TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
KHOA TOÁN TIN ỨNG DỤNG
oo0oo
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề Tài :
Quản Lý Bán Hàng
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THÙY DUNG
LỚP : K10C – CĐ TOÁN TIN ỨNG DỤNG
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
HÀ NỘI 05 - 2010
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
Mở Đầu
Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày
càng phát triển thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ
quản lý đã trở nên vô cùng khó khăn và phức tạp. Họ đòi hỏi mức
độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này là một
khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì những biện pháp
lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công. Trong các
lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý
bán hàng, quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết,
chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động
này giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng
thông tin vào quản lý dữ liệu.
Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ
áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần.
Chính vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng
là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó liên quan đến sự
phát triển của các công ty. Trên cơ sở đó tôi đã nghiên cứu đề tài
“Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty
TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý
hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc: phụ trách công tác điều hoà mọi hoạt động của công ty như
hoạt động nhập và tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ bộ phận
nhân viên của công ty.
- Bộ phận bán hàng: tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Nhiệm vụ chính là
giới thiệu cho khách hàng về các loại hàng hoá của công ty, xuất sứ, giá cả
Đồng thời tiếp nhận đơn mua cũng như đơn đặt hàng của khách
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Giám đốc
Phó Giám đốc
Bộ
Phận
Tài
Chính
Bộ
Phận
Liên
Quan
Khác
Bộ
Phận
Kinh
Doanh
Bộ
Phận
Bán
Hàng
Trang 4
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
- Bộ phận kinh doanh: tìm hiểu thị trường đưa ra chiến lược kinh doanh, giới
thoả thuận của 2 bên.
Gần đến ngày thanh toán mà bên mua chưa có các hình thức trả tiền thì
phía công ty sẽ có bản thông báo và yêu cầu thanh toán hợp đồng theo thời
gian hợp đồng kinh tế còn hiệu lực.
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 6
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
PHIẾU GIAO HÀNG
(Chỉ thanh toán khi xuất trình phiếu này)
Tên khách hàng:………………………………………………………
Địa chỉ:………………………………………………………………
Điện thoại:…………………………………………………………….
Nhân viên phụ trách:………………………………………………….
Chương trình tham gia:……………………………………………….
STT Tên sản phẩm
Dung
Lượn
g
Khuyến
mãi
Số
lượng
Đơn
giá
Chiết
khấu
Thành
tiền
1
2. Nhược điểm
Hoạt động của công ty diễn ra tương đối tốt nhưng nhược điểm là việc
lưu trữ phiếu chứng từ trên giấy tờ không an toàn khi sự cố xảy ra. Công ty
chưa trang bị hệ thống thông tin cho một số bộ phận nên việc kiểm tra, quản
lý hoạt động thông tin cho một số bộ phận gặp nhiều khó khăn.
3. Giải pháp khắc phục
Em sẽ xây dựng một hệ thống quản lý mới bằng việc áp dụng tin học
vào công tác quản lý bán hàng của công ty. Phần mềm được xây dựng làm
giảm bớt công sức của nhân viên cũng như chi phí bảo quản giấy tờ.
4. Yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng
Các chức năng của chương trình như: nhập, sửa, xoá, tìm kiếm, thống
kê phải hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.
5. Nhập thông tin
- Thông tin về đại lý: có hai loại đại lý
+ Đại lý quen là những đại lý thường xuyên đặt hàng của công ty, các
đại lý này đa số được công ty ưu tiên có quyền lợi. Họ lấy hàng có thể nợ
nên cần lưu trữ thông tin riêng.
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 8
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
+ Đại lý không thường xuyên: những đại lý này mua và thanh toán
ngay nên không cần lưu lại thông tin.
Việc nhập thông tin và lưu trữ về đại lý (đại lý thường xuyên) rất cần
thiết, vì họ là đại lý lấy hàng thường xuyên của công ty do vậy sau này khi
muốn tra cứu, tìm kiếm sẽ nhanh chóng và thuận tiện. Thông tin cần lưu trữ
bao gồm: Mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ, điện thoại.
- Thông tin về nhân viên: thông tin nhân viên nên đầy đủ và chính xác gồm:
Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Nơi sinh, Điện thoai, Giới tính,
Chuyên môn, Trình độ văn hoá, Ngày sinh.
- Thông tin nhà cung cấp: là nơi công ty nhập hàng
hoạt động kinh doanh.
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 10
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
Chương II:
Phân Tích Và Thiết kế Hệ Thống Thông Tin
I) Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin
1.1 Hệ Thống
“Hệ thống là sự xem xét sự vật trong sự thống nhất của toàn thể và
trong các mối quan hệ tương tác giữa yếu tố tạo thành”
1.2 Đặc điểm
- Sự vận hành của hệ thống tại một thờì điểm thông qua giá trị của các biến.
Có 3 kiểu biến khác nhau: biến vào, biến ra và biến trạng thái:
+ Biến vào lưu các giá trị tác động và của môi trường trong số các biến vào
có biến tác động, biến này tác động trực tiếp vào hoạt động của hệ thống
+ Biến ra lưu các giá trị tác động ra môi trường. Trong số các biến ra có biến
mục tiêu để thực hiện mục tiêu của hệ thống.
+ Biến trạng thái lưu các giá trị trạng thái bên trong của hệ thống.
- Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, quan
điểm về hệ thống đã được phát triển thành khoa học hệ thống hiện đại. Đặc
biệt là sự phát triển manh mẽ về tin học đòi hỏi các quan điểm về hệ thống
ngày càng cao đẻ có thể phát huy việc ứng dụng tin hoc trong việc xây dựng
1 hệ thống cụ thể. Hệ thống có 1 đơn vị trong thực tế quan điểm này là hệ
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 11
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
thống thông tin tổng hợp được thiết lập từ 3 hệ thống quản lý, hệ thống thao
tác và hệ thống thông tin.
+ Hệ thống quản lý các chức năng ra các quyết định, điều hành mọi hoạt
động của đơn vị, hệ thống này là “bộ não” của đơn vị.
2.1.2 Sơ đồ hệ thống thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận sử lý dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống
thông tin phục vụ quản lý chung
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Nguồn
Cập Nhập
Đích
Phân Phát
Kho dữ liệu
Xử Lý và lưu Trữ
Trang 13
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
2.2 Phân tích hệ thống về chức năng
* Luồng thông tin vào
- Thông tin về sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm …)
- Thông tin về nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên )
- Thông tin về đại lý, những thay đổi về đại lý phải được lưu
trữ đầy đủ. với những đại lý cũ, họ là những đại lý đặt hàng thường
xuyên của công ty do đó phải lưu thông tin về họ
- Thông tin về nhà cung cấp cùng các mặt hàng mà nhà cung
cấp đó có thể cung cấp cho công ty, nhưng thông tin thay đổi liên
tục, những nhà cung cấp mới lại được cập nhật vào bảng cơ sở dữ
liệu.
- Thông tin về phiếu nhập
- Thông tin về phiếu xuất
- Thông tin về phiếu thu
- Thông tin về phiếu chi
* Luồng thông tin ra
Hàng Tồn
Phiếu Thu
Phiếu Chi
Quản lý bán hàng
Tìm kiếm Báo cáo Cập Nhật
Sản Phẩm
Nhà CCấp
Nhân Viên
Đại Lý
Phiếu Xuất
Phiếu Thu
Phiếu Chi
Phiếu Nhập
Chi Tiết PX
Chi Tiết PN
Nhà CCấp
Nhân Viên
Đại Lý
Phiếu Xuất
Phiếu Thu
Phiếu Chi
Phiếu Nhập
Sản Phẩm
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
Trong đó:
- Chức năng khuôn dạng của màn hình nhập:
+ Thiết kế khuôn dạng màn hình nhập
+ Tên trường được đặt ở phía trên hoặc trước trường đặt
+ Tên một số trường được đặt một số các giá trị ghi nhớ giúp cho
người sử dụng không phải chờ nhiều
2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu
- Các thành phần của biểu đồ luồn dữ liệu
+ Các chức năng xử lý: là các chức năng để chỉ 1 hay một quá
trình chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin
đầu vào theo 1 cách nào đó
+ Tác nhân ngoài: là những phân tử ngoài hệ thống có mối quan
hệ với hệ thống, thể hiện mối quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài,
cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 18
Tên Chức Năng
Tác nhân ngoài
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
+ Tác nhân trong: là một chức năng hoặc 1 quá trình ở bên ngoài
hệ thống được mô tả ở dạng khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin
+ Luồng dữ liệu: là luồng thông tin vào ra của 1 quá trình hoặc 1
chức năng xử lý, mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin
Luồng dữ liệu
+ Kho dữ liệu: là luồng thông tin lưu trong một khoảng thời gian
để có 1 hoặc nhiều chức năng truy cập vào, chúng có thể là các file dữ liệu
được dự trữ trong máy tính.
Kho dữ liệu
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 19
Tác nhân trong
Ban quản lý Nhân viên bán hàng
Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Trả lời kết quả Trả lời kết quả
(3) yêu cầu tìm kiếm, kết quả tìm kiếm
(4) yêu cầu tìm kiếm, kết quả tìm kiếm
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 21
Ban quản lý
Nhân viên bán hàng
CN thu,
chi Quản lý bán hàng GVHD: Th.Sĩ Nguyễn Huy Trường
2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
A.Chức năng cập nhập
` Yêu cầu, K/Q Nhà cung cấp
Yêucầu,K/Q Đại lý
Y/C, K/Q Sản phẩm
Ban quản lý
Yêu cầu,Kết quả Nhà cung cấp
Yêu cầu, K/Q Nhân viên
Ban quản lý TK
Y/C,K/Q Đại Lý Đại lý
Y/C, K/Q Sản phẩm Y/C, K/Q
Chứng từ
Yêu cầu, K/Q Phiếu chi
Ban quản lý BC
Y/C,K/Q Xuất Hàng Phiếu xuất hàng
Y/C, K/Q Phiếu nhập hàng Y/C, K/Q
Phiếu hàng tồn Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 24
BC
Phiếu chi
BC
Có 3 kiểu liên kết:
* liên kết 1-1: một thực thể thuộc kiểu A liên kết với 1 thực thể kiểu B và
ngược lại
Nguyễn Thùy Dung: K10C Toán Tin Ứng Dụng
Trang 25
Copyright: Tài liệu đại học ©