Đại học quốc gia hà nội
Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn
Nguyễn Thị Thu Thủy Điển hình hoá trong văn xuôi
hiện thực phê phán việt nam
(Giai đoạn 1930 - 1945) Luận án tiến sĩ văn học Hà nội- 2006
1
Bảng chữ viết tắt dùng trong luận văn
01
Chuyên viên
Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
02
CCTT
Cung cấp thông tin
03
PPTTTT
Phƣơng pháp thu thập thông tin
04
PPXLTT
Phƣơng pháp xử lý thông tin
05
VBQPPL
Văn bản quy phạm pháp luật
06
VPB
Văn phòng bộ
Mục lục
trang
a. Phần mở đầu
5
b.Pphần nội dung
12
Chƣơng 1
Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý
12
1.1
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
12
1.1.1
Chức năng của văn phòng bộ
12
1.1.2
Nhiệm vụ của văn phòng bộ
15
1.1.3
Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
18
1.2.
2.1.
Phƣơng pháp thu thập thông tin
34
2.1.1
Phương pháp đọc và ghi chép thông tin
36
2.1.2
Phương pháp sao chụp tài liệu
41
2.1.3
Phương pháp nghe báo cáo
43
2.1.4
Phương pháp tra cứu qua mạng
45
2.1.5
Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
46
2.2.
Phƣơng pháp xử lý thông tin
51
2.2.1
Phương pháp phân loại và tổng hợp thông tin
53
2.4.1
Những ưu điểm cơ bản
88
2.4.2
Hạn chế
96
2.4.3
Nguyên nhân
98
Chƣơng 3
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ
phục vụ hoạt động quản lý
102
3.1.
Nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc
102
3.2.
Quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình
chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
105
3.2.1
Quy định chế độ thông tin báo cáo
105
3.4.2
Xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu
124
c. Kết luận
126
Tài liệu tham khảo
128
Phụ lục
134
4
A. Phần mở đầu
1. Mục đích - ý nghĩa của đề tài :
Trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài ngƣời, thông tin
đƣợc hình thành trong quá trình giao tiếp và các hoạt động thực tiễn của
con ngƣời. Có nhiều cách định nghĩa về thông tin nhƣng nhìn chung thông tin
là tri thức đƣợc ghi lại trên nhiều phƣơng tiện khác nhau: văn bản, sách,
dạng số hoá vv.
Việc trao đổi thông tin trên mọi lĩnh vực hoạt động đƣợc đặt ra nhƣ một
nhu cầu thiết yếu của con ngƣời. Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của cuộc
cách mạng khoa học kỹ thuật đã đƣa loài ngƣời bƣớc vào một kỷ nguyên mới
-“kỷ nguyên của công nghệ thông tin” (Information technology). Từ đây đã
Để tìm hiểu hoạt động của văn phòng bộ và đi sâu khảo cứu hoạt động
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các
chuyên viên tổng hợp, chúng tôi đã chọn đề tài "Phương pháp thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ
hoạt động quản lý" để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài :
Thông qua việc nghiên cứu lý luận và khảo sát đánh giá tình hình thực
tế về nhiệm vụ và phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của chuyên
viên tổng hợp văn phòng bộ, chúng tôi hƣớng tới việc nghiên cứu và đề xuất
một số giải pháp tối ƣu nhằm nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin của cán bộ công chức văn phòng bộ. Qua đây, đề tài
cũng mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về công tác văn
phòng đặc biệt là hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ
văn phòng.
3. Phạm vi nghiên cứu:
Do hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của văn phòng
nói chung rất rộng và liên quan đến nhiều đối tƣợng nên chúng tôi không có
điều kiện để tìm hiểu toàn bộ. Trong khuôn khổ của một Luận văn Thạc sĩ, đề
tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu các phƣơng pháp thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp ở văn phòng cơ quan bộ.
Để giải quyết các mục tiêu đặt ra, đề tài của chúng tôi chọn hai trƣờng
hợp để khảo cứu sâu, đó là các chuyên viên tổng hợp ở hai bộ là Văn phòng
Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Công nghiệp. Sở dĩ chúng tôi chọn hai cơ quan
này để nghiên cứu là vì: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ có chức năng
quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực nhƣ tổ chức bộ máy hành chính nhà nƣớc,
cán bộ, công chức, viên chức; Bộ Công nghiệp là cơ quan rất quan tâm đến
công tác cán bộ, cải tiến lề lối làm việc và là cơ quan đầu tiên đƣợc cấp chứng
chỉ Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000:2001.
sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện, các
trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn nhƣ: "Nghiệp vụ thư
ký văn phòng"( PGS - TS. Vũ Thị Phụng); "Nghiệp vụ thư ký văn phòng"
(TS. Dƣơng Văn Khảm - Trần Hoàng- Nguyễn Hữu Thời); sách chuyên khảo
nhƣ:
"Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng" (Phạm Hƣng - Lê
Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng); "Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính"
7
(Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự); “Quản
trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey) vv.
Ngoài ra, theo thống kê chƣa đầy đủ, chúng tôi thấy có khoảng trên
dƣới 20 bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động
đảm bảo thông tin; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trên các báo, tạp chí
nhƣ Tạp chí "Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam", Tạp chí "Quản lý nhà nƣớc", Tạp
chí "Tổ chức nhà nƣớc" vv.
Trong số các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, niên luận của sinh
viên, học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn có khoảng 10 đề tài liên quan đến hoạt
động đảm bảo thông tin. Đặc biệt là luận văn thạc sĩ của các tác giả Đinh Thị
Hạnh Mai, Cam Anh Tuấn, Lê Tuấn Hùng; các khoá luận tốt nghiệp, các niên
luận của học viên - sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng.
Qua tìm hiểu, chúng tôi thấy các công trình nghiên cứu trên đây tập
trung nghiên cứu những vấn đề mang tính lý luận nói chung về văn phòng
hoặc công tác đảm bảo thông tin phục vụ cho quản lý của văn phòng một cơ
quan cụ thể. Mặc dù cũng đã có tác giả nghiên cứu nghiệp vụ thu thập, xử lý
cung cấp thông tin nhƣng cũng chỉ trong phạm vi là văn phòng HĐND-
UBND cấp tỉnh.
phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể nhƣ:
Phƣơng pháp mô tả và hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ và
phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của các chuyên viên văn
phòng bộ); phƣơng pháp phân tích (để tìm hiểu những ƣu điểm, hạn chế còn
tồn tại trong nghiệp vụ này); phƣơng pháp thống kê xã hội học (để khảo sát
thực tế); phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với chuyên viên một số VPB);
phƣơng pháp suy luận lôgic; phƣơng pháp sử liệu học vv.
8. Đóng góp của đề tài:
Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và
thực tiễn:
- Về lý luận: Đề tài đƣợc thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý
luận về hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nói chung và
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của
chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ nói riêng.
- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp cho các cán bộ,
công chức văn phòng nói chung có nhận thức sâu sắc hơn về vai trò của cán
bộ văn phòng trong việc thu thập đầy đủ các thông tin, xử lý thông tin chính
xác và cung cấp những thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý. Đồng
thời đề tài đƣa ra các giải pháp nhằm giúp cho các cán bộ văn phòng sử dụng
9
có hiệu quả các phƣơng pháp nghiệp vụ tối ƣu để nâng cao chất lƣợng thông
tin phục vụ hoạt động quản lý.
9. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu
gồm 3 chƣơng:
dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã có đƣợc những thuận
lợi là đƣợc sự giúp đỡ của các ông, bà Chánh – Phó Văn phòng, các cán bộ,
công chức của các cơ quan đến khảo sát. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận
tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng - ngƣời hƣớng dẫn tôi thực hiện luận văn
này.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về
mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn. Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tƣ
liệu của các chuyên viên tổng hợp có những giới hạn nhất định do thời gian
hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát. Đồng thời đây là đề tài
mới nên tài liệu nghiên cứu, tham khảo về vấn đề này không nhiều và mang
tính rời lẻ. Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn của chúng tôi không
thể tránh khỏi một số khiếm khuyết nhất định. Do đó chúng tôi rất mong nhận
đƣợc sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn
thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lƣu trữ
học và Quản trị văn phòng, các ông (bà) Chánh - Phó Văn phòng Bộ, chuyên
viên tổng hợp và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông
tin, giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết
ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp
tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài.
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2006
Học viên
Nguyễn Ngọc Linh
chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp.
1). Chức năng tham mƣu tổng hợp
Tham mƣu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt
động của lãnh đạo bộ.
Tham mƣu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc ra quyết
định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể. Trên thực tế để thực hiện chức
12
năng tham mƣu, văn phòng bộ phải tổ chức đƣợc quá trình thông tin bởi vì
thông tin không chỉ là phƣơng tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của quá
trình quản lý. Văn phòng bộ đảm bảo yêu cầu là đầu mối trung tâm “thu-
phát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều
hành của lãnh đạo bộ. Để thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ
liệu thông tin thƣờng xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ.
Nếu nhƣ các đơn vị khác chỉ tham mƣu ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định
thì văn phòng bộ phải tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh
vực có liên quan đến hoạt động ngành. Nhìn chung, văn phòng bộ có trách
nhiệm tham mƣu những vấn đề cơ bản nhƣ:
+ Tham mƣu trong quá trình xây dựng các chiến lƣợc phát triển lâu dài,
xây dựng chƣơng trình - kế hoạch công tác (năm, quý, tháng…) và tham mƣu
tổ chức thực hiện các chƣơng trình - kế hoạch công tác của cơ quan bộ.
+ Tham mƣu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để
tổ chức, điều hành hoạt động của bộ.
+ Tham mƣu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất
của bộ gửi Chính phủ…
Thông thƣờng, văn phòng bộ tham mƣu dƣới nhiều hình thức nhƣ bằng
văn bản hoặc tham mƣu trực tiếp bằng lời. Các ý kiến đề nghị xác đáng của
Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
“Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm
lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ”
[42; 11].
4). Chức năng giao tiếp
Văn phòng bộ không chỉ là nơi thu thập thông tin và cung cấp thông tin
mà còn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngoài bộ. Chính
vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ.
Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ
giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nƣớc, Văn phòng
Quốc hội, các cơ quan đoàn thể cấp trung ƣơng, khách quốc tế… Nếu khách
đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp
cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với
Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ
tiếp và làm việc. Ngoài ra, VPB còn thực hiện chức năng đối ngoại qua việc
thay mặt cơ quan duy trì mối quan hệ thƣờng xuyên với các cơ quan thông tin
đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình…)
Nhƣ vậy, trong quá trình hoạt động, thực hiện các chức năng cơ bản đã
nêu trên, hoạt động của VPB tuy không tạo ra sản phẩm nhƣng đã góp phần
đem lại hiệu quả lao động. Hiệu quả công tác của VPB không thể đo lƣờng
14
bằng các giá trị kinh tế cụ thể nhƣ các hoạt động khác, nhƣng nó lại góp phần
tạo ra các giá trị về kinh tế và xã hội.
Nhƣ vậy, cả bốn chức năng: chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng
tổ chức và điều hành hoạt động, chức năng hậu cần, chức năng giao tiếp có
mối quan hệ hữu cơ, gắn bó và bổ sung cho nhau. Tham mƣu không thể thiếu
15
tin của cơ quan bộ. Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo
cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành.
Văn phòng bộ giúp bộ trƣởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin
đối với các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, phối hợp đôn đốc
các vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời của lãnh đạo bộ. Văn phòng bộ
giúp bộ trƣởng tổ chức họp báo khi cần thiết và chánh văn phòng bộ là ngƣời
phát ngôn của bộ trƣởng khi đƣợc uỷ quyền.
(2). Tổng hợp và xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch công tác của bộ;
theo dõi và hƣớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình – kế hoạch công
tác của bộ. VPB còn là đầu mối phối hợp các đơn vị để triển khai hoạt động
cơ quan.
(3). Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do bộ soạn thảo và
ban hành; góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các đề án
theo sự phân công và yêu cầu của lãnh đạo bộ.
(4). Tổ chức thực hiện công tác văn thƣ của cơ quan bộ: Công tác văn
thƣ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý bao gồm
toàn bộ các công việc nhƣ xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản, tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. VPB thực hiện
nhiệm vụ về công tác văn thƣ, cụ thể thực hiện nhiều nội dung từ khâu nhận
tài liệu đến vào sổ đăng ký, thống kê, phân phối, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc
việc xử lý văn bản đến, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong; soạn
thảo công văn , tài liệu gửi đi nơi khác; vào sổ thống kê gửi công văn tài liệu
đi, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Ngoài ra, VPB còn có các nhiệm
vụ khác liên quan đến tổ chức khoa học lao động trong công tác văn thƣ.
(5). Tổ chức công tác lƣu trữ cơ quan bộ: Công tác lƣu trữ là một lĩnh
vực hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào. Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều
hoạt động nghiệp vụ nhƣ: Thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác
định giá trị tài liệu, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu vv. Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ là nhiệm vụ
việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện đi lại làm việc và các điều
kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân;
quản lý công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ ban đầu, công tác vệ sinh môi
trƣờng, phòng chống dịch bệnh, quản lý nhà ăn tập thể; quản lý đội xe, đội
bảo vệ…
(10). Bảo đảm kỷ luật lao động, trật tự, kỷ luật, kỷ cƣơng hành chính
theo nội quy làm việc của cơ quan bộ.
(11). Hiện đại hoá công sở, trang thiết bị văn phòng, ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn phòng và hoạt động của cơ quan bộ. [55; 80] 17
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
Về cơ bản cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ gồm các phòng, ban sau:
- Phòng Tổng hợp
- Phòng Thi đua – Khen thƣởng
- Phòng Hành chính- Văn thƣ
- Phòng Lƣu trữ
- Phòng Tài chính Kế toán
- Đội xe
- Phòng bảo vệ
- Văn phòng đại diện tại các tỉnh phía Nam
Tuy nhiên, tùy theo lĩnh vực quản lý các bộ mà cơ cấu tổ chức của văn
phòng bộ có thêm các phòng, ban khác nhau :
- Phòng Báo chí tuyên truyền ( Bộ Tài chính)
- Phòng Quản lý nhà đất (Bộ Văn hoá Thông tin)
- Phòng Quản lý xuất nhập văn hoá phẩm (Bộ Văn hoá Thông tin)
Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ
bao gồm nhiều vấn đề nhƣ hoạch định chiến lƣợc phát triển, ban hành văn
bản, xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh
giá… Trong đó, hoạt động quản lý không thể thiếu thông tin.
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp những thông báo khác
nhau, là tin tức về những sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và các yếu tố
bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó. Ngoài ra, thông tin trong
hoạt động quản lý là những tín hiệu mới, đƣợc thu nhận, đƣợc cảm thụ và
đƣợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ
nào đó trong quản lý.
Trong hoạt động quản lý, thông tin có các vai trò sau:
a. Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý (lãnh đạo)
Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung của cơ
quan, tổ chức. Thực chất quản lý là quá trình xử lý thông tin để đƣa ra các
quyết định, chủ trƣơng, chính sách. Không có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp
thời thì khó có thể quản lý một cách hiệu quả.
Vì vậy thông tin đƣợc coi là công cụ của quản lý, thông tin vừa là
phƣơng tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý. Chất lƣợng và hiệu quả
của thông tin quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của quản lý.
b. Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý
19
Vai trò của thông tin trong việc ban hành các quyết định quản lý có thể
sơ đồ hoá nhƣ sau:
20
Hoạt động tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý
liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế
hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch…
Vai trò của thông tin thể hiện ở một số phƣơng diện cơ bản sau:
- Giúp nhà quản lý nhận thức chính xác công việc cần tổ chức
thực hiện.
- Cung cấp dữ liệu cho nhà quản lý xây dựng phƣơng án thực hiện và
phƣơng án dự phòng.
- Cung cấp dữ liệu để giải quyết công việc
- Kiểm tra việc thực hiện công việc v.v
d. Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo,
phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro
Trên cơ sở những thông tin đƣợc cung cấp nhà quản lý có thể phân tích,
đánh gía công việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng
thực hiện, những nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có khả năng phát sinh… trƣớc
khi ban hành các quyết định quản lý.
2). Đảm bảo những yêu cầu đối với thông tin đƣợc cung cấp
Để phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, chuyên viên cần đáp ứng
năm yêu cầu cơ bản đối với thông tin đƣợc cung cấp đó là kịp thời, chính xác,
đầy đủ, bảo mật và cập nhật.
- Một là, thông tin phải có tính kịp thời
Thời gian là “kẻ thù” của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên
lỗi thời, vô ích. Nói cách khác, các quyết định dù có chính xác nhƣng chỉ có
giá trị ở những thời điểm nhất định vì vậy các quyết định phải kịp thời. Khi
cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng, chuyên viên cần căn cứ vào thời hạn
dạng và thay đổi liên tục. Để đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo vừa
kịp thời, vừa chính xác, chuyên viên phải lƣu ý phải thƣờng xuyên thu thập,
bổ sung thông tin để có đƣợc các thông tin mới.
Nhƣ vậy, thông tin đƣợc chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo phải đáp
ứng các yêu cầu về hình thức, nội dung và thời gian của thông tin. Đáp ứng
càng nhiều các yêu cầu trên thì thông tin càng có nhiều giá trị để phục vụ hoạt
động quản lý.
1.2.2. Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Nhƣ đã trình bày ở trên, nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
của chuyên viên có vị trí vô cùng quan trọng đối với hoạt động của lãnh đạo
22
bộ và lãnh đạo văn phòng (gọi chung là lãnh đạo). Với tƣ cách là các thƣ ký
tổng hợp trong văn phòng bộ, hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
của chuyên viên có những vai trò sau đây:
1). Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ là ngƣời trợ giúp đắc lực
trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Thông tin hình thành trong hoạt động quản lý rất đa dạng và phức tạp
kể cả về nội dung (thông tin về hoạt động của ngành, lĩnh vực, thông tin kinh
tế- xã hội …) và hình thức thể hiện (thông tin văn bản, thông tin tài liệu ảnh-
ghi âm, thông tin điện tử…).
Hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng rất phức tạp: từ việc hoạch định
chính sách, xây dựng kế hoạch cụ thể đến việc điều hành công việc, kiểm tra-
giám sát công việc v.v. Lãnh đạo không thể quản lý nếu thiếu thông tin, vì
vậy, lãnh đạo cần có sự trợ giúp đắc lực của chuyên viên. Trách nhiệm của
chuyên viên là phải lựa chọn những thông tin có giá trị, phục vụ cho các yêu
quản lý. Vì vậy đòi hỏi chuyên viên phải có những phƣơng pháp thu thập
thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin khoa học để lựa chọn thông tin có giá
trị cung cấp cho lãnh đạo.
Đồng thời quá trình cung cấp thông tin của chuyên viên đƣợc tiến hành
một cách thƣờng xuyên và liên tục sẽ đảm bảo cho các quyết định quản lý có
giá trị bền vững.
3). Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đóng vai trò là cầu nối
cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị
Lao động của lãnh đạo là lao động phức tạp, lãnh đạo không có nhiều
thời gian để giao tiếp rộng rãi với tập thể, vì vậy chuyên viên đóng vai trò là
cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị. Cụ thể: các quyết
định quản lý của lãnh đạo có thể thông qua chuyên viên để truyền đạt tới các
đơn vị; ngƣợc lại, ý kiến của các đơn vị cũng có thể thông qua chuyên viên để
báo cáo với lãnh đạo. Quan trọng hơn, để thực hiện vai trò là cầu nối cung cấp
thông tin, chuyên viên cần phải làm tốt quá trình sàng lọc thông tin từ các đơn
vị để cung cấp cho lãnh đạo.
Ví dụ: các chƣơng trình công tác, các báo cáo định kỳ, đột xuất của các
đơn vị phải đƣợc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh
đạo những thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện. Hoặc chuyên viên soạn thảo
các kết luận, ý kiến của lãnh đạo để gửi tới các đơn vị nhằm triển khai công
việc.
Nhƣ vậy, chuyên viên không chỉ có vai trò trợ giúp đắc lực cho lãnh
đạo, phần nào tác động tới hiệu quả và chất lƣợng của quyết định quản lý mà
còn là cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo và các đơn vị. Để thực hiện
tốt các vai trò này đòi hỏi chuyên viên phải vận dụng các phƣơng pháp nghiệp
vụ khoa học trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
Copyright: Tài liệu đại học ©