. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo, nhiệt
tình, tỷ mỷ và tận tâm với công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho
việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng và chính xác.
Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ
quan được chặt chẽ. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi
lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công
việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng
phải cần nắm vững nội dung của công tác văn thư là:
+ Nhận vào sổ công văn đến.
+ Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết
công văn đến.

tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở
trung tâm mình. Sau một thời gian đến nay thì công tác văn thư của
trung tâm hoạt động tốt và có hiệu quả.
2.1 Tổ chức quản lý công văn đến:
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng
ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào. Kiểm tra sơ bộ có phải
đúng công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ rồi vào
sổ . Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công
việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến. Đây là
việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết
được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng.
Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Số
đế
n
Ngày
tháng
đến
Nơi
gởi
công
văn
Số,ký
hiệu
công
văn
Ngày
tháng
công

- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành
và giải quyết công văn đi của cơ quan.
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về
mặt thể thức và thủ tục.
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều
phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ
sơ lưu công văn đi.
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc
nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn
mang đi phải ký nhận vào sổ.
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi
đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ,
đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể
lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công
văn.
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời
gian tính theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm.

SỔ CÔNG VĂN ĐI
Số
ký
hiệu
công
văn
Ngày tháng
công văn
Tên loại và trích
yếu nội dung
Nơi nhận

2013
- Bản thân tôi cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt
danh hiệu “Lao động tiên tiến” nhiều năm liền cho tới nay.
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
4.1 Khả năng áp dụng:
- Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản
thân của mỗi nhân viên văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi
học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh
thực tế ở mỗi nơi. Có tinh thần trách nhiệm thì thì công việc sẽ đạt hiệu
quả cao.
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên
trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc
khoa học, nhanh chóng, chính xác và thái độ hòa nhã, ân cần siêng
năng. Phải thực sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để
cơ quan hoàn thành nhiệm vụ.
- Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học
hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các
anh, chị để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
Từ những giải pháp và kết quả trên cũng vì lợi ích cho đơn vị mình.
Như trao dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm
mỹ. Từ đó bản thân suy nghĩ tìm tòi viết ra bản sáng kiến kinh nghiệm
này có thể sử dụng được ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
4.2 Đề xuất kiến nghị:
- Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các
cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.
- Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc
nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện
đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ
của trung tâm ngày một tốt hơn.
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Biên Hòa, ngày tháng năm 2013
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt
công văn đi và công văn đến.
Họ và tên tác giả: Đinh Thị Huệ. Đơn vị (Tổ) Trung tâm GDTX TP
Biên Hòa
Lĩnh vực:
Quản lý giáo dục  Phương pháp dạy học bộ môn:

Phương pháp giáo dục  Lĩnh vực khác: Văn thư 
Tính mới
- Có giải pháp hoàn toàn mới 
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 
1. Hiệu quả
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu
quả cao 
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển
khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển
khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả 
2. Khả năng áp dụng
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường
lối, chính sách: Tốt  Khá  Đạt

BM04-NXĐGSKKN