ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN QuanLyDuAn –

1
Articles
ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG
QUẢN LÝ DỰ ÁN
Dự án được định nghĩa ở một mức độ cao. Định nghĩa này đặc biệt
mô tả về các nhu cầu của khách hàng cũng như mô tả việc đánh
giá nổ lực của các nhóm dự án, thời gian và chi phí bỏ ra để thu
thập được những nhu cầu khách hàng này.

Tổng hợp và biên dịch: Nguyễn Thị Mai Mai
ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN QuanLyDuAn –

2
Articles

mại. Tuy nhiên, thật sự thì nhóm thực hiện dự án nên cố gắng hết khả năng
để khám phá những nhu cầu thực sự của khách hàng. M
ột số kỹ thuật liên
quan để xác định nhu cầu thực sự của khách hàng như kỹ thuật đặt câu hỏi,
đặt câu hỏi theo dõi mục tiêu, thu thập đầu vào từ tất cả các cổ đông, hỏi
thêm câu hỏi khi những yêu cầu dường như chưa thể xác định. Tất nhiên
nhóm dự án nên làm bất kỳ việc gì có thể lột tả được nhu cầu thật sự của
khách hàng. Gần vớ
i nhu cầu khách hàng đã công bố là nhu cầu thực sự của
khách hàng, và nếu bạn nắm càng sát điều này bạn sẽ dễ dàng có được một
dự án đi đúng hướng ngay từ gian đoạn đầu tiên.

ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN QuanLyDuAn –

3
Articles
II/Điều phối nguồn lực trong ma trận tổ chức

Trong những tổ chức lớn, hoặc những dự án lớn, có thể toàn bộ thành viên
trong nhóm dự án của bạn đều là người trong biên chế hiện tại của công ty.
Tuy nhiên, hầu hết trường hợp, người quản lý dự án phải tận dụng nguồn lực
bán thời gian để hoàn thành công việc. Một số thành viên có thể thực hiện
cùng lúc nhiều dự án, trong khi số khác có thể làm việc trong vai trò hỗ trợ
điề
u hành. Quá trình để có được và duy trì nguồn lực này trong môi trường
như vậy có thể khá khó khăn và một phần cũng tuỳ thuộc vào tổ chức của
bạn được cấu trúc thế nào.

Sau khi hoạch định,
bước tiếp theo là chủ động trao đổi thông tin
. Nên
nhớ rằng trong một ma trận tổ chức, những người quản lý dự án cần những
nguồn lực để thực hiện dự án, nhưng họ không có quyền quyết định trong
việc sử dụng nguồn lực cho dự án là những người quản lý chức năng hiện tại
của tổ chức. Vì thế không có gì ngạc nhiên khi trách nhiệm của người quản lý
dự án là phải đả
m bảo nguồn lực sẽ sẵn có khi họ cần.Ví dụ
: nếu quản lý dự án và những người quản lý chức năng trong tổ chức nhất trí
với nhau sẽ có một bộ phận nhân sự cụ thể sẵn sàng làm việc cho dự án trong vòng
2 tháng, thì người quản lý dự án không chỉ nên có mặt trong hai tháng dự án được
thực hiện và mong muốn đội ngũ này luôn trong tư thế sẵng sàng thực hiện dự án.
Thực tế, người quản lý dự án nên biết trước đội ng
ũ này không sẵn có nếu anh ta/cô
ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN QuanLyDuAn –

4
Articles
ta không thường xuyên và chủ động trao đổi thông tin với họ. Ngừơi quản lý dự án
nên có được cam kết của đội ngũ này trong 2 tháng trước khi dự án bắt đầu. Đội
ngũ này nên xác nhận lại lần nữa trong cuộc họp phân công nhân sự trong tháng
tiếp theo. Người quản lý dự án nên kiểm tra nguồn lực lại 2 tuần trước ngày bắt đầu
dự án và theo dõi nhắc nhở mỗi tuần. Rất nhiều khả năng b