TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
LỚP VB17QT002PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ
TRÌNH THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI
CÁC TỔ CHỨC
GVHD: ThS.Nguyễn Văn Chương
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 10
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 03 năm 2015
MỤC LỤC
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Trang 2
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
1. BẢN CHẤT CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.1. Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công
việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công
việc.
1.2. Nhiệm vụ và mục đích
Có 3 nhiệm vụ chủ yếu trong việc phân tích công việc:
- Định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác;
- Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và các tiêu chuẩn hoàn thành công việc;
- Xác định yêu cầu của công việc.
Các thông tin thu thập được khi phân tích công việc được dùng để lập ra:
Bản mô tả công việc; Bản tiêu chuẩn công việc.
a) Bản mô tả công việc
Là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc
được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc
phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và

thể nhờ các chuyên viên tư vấn bên ngoài giúp.
Trước khi thực hiện phân tích công việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ
công việc càng nhiều càng tốt bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với các
cá nhân quen thuộc với công việc đó. Trước khi bắt đầu, các quản đốc hay trưởng
phòng nên giới thiệu chuyên viên phân tích với công nhân, và giải thích lý do của
việc phân tích công việc. Mặc dù thái độ của công nhân không ảnh hưởng gì nhà
phân tích, nhưng nhà phân tích phải cố gắng tạo ra một mối tin tưởng hỗ tương với
công nhân. Thất bại trong việc này dễ làm trì trệ công việc.
2.2. Quy trình phân tích công việc
Tiến trình phân tích công việc thường được nhà phân tích tiến hành theo sáu
bước sau đây:
Trang 4
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông n phân ch công việc
Bước 2: Thu thập thông n cơ bản
Bước 3: Lựa chọn các công việc êu biểu
Bước 4: Thu thập thông n phân ch công việc
Bước 5: Kiểm tra lại thông n với các thành viên
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản êu chuẩn công việc
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
Cần phải xác định được mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới xác định
được phương pháp thu thập thông tin.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản
Bước kế tiếp nhà phân tích xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức,
sơ đồ tiến trình công việc và bản mô tả công việc hiện có, nếu có. Sơ đồ tổ chức cho
ta biết công việc này có liên hệ với các công việc khác như thế nào, chức vụ và
tuyến quyền hạn. Sơ đồ tiến trình công việc hay còn gọi là sơ đồ luồng công việc
hoặc lưu chuyển đồ giúp nhà phân tích hiểu rõ và chi tiết từ đầu vào đến đầu ra. Sau
cùng bản mô tả công việc hiện có, nếu có sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bản mô
tả công việc hoàn chỉnh hơn.

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó
- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm
- Tránh được các tình huống va chạm
- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì
Trang 6
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
b) Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:
Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá
nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu
quả đều gồm các thông tin sau:
- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ
chức, nơi làm việc: Thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì,
v.v.
- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện
công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó.
Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao
gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền
hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện
làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian
hoặc logic.
- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục,
kiến thức công việc, trách nhiệm công việc), những kĩ năng về thể chất và
điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều
nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công
việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã
loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này.
c) Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước:
Bước 1: Lập kế hoạch
Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định

học chủ yếu và tốt nghiệp
- Trình độ ngoại ngữ: Cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và
viết
- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được
- Tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hình, năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc
biệt
- Hoàn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân
- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc
3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC
Trang 8
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
3.1. Mục đích phân tích công việc
Phân tích công việc là một công cụ mang tính quyết định hiệu quả quản lý
nguồn nhân lực mà mỗi nhà quản lý cần phải chú trọng thực hiện.
- Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng
- Phân công, bố trí nhân viên
- Thiết kế chương trình đào tạo
- Đánh giá năng lực thực hiện công việc
- Cải thiện điều kiện làm việc
- Định giá công việc
- Trả công khen thưởng
Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ
và trách nhiệm cụ thể của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc này
với công việc khác, kiến thức kĩ năng cần thiết, các điều kiện làm việc, v.v. Từ đó,
nhà quản trị sẽ biết tuyển chọn người phù hợp hoặc đào tạo những nhân viên trong
chính công ty mình để thực hiện công việc. Phân tích công việc cũng cung cấp
những thông tin cần thiết qua bản mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện
công việc được chính xác, từ đó trả thù lao cho người lao động một cách công bằng,
xứng đáng.

hoá dịch vụ, hạ chi phí sản xuất và bảo vệ môi trường. Doanh nghiệp chỉ có thể đạt
được mục tiêu này khi doanh nghiệp kinh doanh có lãi và thanh toán được nợ.
Người lao động có nhu cầu thông tin cơ bản về tình hình tài chính doanh
nghiệp vì nó liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm, đến khách hàng hiện tại và
tương lai của họ.
Việc thường xuyên tiến hành phân tích tình hình tài chính sẽ giúp doanh
nghiệp thấy được thực trạng hoạt động tài chính, từ đó xác định được nguyên nhân
và mức độ ảnh hưởng đến từng hoạt động kinh doanh. Trên cơ sở đó có những biện
pháp hữu hiệu và ra các quyết định cần thiết để nâng cao chất lượng công tác quản
lý kinh doanh. Thực hiện đãi ngộ tài chính tốt sẽ góp phần đạt mục tiêu thu hút và
giữ chân nhân sự.
3.4. Nhân sự, đối tượng thực hiện phân tích, đối tượng được phân tích
- Kiến thức
- Khả năng
- Kỹ năng
- Khả năng giao tiếp
- Kinh nghiệm
Trang 10
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Ví dụ minh họa thực tế: Phân tích yếu tố nhân sự khi đảm nhiệm chức giám
đốc kinh doanh công ty FPT
- Nghề: Công nghệ thông tin
- Công việc: Quản lý
- Vị trí: Giám đốc kinh doanh của công ty FPT
- Nhiệm vụ:
 Lập và tổ chức triển khai kế hoạch của công ty
 Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng cấp công ty
 Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng
 Phê duyệt chính sách công ty và phương án kinh doanh
 Tham gia kiểm soát và xây dựng hệ thống chất lượng

việc tổ chức thực hiện thu thập, ghi chép, tổng hợp và hạch toán kế toán
đối với toàn bộ hoạt động đầu tư kinh doanh của Công ty theo đúng quy
định, chế độ tài chính kế toán, đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp
thời. Phối hợp các phòng ban tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý,
phân tích tài chính, nguồn vốn, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả
và an toàn sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh.
- Tiêu chuẩn để thực hiện công việc:
 Công tác hạch toán kế toán của Công ty được thực hiện đúng các
chuẩn mực, chế độ kế toán của Nhà nước và quy định của Công ty.
 Kế hoạch tài chính được lập chi tiết, khả thi, phù hợp với định
hướng và chiến lược kinh doanh của Công ty.
 Các báo cáo hạch toán kế toán, kế toán quản trị được lập kịp thời,
chính xác, đầy đủ nội dung theo yêu cầu.
 Cán bộ và nhân viên hiểu, tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật. Nhân viên
được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá đúng quy định.
- Trách nhiệm và nhiệm vụ:
 Tham mưu Giám đốc, xây dựng và kiện toàn hệ thống quản lý tài
chính - kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật và đặc điểm
của Công ty
 Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của Công ty
Trang 12
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
 Tổ chức triển khai và chỉ đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí,
tài sản, nguồn vốn của Công ty
 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán
 Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài chính –
tiền tệ
 Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng
 Phối hợp thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực
tiếp

và lưu lại tổ chức nhân sự.
3.7. Các phương pháp thu thập thông tin, kỹ thuật phân tích
Có nhiều phương pháp để thu thập thông tin cho bản mô tả công việc, có thể
phương pháp này áp dụng tốt cho mỗi vị trí này nhưng có thể nó lại không thể sử
dụng tốt cho vị trí khác, do đó tùy vào vị trí, tùy vào trường hợp khác nhau để chọn
các phương pháp.
3.7.1. Phương pháp phỏng vấn
- Các nhà quản lý sẽ trực tiếp phỏng vấn về các nhân viên đang làm việc
trong các vị trí mà họ cần thông tin để phân tích công việc. Hữu hiệu khi
mục đích của công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực
thực hiện công việc của nhân viên.
- Phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan
trọng trong phân tích công việc.
- Nhược điểm: Người bị phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc
không trả lời đầy đủ.
- Nhân viên luôn muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công
việc của mình, ngược lại giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công
việc của người khác.
3.7.2. Phương pháp quan sát
Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng
chân tay. Người phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của công nhân.
Trên cơ sở các tài liệu ghi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản
mô tả công việc.
Hạn chế của phương pháp này:
- Rất tốn thời gian và công sức
- Không sử dụng được cho những công việc trí óc
Trang 14
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Trong thực tế mỗi tổ chức có thể xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn
công việc với những biểu mẫu khác nhau.

Tuy nhiên phương pháp này có gặp phải các nhược điểm, hạn chế:
Trang 15
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
- Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế
sẽ không trả lời đầy đủ
- Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bản
câu hỏi
Sau đây là những câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc phân
tích công việc:
- Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?
- Những trách nhiệm chính trong công việc là gì?
- Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó
nhất trong công việc?
- Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?
- Những kiến thức nào quan trọng liên quan đến thực hiện công việc?
- Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?
- Theo anh (chị) công việc đòi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế
nào? Sẽ có báo cáo nào?
- Theo anh (chị) có các quan hệ nào trong thực hiện công việc? Điều kiện
lao động, quy chế lao động như thế nào?
- Theo anh (chị) những khóa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần
có để thực hiện công việc tốt là gì?
- Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian
cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy?
- Theo anh (chị) công việc có những yêu cầu trách nhiệm nào về tiền bạc,
mức độ an toàn hoặc những giá trị khác?
3.7.4. Nhật ký công việc
Các công việc được các nhân viên thực hiện ghi chép lại hàng ngày các công
việc của mình trong một thời gian dài.
Ưu điểm: Các công việc của một vị trí được ghi chép lại một các cụ thể, công

- Ước tính không chính xác phát sinh do bỏ sót hoặc hiểu sai
Trang 17
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
- Xét đoán của Ban Giám đốc liên quan đến các ước tính là không hợp lý
hoặc việc lựa chọn và áp dụng các chính sách là không phù hợp (Định
kiến cá nhân)
Bổ sung, điều chỉnh thông tin sai lệch:
- Xác định cấp quản lý cần trao đổi thông tin phù hợp
- Nội dung cần trao đổi thông tin
- Xem xét nguyên nhân dẫn đến sai lệch thông tin
- Trao đổi thông tin với bên thứ ba (nếu cần thiết)
- Điều chỉnh các sai lệch đã phát hiện
3.9. Thời hạn
Thời hạn là một khoảng thời gian được xác định từ thời điểm này đến thời
điểm khác.
Khi phân tích công việc cần xác định được thời hạn bắt đầu và thời hạn kết
thúc cho từng công việc. Bố trí thời gian làm việc tại mỗi doanh nghiệp phụ thuộc
vào hình thức, tổ chức lao động, đặc điểm kỹ thuật sản xuất.
3.10. Sự thay đổi của môi trường bên ngoài tác động đến nguồn nhân sự của
doanh nghiệp
- Khung cảnh kinh tế: Chu kỳ kinh tế ảnh hưởng lớn đến nguồn lao động
trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi
xuống doanh nghiệp vẫn phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề và
một mặt phải giảm chi phí lao động. Ngược lại, khi kinh tế phát triển và
có chiều hướng ổn định thường nhu cầu lao động tăng lên do đó sẽ ảnh
hưởng đến thị trường lao động nói chung.
- Luật pháp: Thường luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tuyển
dụng lao động của doanh nghiệp, vì muốn sử dụng lao động các doanh
nghiệp bắt buộc phải trả lương cho người lao động lớn hơn mức lương
tối thiểu nhà nước quy định đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công
việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công
việc.
Trang 19
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Phân tích công việc là công cụ cơ bản nhất của Quản trị nhân lực trong một
tổ chức vì:
- Phân tích công việc cung cấp thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công
việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế
nào và tại sao, các loại máy móc, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công
việc, các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp khi thực hiện công việc.
- Không biết phân tích công việc nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp
đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá
được chính xác yêu cầu của công việc. Do đó, không thể tuyển được đúng
nhân viên cho đúng việc, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công
việc của nhân viên dẫn đến không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính
xác.
- Đặc biệt, phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh
nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ
chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tóm lại, phân tích công việc là công cụ cơ bản và quan trọng để thực hiện tốt
công việc của một tổ chức.
Câu 2: Ứng dụng của kết quả phân tích công việc
Trả lời:
- Người tuyển dụng có thể lựa chọn và tìm thấy được những ứng viên thích hợp.
Nhân viên phù hợp với công việc sẽ quyết định thành tích và quyền lợi của họ trong
tương lai.
- Thông tin bản mô tả và bản Tiêu chuẩn công việc làm cơ sở xây dựng chương
trình đào tạo hiệu quả và phát triển nghề nghiệp.

Trả lời:
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị
nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho
việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân
viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc.
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác
định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức
xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc
tốt nhất.
Câu hỏi 5: Nêu các lợi ích của việc phân tích công việc
Trang 21
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Trả lời:
- Phân tích công việc giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động doanh
nghiệp
- Cung cấp một khối lượng thông tin nhất định về yêu cầu, đặc điểm
công việc.
- Tạo cơ sở cho sự phối hợp giữa các bộ phận. Giúp cấp quản lý và nhân
viên hiểu nhau hơn.
- Giúp đánh giá nhân viên, kích thích sự sáng tạo, tạo thuận lợi cho tuyển
dụng, đào tạo, huấn luyện. Bảo đảm thành công trong việc thuyên
chuyển, thăng thưởng, sắp xếp nhân viên.
- Giảm bất bình đẳng về mức lương, tạo kích thích lao động.
- Qua việc tiêu chuẩn hoá công việc, giúp tiết kiệm thời gian qua việc lập
thời gian biểu công việc. Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu hiểu
biết về công việc.
5.2. Các câu hỏi trắc nghiệm
Câu 1: Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin trong phân tích công việc bằng
phương pháp quan sát tại nơi làm việc nên áp dụng
a. Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật ( quay phim, video )

công việc
b. Cách thức tuyển chọn, bố trí nhân sự.
c. Giúp mở rộng thị phần và tăng doanh số
d. Cả a và b đều đúng
Câu 7: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin là bước thứ mấy trong trình
tự thực hiện phân tích công việc?
a. Bước 3
b. Bước 4
c. Bước 5
d. Bước 6
Câu 8: Kết quả của việc phân tích công việc được thể hiện qua:
a. Bản mô tả công việc
b. Bản phân công công việc
c. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
d. Cả câu a và c
Câu 9: Có bao nhiêu phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc?
a. 3
b. 4
c. 5
d. 6
Câu 10: Các phương pháp cơ bản để thu thập thông tin phân tích công việc là gì?
Trang 23
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
a. Phỏng vấn
b. Bảng câu hỏi
c. Quan sát
d. Cả 3 phương pháp trên
Câu 11: Theo Dessler quá trình phân tích công việc thường được thực hiện theo
trình tự:
a. (1) xác định mục đích của phân tích công việc

và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
a. Phân tích công việc
b. Bản mô tả công việc.
c. Bản tiêu chuẩn công việc
d. Liệt kê chi tiết công việc
Trang 24
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Chương
Câu 13: Phương pháp quan sát thường được áp dụng cho nhân viên nào trong
công ty
a. Các nhân viên hành chính
b. Các nhân viên kỹ thuật
c. Các công nhân làm việc tay chân
d. Một đáp án khác.
Câu 14: Để hoàn thành bản mô tả công việc phải tiến hành bao nhiêu bước?
a. 3 bước
b. 4 bước
c. 5 bước
d. 6 bước
Câu 15: Những kĩ năng tinh thần, những kĩ năng về thể chất và ……………… là
những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc.
a. Nền tảng giáo dục
b. Trách nhiệm công việc
c. Điều kiện làm việc
d. Phạm vi công việc
Trang 25