Trước tiên em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình chỉ
bảo, góp ý và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Để hoàn
thành được đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán
hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” ngoài những
nỗ lực phấn đấu của bản thân trong suốt quá trình học tập, em xin gửi lời tri ân
trước hết đến cha mẹ, những người thân đã luôn động viên, giúp đỡ. Nhân đây em
cũng xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, những người đã tận tình truyền đạt kiến
thức cho em. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong công ty cổ
phần xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX đã giúp em có số liệu để hoàn
thành đề tài nghiên cứu này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
!!!
i
!"#$%!$&'()*&+,+%-&./+01213++4"#$%!$56
!.4*+7&+,+%-&13++412./+0) 282
9:56
!13+;7&13++42 #</56
!+=!+,+%-&"#$">)$+,&13++4&+=!+,+%-+=4?
@)&' ;4?&A@)12":+=4?&13++4+=!+,+%-1B.C&
)#)AD.E")*'7&'7+F&'7"#$12+,+%-+@)&+,+%-"G
"#$+H56
I-)1/) +1B.C&2J&2K4J&9 %L&9 G
M!56
I-)1/N+#)KO+3.9E&9!+DM!6
q829:U]rq Error: Reference source not found
8y6*'d;d+:+)f!8MD;H%#2+G:+$)z
.€q829:U]rq Error: Reference source not found
8y66*'dh)D)f!8MD;t%#2+G):+$)z.€
q829:{U]rq Error: Reference source not found
8y6s*'dIjI"e)m{8MD;H%#2+G):+$)z.€
q829:{U]rq Error: Reference source not found
8y6*'dIjI"e))f!+,+=ymbD;t2>! Error:
Reference source not found
!!!
iii
8y6^*'dIjI"e))f!+,+=ym{bD;t%#2 Error:
Reference source not found
8y6u*'dIjI"e))f!+,+=y6mbD;t<1 Error:
Reference source not found
8y6c*'dIjI"e))f!+,+=ysm3.%# )# %#2 Error:
Reference source not found
D6‚:+D)#)+|)+~)f!8MD;t%#2+GZq
829:U]rq Error: Reference source not found
8y6m*'dM!7+|)+~8MD;t%#2+G):+$)z
.€q829:U]rq Error: Reference source not found
8y6:yh;7M!78MD;t%#2Zq
82
:U]rq Error: Reference source not found
8y6*'d)O+=ƒ)h;78MD;t%#2+G):+$)z.€
q829:U]rq Error: Reference source not found
D66I!"/)9#)2 Error: Reference source not found
D6sI!"/)2>! Error: Reference source not found
D6I!"/)>!'*%#2 Error: Reference source not found
Công ty cổ phần
Công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin
Xuất nhập khẩu
Sơ đồ luồng dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Cán bộ công nhân viên
Sản xuất kinh doanh
Sơ đồ quan hệ thực thể
Hệ xử lý giao dịch
HTTT quản lí
HTTT trợ giúp ra quyết định
!!!
v
ES
ISCA
Transaction Processing System
Management Information System
Decision Support System
Expert System
Information System for Competitive
Advantage
HTTT chuyên gia
HTTT tăng cường khả năng
cạnh tranh
!!!
vi
Z8S†pWbUW8R‡[ˆY
!!!
1
trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc một số phân hệ không cần thiết với doanh
nghiệp. Bên cạnh đó chi phí để mua phần mềm, chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng để
triển khai phần mềm, chi phí đào tạo nhân lực… khá lớn nên các doanh nghiệp
nhỏ và vừa ở nước ta gặp phải rất nhiều khó khăn về tài chính để triển khai được
phần mềm này. Mất một khoản tiền khá lớn để mua phần mềm nhưng lại không sử
dụng hết các chức năng như vậy sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp. Điều mà các
doanh nghiệp cần đó là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp chứ không phải
doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm.
Ngoài ra cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản
lý bán hàng phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp như:
Đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần (CTCP) vật tư
vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 – Học viện Tài
chính. Đề tài đã nêu được thực trạng và đánh giá công tác tổ chức quản lý hoạt
động bán hàng tại công ty và đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bán
hàng. Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa thật sự linh hoạt, phù hợp với thực tế; giao
diện chưa thân thiện, chưa có chức năng trợ giúp.
Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy
vi tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức – Lớp 46B trường Đại học Kinh
tế quốc dân. Đề tài đã giải quyết được những yêu cầu cơ bản của công ty, đáp ứng
được những nghiệp vụ hàng ngày. Tuy nhiên phần mềm xây dựng trên Microsoft
Access nên giao diện chưa thân thiện, khả năng cập nhật, lưu trữ dữ liệu chưa linh
hoạt.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu (XNK)
Hàng không – AIRIMEX em đã phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng
phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công
ty.
6 8ŒXXY[`8W8R‡
Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập thông tin trong thời gian 4 tuần. Dự kiến sản
phẩm sẽ ứng dụng trong thời gian 5 năm.
Z8ŽWZ8PZW8R‡
Z•1O: Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCP XNK Hàng không -
AIRIMEX 10 nhân viên thuộc hai phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính
– Kế toán đã được phỏng vấn. Quá trình phỏng vấn đã thu được nhiều kết quả
phục vụ cho quy trình phân tích như sau: Quy trình bán hàng, các đối tượng khách
!!!
3
hàng của công ty, các chính sách chiết khấu, giảm giá hàng bán mà công ty áp
dụng…
)e+2;7: Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại
công ty :
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công
tác tại phòng Kinh doanh tổng hợp và Tài chính - Kế toán.
- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức như: hoạt động bán hàng,
phiếu xuất hàng bán…
- Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra như: báo cáo doanh thu
theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm…
b!A#+: Quan sát quá trình bán hàng xảy ra và các nghiệp vụ liên quan phát sinh
tại phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính - Kế toán.
^ a‹8‘U
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần :
#4:: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.
Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ
nghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
#4::: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng
không - AIRIMEX.
Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. Giới
pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền
thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà
cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân
sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua
bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ
chức.
- Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp
các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói
!!!
5
chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài
báo trên báo chí và tạp chí.
- HTTT xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc
với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của
nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch
đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo
dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể
kể ra các hệ thống thuộc loại này như : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm
hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên,
cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính
thuế phải trả của những người nộp thuế…
- HTTT quản lí MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động
này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến
lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao
dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho
các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược
một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không
tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là
một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc
một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những
người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một
tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp.
!"
- HTTT tài chính
- HTTT marketing
- HTTT quản trị nguồn nhân lực
- HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất
- HTTT văn phòng
#BC/5$2DE@F
Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyên mẫu, phương
pháp phát triển nhanh, phương pháp thác nước. Có thể qui về phương pháp cơ bản
bao gồm 7 giai đoạn như sau:
!!!
7
#$%&''()
Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty. Sau đó làm rõ
những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT. Tìm hiểu những yêu
cầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lý bán
hàng. Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông
tin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ
thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Làm rõ yêu cầu
- Đánh giá khả năng thực thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì. Khi mô hình này
được người sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải
chú trọng vào các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các
phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một
phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi
tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp là:
- Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo
#4%++
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa
chọn. Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả các
đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành cho
người sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá.
Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài
#5%67 "8
!!!
9
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm.
Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật.
- Thiết kế vật lí trong.
- Lập trình.
trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các
lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để
làm gì ?
@?'<ABCDC
Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản : thực thể, tiến trình, kho dữ
liệu và dòng dữ liệu.
:'CDC
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của
HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận
ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ
qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lí cập nhật.
!!!
Tên người/ bộ phận
phát /nhận thông tin
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Kho dữ liệu
Tên
tiến
trình xử
lí
Tiến trình xử lí
11
Phân rã sơ đồ : Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã
(Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ
mức 0, mức 1…
m e
x.vn
Website:
h t
t p
://w w
w.ai ri
m e
x.vnLogo
Vốn điều lệ đăng ký : 20.000.000.000 VND (Hai mươi tỷ đồng Việt Nam).
Vốn
điều
lệ thực góp : 20.000.000.000 VND (Hai mươi tỷ đồng Việt
Nam).
Giấy phép kinh
doanh
: Số 0103012269 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà
Nội cấp
lần
đầu ngày 18/05/2006, đăng ký thay đổi lần 2 ngày
15/08/2007.
khẩu
Hàng không chính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ
ngày 18/05/2006
theo
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 010312269 do
Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp với số
vốn
Điều lệ là 20 tỷ
đồng.
T/&RE&)DA&U&*2
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu
tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/5/2006, Công ty cổ phần XNK Hàng không có
các ngành nghề kinh doanh sau:
- Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay;
- Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư và phụ tùng cho ngành Hàng không;
- Kinh doanh vật liệu, vật tư hàng hoá dân dụng;
- Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tư, trang thiết bị trường học, đo
lường, sinh học và môi trường, vật tư trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ
điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính;
- Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi, kho ngoại quan;
- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan.
!!!
13
*)O+z)e))f!):+$
IJ*K$KL2=M(
NO=%PIF3QR
6e)B127"1/)f!)#).C%!
+,-&6BVJWTR
g
CN
TP
HCM
TỔ BÁN
VÉ MÁY
BAY
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
PHÒNG
XNK1
14
#X0&%+,NJ#YTWM
- Thực hiện bảo trì, sửa chữa thường xuyên trụ sở làm việc của công ty.
- Trực tiếp thực hiện các công việc mua sắm trang thiết bị theo quy định.
- Giải quyết các giấy tờ cho CBCNV đi công tác và xác nhận cho khách hàng đến
làm việc tại cơ quan.
#X(A1&G4BZAGF[BCJ#Y\Z\M
Tham mưu cho Giám đốc công ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ, đào tạo lao
động và tiền lương, công tác bảo hộ lao động và thực hiện các chế độ chính sách
liên quan đến người lao động theo quy định của Nhà nước. Thực hiện công tác liên
quan đến công việc kế hoạch đầu tư và tổ chức.
#X0&%)(A/J#YTM
Tham mưu cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài
chính, kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu
nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản tiền vốn; phát hiện và
ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán theo đúng chế độ
quản lý tài chính của Nhà nước.
+,-&*QJWTM
Tham mưu và đề xuất với lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy của chi nhánh
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đại diện cho công ty về các mặt hoạt động sản xuất kinh
doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam.
3./R`@/2.2
- Thực hiện dịch vụ đặt, giữ chỗ và bán ve máy bay cho hành khách theo quy định
của Hợp đồng đại lý giữa Công ty và các hãng Hàng không.
- Tổ chức cung ứng các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa cho các tổ
chức cá nhân có nhu cầu.
$@N&RaBC@1DN&0)*J9TM
- Phát huy thế mạnh kinh doanh xuất khẩu hàng hóa đi thị trường các nước Châu
Phi.
- Kết hợp với các Phòng ban khác trong công ty để mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc.
s #M#++yy G+'(ADKO+9 !+GZq
829:{U]rq
!!!
16
Năm Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ
NJ=R
Lợi nhuận trước thuế
NJ=R Cổ tức
(%)
2008 179.505.903 5.155.724 16,08
2009 246.034.434 6.494.772 17,07
2010 285.754.994 9.201.983 20,00
2011 311.245.287 9.359.178 23,00
S3*K*K@+F3B::TO@IN*UUVW*U$$R
NO=%S''M+::TO@IN*UUVX*U$$R
S3*K-K<38Q([6!*U$U
NO=%P@IW:WO<YR
Qua bảng trên ta thấy hiện nay công ty đang có một hệ thống cơ sở hạ tầng tốt, hệ
thống văn phòng rộng, khang trang, không những giúp công ty tạo điều kiện làm
việc tốt mà còn tạo ra lợi thế giúp công ty có được nguồn thu lớn từ hoạt động cho
thuê văn phòng. Tuy nhiên cũng thấy rằng, hệ thống TSCĐ của công ty bao gồm
các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải có giá trị lớn song thời gian sử dụng
đã lâu. Do vậy trong thời gian tới đòi hỏi công ty sẽ phải chú ý đổi mới, mua sắm
thêm trang thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh của mình.
|)+=G G+'(MD;t%#2+G):+$
[A1GF+,-*
Thông tin cần quản lý của hệ thống bao gồm các thông tin:
- Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn
vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có:
Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, mã thuế…
- Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế giá trị gia tăng,
thuế tiêu thụ đặc biệt…
- Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa như hóa đơn bán hàng, hóa đơn
nhập hàng. Đối tượng này gồm có các thông tin: Mã hóa đơn, ngày lập, tên khách
hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng, các loại hàng hóa được mua hoặc bán.
Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó có thể thiết lập các báo
cáo cung cấp cho ban Giám đốc, phòng Tài chính – kế toán, phòng Kinh doanh
!!!
18
tổng hợp. Những thông tin này được quản lý chặt chẽ cung cấp các thông tin cho
đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị.
[A1GF+,-)DA
Phòng Kế hoạch đầu tư – Lao động tiền lương đảm nhận chức năng tổng hợp
số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp
Copyright: Tài liệu đại học ©