NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY
Posted on 02/04/2008 by Civillawinfor
Trong công ty trách nhiệm hữu hạn và cổ phần ở Việt Nam, người đại
diện pháp lý của chúng thường là chủ tịch hội đồng quản trị hay tổng
giám đốc (giám đốc), hoặc là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám
đốc. Việc chọn lựa như thế cho công ty có lợi hay hại gì?
Vai trò của người đại diện pháp lý
Công ty phải có người đại diện pháp lý bởi vì nó là… con ma. Đó là “sự mô
tả chân thật” nhất về công ty. Thật vậy, ta không thể sờ, không thấy được nó;
giống như ta có thể thấy ông A hay bắt tay bà B. Nó là một “thực thể” do
luật pháp đặt ra và do đó có thể đi kiện và bị kiện.
Vì vậy, theo luật của ta, nó có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản và chịu
trách nhiệm bằng tài sản của nó. Về “giấy tờ hộ tịch” của nó, có thể nói giấy
đăng ký kinh doanh là khai sinh và bản điều lệ là hình hài của nó. Cơ bản về
mặt pháp lý như thế, nó có thể thuê nhà của bạn và… xù tiền được!
Vậy làm sao để tóm được nó? Làm sao gửi thư cho nó? Dù nó có “cơ cấu tổ
chức chặt chẽ” nhưng vào một công ty bạn sẽ thấy nhà xưởng, máy móc và
nhiều người. Vậy ai là công ty?
Để trả lời, luật đặt ra người đại diện pháp lý. Và người ấy có thể là một
người nắm một trong những chức vụ đã nêu ở trên. Tuy nhiên, ở đây cần
phân biệt giữa (i) một cá nhân nhất định (ông A, bà B); (ii) chức vụ họ nắm
giữ (ông tổng, bà phó…) và (iii) người đại diện pháp lý.
Ở ba yếu tố trên và trong tương quan với công ty, hai cái đầu thay đổi còn
cái thứ ba không; nó tồn tại cùng với công ty. Chính vì nó không đổi nên…
con ma hết chạy! Vậy người đại diện pháp lý của công ty là người được
công ty cử ra để tiếp xúc, giao dịch với những người bên ngoài công ty (thuế
gửi thông báo, tòa gửi giấy triệu tập, nhà cung cấp đòi nợ). Còn luật sư nếu
có thúc nợ công ty theo đúng mẫu mực thì phải viết: “Kính gửi công ty ABC
do ông Nguyễn Văn Mít, tổng giám đốc đại diện”.
Dài dòng như thế để không bao giờ công ty có thể chối ở tòa: “Chúng tôi
không nhận được thư đòi nợ của nguyên đơn”. Vậy nếu “tả chân” thì đại

quyết định. Bản điều lệ có thể ghi hội đồng quản trị quyết định các hợp đồng
từ một tỉ trở lên. Nếu giám đốc công ty – người đại diện pháp lý – ký hợp
đồng có giá trị 1,1 tỉ mà không có phép của hội đồng quản trị là ông ta vượt
thẩm quyền. Và “con ma” chối ngay!
Như thế nếu bạn có ký kết gì với một công ty thì – ngoài những thứ khác –
phải tìm xem cách nào để ràng buộc được nó. Cách làm là: (i) xem bản điều
lệ để biết ai là đại diện pháp lý, nếu không phải người ấy ký, thì người ký
thay có được ủy quyền của người trước hay có sự chấp thuận của hội đồng
quản trị không; có khi hội đồng quản trị giao cho một người khác không
phải là tổng giám đốc ký kết trong một giao dịch nhất định nào đó; (ii) người
đại diện pháp lý ký có đúng thẩm quyền không – tức là xem họ có được
phép trả cho mình số tiền đó không – bản điều lệ phân định thẩm quyền ký
kết ra sao; (iii) nếu thấy ký vượt thẩm quyền thì phải hỏi xem có nghị quyết
của hội đồng quản trị cho phép làm không.
Phải làm những việc này khi ký kết hợp đồng chuyển dịch tài sản (mua, bán,
xin vay… ) có giá trị lớn để tóm tóc… con ma. Nếu không là có rủi ro pháp
lý. Tuy nhiên, xin thêm, nếu có bất kỳ ai trong công ty ký mà sau này công
ty đều nhận là mình làm thì vấn đề người đại diện pháp lý không còn quan
trọng nữa.
Cội rễ của vấn đề là… con ma nó chối nên phải “bắt tận tay, day tận trán”.
Một đề nghị thực tế
Đến đây, chúng ta đồng ý là người đại diện pháp lý của công ty chỉ là người
gửi nhận thư từ và đó là sự giao dịch giữa công ty với người bên ngoài.
Trong nội bộ công ty, người có quyền hành có thể là một người không làm
đại diện pháp lý; giống như trong một công ty gia đình ông chồng đứng ra
giao dịch theo lệnh của… “tiểu đội trưởng” (như các ông thường nói).
Sự phân chia quyền hành trong công ty là việc nội bộ và được ghi trong các
văn kiện hay – quy củ hơn – trong cẩm nang điều hành tổng quát của công ty
(mà hiện nay đa số công ty của ta chưa có) và việc đó không thể buộc người
ngoài phải nhìn nhận. Nhân viên của công ty được cho biết khi vào làm là họ