 bn v Qun lý d
án
Ki
m soát tin 
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
2
Gói công vic
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Các khái nim liên quan:
- Các hot ng
-  hoch c cu d án
- t qu trung hn
Tài liu tham kho:
 tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 5.3: WBS
6.1: Xác nh hot ng
6.2: Chui hot ng
IPMA Ranh gii Kh nng
:
Chng 12: C cu d án
How to do
Xác nh gói công vic nh th nào ?
 Hãy bt u bng sn phm cui cùng ca hot ng: mt kt qu, tài liu, mt
n v,v.v
 t  án bao gm nhiu hot ng c nhân vi
ên trong công ty
hoc các chuyên gia bên ngoài thc hin.
  có thy thác các hot ng này, cn phi miêu t
 chúng mt

là 1,5% trên tng s giá trn hàng i vi mi tun giao hàng chm.
Ví d
a ra mt sn phm mi trong mt công ty bo him, cn phi thc
hin nghiên cu th trng. Các nhân viên ca phòng tip th quá bn rn
i công vic ca h, và vì th công vic này sc giao cho các chuyên
gia bên ngoài thc hin.
Trc ht, bn gi th mi thu ti 5 vin nghiên cu d lun xã hi. Gói thu
này phi a ra mt cách chính xác nhng gì mà nghiên cu th trng cn phi
phân tích:
c tiêu ca nghiên cu thì trng là ánh giá th trng tim nng ca mt loi
o him chng li các thit hi gây ra do vic v by lên tng. Ba nhóm i
ng sau ây cn phi c phân tích:
1. Các ch nhà sng  khu ô th.
2. Các công ty t nhân v bt ng sn.
3. Các dch v v bt ng sn ca nhà nc.
Các kt qu thu c phi c phân loi theo vùng khác nhau, quy mô ca
thành ph, da trên giá tr ca toà nhà.
t qu mong i:
1. Giá tr thit hi trung bình ca các tn hi c ghi li trong hai nm qua
và liên quan n giá tr ca toà nhà.
2.  l phí bo him c ánh giá là thích hp
Có 3 vin nghiên cu ã np h s thu. Hai trong só a ra giá nh nhau,
n v th 3 a ra giá cao hn 30%, vì th b loi. Trong hai n v còn li thì
Vin VoxMarket c chn bi vì giám c d án ca công ty ã kinh nghim làm
vic hiu qu vi Vin này trc ây.
Danh mc rà soát
 t qu công vic ã c miêu t chính xác cha?
 Nhng yêu cu v cht lng ã c xác nh rõ cha?
 Khi lng công vic c tính ã c xác nh cha?
Kim soát tin 

t c m mc.
 Thi m t c m mc là thi m quyt nh to ng c cho nhóm d
án: giám c d án cn phi hun luyn nhóm trc khi t c mt m mc -
và khen ngi h khi ht c.
Các khái nim liên quan:
- Kim soát K hoch thc hin
- p k hoch  án
- Các bin pháp cha li
Tài liu tham kho:
 tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide : 6.5: Xây dng K hoch thc hin
IPMA Ranh gii Kh nng:
Chng 6: Các giai n và chu k d án
How to do
Giám sát các m mc nh th nào?
1. Vào thi m khi u ca các hot ng dn n m mc :
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
6
Làm vic vi nhóm d án bit c m mc tip theo có c xác nh mt cách
chính xác cha. Nhóm cn phi bit mt cách chính xác rng cn phi t c cái gì
và kt qu thc hin sc o lng nh th nào.
2. 02 tun trc m mc:
Kim tra xem tt c các thông s và các tài liu cn thit ã có  cha 
nhóm có th thc hin các công vic mt cách thành công.
3. t vài ngày trc m mc:
m bo mt ln na là m mc t c úng hn. Nu không, hãy xúc tin
các bin pháp cn thit.
4. u m mc t c úng thi hn:
Trc ht, kim tra xem m mc có thc st c hay không (Không có

Sau 3 tháng (cui tháng 3), có mt trì hoãn nh liên quan n vic phê duyt Chi tit
 thut: áng l nó c thông qua vào ngày 20, thì bây gi chc thông qua vào
ngày 30. Mc dù vy, vic chm tr 10 ngày cng không gây nh hng n nhng m
c khác, các nhà sn xut cng ã c thông báo v vic chm ch này.
Sau 4 tháng (cui tháng 4), 2 trong s 4 nhà sn xut cha gi h s thu. Nhiu chi
tit vn cn phi c làm rõ. Nguyên nhân là mt sm cha c rõ trong tài liu
Chi tit k thut, m mc B (tip nhn các h s thu) b hoãn 3 tun. S chm tr
này nh hng mt phn n m mc C. Ngc li m mc D (quyt nh ca ban
giám c) không bnh hng: vn hy vng là quyt nh này sc thông qua trong
cuc hp ban giám c vào ngày 20/07.
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
8
Tháng th nm, không có thay i nào quan trng. Th nhng sang tháng 6, giám c
n xut b thng u gi phi ngh nhà 2 tun. Vic la chn nhà sn xut by
lùi 1 tun. Dù sao vn còn li  thi gian  chun b cho vic yêu cu u t cho bui
p ban giám c vào ngày 20/07.
Trên thc t là ngày 20/07 ban giám c chp nhn yêu cu u t. n ngày này
ng cng d án ã chm mt 20 ngày.
Danh mc rà soát
Trong nhng tun/ngày trc khi t c các m mc:
 Các thành viên trong nhóm d ánã có tt c các công c, các ngun lc, các thông
tin  thc hin công vic mt cách hiu qu và úng k hoch cha?
 Các thành viên ca nhóm bit c các bin pháp mang tính quyt nh có tác ng
n các m mc cha?
 i vi các hot ng ca d án c thc hin trong công ty: giám c d án có
c thông báo hàng ngày tin  công vic không?
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
9

gian gia các ln kim tra quá dài thì có nguy c cng dn li tt c mi s chm
tr và khi bit c u ó thì ã quá mun ri.
2. Không nên tin tng mt câu nói kiu nh th này ca các thành viên nhóm d
án "tôi ang làm theo K hoch". Bn cn phi giám sát thng xuyên công vic
a nhóm d án, nu không bn có th s gp phi nhng bt ng không mong
mun.
3. u mt công vic có khong thi gian thc hin dài (nhiu tun), bn lp tc
xác nh các m cn kim soát hoc chia nh vic ó. Nu không bn s có
nguy c chc thông báo khi công vic ó ã quá mun ri.
Ví d
Ví di vi mt d án ln
Công ty bo him Mutualis a ra mt  án ln v t chc li
i b theo ba hng chính:
o Xem xét li v mt t chc da trên nh hng khách
hàng.
o Thay các ng dng máy tính li thi bng h thng phn
m hin i.
 Kim soát k hoch thc hin là mt hot ng mà nhó giám
c d án có th có c các d liu và can thip khá d dàng.
 u k hoch b mun, không nên a thêm ngi vào  gii
quyt các hot ngang thc hin: nhng ngi mi luôn có xu
ng t ra nhiu câu hi và cn tr ngi khác tip tc công
vic ca h.
 u k hoch b mun, tt nht là b sung thêm ngi cho các
hot ng cha bt u.
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
11
o Xác nh li các ngun lc da trên phn mm c la
chn.

4. Trên c s này s lp ra danh sách các hot ng u tiên trong tun ó.
5. Cui cùng, mi tun li tin hành ánh giá li mc  nghiêm trng ca
các ri ro  gim ti mc ti thiu nhng chm tr không mong i.
Danh mc rà soát
 i m mc có tho lng c mt cách rõ ràng không, ngha là nó có gn vi
t kt qu không?
 ã lp k hoch các bui hp d án tun  giám sát tin  cha?
 i thành viên nhóm d án có bit c rng các kt qu làm vic ca hc s
ng âu, khi nào và bi ai không?
 u mt hot ng hoàn thành sm hn hoc mun hn thi gian d kin thì ã xem
xét li ng gng cha?
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
12
y cn tránh
 u bn hi các thành viên nhóm d án là hã hoàn thành c bao nhiêu phn
trm công vic. Thông thng h sa ra ngay câu tr li – và câu tr li này
thng là không úng. Nu mt thành viên có 10 ngày  hoàn thành mt hot ng
và khi hi anh ta vào cui ngày th t v tin  hoàn thành công vic ca anh ta,
thì chc chn anh ta s tr li bn «Tôi ã hoàn thành chng 40% công vic». Câu
tr li ca anh ta n gin là tính  dài thi gianã làm và khong thi gian theo
nh k hoch.
 Không thng xuyên t chc các cuc hp kim soát tin .
 Giám c d án nhn c các thông tin liên quan n thi hn quá mun (u này
thng xy ra khi nhóm d án làm vic phân tán).
 Các thành viên không thánh giá c tin  công vic ca h. u tiên h rt lc
quan và sau ó n giai n cui ca thi hn cho phép, h dng nh không mun
tip tc công vic na. u này c gi là hin tng 90%: s dng 10% thi gian
còn li  làm mt khi lng công vic mà hã dùng 90% thi gian ban u 
làm…

i? quá trình ra quyt nh nh th nào? Không nht thit bng mi giá thc hin
các yêu cu thay i: cn chnh ngi hoc các y ban chu trách nhim a ra
các quyt nh liên quan n các yêu cu thay i.
 t  án t him khi c thc hin mt cách chính xác nh trong tài
liu Chi tit k thut u tiên: trong khi thc hin d án thng xuyên
có s thay i, i vi mt s mt.
 u s thay i c chp nhn thiu s kim tra nghiêm túc, không h
thng, không tài liu hoá, thì vic vt quá ngân sách và b mun là
u có th xy ra.
 Qun lý thay i là mt phng pháp cho phép gic nhng s thay
i trong vòng kim soát.
Kim soát tin 
Copyright © 1998-2007 by STS
14
3. Khi mt thay i c chp nhn, cn phi xem xét n tác ng ca thay i này
lên các phn khác ca  án. Mt cuc hp s dng trí tu tp th vi mt s thành
viên ca nhóm d án có th giúp a ra tt c các hu qu có th.
4. u tt c các hu quã rõ ràng, nu cn thit s thay i có th b t chi, hoc
là vic tip tc thc hin nhng thay i có th s b hoãn (trng hp phát trin sn
phm, phát trin phn mm).
5. u khách hàng không phi trong ni b công ty, thì mi ln yêu cu thay i cn
phi gi n mt chào hàng mi. Ch xúc tin công vic khi chào hàng này c ký!
Ví d
Nhà máy Bento PC sn xut các h thng lp ráp. Các máy móc ca
c ch to vi kiu dáng thi trang. Không kn mt mc 
cao v chun hoá các b phn chc nng, mi n t hàng li yêu
u sn xut khi lng ln các chi tit c bit.
u tháng hai, mt khách hàng quan trng có mt n t hàng cho
t máy lp t các thit b phát hin khói thuc lá. Công ty ã phát
hin mt cách nhanh chóng là khách hàng cha hoàn toàn hoàn

5. Tên ca ngi yêu cu thay i
6. Chng nhn ca giám c d án : ng ý/hoc không ng ý
7. Các tác ng i vi các phn hp phn khác ca d án
8. Nhng Ri ro liên quan n s thay i này
9. Có cn làm mt chào hàng gi cho khách hàng không?
10.c tính chi phí và khi lng công vic
11.Tác ng có th xy ra i vi K hoch thc hin d án
12.Ai s tr các chi phí liên quan n thay i này
Danh mc rà soát
 i ngi có rõ ràng là ch có giám c d án mi là ngi có quyn a ra các thay
i trong bn Chi tit k thut d án cha? Nu không bn s gp mt ri ro là
khách hàng ca bn s nhn c s chp thun ca mt thành viên trong nhóm d
án trc khi c gi ti bn.
 Theo nguyên tc thì mi thay i c tính chi phí.
 i s thay i u c ghi li trên mt biu mu.
 ã ánh giá các hu qu ca s thay i này i vi các sn phm hp phn khác
hay các h thng ph cha? Nhng ngi chu trách nhim ca các sn phm hp
phn khác ã c tham kho cha?
 u mt s thay i c chp nhn: tt c các thành viên ca nhóm d án và các
nhà cung ng ã c thông báo cha?
y cn tránh
 ng quá d dàng vi yêu cu thay i u tiên: nu không khách hàng s ngh rng
 có th yêu cu bt k s thay i nào và vào bt c lúc nào!
 Khi tính toán chi phí ca mt thay i cn phi xem xét - trong mt bui hp s
ng phng pháp trí tu tp th - các hu qu ca thay i này tác ng n các
p phn khác hoc các hot ng ca  án. Nu không sau này nhng u bt
ng xu có th xy ra: mt s thay i nh thng gây ra nhiu hu qu n toàn
 d án!
 u không chnh ngi chu trách nhim v các yêu cu thay i, thì tt c các
yêu cu thay i u c thc hin - u này dn n chi phí phát sinh rt ln.