ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN HỮU DANH THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI
CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
HÀ NỘI, 2009
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


2. Mục tiêu của đề tài 5
3. Phạm vi nghiên cứu 5
4.Đối tượng nghiên cứu………………… ………………………………….6
5. Lịch sử nghiên cứu 6
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 7
7. Phương pháp nghiên cứu 8
8. Bố cục của luận văn 8
CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
LƢU TRỮ 10
1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10
1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15
1.3. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18
1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành 20
1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử 21
1.4. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong
giai đoạn hiện nay 23
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI
LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 30
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính

2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính 30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính 33
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính 35
2.2. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tài chính 39
2.2.1. Tài liệu quản lý chung của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ 39
2.2.2. Tài liệu, văn bản quản lý chuyên ngành 44

2
2.2.3. Tài liệu khối báo chí xuất bản 52

3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ
Bộ 85

3

PHẦN KẾT LUẬN………………… ……………… 88
PHỤ LỤC……………………………………………………………………89

4
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong
các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn
của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Khối tài liệu này
chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của
những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích
khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân
dân, chúng ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết là
Thông đạt số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Hồ
Chủ tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ
sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi
về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ". Điều đó cho thấy
từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp
để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư

Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài
chính gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu
được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho
công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy
định về công tác văn thư, lưu trữ

6
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những
hạn chế về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn bản hoàn
chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu
nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao
nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh
chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành,
nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Tài chính lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập,
quản lý loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh
khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu
không đạt hiệu quả cao.
Từ thực tế này, chúng tôi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên
ngành " Lưu trữ học và Quản trị văn phòng" của mình. Thông qua đề tài này, chúng
tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành tài chính hiểu và quan tâm đến
công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Tài
chính nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung.
2. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính.
- Thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Lưu trữ Bộ Tài chính
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu
trữ Bộ Tài chính đạt hiệu quả nhất.

các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); ''Cơ sở khoa học
của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã
hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn
Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để
bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ
nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý
Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)
Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học
của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề
này như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng -
Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Nhận xét
về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn
Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập
và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà-
khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài
liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào
Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng năm 2000) và rất nhiều bài viết của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư
– Lưu trữ Việt nam.
Các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất
định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong
hoạt động của cơ quan. Đây cũng là những tài liệu rất tốt để chúng tôi tham khảo
khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này chúng tôi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng
công tác thu thập tài liệu ở Bộ Tài chính, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời

9
kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quản của hoạt động này. Bởi vì theo chúng
tôi đây là khâu đầu tiên quyết định đến hiệu quả công tác lưu trữ của Bộ.
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

thầy giáo hướng dẫn PGS Nguyễn Văn Hàm trong suốt quá trình thực hiện đề tài
này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà nội, ngày 29 tháng 12 năm 2009
Học viên
Nguyễn Hữu Danh
11
niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Trong giáo trình lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ các tác giả đã cho rằng:
“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan đến việc xác định
nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn
bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nướ quy định” [9;130].
Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu lại có quan điểm khác, có cách đánh giá
khác về vấn đề này. Chẳng hạn trong tác phẩm “Phương pháp lựa chọn và loại hủy
tài liệu ở các cơ quan” có đưa ra khái niệm thu thập, bổ sung như sau:
“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo
danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu
trữ” [19;96].
“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống các khu vực thẩm quyền
của phòng lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu
thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [19;96].
Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về
thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận nào đi chăng nữa thì việc thu thập,
bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp vào các lưu trữ. Chính vì vậy theo quan điểm của chúng tôi thu thập, bổ
sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu

13
vào các lưu trữ. Qua đây sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục
vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả.
Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những
chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào

“Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài
liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định”. Như vậy, nguồn tài liệu bổ
sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng cơ
quan là nguồn nộp lưu đó người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu
được hình thành ra để thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Những tài liệu được thu thập
này là những tài liệu phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đó hoặc quá trình hoạt động của cá nhân đó.
Như vậy nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân
là nguồn nộp lưu. Trong từng danh mục người ta sẽ xác định những thành phần tài
liệu chủ yếu, có ý nghĩa thực tiễn và lịch sử có thể sử dụng phục vụ khai thác sử
dụng trước mắt cũng như lâu dài. Chẳng hạn đối với một cơ quan bất kỳ là nguồn
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì thông thường thành phần tài liệu được xác định trong
cơ quan đó bao gồm:
- Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành.
- Các tài liệu về kế hoạch, thống kê.
- Các tài liệu về tổ chức, cán bộ.
- Các tài liệu về lao động, tiền lương.
- Các tài liệu về văn thư – lưu trữ.

15
- Các tài liệu về chuyên môn.
- Các tài liệu về nghiên cứu khoa học.
Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần
tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị
phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp
lưu vào các lưu trữ.
Chúng ta biết rằng công tác thu thập, bổ sung ảnh hưởng đến rất nhiều các
công đoạn khác của công tác lưu trữ do vậy các lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử
muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì phải đảm bảo được nhiều yêu cầu
nhưng trước hết phải xác định được nguồn bổ sung một cách đầy đủ và chính xác

sung tài liệu là hết sức khó khăn, phức tạp. Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ
khác của công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ.
Đồng thời nó cũng liên quan đến nhiều khái niệm khác đòi hỏi cần có sự phân tích
và làm sáng tỏ. Đây đúng là vấn đề lý luận cần có sự đầu tư nghiên cứu và kiểm
nghiệm qua thực tế công tác lưu trữ.
1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ.
Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội.
Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các
lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế và chính trị. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông
tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại
từ đầu. Chính vì thế đã từ rất lâu, trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến
công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là chiến tranh, thời tiết khắc
nghiệt, phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu
của các thời kỳ đó. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài
liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội.

17
Để có được những đóng góp như thế công tác lưu trữ phải làm tốt tất cả các
khâu nghiệp vụ của mình như thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị, phân loại
tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng… Mỗi khâu đều có tầm quan trọng, vai trò, vị trí
nhất định và các khâu lại có mối quan hệ lôgic với nhau. Trong các khâu nghiệp vụ
này thì thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là khâu nghiệp vụ giữ vị trí hàng
đầu và quan trọng. Các cơ quan lưu trữ cần tập trung mọi nguồn lực để làm tốt
công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Đây là vấn đề ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu
nghiệp vụ khác, nó có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ, tạo
ra cơ sở, tiền đề để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công tác có liên quan. Xét
về lâu dài nếu các tài liệu được bổ sung, thu thập đầy đủ, có giá trị, ý nghĩa cao thì
sẽ góp phần to lớn vào việc mở rộng khả năng sử dụng, không những đóng góp
quan trọng cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn có ý nghĩa trong việc nghiên
cứu lịch sử trong tương lai. Cho nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu là rất cần

cơ quan đó không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò,
vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội.
Thu thập, bổ sung tài liệu cũng liên quan tới công tác thống kê và kiểm tra
tài liệu. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu phải được kiểm tra và thống kê
theo nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thông qua công tác này các cơ quan lưu trữ sẽ
phát hiện những sai sót, đề ra các kế hoạch biện pháp để thu thập đầy đủ những tài
liệu còn thiếu, những tài liệu có thể sẽ bị hư hỏng cần phải tu bổ, phục chế và hạn
chế sử dụng trực tiếp những tài liệu này. Điều này cho thấy khi thu thập tài liệu
người ta phải luôn luôn thống kê, kiểm tra và tìm cách khắc phục những hạn chế.
Khi tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phải tính
đến khả năng sử dụng những tài liệu này, tức là tính đến giá trị sử dụng của chúng
trong thực tế. Có rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau phải có biện pháp thu thập

19
bổ sung và thống kê theo cách khác nhau nhằm thu thập đầy đủ, bảo quản an toàn,
phục vụ nghiên cứu sử dụng hợp lý, lâu dài. Điều đó liên quan đến công tác bảo
quản tài liệu, ứng với mỗi loại khác nhau phải có chế độ bảo quản khác nhau và
phải được tiến hành ngay từ khâu thu thập chúng. Nó cũng thể hiện mối quan hệ
giữa thu thập, bổ sung tài liệu với bảo quản tài liệu phục vụ trong tương lai.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu muốn tiến hành tốt phải dựa trên những
quy định của nhà nước mang tính pháp quy và trên cơ sở những hướng dẫn cụ thể
của các cơ quan quản lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và biện pháp cần thiết. Trên
cơ sở này các cơ quan lưu trữ mới có thể thu thập, bổ sung được đầy đủ nhất, giúp
quản lý tập trung thống nhất tài liệu tại các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, tổ
chức khoa học chúng để phục vụ trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân.
Thông qua hoạt động thu thập bổ sung nguồn tài liệu tại các lưu trữ ngày càng dồi
dào, đầy đủ, mở rộng về mọi mặt tạo cơ sở quan trọng để các khâu nghiệp vụ khác
của công tác lưu trữ phát triển theo dần đến sự hoàn thiện hơn của công tác lưu trữ.
Nếu không có được nguồn tài liệu dồi dào thì các khâu nghiệp vụ khác của công tác
lưu trữ sẽ không phát triển được.

của công tác thu thập đối với công tác lưu trữ, nên tài liệu đã được tập trung tương
đối đầy đủ, số lượng tài liệu đã hoàn thiện hơn.
Để quản lý khối tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam một cách tốt
nhất người ta chia phông lưu trữ quốc gia thành hai phông là Phông lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Các phông này chịu sự
quản lý của một cơ quan nhất định bên Đảng là Cục Lưu trữ văn phòng Trung ương
Đảng còn bên Nhà nước là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Việc phân chia rõ
ràng này đã hình thành hai khu vực thẩm quyền thu thập khác nhau, một bên thuộc

21
về Đảng, Đoàn thanh niên một bên là nhà nước và các tổ chức khác. Tất cả những
tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, Đoàn
thanh niên được lựa chọn, thu thập, bổ sung vào hệ thống các cơ quan lưu trữ của
Đảng còn tất cả các tài liệu các cơ quan thuộc nhà nước, cá nhân dòng họ được thu
thập bổ sung vào các cơ quan lưu trữ của Nhà nước. Có sự phân chia này là do đặc
điểm khác nhau giữa tài liệu của Đảng và của Nhà nước, cần có chế độ bảo quran,
thu thập riêng để đảm bảo chất lượng của công tác lưu trữ và giữ gìn bí mật của tài
liệu. Thông qua việc phân chia tạo nên nhiều điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm
công tác lưu trữ, hạn chế được những khó khăn, phứ tạp trong các hoạt động nghiệp
vụ nâng cao được hiệu suất làm việc. Việc phân cấp thẩm quyền thu thập bổ sung
tài liệu được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương, tạo thành hai hệ
thống cơ quan lưu trữ song song cùng tồn tại hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động
nghiệp vụ, nhằm đảm bảo khai thác tốt nhất, có hiệu quả nhất các tài liệu lưu trữ
phục vụ đất nước và các cá nhân. Việc phân chia thể hiện sự quan tâm đúng mức,
cụ thể của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ, phù hợp với đặc thù của
từng loại cơ quan, tài liệu; đơn giản hóa các hoạt động nghiệp vụ nhưng chặt chẽ và
khoa học.
Đối với Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chúng tôi tập trung vào hai tổ
chức lưu trữ là: Lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đó là hai loại hình lưu trữ cho
phù hợp với tình hình tài liệu cụ thể ở mỗi cơ quan. Tài liệu sau khi giải quyết xong

nhất định để đảm bảo hiệu quả cao nhất, chất lượng tốt nhất và đảm bảo thời gian
đúng đắn khi chuyển giao vào lưu trữ lịch sử. Cụ thể thời gian đối với tài liệu phải
nộp lưu vào lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 như
sau:
“Sau 10 năm kể từ năm tài liệu ở giai đoạn văn thư được nộp vào lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương.

23
- Sau 5 năm kể từ năm tài liệu ở giai đoạn văn thư được giao nộp vào lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
Đối với một số cơ quan như Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao thì
Chính phủ sẽ quy định thời hạn giao nộp. Còn đối với tài liệu lưu trữ về khoa học
công nghệ, văn học nghệ thuật, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa âm thanh, đĩa hình
và vật mang tin khác theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương”[24;12]
1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lƣu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng
bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử của
đất nước. Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt, quản lý
chặt chẽ tuy nhiên nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt thành vấn
đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho. Để thu thập được đầy đủ các
tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu trữ lịch sử mà là
trách nhiệm chung của tất cả các cán bộ công chức, viên chức có liên quan. Nếu thu
thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ quan lưu trữ, phục vụ
được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại lợi ích cho nhà nước và
cá nhân. Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo
quy định của nhà nước đều phải có trách nhiệm chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng
hạn và đảm bảo chất lượng. Đó chính là danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử. Khu
vực thẩm quyền là phạm vi hành chính – lãnh thổ mà trên đó tài iệu của các cơ
quan được hình thành và quản lý thống nhất. Việc làm rõ khu vực thẩm quyền là rất