BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
……o0o……
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề tài:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH
Sinh viên thực hiện : Phạm thị Thúy
Lớp :TH41A
Khoa : Hệ thống thông tin kinh tế
Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh
Hà Nội - 2011

Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
MỤC LỤC
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự
phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành
tựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả
các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng
cầm quyền đối với xã hội.
Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các
ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường
học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ
quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và
phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được

còn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong một
phần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào
đó trong công tác kinh doanh.
Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual
Basic. Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy
giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tế
trong thời gian không xa.
Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công
ty TNHH Mạnh Trường Bình.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các
anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Thúy
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
2
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH.
I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
a.Giới thiệu về công ty:
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ
CBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên
2.000 triệu đồng. Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng
nhập ngoại. Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công
ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát Granit
Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy bia
Đông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải) mạng lưới khách
hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc Việt Nam.
Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanh
nghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là một
doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một
số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số lượng CBCNV
của công ty hàng năm tăng.
2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạnh Trường Bình
* Đặc điểm tổ chức quản lý:
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dưới
hình thức công ty TNHH. Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theo
hình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ.
- Ban Giám Đốc: 03 người (01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc).
+ Giám đốc: Là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt
động của công ty. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như
toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh: Là người giúp việc cho
Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trong
công ty, giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất. Chịu
trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyền
quyết định cụ thể.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
4

yêu cầu, họ có thể thanh toán bằng chuyển khoản hay bằng thẻ tín dụng. Hay ở một số
điểm bán hàng tự động, khách hàng cho tiền hay quét thẻ nếu đủ kiện mua thì hàng sẽ
tự động được đưa ra…
Ở nước ta trong các doanh nghiệp quốc doanh hay các doanh nghiệp tư nhân
cũng đang rất phổ biến việc dùng hệ thống thông tin để quản lý mọi hoạt động của
việc kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Hơn thế nữa nền kinh tế thị trường đã và
đang có những bước phát triển sâu rộng vì thế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
kinh doanh cũng trở nên khốc liệt hơn không chỉ về giá cả, chất lượng sản phẩm, cách
thức phục vụ về phương thức bán hàng sao cho hàng hoá của mình đến được với
nhiều người tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất. Để đạt được mục tiêu đó các doanh
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
6
Phòng kế toán
tài chính
Phó giám đốc
sản xuất
Phó giám đốc
nghiệp vụ
Phòng hành
chính- Bảo vệ
Phòng kỹ thuật
tổng hợp
Tổ máy
chính
Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ
giao hàng
Giám đốc
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
nghiệp không ngừng cải thiện và tìm tòi cái mới trong quản lý kinh doanh để thu hút
khách hàng như chiến lược chăm sóc khách hàng bằng hình thức khuyến mại, ưu đãi

SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
7
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
kê, báo cáo.
Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý
muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng của
công ty thống kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời
gian và không đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinh
doanh của công ty.
2.Yêu cầu đối với hệ thống mới
Phải giải quyết được những vấn đề sau:
•Việc cập nhật, thêm bớt, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu phải thuận lợi, dễ dàng.
Phần mềm phải lưu trữ được một lượng lớn dữ liệu.
•Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, đảm bảo dữ liệu đưa ra là chính xác không có sự sai lệch.
•Đảm bảo được yếu tố tự động hoá của hệ thống, giảm bớt được các công đoạn
thủ công, giảm nhân lực trong quá trình quản lý.
•Đảm bảo việc lập hoá đơn thanh toán, hạch toán thu chi, lấy dữ liệu, tổng hợp
số liệu, lập báo cáo, in hoá đơn, chứng từ một cách nhanh chóng, độ chính xác cao và
hoàn toàn là tự động.
•Hệ thống quản lý phải có được tầm vĩ mô lớn. Ban giám đốc có thể quán
xuyến, nắm bắt được tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty mà không tốn công
đi lại.
Phải đảm bảo lưu trữ các thông tin sau:
•Thông tin về hàng như mã hàng, tình trạng, số lượng, kho lưu….
•Bảng giá hàng phải luôn được cập nhật từng ngày
•Các thông tin vê khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh, thẻ
tín dụng hay hộ chiếu nếu là người nước ngoài…
•Phải lưu trữ các yêu cầu đặt và mua hàng của khách.
•Phải lưu trữ được quá trình bảo hành của hàng.
Hoạt động thường xuyên của hệ thống

Hạch toán thực thu của công ty, tiền nợ,
nợ quá hạn với từng khách hàng(công ty,
cửa hàng)
Xem tình hình hàng hóa tồn kho
In báo cáo ngày, tháng, hoặc vào thời
điểm bất kỳ.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
9
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4. Một số biểu mẫu sử dụng.
Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị: …………………………
Địa chỉ: ………………………
Mẫu số: 01
Theo QĐ số:15/2007/QĐ_BTC
Ngày 20/8/2007 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…… tháng……. năm…
Số: ………….
Nợ: …………
Có: ……………
Họ tên người giao hàng:…………………………………………………………
Theo: ………… Số: ……… Ngày … tháng… năm … ……………………….
Nhập tại kho: ……………………………………………………………………
STT Mã
hàng
Tên hàng Đơn
vị
tính
Số lượng

Tổng tiền :…
Nhân viên Khách đặt
………. … …
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
11
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số đơn:………
Ngày đặt: . . ./. . ./. .
Ngày giao:…./…./
Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
Add: 12 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Số điện thoại: +84 (4)2661506
Mẫu số:C22H
QĐ Số:999 - TC/QĐ/CDDKT
Ngày 02 tháng 11 năm 1996
của Bộ tài chính
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Mẫu phiếu thu
PHIẾU THU
Ngày …… tháng ……. Năm…
Họ, tên người nộp tiền:
Thuộc đơn vị:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: Viết bằng chữ:
Kèm theo: chứng từ gốc:
đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóngdấu)
Kế toán trưởng

chỉnh sửa dữ liệu.
Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lý
nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công ty
luôn luôn chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan, sát thực, thân
thiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác
bán hàng và kinh doanh của công ty luôn mang lại hiệu quả cao.
II. Sơ đồ phân cấp chức năng
1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Qua khảo sát hệ thống ở mức tổng quát và thu gọn ta phân tích ra được những
chức năng nghiệp vụ cơ bản nhất của hệ thống đang xây dựng. Xây dựng sơ đồ nhằm
nắm được phạm vi và các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống từ đó tiến hành các quá trính
phân tích tiếp theo được dễ dàng hơn.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
13
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng
Hệ thống quản lý bán hàng gồm các chức năng :
 Nhập
 Xuất
 Báo cáo
 Tìm kiếm
 Thanh toán
2. Ý nghĩa các chức năng
Vì tần suất sử dụng các chức năng là khác nhau do đó các chức năng trong sơ đồ
trên được sắp xếp theo mức độ sử dụng giảm dần: Có nghĩa là trong hệ thống thì khâu
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
14
Quản lý bán hàng
Quản lý xuất
Báo cáo

thanh
toán đặt
cọc
Quản lý nhập
Lập đơn đặt
hàng
Kiểm tra
hàng nhập
Lập phiếu
nhập
In phiếu
nhập
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Bán hàng có tần suất sử dụng là lớn nhất do đó nó được đặt ở vị trí trái nhất hợp với
phản ứng của người sử dụng, rối sau đó mới đến khâu lập báo cáo, cập nhật.
Các chức năng con bên trong cũng được sắp xếp theo nguyên tắc như vậy.
2.1.Vai trò cụ thể của các chức năng
2.1.1.Chức năng bán hàng
Thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng hóa
Nhận đơn đặt hàng: Chức năng này thực hiện những công việc liên quan đến
đặt hàng như:
+ Lập đơn đặt hàng: Nhân viên nhận thông tin đặt hàng của khách và lập thành
một đơn đặt hàng đối với hình thức mua hàng thông qua đơn đặt hàng. Khách có thể
đặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: qua điện thoại, email.
•Kiểm tra, sửa thông tin đơn đặt hàng. Việc đặt hàng có thể thay đổi, thông tin
về mặt hàng, khách hàng cần phải kiểm tra lại do vậy công việc kiểm tra, sửa đơn đặt
hàng là cần thiết. Nguồn thông tin lấy từ hệ thống (khách quen của công ty) thậm chí
nhân viên phải kiểm tra thông tin theo hình thức khác nằm ngoài hệ thống (điện thoại ,
E-mail ).
•Xử lý đơn đặt hàng đến hạn: Đơn đặt hàng phải ghi ngày đặt hàng, ngày giao

2.1.2.Chức năng thống kê báo cáo
Đưa ra các báo cáo, thống kê cần thiết hỗ trợ công việc bán hàng, và quản lý bán
hàng.
+Thống kê báo cáo: Chức năng này đưa ra thống kê về tình trạng hàng báo cáo
lên cấp trên.
•Thống kê tình hình hàng bán trong ngày, trong tháng: Đưa ra báo cáo về tình
hình bán của các loại hàng tính theo đơn hàng và theo tổng giá trị. .
•Thống kê tình trạng hàng tồn kho chưa xuất: Đưa ra báo cáo về hàng hiện tại
trong kho: chủng loại, số lượng để tiện cho công tác bán hàng.
•Thống kê tình hình hàng bán trả lại: Lập báo cáo về tình trạng hàng bán trả lại
mặt hàng số lượng, giá trị, tổng giá trị theo yêu cầu (trong một thời gian nào đó). Có ý
nghĩa là để quản lý công tác bán hàng được tốt hơn
+ Doanh thu bán hàng:
Lập báo cáo về doanh thu bán hàng hóa của cửa hàng để có thể biết được tình hình
bán hàng trong ngày, trong tháng, trong năm hay vào một thời điểm bất kỳ nào đó.
+ Thống kê nợ: Thống kê tình hình nợ của khách hàng, công ty nợ của nhà cung
cấp. Đối với những khách hàng quen (công ty hay cửa hàng phân phối sản phẩm hoặc
thậm chí cả các tổ chức tập thể, tổ chức các nhân quen biết hay mua hàng của công ty)
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
16
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
công ty cho nợ lại một khoản tiền nhất định điều đó là cần thiết để giữ những mối
quan hệ lâu dài trong kinh doanh. Cần phải kiểm tra tình trạng nợ đối với khách hàng
trước khi tiếp tục bán hàng cho khách. Đôi khi công ty không thể thanh toán hết với
nhà cung cấp các khoản tiền hàng vì còn để vốn lưu động do đó cũng cần kiểm tra
thường xuyên xem tình trạng nợ là bao nhiêu để có hướng giải quyết.
+Báo giá hàng bán: Để tiến hành công việc bán hàng thuận lợi thì khách hàng
cần phải biết giá các mặt hàng chào bán do vậy phải cập nhật thường xuyên để lập báo
giá về hàng hóa.
2.1.3.Chức năng cập nhật

Tác nhân ngoài
Kho dữ liệu
Luồng thông tin
1.2 Mô hình luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các chức
năng. Nó biểu diễn các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau và việc
trao đổi thông tin cho nhau. Nó cung cấp một bức tranh tổng thể của hệ thống.
2. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
Những yếu tố bên ngoài liên quan đến hệ thống đó là:
 Khách hàng.
 Nhà cung cấp
 Bộ phận quản lý kho hàng.
 Nhà quản lý
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
18
Tên chức
năng
Tên tác nhân trong
Tên tác nhân ngoài
Tên kho
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng.
Hàng hóa+hóa đơn bán
Tiền
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
19
Yêu cầu xuất kho
Quản lý bán
hàng
Nhà quản lý

NV ql
kho
Hóa đơn nhập
hàng
Khách hàng
Hàng hóa
Hàng
Hàng, PX kho
Hóa đơn bán hàng
ĐĐH+
Hàng lỗi
Nhà cung cấp
Phiếu giao
hàng
Phiếu nhập kho
Tìm
kiếm
Nhà quản lý
Thống
kê báo
cáo
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
4.1. Chức năng Bán hàng

SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
21
Báo giá
Hàng
Lập hóa

Trả lời
Phiếu bảo hành
Hàng
Báo giá
Hóa đơn, hàng
Hóa đơn
Hủy phiếu BH
Khách
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4.2.Chức năng thống kê báo cáo
4.3.Chức năng nhập hàng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
22
DM Hàng
DM
Khách
hàng
DM
NCC
Bộ phận Bán
hàng
Thông tin Hàng
Thông tin Khách
TT NCC
Hóa đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng
Doanh
thu
Thống
kê công
nợ

Nhà cung cấp
Phiếu xuất
Sổ công nợ
DM.Kho
DS.Nhà CC
DM.Hàng
T.tin
thực
giao