PHÒNG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO QUẬN CẦU GIẤY
TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy
Thành phố Hà Nội
Lĩnh vực/Môn : Quản lý
Tên tác giả : Lưu Đức Thuận
Chức danh : Hiệu trưởng
Tài liệu kèm theo:
3.1. Nguyên nhân của ưu ñiểm
17
3.2. Nguyên nhân của hạn chế
17
III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
17
Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ

18
Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong
hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

19
2.1. Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức
trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

19
2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên
chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ

20
Giải pháp 3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ
cho công tác văn thư, lưu trữ

20
Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ


Công tác văn thư, lưu trữ nhằm ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
kịp thời cho việc lãnh ñạo, quản lý ñiều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng ñều có
một ñặc ñiểm chung là trong quá trình hoạt ñộng ñều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị ñều ñược lưu giữ lại ñể tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi ñây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc ñã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Văn bản là phương tiện truyền ñạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai
trò quan trọng trong hiệu quả hoạt ñộng của mỗi cơ quan, ñoàn thể. Nhưng ñể
ñảm bảo các văn bản ñó ñược sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại
phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư.
Mặc dù ñây chỉ là một công việc ñơn giản song trên thực tế nó lại quyết
ñịnh quá trình kết nối thông tin ñược thông suốt giữa các cơ quan. Ngoài ra công
tác văn thư còn ñảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu ñược chặt chẽ và có
hiệu quả hơn. Trong ñó con dấu ñóng trên chữ ký của người có thẩm quyền là
một ñảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức làm ra văn
bản. Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu với hoạt ñộng
chỉ ñạo, ñiều hành công việc của các cơ quan và các tổ chức trong xã hội.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản ñã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do ñó, khi
các cơ quan, tổ chức ñược thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu ñược
hình thành vì ñó là “huyết mạch” trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, ñặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn ñánh
giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ
những ngày ñầu nước nhà giành ñược ñộc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính
phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ñã ký Thông ñạt số
1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong ñó
Người ñã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị ñặc biệt về phương diện kiến thiết

ñược thông suốt. Nhờ ñó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà
nước và thúc ñẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết
nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức ñúng ñắn về
về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ñể có thể ñưa ra những biện
pháp phù hợp nhằm ñưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, ñơn vị mình ñi
vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ
quan, ñơn vị.
Xác ñịnh rõ vị trí, tầm quan trọng và thực trạng của công tác cải cách
hành chính, ngày 04/01/2013 Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội ñã ra Chỉ thị
số 01/CT-UBND về thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" và Ủy ban
nhân dân quận Cầu Giấy ñã ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày
05/02/2013 triển khai thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" tại các ñơn
vị thuộc quận Cầu Giấy, trong ñó có mảng công tác văn thư lưu trữ.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ ñã có từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như
mới có từ một vài năm trở lại ñây và ñó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ ñơn thuần
của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng,
ñầu tư xứng ñáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa ñúng khi ñánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải ñược nhìn nhận lại.
Trường mầm non Hoa Hồng cũng như nhiều ñơn vị, cơ quan khác trên ñịa
bàn quận Cầu Giấy là ñơn vị vẫn còn tồn tại những ñiểm bất cập như quá trình
quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiến cho một số văn bản có nội dung, thể thức
4

sai mà vẫn ñược ban hành; quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản chưa ñược
thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút…
Việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ chưa ñược thực hiện có
nề nếp; lập hồ sơ công việc chưa khoa học, ñầy ñủ nên còn gây khó khăn cho

5

Phần II
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Để ñánh giá ñúng thực trạng và ñề ra các giải pháp nâng cao chất lượng
công tác văn thư, lưu trữ trong Trường, cần hiểu ñầy ñủ, sâu sắc về nghiệp vụ
của công tác văn thư, lưu trữ.
1. Về công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt ñộng ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội, các ñợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt ñộng
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt ñộng của cơ quan ñạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan ñến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, ñơn vị và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản ñến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản ñi

ký
hiệu
VB
Ngày,
tháng
VB
Trích
yếu nội
dung
VB
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
văn
bản
Ký
nhận
Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
……
…
……

……
….
……
.
……

Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký và ñóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản ñi
Bước 4: Chuyển giao văn bản ñi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản ñi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Sổ chuyển văn bản qua bưu ñiện hoặc ñến các cơ quan theo mẫu.
Ngày
tháng
Số ký hiệu
văn bản
Số lượng
bì văn bản
Nơi nhận văn
bản
Ký nhận và ñóng
dấu văn bản
1 2 3 5
…………. ……… ……… 7

Sổ chuyển văn bản trong nội bộ theo mẫu.
Ngày
tháng
Số ký hiệu
văn bản
(phiếugửi,
chuyển)

- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
Bước 1: Xác ñịnh danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng ñề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn ñề
hoặc theo ñơn vị, tổ chức.
Bước 3: Dự kiến các tiêu ñề hồ sơ
Bước 4: Quy ñịnh ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy ñịnh người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
- Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ ñược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu ñề hồ
sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
- Căn cứ vào ñặc trưng của văn bản tài liệu ñể chia thành các hồ sơ: Các
ñặc trưng cơ bản ñể lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn ñề, tác giả, thời gian, giao
dich, ñịa dư.
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
8

* Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc ñóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay ñóng vào các văn bản, không ñược cho ai
mượn. Dấu phải ñóng bên trái trùm lên 1/3 ñến 1/4 của chữ ký, dấu ñóng phải rõ
ràng ngay ngay ngắn.
Chỉ ñược ñóng dấu vào văn bản giấy tờ khi ñã có chữ ký hợp lệ, không
ñược ñóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu ñề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ
tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như ñề án, chương trình, dự thảo,
báo cáo … cần ñóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu ñóng trùm khoảng
1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ ñể ñảm bảo ñộ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan:

9

b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản ñến
- Đóng dấu văn bản ñến, ghi số, vào sổ ñăng ký
- Phân loại và trình lãnh ñạo
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến của các phòng ban
chức năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản ñi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn ñề sau:
a. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu
tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư
và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong ñó bao gồm văn bản ñi, văn bản
ñến, văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc
bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng
hoạt ñộng của cơ quan. Những cán bộ có trình ñộ cao, có năng lực thì bố trí
những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, ñọc soát văn bản, lập hồ
sơ… Các cán bộ có trình ñộ thấp hơn thì ñảm nhận những công việc ñơn giản
như: Vào sổ văn bản, viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình ñộ chuyên môn, trình ñộ văn hoá,
phải có những phẩm chất như: Trung thực, ñiềm ñạm, cẩn thận, lịch sự và giữ
luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh
hưởng ñến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
b. Hình thức tổ chức công tác văn thư

vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lý ñược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong ñó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có
thể xếp công tác văn thư vào hoạt ñộng ñảm bảo thông tin cho công tác quản lý
mà văn bản chính là phương tiện chứa ñựng, truyền ñạt, phổ biến những thông
tin mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan ñược nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa ñảm bảo chất
lượng, ñúng chế ñộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ ñể làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo ñảm giữ gìn ñầy ñủ thông tin về mọi hoạt ñộng của
cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt ñộng của cơ quan cũng như hoạt
ñộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh ñó
nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá
trình hoạt ñộng.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo ñiều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung
chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị.
Trong các quá trình hoạt ñộng của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập
hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt,
văn bản giữ lại không ñầy ñủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp,
nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
ñược công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn ñầy ñủ
những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị ñể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ ñể nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
11
2. Về công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất


* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong ñó tài liệu lưu trữ
ñược hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố ñịnh trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục ñích bảo quản hoàn chỉnh và sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác ñịnh thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu ñối với lưu trữ hiện hành;
xác ñịnh tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra ñể tiêu hủy;
12
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Bước 1
: Viết lịch sử hình thành phông
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ
Bước 3: Viết bìa hồ sơ
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc
* Xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ
Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất ñịnh ñể
nghiên cứu và quy ñịnh thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong
hoạt ñộng của các cơ quan, ñơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ ñó lựa chọn ñể bổ
sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khi xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong ñiều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu ñể xác ñịnh thời

việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện ñại.
* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ
ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu
lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.
Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy ñịnh của Nhà
nước, cụ thể là:
- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu
ñang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các
phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu.
- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm và báo cáo ñột
xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết ñịnh liên Bộ giữa
Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10
năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về
công tác lưu trữ và tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo ñịnh kỳ; kiểm tra ñột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ
chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo ñảm an toàn và sử dụng chúng hiệu
quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, ñơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ ñối với những hồ sơ chưa ñạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án ñã chọn

- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình ñược quyết toán;
- Tài liệu ảnh, phim ñiện ảnh, Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
d. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
quá trình hoạt ñộng của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của
một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính
xác nhất, chân thực nhất ñể nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt ñộng sáng tạo của
xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát
triển khoa học mà còn phục vụ cho các ñề tài khoa học và ứng dụng kết quả
nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết
ñánh giá rút ra những quy luật vận ñộng của tự nhiên và xã hội ñể dự báo chính
xác thúc ñẩy tiến trình phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ ñắc lực cho
việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã
hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức
nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan ñang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực
tiễn nó chứa ñựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu ñể xây dựng truyến
15
thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong
các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông.
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu ñã xử lý
trước ñó là rất quan trọng ñể hình thành nên văn bản. Các tài liệu ñược lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước

ñua xuất sắc, 1 năm nhận Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, 11 năm ñạt
danh hiệu Tập thể lao ñộng xuất sắc.
Trường hoạt ñộng theo quy ñịnh của Điều lệ Trường mầm non Ban hành
kèm theo Quyết ñịnh số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo và Luật Giáo dục.

16
Cơ cấu tổ chức của trường gồm: 2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng
2.1. Ưu ñiểm
Nhìn chung công tác Văn thư - lưu trữ của văn phòng trường mầm non
Hoa Hồng ñã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ ñược giao. Mối quan hệ giữa
thủ trưởng cơ quan với các tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng ñược thiết lập tốt.
Việc thực hiện ñúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt
ñộng văn thư lưu trữ có xu hướng ñi vào nề nếp. Có ñịnh biên cán bộ văn thư
lưu trữ có trình ñộ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể
hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và ñồng bộ. Việc
chuyển giao các loại văn bản ñi, ñến ñược thực hiện nhanh chóng, phân loại ñộ

199 học sinh
LỚP MG NHỠ: 06
294 học sinh
TỔ VĂN PHÒNG:
19
LỚP MG LỚN: 06
297 học sinh
17
những văn bản, tài liệu ñược hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu
hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những
tài liệu ñó, do ñó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn; hoặc
không lưu giữ ñầy ñủ. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Việc bố trí văn phòng hiện nay chưa hợp lý, chưa thực hiện ñược một
cách toàn diện chế ñộ bảo mật của tài liệu.
Các ñiều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu
trữ chưa ñáp ứng ñược so với yêu cầu hiện nay.
3. Nguyên nhân của ưu ñiểm, hạn chế
3.1. Nguyên nhân của ưu ñiểm
- Có sự chỉ ñạo kịp thời từ cơ quan cấp trên.
- Cán bộ quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ và ñược bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này.
- Đội ngũ giáo viên, nhân viên có tinh thần trách nhiệm và nghiêm túc
thực hiện nhiệm vụ khi ñược nhà trường giao.
3.2. Nguyên nhân của hạn chế
- Chưa nhận thức ñúng về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ.
- Tình trạng nhân viên làm công tác văn thư phải kiêm nhiệm thêm nhiều
nhiệm vụ nên việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế.
- Bên cạnh ñó tại một số cán bộ, giáo viên, nhân viên vẫn chưa hiểu rõ và
ñánh giá hết ñược các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên
chưa dành sự quan tâm, ñầu tư ñúng như yêu cầu của công tác này.

thư, lưu trữ
Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu ñầu tiên của một chu trình. Mọi
hoạt ñộng quản lý ñều ñược bắt ñầu từ khâu xây dựng kế hoạch.
Kế hoạch là xác ñịnh mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải ñạt ñược trong một
hay nhiều năm tới và các phương thức ñể ñạt ñược mục tiêu ấy… Có thể thấy,
việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường giống như việc tạo nên một cây
cầu nối giữa mục tiêu mà trường ñó ñạt ñược với phương thức ñể thực hiện ñược
các mục tiêu ấy.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ trưởng
cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, ñơn vị.
Xác ñịnh ñược tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế
hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường ñã tiến hành xây dựng kế
hoạch theo ñúng sự chỉ ñạo của cấp trên, phù hợp với ñiều kiện thực tế của nhà
trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường.
Để xây dựng ñược kế hoạch nhà trường ñã dựa trên các văn bản chỉ ñạo
của các cấp.

Quy ñịnh của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các văn bản
pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư và các ñối tượng liên quan ñến
công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc nhằm ñảm bảo tính thống
nhất trong hoạt ñộng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Về cơ bản các quy ñịnh ñối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản;
- Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc

Hướng dẫn

ý thức thực hiện tốt các quy ñịnh về văn thư lưu trữ.
Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua
việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến
khích tự học tập bồi dưỡng.
Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ ñi học phải có trọng tâm, cần phải xác
ñịnh ñúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng ñào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên
ngoài trình ñộ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại
ngữ ñể ñáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Trường tạo ñiều kiện, sắp xếp thời
gian tập huấn cho nhân viên văn thư, lưu trữ ñể nâng cao nhận thức tư duy mới,
ñặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện ñại vào công tác
của mình, có chính sách khuyến khích ñộng viên tinh thần và vật chất nhằm kích
thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường.
Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng
nhận thức và thời gian thực hiện của từng ñối tượng (phụ lục 3).
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao ñộng cho cán bộ, nhân
viên văn thư, lưu trữ.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của giáo viên, nhân viên văn thư, lãnh ñạo
Trường ñã có quy chế làm việc, ñồng thời qua từng thời kỳ tiến hành kiểm tra xem
xét và bổ sung sửa ñổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế.
2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ
công tác văn thư, lưu trữ
Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường ñã
bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn bản ñến và văn bản ñi.
20
Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng ñối tượng cán bộ, giáo viên,
nhân viên có liên quan ñến công tác văn thư, lưu trữ (phụ lục 4).
Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các ñối tượng liên
quan, sau ñó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn
trong Folder ñể làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau (phụ lục 5).
Xác ñịnh rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho từng ñối tượng, từng

lãnh ñạo ra ñược những quyết ñịnh kịp thời, chính xác, ñúng ñắn, góp phần phục
vụ công cuộc cải cách hành chính.
Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ
Để ñảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ ñược thực hiện tốt ngoài một số
biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số
công văn ñược chuyển ñến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài
liệu ñược lưu trữ có ñúng theo quy ñịnh hay không, nếu không ñúng phải kịp
thời ñiều chỉnh cho phù hợp.
21
Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các bộ phận, tổ
Chuyên môn rút ra ñược những mặt còn hạn chế ñể kịp thời khắc phục. Cũng
nhờ ñó, nhân viên văn thư ñề xuất các phương án tốt nhất ñể công tác văn thư,
lưu trữ ñược thực hiện theo ñúng quy ñịnh. Qua ñó, xác ñịnh ñược những tài liệu
cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những
tài liệu có giá trị quan trong sẽ ñược ñưa vào chế ñộ bảo quản ñặc biệt…
Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra ñòi hỏi phải thật khách quan, có làm
vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ . Bộ phận văn thư có
thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế của mình. Các tổ Chuyên môn, bộ
phận trong Trường cần phải coi trọng công tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần
trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ ñược giao, ñảm bảo thông tin
của Trường ñược giữ bí mật, an toàn.

lưu trữ ñược bổ sung kịp thời.
5. Làm tốt công tác kiểm tra, ñặc biệt là hậu kiểm tra.
Trong những năm gần ñây với yêu cầu cải cách nền hành chính của ñất nước
và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ñặc biệt là hệ thống văn bản hành chính
nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết.
Có thể theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản ñiện tử sẽ ñược lưu hành, những văn phòng không
giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất ñi vai trò, vị trí trong
mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản ñi, ñến dưới hình thức nào cũng phải
tập trung về một ñầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu ñiện
tử ñều ñược quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua ñó ñể chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức và ñó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để ñưa công tác này ñi vào nề nếp và ñạt
ñược những bước tiến dài, rất cần sự thay ñổi nhận thức của không ít người, ñặc
biệt là cấp lãnh ñạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
ñánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, ñừng vì những nhận thức chưa
ñúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những ñóng góp của ñội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
Đứng trước yêu cầu ñổi mới của ñất nước nói chung, quận Cầu Giấy nói
riêng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng ñã có nhiều bước
tiến ñáng kể, công tác văn thư, lưu trữ ñã dần ñi vào nền nếp, thực hiện nghiêm
túc, ñúng quy ñịnh, bảo ñảm việc phục vụ hoạt ñộng quản lý hành chính nhà
nước có hiệu lực, hiệu quả
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả ñạt ñược, cho ñến nay vẫn còn nhiều
vấn ñề trong lĩnh vực này còn chưa ñược giải quyết thỏa ñáng. Nó ñòi hỏi cần có
sự cải tiến, chấn chỉnh ñể phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công
tác văn thư, lưu trữ ñã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường
mầm non Hoa Hồng mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.

Đổi mới hình thức tập huấn: Tăng cường thực hành, trao ñổi tọa ñàm.
Trên ñây là thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa
Hồng và một số giải pháp của bản thân trong việc nâng cao chất lượng công tác văn
thư, lưu trữ của Trường. Rất mong nhận ñược sự góp ý của các cấp quản lý và các
bạn ñồng nghiệp ñể công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng nói
riêng, các cơ quan, ñơn vị, trường học trên ñịa bàn quận Cầu Giấy, Thành phố Hà
Nội nói chung ñạt hiệu quả cao ñáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, góp phần
thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước./. XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2013

Tôi xin cam ñoan ñây là SKKN của
mình viết, không sao chép nội dung của
người khác.
24
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ KẾ HOẠCH
Công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

Căn cứ Kế hoạch số /KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận
Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; tài


ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Số: / KH - HH

CÔNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cầu Giấy, ngày tháng năm 2012