Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mở đầu
Nền kinh tế nớc ta đã chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp
sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc từ nhiều năm nay, tuy
nhiên, công tác quản lý hành chính trong các tổ chức, doanh nghiệp về cơ
bản vẫn còn nhiều bất cập.
Mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là tồn tại và phát
triển. Điều này phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động của khối văn phòng trong
các doanh nghiệp. Điều đáng nói là trong cơ chế tập trung bao cấp trớc đây,
Nhà nớc đã ôm đồm, thâu tóm mọi quyền lực trong tay, xây dựng một hệ
thống hành chính quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp nh là một phơng
tiện để quản lý nền kinh tế, tách rời nó với môi trờng, do đó đã làm mất đi
tính chủ động của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhất là
các doanh nghiệp Nhà nớc. Tuy nhiên, so với thời kỳ trớc đây thì bây giờ nền
hành chính trong các doanh nghiệp của cả Nhà nớc và t nhân đều đã đợc cải
cách đáng kể.
Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trớc xu thế hiện nay,
vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình
trên thị trờng không chỉ bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả
cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm
theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trờng cạnh tranh
khắc nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể đợc tiến hành thông suốt và hiệu
quả nhờ có bộ máy giúp việc là văn phòng.
Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải thay đổi cách
nhìn nhận về hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng nh là ô-
sin chạy việc vặt, mà còn phải coi trọng công việc văn phòng và quan tâm
tới việc đào tạo cán bộ văn phòng theo hớng có hiệu quả hơn, tích cực hơn và
phù hợp với các yêu cầu của nền kinh tế thị trờng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng Công ty Lắp máy và Xây dựng
45-1 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm nay. Công ty cũng
giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần 1
Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động
văn phòng
I. Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng :
Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, dù hiểu nó ở
khía cạnh và góc độ nào thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức cũng đều
có những đặc điểm và tính chất tơng tự nhau, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực mà
đơn vị, tổ chức đó hoạt động. Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ trởng
quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông
tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới, với các cơ quan, đơn vị
khác. Ngoài ra, văn phòng còn góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động của
các phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung trong toàn đơn vị.
Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu
vào (các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các
nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi tr-
ờng v.v... ) và các tác nghiệp đầu ra (các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu
thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ
chức theo yêu cầu của lãnh đạo ). Toàn bộ những hoạt động đó góp phần trợ
giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng
cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành
hoạt động của cơ quan, tổ chức, đạt tới những mục tiêu mong đợi.
Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm những công việc liên quan
đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy
nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn
phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay
của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công
việc.
yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có đợc những
quyết định đúng đắn, khoa học, ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí
chủ quan của mình, mà còn phải xét tới những yếu tố khách quan nh ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp. Việc thu thập, phân
tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi
bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu
nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham
vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin
đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc.
Nh vậy, tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu.
Chức năng hậu cần :
Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài chính
v.v... là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc của mọi
cơ quan, tổ chức đợc vận hành thông suốt, hiệu quả. Chúng phải đợc quản lý,
sắp xếp, phân phối và không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng
hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động
này là phải áp dụng phơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt
đợc hiệu quả cao nhất.
Nói chung, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, ngời ta phân chia thành các
chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều
kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên
Website: Email : Tel : 0918.775.368
còn gọi là những nhiệm vụ. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của văn
phòng, ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng nh sau :
văn th - lu trữ và quản trị.
Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là
những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ
liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động
của bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý,
đợc thể hiện dới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh ... Thông tin có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào
của cơ quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy.
Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt
động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản
sau :
1. Hoạt động thông tin :
Hoạt động thông tin đợc chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu
thập, xử lý và truyền đạt thông tin.
Các tác nghiệp cụ thể :
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết
định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình
để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt đợc. Từ đó
lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo.
- Đề xuất nội dung chơng trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn
phòng lập chơng trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc
cơ quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn;
Website: Email : Tel : 0918.775.368
rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trởng cơ quan
ký.
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung
thuộc phạm vi đợc phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin
để xử lý ( theo phạm vi đợc phân công ).
Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi ngời chuyên viên ( hay th ký )
phải nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản :
loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì
vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng đợc chú ý.
c) Truyền đạt thông tin :
Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn
truyền đạt thông tin gì. Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lợng thông
tin, thời điểm đa ra thông tin, hình thức thông tin. Phải dự báo những đối t-
ợng nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp.
Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu đợc truyền đạt qua văn bản
quản lý NN, qua các cuộc họp. Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì
thông tin đợc truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp,
báo cáo ...
Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy
đủ, cụ thể và chính xác. Hết sức tránh tiết lộ bí mật. Nếu ngời nào ( cơ quan
nào ) truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó.
Nh vậy, trớc hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm đợc các kỹ năng
soạn thảo văn bản.
2. Hoạt động văn th - lu trữ :
a. Hoạt động văn th : Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về
Website: Email : Tel : 0918.775.368
xây dựng văn bản, tiép nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động
quản lý của doanh nghiệp.
Hoạt động văn th tuân thủ theo một số nguyên tắc cơ bản sau :
- Tất cả công văn giấy tờ đều phải đợc xử lý sơ bộ và quản lý thống nhất
theo quy định hiện hành của Nhà nớc, của ngành, của địa phơng và của từng
đơn vị.
- Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động là phải triển khai ngay việc quản lý
hồ sơ tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi, công văn đến.
Nhất thiết không đợc để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở
công việc để kẻ xấu dễ lợi dụng.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu phải đợc tuân theo quy định tại Nghị
định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ.
- Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ đợc dùng một con dấu. Con dấu
chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của ngời có thẩm
quyền. Không dợc đóng dấu khống chỉ, không đợc tuỳ tiện mang con dấu
theo ngời.
b. Hoạt động lu trữ : là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.
Công tác lu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ giá trị,
hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp, cá nhân để làm bằng chứng và
tra cứu khi cần thiết. Do vậy, lu trữ là lu cất, khai thác, sử dụng hồ sơ một
cách khoa học.
Tài liệu lu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đợc lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, có ý nghĩa quan trọng để đa vào bảo
quản trong các phòng, kho lu trữ nhằm khai thác, sử dụng phục vụ mục đích
của con ngời.
Tài liệu lu trữ có 3 đặc điểm cơ bản :
+ Tài liệu lu trữ là tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Tài liệu lu trữ là bản chính hoặc bản gốc và có một bản trong một
đơn vị quản lý ( Phòng lu trữ ).
+ Tài liệu lu trữ có xuất xứ.
Nhiệm vụ chủ yếu của công tác lu trữ là :
+ Tổ chức bảo quản, hoàn chỉnh tài liệu lu trữ .
+ Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ
chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả
nhất.
Công tác lu trữ có các nghiệp vụ chính nh sau :
- Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu
- Đánh giá tài liệu
những ảnh hởng tốt và hạn chế những ảnh hởng xấu của môi trờng đến hoạt
động của văn phòng cơ quan.
Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong
quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong cũng đa
dạng, phong phú, cần phải quan tâm toàn diện, nhng quan trọng có 4 yếu tố
cơ bản sau đây :
Thứ nhất : Quy mô và cách thức tổ chức văn phòng
Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều đơn vị, bộ phận hoạt động trên
địa bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy
nhiêu. Tuy nhiên, nhiều khi công việc của văn phòng bị chi phối ngay cả ở tr-
ờng hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức. Thông thờng có 3 hình thức
tổ chức văn phòng chính là : mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình
hỗn hợp ( nửa tập trung nửa phân tán ).
Thứ hai : Con ngời trong tổ chức.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến
mỗi con ngời trong toàn thể cơ quan, đơn vị. ở đây đòi hỏi con ngời phải có
những năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động,
nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu mỗi cán bộ trong cơ
quan, đơn vị hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ
đợc triển khai thuận lợi. Ngợc lại, nếu có nhiều ngời ở các bộ phận khác nhau
không nắm vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với
công việc văn phòng thì hoạt động văn phòng sẽ gặp khó khăn. Hiện nay,
trong các cơ quan hành chính NN cũng nh các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp
hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phơng cách
làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của
xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan đợc giải quyết nhanh gọn,
hiệu quả. Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo
mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm
vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phơng thức quản lý hành chính nói chung
- Lu trữ và tìm kiếm văn bản
- Quản lý tài chính, tài sản, nhân sự, tiền lơng
Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại, hoạt động văn phòng
từng bớc đợc hoàn thiện với những thao tác nhanh chóng, chính xác, kịp thời,
đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đợc thông suốt và hiệu quả.
Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá.
Tiến hành kiểm tra, giám sát côngviệc một cách thờng xuyên và có hệ
thống nhằm bảo đảm mọi công việc đều đợc thực hiện đúng, đầy đủ và kịp
thời. Sau khi đã thực hiện xong, tiến hành đánh giá công việc và báo cáo kết
quả với lãnh đạo.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác
văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi
Website: Email : Tel : 0918.775.368
theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó đợc tổ chức khoa học, hợp
lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn.
Cụ thể nh :
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị.
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý,
chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị.
- Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị.
- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị.
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng.
Tóm lại : Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp.
Chất lợng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động
của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng
có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục
tiêu để tồn tại và phát triển.
Copyright: Tài liệu đại học ©