LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong
các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác
đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu. Làm tốt công
tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày nay, cùng với sự phát triển
của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà
nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư-
Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã
và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Trong những năm
qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các
cấp, công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản
quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt
động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được
củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn
hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như
yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức vẫn còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình
đổi mới nền hành chính nhà nước.
Phòng Nội vụ huyện Phong Điền là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện Phong Điền, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực công tác: tổ chức; biên chế các cơ
quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi
đua- khen thưởng; công tác thanh niên ( gọi chung là công tác nội vụ).
Xuất phát từ những lý do trên và trong phạm vi hiểu biết của bản thân, cũng
như từ thực tiễn của đơn vị đang công tác, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải
pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Phong

2011 2.482 1.229
2012 2.640 1.234
Đặc điểm của công tác văn thư hiện nay của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền
thực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp. Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký
văn bản, nhân bản, đóng dấu … được thực hiện tại bộ phận văn thư, do một cán bộ
đảm nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan. Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ công
việc, trình ký… được thực hiện tại các bộ phận chuyên môn.
2
Việc thực hiện các trình tự quản lý văn bản còn nhiều sai sót.
Ví dụ:
Văn bản đến không qua cán bộ văn thư .
Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức.
Không lập hồ sơ công việc;
Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản…
2. Mô tả tình huống:
Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa
được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan. Hạn chế
đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công sở.
Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn
thư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực
đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn
đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ. Việc
truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo…
Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho
việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần
hồ sơ, tài liệu ).
Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại
văn thư thì không giải quyết. Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến
không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn
được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn.
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và
chuyển giao cho cán bộ, công chức giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản.
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cán
bộ, công chức giải quyết. Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức.
4
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người được giao trách nhiệm
thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn
bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức giải quyết; theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được
quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu
có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi; lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi có

công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập
hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn
diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm
túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng
thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm
việc của cán bộ.
2. Cơ sở lý luận:
Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản
quy phạm pháp luật sau:
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban
thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịch
Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Ngoài ra còn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu,
bảo vệ bí mật Nhà nước
6
3. Phân tích diễn biến tình huống:
Công tác văn thư : Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP của

cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư
và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo
cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành,
7
các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải… từ đó đưa ra
phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học trong quá trình
xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó
ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc
thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực
tế. Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định,
giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một
trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn
vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn
thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công
dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ
quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như
vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn
thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là
cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ

nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ
việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
4. Nguyên nhân xảy ra tình huống:
Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu
thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Điều này một phần là do lượng
văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước.
Một phần là do kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài
liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan trọng là ý
thức trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ công chức còn hạn
chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen. Thực trạng này sẽ dẫn
đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này
trong thời gian sắp tới. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện.
Nguyên nhân của tình huống xuất phát từ một số yếu tố sau :
Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức, hiện tại
chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Mặt khác, nghiệp vụ của cán bộ
chuyên viên tham gia các quá trình soạn thảo văn bản trong quán trình thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra.
9
Bên cạnh đó Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Phong Điền vẫn chưa hiểu rõ và
đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa
dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.
Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng
đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn
nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này.
Thiếu nguồn kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Một nguyên nhân quan trọng là công tác quản lý hành chính về công tác văn

2. Xây dựng giải pháp xử lý tình huống:
Với tình huống nêu trên trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội
vụ huyện Phong Điền từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình hoạt động thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn cũng như nghiệm vụ chính trị của cơ quan, công tác văn thư,
lưu trữ của đơn vị còn nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết.
Trong điều kiện diễn ra tình huống này, một yếu tố khách quan là đội ngũ cán
bộ quản lý thiếu ổn định do việc luân chuyển cán bộ, nên công tác văn thư, lưu trữ
qua một thời gian dài không được chú trọng. Làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả
của đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở, tăng cường hiệu quả của
nền hành chính và việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng .
Với suy nghĩ trên, tôi đã mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện
Phong Điền trong chương trình thực hiện cải cách hành chính của huyện nhà cần chú
trọng đến việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Giải pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu là:
Một là: Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Ba là: Củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Bốn là: Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
Năm là: Tăng cường cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn
thư - lưu trữ.
Sáu là: Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các trình, trình tự thực hiện các
công việc trong hoạt động văn thư - lưu trữ tại cơ quan.
3. Lựa chọn giải pháp xử lý tình huống:
Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện
Phong Điền trong giai đoạn hiện nay, khắc phục được những tồn tại, hạn chế nêu trên,
với trách nhiệm được giao quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện Phong Điền tôi đã nghiên cứu, đề xuất và triển khai các giải pháp sau:
11
3.1. Đổi mới công tác văn thư lưu trữ:

một lề lối tác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách
đặt ra là " Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả".
Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của
các văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh
nghiệp. Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ vật.
12
Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống.
Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể.
Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối
với người lao động
Việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải tiến tính
sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các quan
hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm nâng
cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng
cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải
thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc. Hãy làm theo
chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
b. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin
Xác định được vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống, hoạt động của
mỗi cá nhân, cùng với việc thực hiện phong trào ứng dụng Công nghệ thông tin trong
công tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũng
được quan tâm thực hiện.
3.2. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu
trữ.
a. Triển khai các văn bản pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công tác văn
thư, lưu trữ .
Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đến các bộ
phận trong cơ quan.

thì hoạt động kiểm tra, giám sát là không thể thiếu được. Trách nhiệm được quy định
rõ tại Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư:
Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật.
2. Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ
chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
Giao cho từng bộ phận chuyên môn, từng cán bộ công chức chịu trách nhiệm
về việc lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. Giám sát việc lập hồ sơ
của cán bộ thuộc đơn vị quản lý.
14
3.5. Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan
Đối với từng cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp sắp xếp công văn giấy
tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết
công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn
giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Đối với cơ quan công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong
cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ
của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được
việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không
đơn vị nào lập như hiện tượng đã diễn ra.
Căn cứ vào chức năng của bộ phận, nhiệm vụ của từng cán bộ được phân công

Quan tâm tạo điều kiện xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cho huyện để thu
thập tài liệu của huyện vào lưu trữ để quản lý tránh tình trạng tài liệu nằm ở các
phòng ban dài ngày sẽ xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát tài liệu của nhà nước.
Trang cấp thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ;
Tổ chức cho cán bộ lưu trữ cấp huyện, sở được đi học tập kinh nghiệm ở các
Kho, Trung tâm lưu trữ lớn trên cả nước.
KẾT LUẬN.
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng; góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Giúp cho cán bộ, công
chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng
được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước ở nước ta hiện nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc
gia.
Từ những lý do nêu trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa
16
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực

Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thư
lưu trữ nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan
Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 19 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh
Thừa Thiên Huế về việc cũng cố, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Thừa Thiên Huế
Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền năm
2010, 2011, 2012.
Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước ( chương trình chuyên
viên).
18