PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG THCS
=============
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG HỌC PHỔ THÔNG”
Người thực hiện:
Tổ:
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
A. LỜI NÓI ĐẦU.
I-LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
1/ Lý do khách quan:
Công tác xây dựng thư viện, thiết bị được xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong năm
học 2005-2006 của Giáo dục Hướng Hoá. Việc xây dựng Thư viện đạt chuẩn theo Quyết
định số 01/2003/QĐ – BGD&ĐT của Bộ Giáo dục-Đào tạo và công văn số 11185/GDTH
ngày 17 tháng 12 năm 2004 của Bộ Giáo dục về việc hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn thư
viện trường phổ thông là việc làm khó đòi hỏi phải đầu tư toàn diện: Từ Cơ sở vật chất, tủ
giá chuyên dùng, sách báo, tạp chí; phòng đọc, các phương tiện điều kiện làm việc… mà
quan trọng hơn là yêu cầu về việc sử dụng thư viện sao cho đạt hiệu quả; tức là phải
đánh giá công tác thư viện trên hiệu quả sử dụng của nó.
Để đáp ứng yêu cầu đó, Lãnh đạo và Giáo viên phụ trách thư viện các trường học phải
nắm được thông tin hằng ngày, hằng tuần; nhưng nếu không có sự trợ giúp của máy tính
sẽ rất vất vã, mất nhiều công sức, thiếu chính xác…
Phần mềm quản lý thư viện sẽ giúp cho chúng ta giải quyết những khó khăn đó. Trường
THCS Lao Bảo là trường đạt chuận quốc gia, trang bị máy móc, phòng thực hành đầy đủ,
dưới sự lãnh đạo của một hiệu trường Người rất yêu thích tin học, là người đặt viên gạch
đầu tiên cho sự phát triển công nghệ thông tin cho nghành giáo dục huyện nhà. Nhà
trường đã đâu tư cho thư viện đầy đủ máy móc, sách báo … Do vậy quản lý thư viện là
bằng máy tính là việc làm cấp thiết cho việc này.
2/ Lý do chủ quan :
- Bản thân được đào tạo với chuyên môn sư phạm tin học, tinh thần muốn nghiên

DKTQ_NHAP.DBF thông tin sách được nhập hàng kỳ, hàng năm theo chứng từ
DKTQ_XUAT, thông tin sách thanh lý hàng kỳ hàng năm theo chứng từ.
SACHTL.DBF, sách thanh lý hàng năm, hàng kỳ.
- Giao diên của phần mềm thông qua hệ thống các menu, các hộp thoại tiếng việt dễ
hiểu giúp người dùng để sử dụng.
- Phần mềm tương thích với các hệ điều hành windows. Dung lượng bộ nhớ chỉ
chiếm 27.22 Mb.
- Cài đặt đơn giảm, dễ nâng cấp.
Người thực hiện: Trường THCS
3
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
Chương II Giới thiệu về phần mềm: Thư viên.
Phần mềm quản lý thư viện của trường THCS Lao Bảo:
Phần mềm quản lý thư viện Versoin 1.0 của trường THCS Lao Bảo là phần mềm
tự xây dựng trên yêu cầu của công tác quản lý thư viện tại trường THCS Lao Bảo. Chính
phần mềm này đã giúp cho Lãnh đạo và Giáo viên phụ trách thư viện những công việc
một cách nhanh chóng; cụ thể như sau:
- Thống kê các loại sách.
- Tìm kiếm các thông tin: Tìm kiếm các loại sách; tìm kiếm danh sách bạn đọc chưa
trả sách, tìm kiếm trên mạng…
- Thống kê báo cáo các loại theo yêu cầu (trực báohàng tuần, báo cáo hàng tháng,
báo cáo cuối kỳ, cuối năm…)
- Tự động làm được thẻ đọc cho toàn bộ giáo viên và học sinh trong toàn trường.
- Quản lý việc sử dụng thư viện của CBGV và học sinh.
- In các loại sổ: Sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, in thẻ bạn đọc…
Đây là phần mềm khá dễ sử dụng, không đòi hỏi Giáo viên phụ trách thư viện phải
giỏi về tin học, chỉ yêu cầu quá trình sử dụng cần thực hiện đúng hướng dẫn của tài liệu
hướng dẫn sử dụng phần mềm thư viện này.
Tuy nhiên, đây là phần mềm mới được ứng dụng lần đầu, nhà trường xây dựng vì
mục đích góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sử dụng thư viện. Là phần mềm

II- Bước 2: Khai báo cấu hình cho phần mềm quản lý thư viện 1.0:
Sau khi cài đặt phần mềm vào máy, bước đầu tiên trước khi sử dụng là
phải khai báo cấu hình cho phần mềm. Để khai báo cấu hình cho phần mềm
quản lý thư viện, từ màn hình chính (hình 3) ta vào trình đơn “NHẬP\ NHẬP
CẤU HÌNH” .
Màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại đặt cấu hình như hình 4. Từ hộp thoại này ta
chọn nút “SỬA” để đặt cấu hình (đặt lại tên trường, thôn, xã, huyện, tỉnh, Giáo viên
phụ trách thư viện, năm học). Sau khi đặt cấu hình xong ta chọn nút “ lưu”.
Để thoát khỏi hộp thoại đặt cấu hình ta chọn nút “thoát”.
Nếu giao diện chưa chuyển sang tiếng việt ta thực hiện bước cài đặt phong như sau:
- Nháy vào biểu tượng Setfont.exe
- Đợi một lúc máy sao chép nhưng font cần thiết cho máy.
- Khởi động lại máy tính để hoàn thành.
Người thực hiện: Trường THCS
5
Màn hình chính của
phần mềm QL thư
viện như hình 3.
Màn hình chính sẽ
chứa trình đơn của
các chức năng sẽ sử
dụng sau này.
(Hình 3)
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
Chương IV: nhập sách
1- Nhập sách vào kho:
Nếu phần mềm mới cài đặt và sử dụng lần đầu đòi hỏi bước 3 bắt buộc phải
nhập sách vào kho. Đây là bước sẽ mất thời gian nhiều nhất, vì phải nhập toàn bộ
thông tin về các loại sách, băng, đĩa… của thư viện đang có.
Để nhập sách vào kho ta thực hiện các thao tác như sau: Vào trình đơn

3, Nhập thông tin về bạn độc:
Để nhập thông tin về người mượn, chọn trình đơn “ NHẬP \ BẠN ĐỌC”. Màn
hình xuất hiện hộp thoại như hình 6 sau:
- Để nhập thông tin về người mượn, ta thực hiện các bước theo thứ tự:
+ Cbọn nút “ thêm”.
+ Nhập các thông tin: Mã số ( Lưu ý quan trọng: Mả số là thông tin quan
trọng không thể bỏ qua, mỗi CBGV, học sinh có một mả số khác nhau –
không được trùng nhau).
Ví dụ: - CBGV mang số từ 01; 02;03;04… đến 100;
- Khối 6: 6A: mang số 6A1; 6a2;6A3…. đến 6A45 (6A Có 45 HS);
Người thực hiện: Trường THCS
7
(Hình 6)
Ta lần lượt nhập các thông
tin theo yêu cầu như trong
hộp thoại. Các nút lệnh để
sử dụng các chức năng
nhập CSVC thực hiện như
trong hộp thoại nhập sách
vào kho đã nói ở trên.
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
6B: Mang 6B1, 6B2; 6B3…. đến 6B47 (6B Có 47 HS);
….
- Khối 7: 7A: Mang số 7A1; 7A2;7A3….đến 7A39 (7A Có 39 HS);
…
- Khối 8&9: Tương tự như trên. Sau đó nhập các thông tin khác như trong hộp
thoại.
- Khối 5: Lớp 5A: Mang số 5A1; 5A2; 5A3….đến 5A39 (5A Có 39 HS);
Lớp 5B: Mang số 5B1; 5B2; 5B3….đến 5B38 (5B Có 38 HS);
…

+ Trong trường hợp sách đã có người mượn, chương trình báo cho chúng ta
biết “ Cuốn sách đã có người mượn” và không thực hiện được thao tác ghi sổ
mượn.
b- Trả sách:
Vào trình đơn: NHẬP\BẠN ĐỌC \MƯỢN SÁCH. Xuất hiện hộp thoại trả
sách, buộc chúng ta phải nhập mật khẩu vào khung (Mật khẩu của chúng tôi tạm sử
dụng là các số: 123). Có thể thay đổi mật khẩu ở chức năng thay đổi mật khẩu ở
phần sau.
Khi nhập đúng mật khẩu, chương trình sẽ sản sàng cho ta trả sách. Việc trả
sách rất đơn giản, ta chỉ cần bỏ con chèn của chuột vào cuốn sách nào và chọn chấp
nhận thì máy sẽ tự động ghi vào danh sách trả sách (Ghi đúng ngày trả theo ngày
được cài đặt trong máy) – Như hình 9 dưới đây:
Lưu ý: Những cuốn sách đã trả, chương trình tô màu vàng cho chúng ta dễ
phân biệt, nhưng không đưa ra khỏi danh sách để tiện cho việc kiểm tra sử dụng
trong cả năm học.
c, In chứng từ người mượn chưa trả sách:
Vào trình đơn: NHẬP \ BẠN ĐỌC \ IN CHỨNG TỪ. Chường trình sẽ cho ta
danh sách của những người mượn sách chưa trả. Danh sách ghi rõ từng tên
sách, ngày mượn…
d, Tìm kiếm sách: Đây là một chức năng hổ trợ cho CBGV, học sinh và Giáo viên
phụ trách thư viện tìm kiếm sách một cách nhanh chóng, để tìm kiếm sách ta chọn
trình đơn: TÌM KIẾM\ TÌM KIẾM SÁCH. Chương trình xuất hiện hộp thoại như
hình 10 sau đây: (Có thể xem chức năng này thay tủ mục lục, để CBGV tìm kiếm
sách dễ dàng)
Người thực hiện: Trường THCS
9
(Hình 9)
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
- Có thể tìm kiếm theo các nhóm như sau: Tìm kiếm theo ký hiệu giá (Số
ĐKCB); Tên sách; Tác giả, Nhà xuất bản, năm xuất bản, nơi xuất bản…Tìm

Người thực hiện: Trường THCS
11
(Hình 11)
(Hình 12)
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
cầu phải nhập đúng các thông tin trong hộp thoại (Tuần, từ ngày, đến ngày, các
công việc đã làm, ý kiến đề nghị…
Để in báo cáo ta chọn “ In báo cáo” Ta sẽ có một báo cáo hoàn chỉnh, thống
kê được các thông tin khác trong tuần như: Tổng số sách báo mới nhập, số người
mượn, …
2- Báo cáo cuối tháng: Như báo cáo cuối tuần, nhưng thống kê 4 hoặc 5 tuần
trong tháng. Cách sử dụng như trên.
3- Sơ kết học kỳ I hoặc Tổng kết năm học:
Để sử dụng ta thực hiện như các báo cáo trên. Lưu ý: Nếu sơ kết HKI ta chọn
“Học kỳ I”; nếu tổng kết năm học ta chọn cả “học kỳ I” và “học kỳ II”
Người thực hiện: Trường THCS
12
(Hình 13)
(Hình 14)
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
4- Báo cáo số lượng sách trong kho: Phần mềm sẽ cho ta danh mục của toàn
bộ sách trong kho.
5- Chi tiết mượn sách trong tuần: Vào trình đơn “ BÁO CÁO\ CHI TIẾT
MƯỢN SÁCH TRONG TUẦN” (Của GV riêng, Học sinh riêng) màn hình sẽ
xuất hiện hộp thoại như hình 16. Ta phải nhập tuần thứ mấy, sau đó chọn nút
“chấp nhận”. Phần mềm sẽ đưa ra danh sách những CBGV và học sinh mượn
sách trong tuần.
6-Thống kê sách cuối kỳ: Là chức năng thống kê sách cuối kỳ, cuối năm (hoặc
bất kỳ thời điểm nào trong năm học) theo từng loại khác nhau, giúp cho công tác
kiểm tra và kiểm kê nhanh chóng. Để thực hiện chức năng này ta vào trình đơn”

hình xuất hiện hộp thoại như hình 19. Để xoá dử liệu cũ ta phải nhập mật khẩu, sau
Người thực hiện: Trường THCS
14
(Hình 17)
(Hình 18)
Đề tài SKKN quản lý thư viện trường phổ thông
đó chọn “ Đồng ý”, phần mềm sẽ xoá toàn bộ dử liệu cũ của những người mượn
của năm trước.
4- Chuyển dử liệu năm sau: Là chức năng giúp cho Giáo viên phụ trách thư
viện chuyển dử liệu bạn đọc qua năm sau:
o Giáo viên: Chương trình sẽ chuyển sang năm mới, không phải nhập lại toàn
bộ, sau khi chuyển phải nhập thêm những người mới đến hoặc xoá bỏ những người
đã chuyển đi.
o Học sinh: Chương trình sẽ tự động chuyển lớp 6 lên lớp 7; lớp 7 lên lớp 8; lớp
8 lên lớp 9 và xoá bỏ lớp 9 đã ra trường. Giáo viên phụ trách thư viện phải nhập
thêm số học sinh mới tuyển ( Lớp 6 mới và các HS mới chuyển đến) đồng thời xoá
bỏ những học sinh đã chuyển trường hoặc bỏ học.
Để chuyển dử liệu qua năm
sau, ta vào trình đơn TRỢ
GIÚP\ CHUYỂN DỬ
LIỆU…; màn hình xuất hiện
hộp thoại như hình 20. Ta
nhập mật khẩu vào khung,
chương trình sẽ tự động
chuyển dử liệu cho ta theo
yêu càu ở trên.
VI, Kết quả
Trường đã triển khai ứng dụng phần mềm thư viện trong năm học 2007- 2008 và
đạt kết quả như sau:
Nội dung công việc Tốt Chưa tốt

những phiên bản sau tốt hơn, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý thư
viện đáp ứng tình hình mới.
Để hoàn thành Đề tài này tôi chân thành cảm ơn về phía phòng giáo dục đã
tạo điều kiện cho tôi được đi tập huấn về nghiệp vụ thư viên.
Cảm ơn thầy giáo Hoàng Phú Đức hiệu trưởng nhà trường sát sao giúp đở về
vật chất đóng góp ý kiến rất quý báu.
Cảm ơn đồng chí Trần Thị Huyễn Lương cán bộ thư viên, THCS Lao Bảo
giúp tôi điều chỉnh một số biểu mãu, và kiểm tra một số lổi quan trọng.
Đây là phần mềm thư viện được thiết kế nhằm phục vụ công tác thư viện trường
phổ thông nhằm giúp cho cán bộ thư viện quán lý sách, cho mượn, thông kê báo
cáo.
Là phần mền ở Version 1.0 nên chắc chắn không thể có nhiều thiếu sót kính
mong quý trường đưa vào áp dụng và nhiệt tình góp ý kiến để đề tài được hoàn
thiện hơn.
Ý kiến đề xuất:
* Về phía phòng giáo dục và các trường phổ thông:
- Phòng chỉ đạo triển khai ứng dụng phần mềm Thư viện cho các trường vào đầu
tháng 8 năm 2008.
- Thư viện làm quen với phần mềm quản lý thư viện ( cài đặt vào máy tính của
trường, đặt cấu hình cho phần mềm, đăng ký thẻ cho Giáo viên…)
- Kiểm kê sách lại toàn bộ thật chi tiết và nhập sách vào chương trình (theo số liệu
mới nhất của biên bản kiểm kê cuối năm học 2008-2009).
* Tháng 8/2008:
- Tiếp tục nhập sách vào máy tính theo kiểm kê tháng 8/2008
- Đăng ký thẻ cho học sinh khối 7,8&9 (lớp mới) của năm học 2008-2009.
* Tháng 9/2008:
- Đăng ký thẻ cho học sinh lớp 6 mới tuyển.
- Bắt đầu sử dụng, đi vào việc ghi sổ mượn, thống kê báo cáo…
* Tháng 9/2008 đến tháng 1/2009:
Người thực hiện: Trường THCS

được góp ý như sau:
1- Quá trình thực hiện thường gặp những lổi gì? đề nghị cần khắc phục:
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
2- Nội dung của các trình đơn: Nhập; Tìm kiếm, Báo cáo, In chứng từ, Trợ
giúp… theo anh (chị) đã đầy đủ chưa? Cần thêm những chức năng nào để cho việc
quản lý thư viện tốt hơn?
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
3- Các nội dung trình đơn báo cáo: Trực báo hàng tuần; báo cáo cuối tháng;
Báo cáo cuối kỳ, cuối năm…cần thêm bớt những nội dung nào để có thể nắm được
thông tin kịp thời?
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
4- Quá trình ứng dụng, Anh (chị) gặp những khó khăn, trở ngại gì cần đề
nghị giúp đỡ?
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
5- Những ý kiến khác:
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
Giáo viên phụ trách thư viện T/M Lãnh đạo trường
Người thực hiện: Trường THCS
18
Đơn vị:…………

3. Sơ kết học kỳ, tổng kết cuối năm Trang 12
4. Báo cáo số lượng sách trong kho Trang 13
5. Chi tiết mượn sách trong tuần Trang 13
6. Thống kê sách cuối kỳ Trang 13
Chương VI: Các tiện ích khác: Trang 14
1. Hổ trợ in ấn Trang 14
2. Tìm kiếm sách Trang 14
3. Xóa dữ liệu mượn cũ Trang 14
4. Chuyển dữ liệu sang năm sau Trang 15
C Kết luận Trang 16
Ý kiến đề xuất Trang 16
D Phần đóng góp ý kiến của các trường khi sử dụng phần mềm Trang 18
Tài liệu tham khảo Trang 19
Người thực hiện: Trường THCS
20