LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa
vào xu thế đó nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong phú và
đa dạng đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Đối với một cơ quan đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt
của Công ty, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của Công
ty sẽ giúp Ban giám đốc quản lý điều hành có hiệu quả đều phải thông qua công
tác văn phòng. Trong đó công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan trọng. Đây là
một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng.
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị
trường, Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức
bộ máy nhân sự, cũng như công tác văn thư – lưu trữ là một trong những yếu tố
góp phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh. Song trong quá trình thực hiện
công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi những thiếu sót nhất định,
khuyết điểm tồn tại như: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai sót nhất
là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính,
gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt
chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt. Tài liệu lưu
trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải,
thùng cattong chưa được chỉnh lý, sắp xếp, việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu
chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở cơ quan còn thiếu nhiều; việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Qua thời gian
nghiên cứu, học tập chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính tại trường
đã trang bị cho bản thân kiến thức cơ bản về công tác văn phòng, đồng thời là một
nhân viên thuộc phòng Tổ chức hành chính, nên tôi chọn đề tài: “Thực trạng và
giải pháp công tác văn thư - lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải An Giang hiện
nay” để nghiên cứu nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những

1.1.1.3. Nội dung công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/
2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 05 khâu nội dung:
- Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.1.1.3.1. Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản:
Gồm các nội dung chính sau:
a. Soạn thảo văn bản
b. Duyệt bản thảo
c. Hội thảo góp ý
d. Đánh máy, nhân bản
e. Ký văn bản và ban hành văn bản
1.1.1.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản
a. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến và văn
bản đi
+ Mọi văn bản đến đều phải được tập chung đăng ký tại văn thư cơ quan.
Đối với những văn bản đến ghi ngoài phong bì là đích danh thủ trưởng cơ quan,
sau khi bóc ra, nếu nội dung văn bản là việc công thì phải đăng ký tại văn thư cơ
quan. Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan theo nguyên tắc
kịp thời, chính xác và thống nhất.
+ Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối
ngay sau khi đăng ký. Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý
mới được bóc và xử lý.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong phạm
vi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Việc tổ chức quản lý văn
bản đi phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Chính xác, kịp thời, đúng quy trình quy định của pháp luật.

quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong
các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số
chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan
hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.
* Nguyên tắc đóng dấu
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy tờ văn
bản chưa hoàn chỉnh nội dung.
Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn . Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại
văn bản khác.
1.1.1.3.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp
nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
* Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ
sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản.
1.1.2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1.2.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt
động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (bản sao có giá trị pháp lý như bản
chính) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được
bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích của
xã hội.
1.1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

1.1.2.3.1. Hoạt động quản lý
+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệp
vụ lưu trữ.
+ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức xây
dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng dẫn
chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưu
trữ ở các đơn vị trực thuộc.
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ.
+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực
lưu trữ.
+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
1.1.2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức danh trong ngạch lưu trữ thì
phải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
+ Phân loại tài liệu lưu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Thống kê tài liệu lưu trữ
+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2. QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ
1.2.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong
công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong
bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nước, quản lý xã hội, công tác văn thư - lưu trữ cần được xem xét từ những yêu
cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ
là loại thông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm
nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ
quan. Chính vì vậy Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác văn thư - lưu
trữ để làm cơ sở pháp lý cho công tác này tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ
văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ
trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng
hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ.
- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10
ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy định chi
tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định

2.1. Đặc điểm tình hình chung
Công ty cổ phần vận tải An Giang tọa lạc tại số 16 Trần Hưng Đạo –
Phường Mỹ Bình, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang; Số điện thoại: 076.
3941.045; fax : 076. 3940.142; Email :
- Quá trình thành lập: Tháng 12 năm 2004 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang
Quyết định chuyển Công ty Vận tải ô tô từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty
Cổ phần. Ngày 01/01/2005 Công ty Cổ phần Vận tải An Giang chính thức đi vào
hoạt động.
- Cơ cấu tổ chức của đơn vị : Hội đồng quản trị; Ban Giám Đốc; Phòng Tổ
chức HC (phụ trách công tác văn thư – lưu trữ); Phòng Kế toán; Phòng Kỹ thuật
Vật tư; Phòng kinh doanh; Đội xe khách; Đội kiểm tra xử lý; 03 Đội xe buýt;
Xưởng sửa chữa ôtô.
- 01 Đảng bộ có 64 đ/c Đảng viên, chia thành 03 Chi bộ trực thuộc; Tổ chức
Công đoàn cơ sở: 450 Đoàn viên công đoàn; Đoàn TNCS HCM : 46 Đoàn viên
thanh niên; Hội CCB có: 50 đ/c.
+ Tổng số CB-CNV: 546 người
- Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang
+ Chức năng nhiệm vụ chủ yếu: Nhiệm vụ chính là SXKD, phục vụ vận
tải hành khách đường bộ từ An Giang đi các tỉnh miền Tây, đồng bằng sông Cửu
Long, thành phố Hồ Chí Minh, dịch vụ hợp đồng, tham quan, nghỉ mát du lịch trên
phạm vi cả nước, vận chuyển hành khách xe buýt công cộng. Sửa chữa trung, đại
tu ô tô.
+ Từ tháng 7 năm 2005 đến nay Công ty đã và đang tổ chức điều hành hoạt
động xe buýt trên tất cả 11 tuyến đường huyện, thị thành trong tỉnh. Tổng số trên
140 đầu xe buýt và trên 30 xe khách.
- Tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang
Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ trên, biên chế các khối phòng
ban nghiệp vụ , với tổ chức bộ máy như sau:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ANGIANG

201
0
201
1
201
2
201
3
1 Văn bản quy phạm pháp luật 100 120 150 170 Văn bản
2 Văn bản hành chính 200 240 280 320 Văn bản
Thống kê số lượng văn đi đến của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang từ
năm 2010-2013, như sau :
Stt Loại văn bản
Năm
Đơn vị
tính
201
0
201
1
201
2
201
3
1 Văn bản hành chính 250 370 420 485 Văn bản
- Hiện nay tổ văn thư – lưu trữ được biên chế 02 cán bộ chuyên trách có
trình độ trung cấp về văn thư – lưu trữ, trong đó có một nhân viên có thâm niên 10
năm gắn bó với công việc ở công ty. Do đó mà họ có kinh nghiệp trong việc xử lý,
giải quyết công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ tại công ty.
- Sổ sách nghiệp vụ của Công ty được tổ chức theo đúng quy định, công

khâu nghiệp vụ như: Tham gia các đợt tập huấn do cấp trên tổ chức; tổ chức quản
lý và giải quyết văn bản đi, đến; trong quản lý và sử dụng con dấu đều được thực
hiện đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định cụ thể của cơ quan.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy vai trò,
trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người đi trước để hoàn thành
nhiệm vụ.
- Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo công ty tích
cực quan tâm đầu tư cho phòng đọc để thuận tiện cho việc nghiên cứu, sử dụng
tài liệu tại chỗ; quan tâm đầu tư đúng mức đến chế độ phòng cháy, chữa cháy, các
thiết bị điện đủ ánh sáng, có cầu dao ngắt toàn bộ mạch điện khi có sự cố xảy ra.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng cán bộ thể
hiện tốt tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu sắc chế độ công tác giấy tờ là chế độ
bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công nhân viên Nhà nước
2.2.3. Những hạn chế
Bên cạnh những mặt đạt được còn có những hạn chế và những nguyên nhân
cụ thể như:
- Người làm công tác văn thư chưa thể hiện hết năng lực của mình, còn thụ
động, chưa linh hoạt trong công tác xử lý các văn bản.
- Việc mượn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chưa tốt, đôi khi mượn
rồi không trả lại hoặc làm mất. Việc bóc bì và quản lý các loại văn bản mật chưa
được phân định rõ ràng.
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu cơ bản của công tác văn thư - lưu trữ,
nơi bảo quản tài liệu lưu trữ còn chật hẹp gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu
các trang thiết bị thiếu thốn hoặc còn thô sơ không thể đáp ứng yêu cầu bảo quản
tài liệu được lâu dài, nhất là công tác phòng cháy chữa cháy.
- Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa được phân loại chỉnh lý là một trong
những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở Công ty. Tình trạng này gây khó khăn
cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Tình trạng phổ biến hiện

- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các bộ phận chưa được
thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Có những bộ phận nộp lưu
thì việc nộp lưu cũng không đầy đủ hoặc chỉ nộp lưu những hồ sơ, tài liệu ít giá trị
vì những hồ sơ, tài liệu có giá trị phản ánh những sự kiện quan trọng vẫn còn nằm
ở các cá nhân.
- Phần lớn tài liệu đã được đưa về bảo quản tại tủ lưu trữ chưa được phân
loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học. Do tài liệu chưa được
chỉnh lý như vậy nên cán bộ khó có thể nắm được chính xác và cụ thể mình đang
quản lý những tài liệu liên quan đến vấn đề gì để kịp thời và chủ động công bố,
giới thiệu tài liệu hoặc khi cần thiết sử dụng đến thì khó có thể sử dụng được và
phát huy hết khả năng của tài liệu lưu trữ.
- Do thiếu đầu tư kinh phí nên tài liệu bị chất đống lâu ngày,thiếu các phương
tiện bảo quản và trong môi trường bảo quản không thích hợp nên đã bị xuống cấp
nghiêm trọng, số lượng tài liệu bị hư hỏng cần phải được tu bổ khá nhiều
2.3. Những vấn đề đặt ra từ công tác văn thư - lưu trữ
Qua những mặt hạn chế của đơn vị, bản thân rút ra được những kinh nghiệm
để công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới, cụ thể như:
- Cần có sự quan tâm hơn nữa của Cấp ủy đảng, Ban giám đốc về công tác
văn thư – lưu trữ.
- Cần phải chú ý tới công tác cán bộ nhất là cán bộ làm công tác văn thư –
lưu trữ.
- Cần phải có quy hoạch cán bộ để kế thừa công tác văn thư khi cần thiết,
giúp cho việc quản lý được thống nhất. Cán bộ văn thư, lưu trữ phải ổn định sử
dụng lâu dài là nhằm tạo sự thống nhất trong việc quản lý và nâng cao năng suất,
hiệu quả hoạt động của cơ quan.
- Cần phải tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư thường xuyên đối
với cán bộ văn thư có nghiệp vụ văn thư.
- Cần phải có chế độ chính sách phù hợp đối với người làm công tác văn thư
– lưu trữ, nhằm mục đích tạo nguồn thu nhập ổn định yên tâm gắn bó lâu dài với
công việc.

Tổ chức kiện toàn đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đủ mạnh, có tỷ lệ phù hợp
theo từng địa phương công tác, phấn đấu năm 2015 tiếp tục củng cố và nâng chất
lượng hơn để dáp ứng ngang tầm với nhiệm vụ xây dựng đất nước ngày càng đi
vào chiều sâu.
Phổ biến quy chế công tác văn thư lưu trữ để mọi cán bộ, công chức ở cơ
quan nắm và thực hiện theo nhằm bảo đảm quy trình công tác văn thư lưu trữ theo
quy định của Cục văn thư - lưu trữ.
Xây dựng và kiện toàn bộ máy công tác văn thư đủ mạnh, người làm công
tác văn thư phải có tâm, có tầm, có trình độ chuyên môn tốt, nghiệp vụ tay nghề
cao, thạo về việc ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng được nhiệm vụ của đơn
vị trong thời kỳ hội nhập quốc tế; trang bị phương tiện, cơ sở vật chất hiện đại hóa
nền hành chính.
3.2. Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt mục tiêu về công tác văn thư –
lưu trữ
Phương hướng của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang là tiếp tục phát huy
những ưu điểm hiện có và tìm ra những biện pháp khắc phục những mặt còn hạn
chế trong công tác văn thư. Để công tác văn thư, lưu trữ hoạt động một cách có
hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công
cuộc cải cách hành chính, chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để
phát huy tối đa hiệu quả của nó. Trên cơ sở đó bản thân xin đưa ra một số giải pháp
như sau:
3.2.1. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm
của lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ.
Lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn thư -
lưu trữ. Trên cơ sở đó cần quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo và nên có sự đầu tư theo nhu
cầu của công tác văn thư - lưu trữ. Nếu quan tâm thích đáng vào công tác này thì sẽ
phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư nâng cao trình độ
để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới. Thường xuyên giáo dục tinh thần tự giác, tính
tổ chức kỹ luật cao để tất cả cán bộ, công chức thực hiện tốt về công tác văn thư.

xử lý nghiêm những hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp
của cơ quan.
Công ty cần tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và có năng
lực hơn trong công việc.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ và thường xuyên cử cán bộ văn thư - lưu trữ đi
học chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải
quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất.
- Thường xuyên đưa cán bộ làm công tác văn thư đi đào tạo các lớp ngắn
hạn, dài hạn ở các điểm trường. Đào tạo đội ngũ văn thư lâu dài nhằm tạo sự thống
nhất về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, giúp cho việc quản lý văn bản, soạn
thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, bảo quản đúng tài liệu đúng qui định. Phải có kế
hoạch, huy hoạch đưa cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng kế thừa cho công tác văn thư -
lưu trữ khi cần thiết.
- Bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn cao, trình
độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thông tin, kịp thời, chính xác.
3.2.5.Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ
Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản
lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng
nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày
càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng
suất chất lượng, hiệu quả công việc. Quản lý và lưu trữ tài liệu bằng các phần mền
công nghệ thông tin, giúp cho tra cứu và tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết
do đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng văn bản nhiều. Ngoài
tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động của từng ngành mà còn có nhiều tài liệu
quan trọng khác của cơ quan. Ngay cả với một cán bộ chuyên môn có trình độ cao
cũng không thể ghi nhớ và xử lý được tất cả những hồ sơ, tài liệu. Chúng ta cần
một thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, chính xác và nhanh chóng. Vì thế máy tính
là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc, chúng ta không thể phủ nhận vai trò