ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGÔ MINH HIẾU
ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT ACCESS
VÀO KẾ TOÁN TỔNG HỢP CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG

Chuyên ngành : KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC


Sinh viên thực hiện: NGÔ MINH HIẾU
Lớp : DH6KT2 Mã số Sv: DKT052185

Người hướng dẫn: Ths TRÌNH QUỐC VIỆT

Long Xuyên, tháng 06 – năm 2009 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn : Ths TRÌNH QUỐC VIỆT
(Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)

MỤC LỤC
Chương 1. MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
1.1. Cơ sở hình thành ............................................................................................ 1
1.2. Phạm vi mục tiêu nghiên cứu......................................................................... 2
1.3. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 2
1.4. Ý nghĩa........................................................................................................... 2
1.5. Nội dung nghiên cứu...................................................................................... 3
Chương 2. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG........... 4
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty...................................................................... 4
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển...................................................4
2.1.2. Thông tin chung về doanh nghiệp...................................................4
2.2. Những thuận lợi, khó khăn và phương hướn phát triển ................................. 5
2.2.1. Thuận lợi .........................................................................................5
2.2.2. Khó khăn.........................................................................................5
2.2.3. Phương hướng phát triển................................................................. 5
2.3. Cơ cấu tổ chức, quản lý.................................................................................. 6
2.4. Công tác kế toán tại đơn vị ............................................................................ 8
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.................................................................. 8
2.4.2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp ................8
2.4.3. Hình thức sổ kế toán .......................................................................9
Chương 3. CƠ SỞ LÝ LUẬN....................................................................................... 10
3.1. Tổng quan về kế toán...................................................................................10
3.1.1. Định nghĩa về kế toán ...................................................................10
3.1.2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán............................................. 10
3.1.3. Vai trò của kế toán ........................................................................ 10
3.1.4. Nhiệm vụ của kế toán.................................................................... 11
3.2. Khát quát về hệ thống thông tin kế toán ...................................................... 11
3.2.1. Lý thuyết về hệ thống.................................................................... 11
3.2.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp ........................................ 12
3.2.3. Hệ thống thông tin kế toán............................................................ 12

3.5.7.1. Báo cáo tài chính năm.................................................... 25
3.5.7.2. Báo cáo tài chính giữa niên độ....................................... 25
3.5.8. Báo cáo tài chính hợp nhất và tổng hợp........................................ 25
3.5.8.1. Báo cáo tài chính hợp nhất.............................................25
3.5.8.2. Báo cáo tài chính tổng hợp............................................. 26
Chương 4. XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCESS CHO CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬN TẢI AN GIANG ................................................................... 27
4.1. Sự cần thiết của phần mềm kế toán.............................................................. 27
4.2. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Access ...........................................27
4.3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access ........................................... 28
4.3.1. Khởi động phần mềm....................................................................28
4.3.2. Khai báo hệ thống tài khoản kế toán............................................. 32
4.3.3. Nhập số dư đầu kỳ......................................................................... 37
4.3.4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh .................................38
4.3.5. Các bút toán cuối kỳ kế toán......................................................... 42
4.4. Nhận xét, đánh giá ....................................................................................... 51
Chương 5. KẾT LUẬN................................................................................................. 53
PHỤ LỤC..... ................................................................................................................. 54
Phụ lục I. Các mẫu sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ .......................... 54
Phụ lục II. Biểu mẫu báo cáo tài chính ............................................................... 58
Phụ lục III. Những quy định chung về chứng từ kế toán.................................... 77
Phụ lục IV. Sơ lược về cách xây dựng phần mềm kế toán Access.....................80
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................82
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Thông tin chung về các đội xe buýt..................................................................7

Bảng PL.1. Mẫu sổ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ ....................................................... 54
Bảng PL.2. Mẫu sổ Chứng từ ghi sổ............................................................................... 54
Bảng PL.3. Mẫu sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................. 55
Bảng PL.4. Mẫu sổ Cái một cột...................................................................................... 55

Hình 4.9. Nhóm Menu Help............................................................................................ 32
Hình 4.10. Chọn khai báo tài khoản................................................................................ 32
Hình 4.11. Form khai báo hệ thống tài khoản kế toán.................................................... 33
Hình 4.12. Thông báo thêm tài khoản............................................................................. 33
Hình 4.13. Thông báo sửa tài khoản ...............................................................................34
Hình 4.14. Xóa tài khoản kế toán cách 1 ........................................................................ 34
Hình 4.15. Xóa tài khoản kế toán cách 2 ........................................................................ 34
Hình 4.16. Khai báo tài khoản cấp 2............................................................................... 35
Hình 4.17. Thông báo khi nhập liệu sai tài khoản cấp 2.................................................36
Hình 4.18. Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3................................................................ 36
Hình 4.19. Thông báo tài khoản cấp 3 phải tương tự với tài khoản cấp 2......................36
Hình 4.20. Tab chi tiết các tài khoản .............................................................................. 37
Hình 4.21. Nhập số dư đầu kỳ vào tài khoản có số dư.................................................... 38
Hình 4.22. Chuyển sổ kế toán.........................................................................................38
Hình 4.23. Thêm kỳ kế toán vào danh mục .................................................................... 38
Hình 4.24. Form Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh........................................39
Hình 4.25. Thông báo khai báo tài khoản khi định khoản..............................................40
Hình 4.26. Khu vực phiếu thu/chi................................................................................... 40
Hình 4.27. Khu vực Hóa đơn .......................................................................................... 40
Hình 4.28. Khu vực phiếu nhập/xuất ..............................................................................41
Hình 4.29. Thao tác sửa hay xóa định khoản.................................................................. 42
Hình 4.30. Form tìm kiếm dịnh khoản............................................................................42
Hình 4.31. Menu các bút toán kết chuyển và phân bổ.................................................... 43
Hình 4.32. Thông báo tính lại giá xuất kho .................................................................... 43
Hình 4.33. Form định nghĩa tài khoản kết chuyển.......................................................... 44
Hình 4.34. Thông báo khi kết chuyển chi phí trực tiếp...................................................44
Hình 4.35. Kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung................................................. 45
Hình 4.36. Thông báo kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung................................ 45
Hình 4.37. Thông báo tập hợp chi phí sản xuất chung....................................................46
Hình 4.38. Phân bổ chi phí sản xuất chung..................................................................... 46

xu thế tất yếu. Việc ứng dụng công nghệ tin học giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm bớt gánh nặng và áp lực công việc cho nhân viên,
cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, nó là một trong những nhân tố cho thấy
môi trường làm việc chuyên nghiệp trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Việt Nam đã gia
nhập WTO. Các rào cản kinh tế dần được dỡ bỏ, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều
thuận lợi hơn trong giao dịch quốc tế, có nhiều cơ hội tiếp thu và áp dụng công nghệ
mới của thế giới vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, các tập đoàn kinh tế lớn
mạnh trên thế giới cũng có cơ hợi như ta, với khả năng tài chính lớn mạnh, họ sẽ xâm
nhập vào thị trường nước ta nhằm chiếm lĩnh thị trường mới mẻ và đầy tiềm năng này.
Ngoài ra, tình hình kinh tế thế giới ngày càng có ảnh hưởng sâu sắc đến nền kinh tế Việt
Nam, nhất là trong giai đoạn hiện nay, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã gây ra
nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam, dù sự ảnh hưởng của nó không lớn
như các nước khác trên thế giới, đặc biệt là các nước châu Mỹ và châu Âu. Và đây
chính là những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp
vừa và nhỏ. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp trong nước phải không ngừng nỗ
lực tìm tòi những biện pháp kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng công nghệ
tin học vào bộ máy tổ chức, quản lý, sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp như đã đề
cập ở trên là một trong những biện pháp thiết thực và cần thiết.
Trong bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay vừa và nhỏ, dù có thuê kế toán viên hay
không, thì doanh nghiệp đó vẫn phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, vì kế toán là
một công việc rất quan trọng, kết quả của công việc này là những thông tin tài chính,
thông tin quản trị,…nói chung là thông tin kế toán. Thông tin kế toán là những dữ liệu
kế toán đã qua xử lý, nó rất hữu ích cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra những
quyết định kinh tế đúng đắn. Bên cạnh đó, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
ngoài doanh nghiệp (như nhà đầu tư, các chủ nợ, nhà cung cấp, cơ quan quản lý Nhà
nước,…) sử dụng các thông tin kế toán của doanh nghiệp để ra quyết định kinh tế có
liên quan đến doanh nghiệp, chẳng hạn như: quyết định đầu tư vào doanh nghiệp, quyết
định cho vay hay thu nợ sớm, quyết hợp tác, thu thuế,… Vì vậy, thông tin kế toán cần
được cung cấp kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Để làm được việc này, doanh nghiệp
cần phải xây dựng một hệ thống kế toán vững chắc trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng

an toàn; 2. thông tin kịp thời; 3. thỏa mãn yêu cầu của đơn vị, phù hợp với chuẩn mực
và chế độ kế toán hiện hành. Ngoài ra, phần mềm cần phải có sự tổ chức, sắp xếp sao
cho hợp lý và dễ dàng sử dụng, thì việc ứng dụng nó sẽ ít gặp trở ngại hơn. Công ty cổ
phần vận tải An Giang là công ty có quy mô vừa và nhỏ, có đặc điểm của hệ thống kế
toán phù hợp với việc lựa chọn này, do đó, đề tài “Ứng dụng Microsoft Access vào kế
toán tổng hợp của công ty cổ phần vận tải An Giang” ra đời.
1.2. Phạm vi và mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên đặc điểm của công tác kế toán trong công ty cổ phần
vận tải An Giang với những mục tiêu sau:
– Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại đơn vị.
– Thiết kế phần mềm kế toán tổng hợp dựa trên Microsoft Access XP. Phần mềm
này được viết dựa trên đặc điểm của kế toán tổng hợp tại đơn vị, đầu ra của phần
mềm này là các sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán.
1.3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là phỏng vấn nhân viên của công ty, quan sát
hoạt động kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt là quan sát phương pháp ứng dụng tin học
vào công tác kế toán tại đơn vị. Ngoài ra, thông tin còn được thu thập qua báo chí và
internet, từ các nghiên cứu trước nhằm bổ sung thông tin cho nghiên cứu. Sau khi có
được thông tin, chúng được tổng hợp, phân tích, để làm cơ sở đưa ra nhận xét, đánh giá
và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán tại đơn vị. Cuối cùng, với
những hiểu biết về Microsoft Access, phần mềm kết toán tổng hợp dựa trên những
thông tin đã được tổng hợp và phân tích ra đời.
1.4. Ý nghĩa
Nghiên cứu này giúp công ty cổ phần vận tải An Giang nhận biết được thực trạng của
việc ứng dụng tin học vào kế toán, từ đó giúp đơn vị có những chính sách, những quyết
định kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán. Ngoài ra, với phần mềm kế
toán được tạo ra dựa trên Microsoft Access, công ty có thể ứng dụng nó vào trong
doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán là một
khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy, nâng cao hiệu
quả trong công tác kế toán chính là nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của

Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
Chương 2
TỔNG QUAN VỀ CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tiền thân của công ty cổ phần vận tải An Giang là Xí nghiệp vận tải 1 và Xí nghiệp vận
tải 2. Hai đơn vị này được thành lập vào năm 1978. Một năm sau đó, hai Xí nghiệp này
sát nhập lại với nhau cùng tổ chức hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh.
Năm 1986, theo quyết định số 1121/QĐ.UB ngày 27/12/1985, công ty đã chuyển đổi
loại hình công ty từ xí nghiệp vận tải công ty hợp danh sang xí nghiệp vận tải quốc
doanh với tên gọi là công ty vận tải ô tô An Giang.
Tháng 06/2005, căn cứ nghị định 64/CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ về việc chuyển
doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh An Giang ra
quyết định tiến hành cổ phần hóa công ty vận tải ô tô An Giang. Kết quả là công ty cổ
phần vận tải An Giang được thành lập.
Sau khi cổ phần hoá, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có nhiều chuyển biến
tích cực, cụ thể như sau:
– Kết quả kinh doanh năm 2005:
+ Sản lượng: 42376 hành khách/km đạt 106% kế hoạch.
+ Doanh thu: 11.888.000.000 đồng đạt 114% kế hoạch.
+ Lợi nhuận: 974.000.000 đồng đạt 156% kế hoạch.
+ Nộp ngân sách: 259.000.000 đồng.
+ Thu nhập bình quân một cán bộ công nhân viên: 1.800.000 đồng/tháng.
– Kết quả kinh doanh năm 2006:
+ Sản lượng: 49374 hành khách/km đạt 109,7% kế hoạch.
+ Doanh thu: 28.793.000.000 đồng đạt 107,2% kế hoạch.
+ Lợi nhuận: 1.667.000.000 đồng đạt 187% kế hoạch.
+ Nộp ngân sách: 488.000.000 đồng.
+ Thu nhập bình quân một cán bộ công nhân viên: 1.900.000 đồng/tháng.
2.1.2. Thông tin chung về doanh nghiệp

+ Mai Xuân Trường;
+ Nguyễn Thị Đẹp;
+ Đoàn Minh Phước;
+ Lâm Minh Hoàng;
+ Cùng 57 cổ đông sáng lập.
2.2. Những thuận lợi và khó khăn, phương hướng phát triển
2.2.1. Khó khăn
Chịu sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới, ngành giao thông vận tải nước ta
gặp nhiều khó khăn. Giá các loại xe, xăng, dầu, nhớt, phụ tùng tăng cao, điều này làm
cho giá thành vận tải tăng lên. Đây là những khó khăn chung của doanh nghiệp giao
thông vận tải. Riêng CTCPVT AG còn kinh doanh thêm dịch vụ xe buýt, đây là dịch vụ
mang tính xã hội, chịu sự quản lý của nhà nước, phục vụ nhu cầu đi lại của người dân,
doanh nghiệp không được phép tăng giá vé xe buýt cho dù hoạt động kinh doanh dịch
vụ này không thuận lợi, trừ khi được sự cho phép của nhà nước. Mặt khác, trên địa bàn
tỉnh AG, nhiều nơi mạng lưới giao thông còn chưa phát triển, gây khó khăn cho giao
thông vận tải, nhất là việc kinh doanh dịch vụ xe buýt.
2.2.2. Thuận lợi
Ngành giao thông vận tải là ngành kinh doanh nhiều tiềm năng. Nhu cầu đi lại của
người dân ngày càng tăng cao, mạng lưới giao thông ngày càng phát triển, kinh tế Việt
Nam cũng không ngừng tăng trưởng. Tuy nước ta đang chịu sự ảnh hưởng của khủng
hoảng kinh tế thế giới nhưng Việt Nam đang dần vượt qua khó khăn này. Đó là những
thuận lợi của ngành giao thông vận tải nước ta nói chung và của của CTCPVT AG nói
riêng.
2.2.3. Phương hướng phát triển
Trên cơ sở khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi, CTCPVT AG có kế hoạch
phát triển như sau:
– Mở thêm tuyến xe buýt và tuyến xe khách (đối với xe khách chạy luồn tuyến).
– Nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng.
Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
2.3. Cơ cấu tổ chức quản lý

ông Mai Xuân Trường đảm trách.
– Phòng Kinh doanh: đúng như tên gọi, phòng này có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh
doanh, hoạch định các chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, phòng này đảm nhận luôn
nhiệm Marketing. Trưởng phòng là ông Đoàn Minh Phước và một phó phòng là ông
Mai Xuân Lâm.
– Phòng Tài chính – Kỹ thuật: Phòng này có nhiệm vụ quản lý tài chính và kỹ thuật,
đồng thời phòng này làm luôn nhiệm vụ kế toán. Trưởng phòng là bà Ngô Thị Ngọc
và phó phòng là Nguyễn Thị Đẹp.
– Phòng tổ chức: Phòng này quản lý về vấn đề lao động và tiền lương. Trưởng phòng là
ông Nguyễn Tiến Luận và một phó phòng là Trần Hải Lý.
– Xưởng cơ khí: có nhiệm vụ sửa chữa ô tô. Quản đốc là ông Trần Văn Thông và hai
phó quản đốc là ông Nguyễn Phước Phúc và Lê Hùng Quốc.
– Đội thanh tra, kiểm tra: có chức năng kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các
đội xe về việc tuân thủ các quy định của Cty, trong đó chú trọng việc kiểm tra về lịch
trình ra vào bến, tuyến, đưa đón khách và kiểm tra khâu bán vé. Đội trưởng là ông
Huỳnh Hữu Đức và hai đội phó là ông Lương Thanh Tình và ông Tạ Xuân Hà.
– Đội xe khách:
Đội này có hai hoạt động: Xe chạy luồn tuyến và xe chạy theo hợp đồng.
+ Xe chạy luồn tuyến: chạy theo tuyến cố định, gồm có 5 tuyến.
+ Xe chạy theo hợp đồng: chỉ chạy khi có hợp đồng thuê của khách hàng, chủ
yếu phục vụ cho du lịch.
Quản lý đội xe này là ông Lâm Minh Hoàng (đội trưởng) và ông Trần Quốc Lợi (đội
phó).
– Đội xe buýt:
Tháng 3/2005, CTCPVT An Giang đã trúng thầu dự án tổ chức điều hành hoạt động xe buýt
do UBND tỉnh phê duyệt.
Đội xe buýt gồm có 3 đội. Sau đây là thông tin chung về 3 đội xe:
Bảng 2.1. Thông tin chung về các đội xe buýt
Đội xe Tuyến
Loại

Tuyến 3 Vịnh Tre - Nhà Bàng 17 16 160
39 16 16 80
30 1 80
Tuyến 4 TX Châu Đốc - Khánh Bình 39 14 13 70
Đội 3
(Đội trưởng: Trần Phong
Dũ, đội phó: Trương
Văn An, đội phó: Trần
Văn Nhựt) 45 42 213
Tuyến 6 Phà Năng Gù - TT Tân Châu 39 20 19 100
Tuyến 7 Phà An Hòa - Phà Thuận Giang 45 11 10 52
Tuyến 8 Phà An Hòa - Phà Cao Lãnh 45 14 13 61
Tuyến 9 Chợ Mới - Mỹ Luông
2.4. Công tác kế toán tại đơn vị
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Vì công ty chỉ có một kế toán trưởng và một kế toán viên nên công ty không tổ chức bộ máy
kế toán.
Công ty không tổ chức phòng kế toán, nhân viên kế toán làm việc trong phòng tài chính – kỹ
thuật, kế toán trưởng cũng chính là trưởng phòng của phòng này.
2.4.2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
– Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12 hàng năm.
– Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam
– Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: PP thực tế đích danh.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
+ Trình tự xuất kho như sau: Các cơ sở (các phòng ban) đề nghị Æ Ban lãnh đạo
(ban giám đốc) duyệt Æ Ra lệnh xuất kho Æ Viết phiếu xuất Æ Cơ sở xuống kho
nhận. Kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết, thủ kho ghi nhận vào thẻ kho. Cuối tháng,
kế toán và thủ kho đối chiếu với nhau.
– Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ áp dụng phương thẻ song song để

trùng khớp của tổng số tiền trên bảng này với tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Cuối cùng, căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập các bảng
báo cáo tài chính.
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổChương 3. Cơ sở lý luận

Chương 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1. Tổng quan về kế toán
3.1.1. Định nghĩa về kế toán
Có nhiều định nghĩa về kế toán, những định nghĩa khác nhau đề cập đến những khía
cạnh của kế toán, như “kế toán là ngôn ngữ trong kinh doanh”, hay “kế toán là công cụ
để quản lý kinh tế”. Theo điều 4, Luật kế toán Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 3 thông
qua ngày 19/06/2003 và có hiệu lực ngày 01/01/2004, kế toán được định nghĩa như sau:
“Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”, chủ yếu dưới hình thức giá
trị.
3.1.2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán: được miêu tả qua hình sau:


nó thực hiện việc kiểm soát nội bộ.
– Kế toán cung cấp những tài liệu, những thông tin kinh tế đã diễn ra và đang diễn
ra trong DN làm cơ sở để DN hoạch định chương trình hành động, phương
hướng hoạt động trong tương lai.
– Kế toán giúp người quản lý điều hòa tình hình tài chính DN.
– Kế toán là cơ sở để giải quyết sự tranh tụng khiếu tố, được toàn án chấp nhận là
bằng chứng về hành vi thương mại.
– Kế toán là cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán.
– Kế toán cho biết một kế quả tài chính rõ rệt không thể chối cãi được.
– Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật – tự động hóa trong sản xuất – các công
cụ do ngành toán và khoa học thống kê cung cấp như lập phương trình, phân
tích, xác suất… đã giúp cho người quản lý hạ giá thành sản phẩm và quản lý DN
kịp thời, ra quyết định phù hợp… trên cơ sở của số liệu kế toán.
∗
Đối với Nhà nước:
– Nhờ kế toán, Nhà nước có thể theo dõi được sự phát triển của các ngành sản
xuất kinh doanh để từ đó tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia.
– Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước làm trọng tài giải quyết sự tranh chấp về quyền
lợi giữa các DN.
– Nhờ kế toán, Nhà nước tìm ra một cách tính thuế tốt nhất hạn chế thất thu thuế,
hạn chế sai lầm trong chính sách thuế.
– Kế toán cung cấp những dữ kiện hữu ích cho các quyết đinh kinh tế, chính trị, xã
hội… xác định được khả năng trách nhiệm, cương vị quản lý và cung cấp các dữ
kiện hữu ích cho việc đánh giá khả năng tổ chức và lãnh đạo.
– Đối với nền kinh tế quốc gia, kế toán lưu ý với chính quyền trong việc saonj
thảo và ban hành những luật lệ về thuế, thiết lập những chính sách kinh tế cho
phù hợp với tình hình thương mại và kinh tế nước nhà. Qua kết quả tổng hợp các
báo cáo tài chính của ngành, chính quyền có thể biết được tình hình thịnh suy
của nền kinh tế nước nhà, biết được sự thành công hay thất bại của các ngành,
các DN đồng thời biết được nguồn lợi về thuế sẽ thu được cho ngân sách.

(đầu vào)
Hình 3.2. Hệ thống thông tin trong DN

∗ Các hệ thống thông tin trong DN:
– Các hệ thống xử lý nghiệp vụ.
– Hệ thống thông tin quản lý: một số loại hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống
thông tin
thị trường
Hệ thống
thông tin
sản xuất
Hệ thống
thông tin
tài chính
Hệ thống
thông tin
nhân lực
Hệ thống
thông tin
kế toán
Hệ thống thông tin quản lý
Hình 3.3. Một số loại hệ thống thông tin quản lý

– Hệ thống thông tin bổ trợ ra quyết định.
3.2.3. Hệ thống thông tin kế toán
∗ Khái niệm:
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) là hệ thống tập hợp các
nguồn lực (nhân viên kế toán, thiết bị xử lý, truyền tin) nhằm biến đổi những dữ liệu tài
chính và các dữ liệu khác (đó là các nghiệp vụ kinh tế và các sự kiện kinh tế), nói chung

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối
tượng bên ngoài. Những thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ,
các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn
được gọi là hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Bao gồm hệ thống các chu trình:
– Chu trình chi phí
– Chu trình doanh thu
– Chu trình chuyển đổi (giá thành)
– Chu trình tài chính
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong
nội bộ DN để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của
chúng đối với DN. Bao gồm:
– Hệ thống dự toán
– Hệ thống kế toán trách nhiệm
∗ Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán:
Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh
làm thay đổi tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Các nghiệp
vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái.
Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một
doanh nghiệp đang hoạt động. Chu trình đó như sau:
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
13

Chương 3. Cơ sở lý luận

Chu trình
tiêu thụ
Chu trình
cung cấp
Chu trình
sản xuất

số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn
thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này.

3.3.2. Các loại sổ kế toán
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
14

Chương 3. Cơ sở lý luận

SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
15
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán
gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
− Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
− Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các
loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán
chi tiết.
3.3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp
(1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ
kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài
khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh
bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
− Ngày, tháng ghi sổ;
− Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
− Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
− Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
(2) Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong