Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
1
-
?


GV chấm thứ 1 GVchấm thứ 2

Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
2
-
MỤC LỤC

Nội dung Trang
Lời nói đầu 4
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ 6
1.1. Công tác văn thư: 6
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 7
1.1.2. Nội dung công tác văn thư 8
1.1.3 Trách nhiệm của nhân viên văn thư: 10
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 11
1.1.5. Ý nghĩa công tác văn thư 11
1.2. Công tác lưu trữ 12
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 12
1.2.2. Ý nghĩa của công tác lưu trữ 13


Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
4
-
LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư - lưu trữ là một mặt công tác quản lý Nhà nước, là một
ngành khoa học. Nó phải tuân theo những chế độ quy định của nhà nước, những
phương pháp và kỹ thuật chuyên môn nhằm phục vụ cho những lợi ích của xã hội:
kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng, văn hóa xã hội… Công tác văn thư - lưu trữ

“Giải
pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư - Lưu trữ ở Trường Tiểu học
“C” thị trấn Tri Tôn huyện Tri Tôn đến năm 2015 ”
từ đó chỉ ra được những
ưu điểm để phát huy và những yếu kém để khắc phục sửa chữa, nhằm đưa
công tác văn thư - lưu trữ ở Trường Tiểu học “C” Thị Trấn Tri Tôn có nền
nếp, khoa học, có hiệu suất cao để góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải
tiến lề lối làm việc của đơn vị, nhằm phục vụ tốt hơn trong việc thực hiện
nhiệm vụ chính trị của trường đề ra.
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
6
-
Chƣơng 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ

1.1. Công tác văn thƣ:
1.1.1. Khái niệm công tác văn thƣ:

Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy
tờ. Ngày nay, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin
bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí và điều hành các
công việc trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ
quan, tổ chức).


- Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý mới được
bóc và xử lý.
Nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 6
bước sau:
+ Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Kiểm tra, bóc bì và phân loại văn bản.
+ Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Mục đích việc đăng ký văn bản đến là để quản lý văn bản chặt chẽ, giúp
theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết văn bản đến, giúp tra tìm được nhanh chóng.
Đóng dấu đến lên văn bản và ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản
vào sổ theo mẫu qui định.
+ Bước 3: Trình văn bản đến
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ văn thư của
từng cơ quan, tổ chức, cán bộ phụ trách công tác văn thư phải trình ngay cho
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
8
-
người có thẩm quyền giải quyết và cho ý kiến chuyển văn bản đến từng cá
nhân, đơn vị trong thời gian sớm nhất.
+ Bước 4: Chuyển giao văn bản đến
Văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến đúng đối
tượng xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức.
Người nhận văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài liệu. Những văn bản
có dấu mật phải chuyển cả bì có ghi dấu hiệu mật đến người nhận.
+ Bước 5: Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
các văn bản đến. Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn
bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định riêng của

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn
bản. Dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà
nước. Ngoài ra dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản.
Khi đóng dấu cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây:
- Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp
có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc
vào văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung.
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược, dấu mờ, dấu không đúng quy định
thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác.
- Chỉ có người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào
văn bản. Người được giao giữ dấu phải là cán bộ biên chế chính thức của cơ
quan, tổ chức.
- Dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban
hành.
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
10
-
- Không đóng dấu ngoài giờ hành chính đối với cơ quan nhà nước.
Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép.
Trong một cơ quan, tổ chức có thể có nhiều loại dấu với nhiều hình thức
khác nhau. Vì vậy, khi sử dụng các loại dấu phải đúng với nội dung văn bản
và tính chất công việc. Trong quá trình sử dụng dấu, khâu bảo quản là rất
quan trọng, cần phải chú ý các điểm sau:
+ Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được quản lý
chặt chẽ.
+ Dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng như
ngoài giờ làm việc.

chuyển giao các loại văn bản.
* Đối với quản lý và sử dụng con dấu:
- Thực hiện bảo quản an toàn con dấu cơ quan và các con dấu khác của
cơ quan.
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các giấy tờ khác.
1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thƣ:
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những
yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn.
+ Phải đảm bảo tính chính xác cao.
+ Mức độ bảo mật của văn bản.
+ Sử dụng công nghệ thông tin và trang thiết bị hiện đại.
1.1.5. Ý nghĩa công tác văn thƣ:

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan
trong hệ thống bộ máy Nhà nước.
- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức nói
chung. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, nhu cầu thông tin được
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
12
-
thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin dạng văn bản là chủ yếu.
Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảm thông tin cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng
chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh

tổ chức.
- Các chức năng xã hội của công tác lưu trữ là:
+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ:
- Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn. Nó phục vụ đắc lực
cho việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Tài liệu lưu trữ
được sử dụng quản lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền
và tòan vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong nước và
ngòai nuớc. Tài liệu lưu trữ làm cơ sở cho công tác quy họach, kế họach phát triển
kinh tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và tòan quốc. Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế
họach phát triển kinh tế - xã hội hàng năm và nhiều năm cho từng địa phương của cả
nước. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các
công trình xây dựng cơ bản. Vì trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ, công
chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc.
- Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan họat động
sáng tạo khoa học của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao. Nó là bằng
chứng của sự phát triển khoa học, phục vụ cho các chương trình, các đề tài khoa học.
Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá, rút ra các quy luật
vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Trong
lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu
đã có từ trước, là cơ sở tìm tòi những cái mới trong khoa học.
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
14
-
- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giớ cũng gắn liền và phản ánh một cách
trung thực quá trình họat động của một con nguời, một cơ quan, tổ chức và các sự
kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc gia, một

- Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực
lưu trữ.
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lí công tác lưu trữ
* Hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ bao gồm:
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
- Phân loại tài liệu lưu trữ;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Thống kê tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3. Quan điểm của Đảng về công tác văn thƣ –lƣu trữ
Theo công văn số 08/CV-LT ngày 10/4/1993 của Cục lưu trữ Trung ương
Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của một kho
lưu trữ. Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể như sau: “Tập trung quản lý và
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ cấp
ủy. Hiện nay ở các Tỉnh ủy, Thành ủy, hầu hết đều chưa xây dựng kho lưu trữ riêng
mà chủ yếu bố trí trong trụ sở làm việc của cơ quan nên không bảo đảm được những
yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu”.
Ngoài ra, còn có các quy định số 403/QĐ-VPTW ngày 22/10/1984 của Văn
phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư – lưu trữ ở Văn phòng
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
16
-
Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể như sau: “Công tác văn thư ở văn phòng các Tỉnh ủy,

-
17
-
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn Xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn Quản lý văn bản đi và đến.
- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục văn thư và
Lưu trữ về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
-
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu` trữ.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008
- Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Luật ban hành văn bản của HĐND và UBND.
- Chỉ thị số 10 của UBND Tỉnh An Giang về tăng cường công tác văn
thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69


-
19
-
- Trường Tiểu học “C” thị trấn Tri Tôn được thành lập từ năm học : 2011 –
2012 là trường đang trên lộ trình xây dựng đạt chuẩn quốc gia của huyện . Đến nay
tổng số biên chế là 21 đ/c, trong đó Đảng viên là 05 đ/c. Đa số đều đạt trình độ
chuyên môn do ngành quy định. Trường đã có cán bộ chuyên trách công tác văn thư
– lưu trữ.
Số liệu CB – GV – NV trong những năm qua
- Năm học 2011 - 2012: Tổng số 19, trong đó CBQL: 02; GV: 12; Văn thư:
01; Nhân viên khác: 04.
- Năm học 2012 - 2013: Tổng số 21, trong đó CBQL: 02; GV: 14; Văn thư:
01; Nhân viên khác: 04.
Số liệu nhân viên văn thư có bằng
- Năm học 2011-2012: Văn thư: 01; có bằng trung cấp: 01.
- Năm học 2012-2013: Văn thư: 01; có bằng trung cấp: 01.
2.2. Thực trạng về công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Trƣờng Tiểu học “C” Thị
Trấn Tri Tôn trong thời gian qua:
2.2.1. Kết quả đạt đƣợc:
Từ năm 2011 đến nay, theo thống kê thì công tác văn thư – lưu trữ đã
thực hiện được việc tiếp nhận và phát hành văn bản như sau:
-
Năm học 2011 – 2012:

Văn bản đến : 236; văn bản phát hành:

124.
-
Năm học 2012 – 2013
:

- Trình văn bản đến, chuyển giao văn bản đến, lưu văn bản đến, giúp Hiệu
trưởng theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Soạn thảo văn bản, xem thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn
bản đi, lưu văn bản đi, viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi, ghi giấy giới
thiệu và giấy đi đường khi có yêu cầu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
- Đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác. Bảo quản an toàn con
dấu của cơ quan.
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
21
-
Nhìn chung trong những năm gần đây công tác văn thư, lưu trữ tương đối đi
vào nề nếp, các tài liệu lưu trữ được sử dụng, khai thác đáp ứng kịp thời yêu cầu của
Nhà trường.
Sở Giáo dục và Đào tạo quan tâm đúng mức, trang bị các phương tiện kĩ
thuật hiện đại như: tủ, máy tính, máy in, góp phần nâng cao năng suất lao
động và hiệu quả trong công tác, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của cán bộ
văn thư - lưu trữ và nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan
đạt hiệu quả và có khoa học hơn.
Công tác văn thư - lưu trữ ở Trường Tiểu học “C” Tri Tôn từng bước đi
vào nề nếp, thực hiện đạt hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra, về cơ
bản hoàn thành các chỉ tiêu của ngành.
Cán bộ văn thư làm việc với tinh thần trách nhiệm, thường xuyên
nghiên cứu, tìm tòi, trau dồi kiến thức và cố gắng nâng cao năng lực chuyên
môn nghiệp vụ, luôn đảm bảo được các công việc trong nhà trường như: nhận
gửi công văn, nhập dữ liệu văn bản, in sao tài liệu nhằm hạn chế đến mức
thấp nhất việc chậm trễ, thất thoát về công văn giấy tờ của cơ quan. Bảo quản
và sử dụng con dấu đúng theo quy định pháp luật. Cán bộ, giáo viên, nhân


Nguyên nhân hạn chế:
- Vai trò tham mưu của cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chưa
nhanh nhạy nên chưa đạt hiệu quả cao.
- Do trường chưa có phòng, kho lưu trữ, chưa có trang thiết bị cho công
tác lưu trữ nên gặp không ít khó khăn trong công việc. Cán bộ văn thư còn
làm nhiều công tác như học vụ, công tác hành chính, công việc chiếm khá
nhiều thời gian nên không thể giải quyết tốt công tác lưu trữ như quy định của
Nhà nước.
- Kinh phí, chế độ chính sách cho cán bộ văn thư - lưu trữ còn thấp nên
chưa kích thích được sự nhiệt tình trong công tác. Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
23
-
2.3. Một số vấn đề đặt ra:
Từ một số nguyên nhân trên, tôi nêu ra một số vấn đề cần giải quyết để
công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hiệu quả hơn:
- Sự quan tâm giúp đỡ mọi mặt của các cấp lãnh đạo là động lực, là
nguyên nhân thành công trong công tác văn thư - lưu trữ. Nơi nào được cấp ủy
và lãnh đạo quan tâm đúng mức, thì công tác văn thư - lưu trữ ở nơi đó đạt
hiệu quả cao, có nề nếp, khoa học.
- Tinh thần đoàn kết, thống nhất trong nội bộ, tạo ra môi trường làm
việc tích cực, thúc đẩy cá nhân hăng say trong công việc là yếu tố tâm lý quan
trọng trong tổ chức công việc ở cơ quan, nhất là đối với bộ phận văn thư - lưu
trữ.
- Cần quan tâm hơn công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm văn thư –

năm 2001 của Chính phủ.
- Hiệu trưởng các trường có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy
chế làm việc của cơ quan và nội quy công tác văn thư – lưu trữ đến toàn thể cán bộ,
công chức, viên chức trong phạm vi quản lý.
- Nâng cao chất lượng quản lý và giải quyết các loại công văn giấy tờ: Tất cả
công văn đến cơ quan phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật theo
đúng quy định. Phải qua thủ trưởng cơ quan xử lý trước khi chuyển cho các bộ phận
chuyên môn hoặc cá nhân giải quyết.
- Nâng cao nhận thức và sự hiểu biết của cán bộ, giáo viên và nhân viên về vị
trí, vai trò của công tác văn thư - lưu trữ. Làm cho mọi Cán bộ viên chức trong Cơ
quan có sự am hiểu về công tác này, để thực hiện đúng quy định mang tính pháp lý
trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. - Củng cố về mặt tổ chức, đưa nhân
viên đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạt chuẩn quy
định (Trung cấp văn thư). Bố trí trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật tốt hơn, phù
hợp hơn, hiện đại hơn.
- Có chính sách đãi ngộ, bồi dưỡng nhằm cải thiện đời sống cho cán bộ làm
công tác Văn thư.
Người thực hiện : Trần Thị Xinh Lớp TCLLCT-HC B69

-
25
-
3.2. Giải pháp thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ:
Hướng tới để xây dựng Trường tiểu học “C” Tri Tôn sớm đạt được một
trường đang trên lộ trình đạt chuẩn quốc gia mức độ 1 đáp ứng được yêu cầu giáo
dục của địa phương, của ngành theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà
nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ
trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. Trên cơ sở nhận thấy một
số vấn đề còn tồn tại tôi đưa ra một số các giải pháp sau:
3.2.1.Nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường: