I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong thời đại công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngày càng phát triển phù
hợp với tiến trình của đất nước thì chúng ta không thể không nói đến sự phát
triển vượt bậc của nghành công nghệ thông tin (CNTT). Công nghệ thông tin
thực sự trở thành kho tàng - nguồn tài nguyên quan trọng. Chính vì thế cần phải
đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá
đất nước trong thời kỳ mở cửa và hội nhập, hướng tới nền kinh tế tri thức của
đất nước.
Đặc biệt ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc
quản lý chiếm phần lớn sản phẩm phần mềm về tin học và đã mang lại lợi ích rất
to lớn góp phần nâng cao đời sống của nhân dân, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi
ngày càng cao trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của con người trong đó có cả
lĩnh vực giáo dục.
Mục đích của việc ứng dụng CNTT vào nhà trường là sử dụng CNTT như
một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao chất lượng
quản lý, trang bị cho các thầy, cô giáo những công cụ hữu ích trong công tác
trồng người.
Đối với cơ quan Phòng giáo dục đào tào nói chung và với đơn vị trường
học nói riêng thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống
kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển,
việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản
viết tay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê. Đến nay, khi
công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho con
người rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, con
người đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng
công việc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excell một giải pháp tối ưu cho từng con
số và thuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu.
Mặc dù Ms. Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềm
này đòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mang
tính chuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển và
1

những hiệu quả thiết thực trong đời sống xã hội cùng với sự phát triển của các
công cụ phần cứng và phần mềm Tin học đã được xã hội công nhận như là lĩnh
vực không thể thiếu trong bất kỳ một nghành nghề nào đặc biệt là trong ngành
giáo dục đang trong giai đoạn đổi mới giáo dục, đưa CNTT vào trong dạy học
và quản lý.
Thực tế cho thấy đối với các đơn vị trường học thì thường xuyên phải
tổng hợp những bảng báo cáo số liệu để nộp lên trên hoặc những bảng tổng hợp
do nhà trường thiết lập ra để thuận tiện hơn trong công tác quản lý, nếu như
chúng ta không có phương án tối ưu nào để hoàn thành các bảng tổng hợp đó thì
chắc chắn rằng chúng ta sẽ rơi vào tình trạng sự chồng chéo giữa các bảng tổng
hợp. Bởi vì đã là bảng tổng hợp số liệu thì nó phải được thực hiện rất tỷ mỹ, kỹ
lượng không được phép sai sót mà phải chính xác cho từng con số xuất hiện
trong bảng tổng hợp, như vậy để hoàn thành nó với tiêu chí “nhanh – chính xác
– khoa học – an toàn – hiệu quả” thì chắc chắn chúng ta phải đưa ra một
phương án tối ưu và phương án đó chính là tận dụng sức mạnh của công nghệ
thông tin. Mà giải pháp tối ưu cho từng con số, cho từng bảng tính đó chính là
phần mềm MS.Excel của Microsoff Office.
MS.Excel là một phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất từ trước đến
nay. Nó được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, trường học ở nhiều mục đích
khác nhau. Với MS.Excel, chúng ta có thể tính toán, lập bảng tổng hợp, phân
tích số liệu, mà không cần dùng đến một chương trình chuyên nghiệp nào.
Vấn đề ở đây chính là chúng ta cần phải vận dụng MS. Excel như thế nào
để phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của nó để giải quyết
công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả.
3
2. Thực trạng.
a. Thuận lợi:
- Phần lớn Ban giám hiệu, cán bộ giáo viên ở các trường học đến nay đều
biết sử dụng máy vi tính và đã quen với việc ứng dụng CNTT trong quản lý và
dạy học.

Bước 2: Ở phần Print titles nhập địa chỉ cần in lặp lại ở các trang vào hộp
Rows To Repeat At Top (ví dụ: $1:S3 là từ hàng 1 đến hàng 3). Nhấp vào OK.
Lưu ý: Dòng tiêu đề cột kể từ trang thứ hai nó sẽ không hiển thị ở chế độ
soạn thảo mà chỉ hiển thị ở chế độ Print Preview và lúc in ra giấy.
(3) Cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột.
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, đặc biệt là các bảng tính có dữ liệu chiếm
nhiều hơn một trang màn hình, bạn nên cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột hay
cả hai, để chúng ta luôn nhìn thấy chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng định vị các
ô cần nhập dữ liệu.
+ Để cố định tiêu đề dòng ta thực hiện:
Chọn ô đầu tiên của dòng nằm ngay phía dưới dòng tiêu đề cần cố định,
sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.
+ Để cố định tiêu đề cột ta thực hiện:
Chọn ô đầu tiên của cột nằm ngay phía sau cột tiêu đề cần cố định, sau đó
vào menu Window chọn Freeze Panes.
+ Để cố định tiêu đề dòng và tiêu đề cột ta thực hiện:
Chọn ô nằm phía dưới dòng tiêu đề đồng thời năm bên phải cột tiêu đề
cần cố định, sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.
+ Để gỡ bỏ những gì đã cố định vào menu Window chọn Unfreeze Panes.
(4) Không đánh số thứ tự ở các ô dòng trống.
Khi trong một danh sách có sử dụng những dòng trống nhưng bạn không
muốn đánh số thứ tự ở những dòng này. Ở đây chúng ta không thể kéo dấu Fill
handle như cách đánh số thứ tự tự động được. Để thực hiện việc này bạn phải sử
dụng công thức tham chiếu như sau:
Chọn ô đầu tiên của cột thứ tự (giả sử ô đó là B2), gõ vào công thức:
= If(B2<> “”, COUNTA($B$2:B2), “”), nhấn phím Enter. Sau đó kéo dấu Fill
5
handle để copy công thức cho các ô còn lại.
(5) Di chuyển, sao chép Sheet từ File này sang File khác.
Bước 1: Mở File nguồn và File đích.

thức tính tổng số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu là được. Nhưng mục đích của
tôi nhập số học sinh dự thi là để kiểm tra được việc có xẩy ra trường hợp sót bài
học sinh hay không bằng cách tôi so sánh tổng số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu
có bằng tổng số học sinh dự thi hay không nếu bằng thì không sót bài học sinh
và ngược lại.
Chúng ta sẽ làm cho bảng tính tự động cập nhật số liệu ở các ô tính tỉ lệ
phần trăm bằng cách:
Ở ô E8 ta nhập vào công thức: =E8/C8 sau đó ấn phím Enter. Đến đây ta
mới thực hiện phép chia bình thường của ô E8 chia cho ô C8 mà thôi chứ chưa
tính được tỉ số % theo yêu cầu.
Để giá trị trong ô được ghi theo kiểu 0,0% tức là có 1 chữ số thập phân, ta
thực hiện như sau: Vào Format/Cells /ở ô Category chọn Number/ở ô Decimal
places chỉnh lại để có số 1 (1 chữ số thập phân), quay lại ô Category chọn
Custum ở dòng đầu tiên của ô Type đã ghi sẵn số 0,0 ta gõ vào phía sau ký hiệu %
. OK là được. Cuối cùng ta copy công thức vừa tạo cho các cột tính tỉ lệ %.
7
Ở ô B13 ta gõ vào công thức: = sum(B8:B12) sau đó ấn phím Enter. Copy
công thức vừa tạo vào các ô số lượng ở hàng tổng (D13, F13, H13, J13, L13,
N13, P13, R13, S13, V13).
Ở ô X8 ta chọn khối X8:X13 định dạng chữ in đậm và in nghiêng, chọn
màu chữ là màu đỏ, rồi gõ vào công thức sau :
=IF(OR((D10+F10+H10+J10)<>C10;(N10+P10+R10+T10)<>C10);"Er";"") ấn
phím Enter để kết thúc. Copy công thức vừa tạo vào khối ô X9:X12.
Với công thức này máy sẽ báo cho chúng ta biết: Nếu tổng số số điểm
giỏi, khá, trung bình, yếu ở một trong hai môn Toán, Tiếng việt mà không bằng
với giá trị ô tổng số học sinh dự thi thì máy sẽ báo lỗi cho chúng ta biết với chữ
"Er" màu đỏ (màu chữ ta có thể chọn với bất kỳ màu nào cũng được), còn nếu cả
hai đều bằng nhau thì máy sẽ không báo lỗi gì cả. Với sự cảnh báo này sẽ giúp
cho chúng ta xem lại những dòng có số liệu nhập vào không đúng.
Ở ô L8 gõ vào công thức: = D8 + F8 + H8 ấn phím Enter để kết thúc.

Với các bảng tổng hợp chất lượng cuối kỳ ta chỉ cần copy các bảng tổng
hợp chất lượng giữa kỳ là được.
Đến đây, tôi đưa ra giải pháp copy Sheet trong một bảng tính như sau:
Để copy Sheet ta nháy chuột vào Sheet cần copy, nháy chuột trái vào
Sheet đó đồng thời nhấn giữ phím CTRL và kéo thả chuột vào vị trí mới. Với
cách copy này ta không phải định dạng lại bảng tính nữa (không phải chỉnh sữa),
chỉ cần nhập số liệu vào ô nhập là được, còn các ô đã thiết lập công thức sẽ tự
động đưa ra kết quả.
Do đó, ta chỉ cần thiết lập công thức cho một bảng tổng hợp đầu tiên là
được, các bảng khác ta sẽ thực hiện thao tác copy.
Để bảng tính an toàn hơn, chúng ta có thể thiết lập mật mã bảo vệ cho
bảng tính đề phòng khi có người ngoài muốn chỉnh sửa số liệu làm mất tính
khách quan, ta thiết lập đặt Password cho bảng tính.
Tôi tin rằng, với giải pháp mà tôi đưa ra trên thì Ban giám hiệu các trường
sẽ không còn lo lắng khi làm công tác thống kê tổng hợp nữa.
Ngoài những bảng tổng hợp chất lượng qua các lần khảo sát định kỳ thì ở
các trường học còn phải thường xuyên tổng hợp các số liệu khác từ đơn giản đến
phức tạp. Chẳng hạn như: cứ sau khi tổ chức một cuộc thi nào đó thì nhà trường
phải thiết lập một bảng tổng hợp thi đua giữa các khối lớp, giữa các em học sinh
10
với nhau, mà đã thi đua thì phải có xếp hạng. Đối với các bảng tổng hợp thi
đua mà chỉ xếp thứ hạng dựa vào 1 tiêu chí thì thực hiện đơn giản, ví dụ như:
Bảng tổng hợp kết quả học sinh giỏi qua các lần thi, xếp thứ hạng học sinh chỉ
dựa vào tổng điểm 2 môn. Còn đối với các bảng tổng hợp thi đua phức tạp hơn
là khi xếp thứ hạng phải dựa vào 2 hoặc 3 tiêu chí, chẳng hạn: Bảng tổng hợp
kết quả vở sạch - chữ đẹp qua các lần thi, khi xếp thứ phải dựa vào % loại A và
% loại B, hoặc bảng tổng hợp kết quả học sinh thi giải toán trên mạng và tiếng
anh trên mạng, khi xếp loại cũng phải dựa vào điểm thi vào thời gian làm bài,
Vậy để giúp các thầy cô tổng hợp các bảng thi đua phức tạp đó tôi đưa ra
giải pháp như sau:

b.
Sau mỗi lần khảo sát chất lượng định kỳ xong là các đồng chí giáo viên
chủ nhiệm phải hoàn thành mẫu sau nộp về nhà trường bằng văn bản viết tay.
Nếu mẫu báo cáo này mà các đồng chí giáo viên chủ nhiệm thực hiện
nhập thủ công bằng tay thì mất rất nhiều thời gian và độ chính xác sẽ không
được tuyệt đối bởi vì ngoài việc nhập điểm của các em học sinh vào thì các đồng
chí còn phải tính số lượng điểm giỏi, điểm khá, điểm trung bình, điểm yếu, rồi
tính tỉ lệ %, tính điểm trung bình chung nữa.
Để khắc phục những khó khăn trên tôi xin trình bày giải pháp như sau:
Chúng ta sẽ thực hiện bảng này bằng bảng tính Excel, nếu bảng này được
thực hiện trên Excel thì các đồng chí giáo viên chủ nhiệm chỉ việc nhập điểm
của học sinh vào là được, còn tính số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu, tính tỉ lệ
%, tính điểm trung bình chung sẽ được thiết lập các hàm tự động cập nhật.
14
BẢNG THEO DÕI KẾT QUẢ CÁC ĐỢT KIỂM TRA ĐỊNH KỲ
- Để tính số lượng điểm giỏi ta thực hiện như sau:
Gõ công thức sau vào ô C44: =COUNTIF(C6:C41;">=9") ấn Enter để kết
thúc. Copy công thức này vào các ô F44, G44, I44, K44, M44, O44, Q44, S44,
U44 để tính số điểm giỏi cho các ô đó.
Với công thức này được hiểu như sau: máy sẽ đếm số điểm lớn hơn hoặc
bằng 9 trong khối C6 đến C41.
- Để tính số điểm khá ta thực hiện như sau: Gõ công thức sau vào ô C45:
=(COUNTIF(C6:C41;">=7"))-(COUNTIF(C6:C41;">=9")) ấn Enter để kết thúc.
Copy công thức này vào các ô F45, G45, I45, K45, M45, O45, Q45, S45, U45
15
để tính số điểm khá cho các ô đó.
Với công thức này được hiểu như sau: máy sẽ lấy những ô có giá trị lớn
hơn hoặc bằng 7 ngoại trừ những ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 9 thì không lấy.
- Để tính số lượng điểm trung bình ta thực hiện như sau:
Gõ công thức sau vào ô C46:

tháng của các môn học: Toán, Tiếng việt, khoa học, Lịch sử + Đại lý.
Trong cuốn sổ điểm cá nhân này, các đồng chí giáo viên chủ nhiệm phải:
- Vào 4 con điểm kiểm tra thường xuyên.
- Tính điểm trung bình cho 4 con điểm đó.
- Nhập điểm kiểm tra vào.
17
- Tính điểm trung bình chung của điểm kiểm tra và điểm trung bình.
- Xếp thứ.
Với nhiều công đoạn như vậy nếu các đồng chí giáo viên thực hiện bằng
văn bản viết tay thì rất tốn công sức, mất nhiều thời gian, độ chính xác không
cao nhất là công đoạn xếp thứ.
Nếu sổ điểm cá nhân được thực hiện trên máy thì các đồng chí giáo viên
chỉ cần nhập điểm học sinh vào là được.
Cách tính điểm trung bình: Tại ô H4 gõ công thức: =(D4+E4+F4+G4)/4
ấn Enter để kết thúc. Copy công thức vào khối ô H5:H40 và khối ô O4:O40.
Cách xếp thứ thì thực hiện giống như tôi đã trình bày ở phần trên.
Để bảo đảm an toàn cho sổ điểm ta có thể thiết lập Password cho bảng tính.
18
III. KẾT LUẬN:
1. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm:
Qua quá trình nghiên cứu và thực nghiệm tôi nhận thấy việc ứng dụng
MS.Excel vào xử lý số liệu ở các bảng tổng hợp thống kê, đã hỗ trợ cho bản
thân tôi nói riêng, Ban giám hiệu và các đồng chí giáo viên ở các trường nói
chung rất nhiều trong công tác thống kê và tổng hợp số liệu, đó là:
- Giảm thiểu tối đa thời gian hoàn thành công việc, giảm nhẹ công sức
làm việc mà vẫn đảm bảo được độ chính xác tuyệt đối, đặc biệt hơn nữa đó là
đảm bảo tính an toàn cho từng bảng tổng hợp.
- Giúp những người làm công tác quản lý nhẹ nhàng hơn, thuận tiện hơn
trong việc tập trung làm những báo cáo bằng các biểu mẫu thống kê số liệu từ
đơn giản đến phức tạp.