    
1

Công tác văn thƣ - lƣu trữ có vị trí quan trọng đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ đất nƣớc. Bởi lẽ, công tác văn thƣ - lƣu trữ là toàn bộ các công
việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nƣớc. Nhƣ
chúng ta biết công việc của một cơ quan, tổ chức đƣợc tiến hành nhanh hay
chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do
việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có đƣợc cẩn thận hay không, đều có liên quan mật
thiết đến công tác văn thƣ - lƣu trữ. Từ đó góp phần làm tăng năng suất lao
động trong công tác và tiết kiệm đƣợc tiền của, công sức của Nhà nƣớc và nhân
dân.
Làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ sẽ giúp cho việc giải quyết công việc
cơ quan đƣợc nhanh chóng chính xác, đúng đƣờng lối, chính sách, chế độ.
Đồng thời, giúp việc kiểm tra công việc trong cơ quan, đơn vị đƣợc chặt chẽ
hơn. Giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ
cho việc tra cứu, giải quyết công việc trƣớc mắt và để nghiên cứu sử dụng lâu
dài.
Công tác văn thƣ, lƣu trữ còn tạo điều kiện bảo vệ đƣợc bí mật của Đảng,
Nhà nƣớc, ngăn chặn việc lạm dụng, những việc làm phi pháp của một số phần
thử xấu để hòng đƣợc lợi riêng.
Nếu làm tốt công tác lƣu trữ sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian tra cứu, các tài
liệu công văn sẽ không bị ách tắc, ứ đọng hoặc thất lạc. Đặc biệt trong thời đại
hiện nay với trình độ kỹ thuật hiện đại thì việc quản lý nhà nƣớc đối với lĩnh
vực này ngày càng trở nên khó khăn và cấp thiết, bởi sẽ nhanh chóng mất thông
tin khi lƣu trữ và cũng rất dễ dàng quản lý thông tin khi đầu tƣ đúng trang thiết
bị và nguồn lực con ngƣời.
Các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,

riêng.
Trong việc nghiên cứu đề tài còn nhiều thiếu sót về mặt khoa học cũng
nhƣ chuyên môn, bản thân rất mong quý thầy - cô góp ý để tiểu luận đạt kết
quả tốt, từ đó tạo tiền đề cho bản thân có nhiều kiến thức chuyên môn và những
kinh nghiệm quý báu về sau để có những chuẩn mực đúng để phục vụ đơn vị
tốt hơn.
   
3 C1
- 
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU
TRỮ


Công tác văn thƣ là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều
hành công việc trong cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.

- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ
chức nói chung trong quá trình quản lý.
- Làm tốt công tác văn thƣ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức đƣợc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lƣợng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn đƣợc bí mật quốc gia, hạn chế đƣợc bệnh quan liêu giấy

Đăng ký văn bản đến.
Trình văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến.
Tổ chức và theo dõi văn bản đến.
 Sao văn bản đến.
* 
Văn bản đi là loại công văn, giấy tờ do cơ quan, đơn vị ban hành gửi đi.
Gồm 4 bƣớc:
   
5 Kiểm tra lại văn bản.
Vào sổ đăng ký văn bản đi.
Chuyển văn bản đi.
Sắp xếp bảng lƣu văn bản.
* 
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Thể hiện tính quyền lực nhà nƣớc trong văn bản của các cơ quan nhà nƣớc.
Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
Phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu đƣợc sử
dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ
trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành
chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải đƣợc
quản lý thống nhất”.
* 
+ Dấu đƣợc bảo quản tại trụ sở cơ quan, tổ chức và đƣợc quản lý chặt

+ Trực tiếp giải quyết một số văn bản đến.
+ Phân phối và giao cấp dƣới giải quyết văn bản đến.
+ Ký và ban hành những văn bản quan trọng của cơ quan, Ủy quyền cho
cấp phó ký thay (KT) và cấp dƣới ký thừa lệnh (TL), thừa ủy quyền (TUQ),
những văn bản thuộc phạm vi đƣợc ủy quyền.
- Trách nhiệm của công chức văn phòng
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối và báo cáo thủ trƣởng cơ
quan về những công việc quan trọng.
+ Ký thừa lệnh những văn bản đƣợc thủ trƣởng cơ quan ủy quyền.
+ Kiểm tra pháp chế văn bản đi.
+ Tổ chức các hoạt động quản lý bộ phận văn thƣ cơ quan.
- Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan
   
7 + Giải quyết kịp thời văn bản đến theo yêu cầu của thủ trƣởng.
+ Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ công việc và giao nộp tào liệu vào lƣu trữ cơ quan.
- Trách nhiệm văn thƣ chuyên trách
Đối với quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Nhận văn bản đến;
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Trình văn bản đến;
+ Chuyển giao văn bản (khi đã có ý kiến phân phối văn bản);
+ Giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

nhiên và xã hội đƣợc phản ánh, thể hiện trong tài liệu lƣu trữ.
- Tính cơ mật: Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin đa dạng, nhiều mặt
của đời sống xã hội. Trong khối tài liệu lƣu trữ, có rất nhiều tài liệu mang thông
tin mật, bí mật đối với cơ quan, tổ chức bí mật quốc gia. Trong các khâu nghiệp
vụ của công tác lƣu trữ luôn mang tính cơ mật. Do vậy, cán bộ lƣu trữ phải
luôn có tinh thần bảo vệ bí mật, vì là ngƣời thƣờng xuyên tiếp xúc tài liệu lƣu
trữ trong hầu hết các khâu nghiệp vụ lƣu trữ.

Công tác văn thƣ chính xác sẽ góp phần cho lƣu trữ các văn bản của Nhà
nƣớc một cách rõ ràng và cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần
thiết. Nội dung công tác lƣu trữ gồm: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp
vụ.
- Hoạt động quản lý:
   
9 + Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lƣu trữ và chuyên môn
nghiệp vụ lƣu trữ.
+ Lập kế hoạch phƣơng hƣớng công tác lƣu trữ. Các cơ quan, tổ chức
xây dựng công tác lƣu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo
hƣớng dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
+ Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn các quy định của Nhà nƣớc về công tác
lƣu trữ ở các đơn vị trực thuộc.
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lƣu trữ.
+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh

- Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lƣu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt
động sáng tạo khoa học của xã hội đƣơng thời nên nó mang tính khoa học cao.
Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để làm tƣ liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy
luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tƣợng trong tự nhiên xã hội và tƣ
duy. Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lƣu trữ để kế thừa
những thành tựu đã có từ trƣớc, là cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học.
- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lƣu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một
cách trung thực quá trình hoạt động của một con ngƣời, một cơ quan, tổ chức
và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của
một quốc gia, một dân tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức.
Vì thế, tài liệu lƣu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để
nghiên cứu lịch sử. Nói cách khác tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu quan trọng
nhất.
- Ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lƣu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc.
Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con ngƣời đã để lại từ đời này qua
đời khác nhƣ di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lƣu trữ đã để
lại cho xã hội loài ngƣời các loại văn tự rất có giá trị.
   
11 Toám lại, tài liệu lƣu trữ có giá trị thực tiễn, phục vụ cho hoạt dộng thực
tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao. Tài liệu lƣu trữ quốc gia là di sản của dân
tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam
xã hội Chủ nghĩa.
1.2. QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƢ – LƢU TRỮ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy đủ và đúng hạn các
tài liệu có quy định thu hồi;
- Lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp thời các yêu cầu của cấp ủy và các ban
ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho lƣu trữ đúng thời hạn quy định.
Đảng đã xác định trong bất kỳ các ban ngành, lĩnh vực, đơn vị,
tổ chức cá nhân từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều phải thực hiện theo phƣơng
châm “Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lƣu trữ là một nhiệm vụ
quan trọng của các kho lƣu trữ”.
 
Trên cơ sở quan điểm của Đảng các cơ quan nhà nƣớc đã ban hành nhiều
văn bản quy phạm pháp luật để làm cơ sở pháp lý cho việc quản lý công tác văn
thƣ – lƣu trữ:
- Luật Lƣu trữ năm có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia.
- Pháp lệnh của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội số 30/2000/PL- UBTVQH
10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nƣớc.
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ
Quốc hội ban hành ngày 30/11/1982.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thƣ.
   
13 - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công

 Đảng và Nhà nƣớc ta rất quan tâm đến công tác văn thƣ - lƣu
trữ nên có nhiều văn bản qui định cụ thể về vấn đề này, một mặt góp phần nâng
cao năng lực quản lý, giữ gìn, lƣu trữ tốt tài liệu quốc gia, một mặt giúp tra cứu,
tìm kiếm tài liệu dễ dàng, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất
nƣớc. Do đó, nơi nào có sự quan tâm sâu sắc về công tác văn thƣ - lƣu trữ thì
nơi đó thực hiện tốt công tác này.
   
16 Thời gian qua Ủy ban xã Phú Vĩnh đã thực hiện tốt quy chế “Một cửa
thân thiện” nhận và trả kết quả, giải quyết kịp thời các yêu cầu thủ tục không
gây phiền hà cho ngƣời dân. Công tác lƣu trữ luôn đƣợc đảm bảo tốt, đồng thời
từng bƣớc đƣợc củng cố và nâng cao hiệu quả, chất lƣợng.
Các văn bản gửi đến cơ quan đều đƣợc thông qua văn thƣ và làm đúng
thao tác theo quy định của công tác văn thƣ, chính vì thế bộ phận văn thƣ luôn
chủ động trong công việc và phân loại từng loại văn bản một cách cụ thể khi
đƣợc đến cơ quan, để phục vụ tốt cho lãnh đạo trong việc tiếp cận và xử lý các
loại văn bản gửi đến cơ quan. Ngoài ra, trong thời gian qua địa phƣơng cũng đã
làm công tác lƣu trữ các loại văn bản, cụ thể mở sổ từng loại văn bản của từng
ngành vì thế khi có nhu cầu tham khảo hoặc tra cứu, tìm kiếm các loại văn bản
là rất dễ dàng và nhanh chóng góp phần làm ít tốn thời gian trong việc tra cứu
tài liệu khi cần thiết.
Cán bộ làm công tác văn thƣ có tinh thần trách nhiệm cao, thƣờng xuyên
nghiên cứu, học hỏi, trau dồi kiến thức và nâng cao năng lực nghiệp vụ chuyên
môn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nhằm từng bƣớc đƣa công tác văn
thƣ – lƣu trữ ở địa phƣơng đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng cao thông tin về
quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng.
Trụ sở Ủy ban nhân dân xã đƣợc bố trí tƣơng đối thuận tiện và trang bị
đầy đủ thiết bị nhƣ: Máy vi tính, có đƣờng truyền internet, máy Fax, điện thoại,
nơi làm việc thoáng mát lịch sự.
2.
- Chủ tịch UBND phụ trách chung, đi sâu khối nội chính, quản lý ngân
sách và tổ chức cán bộ.

- Phòng văn thƣ đƣợc bố trí sạch đẹp thoáng mát.
- Từ đầu năm đến nay đơn vị đã tiếp nhận văn bản đến và lƣu trữ văn bản
đi, thể hiện cụ thể:
+ Văn bản do trực tiếp của UBND xã gửi đi 495 văn bản
   
18 + Văn bản do UBND huyện gửi đến 646 văn bản
+ Văn bản do UBND tỉnh gửi đến 105 văn bản
+ Văn bản do Chính phủ gửi đến 13 văn bản
+ Quyết định xử phạt hành chính 11 văn bản
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ thực hiện theo phƣơng châm “Bảo quản tài
liệu lƣu trữ an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ
của xã đều đƣợc lƣu trữ tốt. Mặt khác, xã còn làm tốt công tác bổ sung, sƣu
tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc quá trình hình thành của xã, các tài
liệu liên quan đến chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội…
- Đơn vị luôn thực hiện nghiêm túc và tuân thủ theo Nghị định, Quy
định, Quyết định của Đảng và Nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng qui
định cụ thể về công tác văn thƣ - lƣu trữ và sử dung con dấu của đơn vị.
- Đơn vị thƣờng xuyên quán triệt sâu sắc đƣờng lối, chủ trƣơng, nghị
quyết của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nƣớc đến các bộ phận trong
đơn vị tạo mối quan hệ mật thiết, đoàn kết và thống nhất.
- Nhờ sự quan tâm, lãnh, chỉ đạo sâu sắc của cấp ủy Đảng, Nhà nƣớc;
bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các ngành có tính khoa học nên
công tác văn thƣ - lƣu trữ của bộ phận văn phòng đơn vị đã thực hiện tốt công
tác văn thƣ – lƣu trữ.

xuyên về cách bảo quản, giữ gìn các tài liệu của Đảng. Có tinh thần trách
nhiệm cao trong mọi công việc, có trình độ chuyên môn.
Tất cả công văn giấy tờ của văn phòng đều đƣợc đƣa vào máy vi tính
quản lý, đồng thời nó giúp cho việc soạn thảo văn bản đƣợc nhanh chóng,
chính xác.
Đơn vị có tủ sách pháp luật giúp cho việc tham khảo, nghiên cứu các văn
bản pháp luật thuận lợi và nhanh chóng trong soạn thảo văn bản, nhất là các
   
20 vấn đề có liên quan đến công tác xây dựng chính quyền và các chƣơng trình,
mục tiêu lớn của tỉnh, Chính phủ.
Cán bộ văn phòng luôn giữ mối quan hệ chặt chẽ với thủ trƣởng cơ quan,
với các ngành với nhau trong việc tổ chức tiếp nhận, giải quyết công văn đến,
công văn đi nên trong việc xử lý những công văn trong cơ quan đƣợc nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.


Bên cạnh những mặt đạt đƣợc còn có những hạn chế và những nguyên
nhân, cụ thể nhƣ:
- Việc mƣợn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chƣa tốt, đôi khi
mƣợn rồi không trả lại hoặc làm mất. Việc bóc bì và quản lý các loại văn bản
mật chƣa đƣợc phân định rõ ràng.
- Cơ sở vật chất chƣa đáp ứng yêu cầu cơ bản của công tác văn thƣ – lƣu
trữ phần lớn các kho bảo quản tài liệu lƣu trữ còn chật hẹp gây khó khăn cho
việc thu thập tài liệu.

trƣờng lớp chƣa nắm bắt đƣợc đầy đủ những quy định của Nhà nƣớc về công
tác văn thƣ - lƣu trữ, mà chỉ hƣớng dẫn từ cán bộ văn phòng, khối lƣợng công
văn tƣơng đối nhiều nên đôi lúc cán bộ văn thƣ không thể làm kịp theo thời
gian yêu cầu.
Hàng tháng văn phòng phải làm hàng loạt công việc nhƣ: Giấy tờ, photo,
in ấn, mua sắm các thiết bị phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ… mà kinh phí
thấp, chế độ chính sách chƣa thỏa đáng, điều đáng quan tâm là chế độ tiền
lƣơng của cán bộ văn thƣ quá thấp, nên một phần làm giảm đi sự nhiệt tình
trong công việc vì họ còn phải lo cho bản thân và gia đình.
Do chƣa am hiểu sâu về những quy định của Nhà nƣớc về công tác văn
thƣ- lƣu trữ nên cán bộ văn thƣ - lƣu chấp hành chƣa nghiêm chỉnh qui định
của pháp luật chẳng hạn nhƣ văn bản mật của cơ quan đôi lúc còn để tiết lộ.
   
22 
Từ những ƣu điểm và tồn tại những khuyết điểm trong công tác văn thƣ -
lƣu trữ ở địa phƣơng cần đƣợc sửa chữa. Bản thân rút ra một số vấn đề cần phải
học hỏi là:
Nếu ta luôn thực hiện nghiêm túc việc chấp hành tốt các qui định của
pháp luật về công tác văn thƣ - lƣu trữ sẽ góp phần vào việc quản lý hành chính
nhà nƣớc có hiệu quả và đạt kết quả cao.
Sự quan tâm lãnh, chỉ đạo của cấp uỷ Đảng và lãnh đạo Ủy ban nhân dân
xã sẽ làm công tác văn thƣ - lƣu trữ đạt hiệu quả cao, nề nếp, khoa học và cần
có sự nhận thức sâu sát về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ
- lƣu trữ đối với hoạt động quản lý của nhà nƣớc.

công văn, tài liệu và cấm hủy bỏ những công văn tài liệu ấy nếu không có lệnh
của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cho phép hủy bỏ”, “Chủ động xử lý thông
tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại” nhằm nâng cao sức tổng hợp,
góp phần nâng cao năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, bảo đảm sự
sống còn và phát triển của mỗi cơ quan.
- Tập trung nâng cao chất lƣợng tổng hợp trƣớc hết là chất lƣợng chính
trị của bản thân ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ, phải quán triệt sâu sắc
đƣờng lối quan điểm của Đảng, nâng cao giác ngộ chính trị, giác ngộ giai cấp,
nhận thức đúng đắn về nhiệm vụ, xây dựng bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên
định mục tiêu độc lập dân tộc gắn liền với xây dựng chủ nghĩa xã hội.
- Đến năm 2015 cán bộ làm công tác văn thƣ - lƣu trữ phải hoàn thiện
đƣợc về chuyên môn lẫn nghiệp vụ, củng cố và nâng chất lƣợng hơn để đáp ứng
ngang tầm với nhiệm vụ xây dựng đất nƣớc ngày càng đi vào chiều sâu.
- Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ – lƣu trữ, từng bƣớc
cụ thể hóa văn thƣ – lƣu trữ ở địa phƣơng.
- Nắm chắc hai nhiệm vụ chiến lƣợt trong giai đoạn cách mạng hiện nay,
một là phải tích cực đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, chống đói
nghèo lạc hậu, mặt khác nắm vững mục tiêu bảo vệ tổ quốc trong giai đoạn mới
của cách mạng Việt Nam, giữ vững ổn định chính trị tạo điều kiện thuận lợi
cho phát triển kinh tế xã hội.
   
24 - Tăng cƣờng sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ,
làm cho đội ngũ này vừa là đội ngũ chính trị trung thành tin cậy của Đảng, Nhà
nƣớc và nhân dân vừa là đội ngũ xung kích trong tình hình mới.


- Cần nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác văn thƣ - lƣu
trữ từ Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã, trƣởng các ban ngành, đoàn thể xã, ấp và
đến ngƣời làm công tác văn thƣ - lƣu trữ.
Lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn thƣ
- lƣu trữ. Trên cơ sở đó cần quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo và nên có sự đầu tƣ
theo nhu cầu của công tác văn thƣ - lƣu trữ. Nếu quan tâm thích đáng vào công
tác này thì sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc quản lý và bảo quản tài liệu
lƣu trữ.
- Tổ chức thực hiện tốt chức trách trong công tác văn thƣ - lƣu trữ của
ngƣời đứng đầu cơ quan, đơn vị. Ngƣời làm công tác văn thƣ - lƣu trữ phải có
tinh thần trách nhiệm cao, luôn học hỏi để nâng cao năng lực chuyên môn, từ
đó nhận thức rõ sự cần thiết ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thƣ -
lƣu trữ để đƣa công tác này vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu lực hiệu quả quản
lý hành chính ở xã.
- Mỗi cán bộ - đảng viên phải thƣờng xuyên trau dồi kiến thức, tự nâng
cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ trong công tác văn thƣ - lƣu trữ.
- Cán bộ văn thƣ có tinh thần trách nhiệm trƣớc mọi nhiệm vụ đƣợc giao,
không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm.
- Quản lý tốt các phƣơng tiện trong thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ
và sử dụng, quản lý tốt con dấu cơ quan, đây là trách nhiệm của cán bộ làm
công tác văn thƣ.
- Cải cách lề lối làm việc một cách có khoa học, hiện đại. Có quy chế về
công tác văn thƣ – lƣu trữ của đơn vị.
- Nâng cao chất lƣợng quản lý tài liệu, chỉ đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài
liệu, giảm bớt những giấy tờ không còn hiệu lực pháp luật trong đơn vị.