Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
ĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh
toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà
Nẵng
PHẦN 1:
ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, do quá trình mở cửa, hội nhập với thế giới, nền kinh
tế Việt Nam đang phát triển ngày càng mạnh mẽ trên tất cả các mặt, các ngành, các
lĩnh vực. Các doanh nghiệp cũng phát triển hơn về số lượng cũng như lớn mạnh hơn
về quy mô hoạt động. Từ đó công tác kế toán cũng trở nên phức tạp hơn. Những hình
thức kế toán củ như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và
Nhật ký – chứng từ dần dần không đáp ứng được nhu cầu mới của các doanh nghiệp
trong giai đoạn hiện nay. Do đó một yêu cầu về một hình thức kế toán mới nhanh hơn,
tiện lợi hơn, chính xác hơn...tất yếu sẽ ra đời.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, kế toán đã sớm tiếp cận và sử
dụng Công nghệ thông tin hiện đại trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền tải
thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng. Xuất phát từ nhu cầu đó, các
công ty thiết kế phần mềm kế toán ra đời, ngày càng phát triển và cho ra những sản
phẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Kế toán máy hiện đang được ứng dụng khá rộng rãi và phổ biến ở các đơn vị, các tổ
chức kinh tế.
Trong số các công ty phần mềm kế toán hiện nay, Fast là một trong những đơn
vị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu trong lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải pháp
Phần mềm quản lý tài chính kế toán & Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp.
Được thành lập từ năm 2007, đến nay chỉ với gần 4 năm hoạt động, nhưng Fast đã cho
ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; là người bạn đồng hành tin
cậy của hơn 4500 doanh nghiệp trong và ngoài nước và tạo được chỗ đứng quan trọng
trên thị trường hiện nay.
Trong môi trường cạnh tranh khốc như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển
đi lên là điều không hề đơn giản . Bên cạnh việc đưa ra những chiến lược kinh doanh

2
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
4. Phương pháp nghiên cứu
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này sử dụng để tìm hiểu, tổng
hợp những lí luận, lí thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế
• Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, nhóm chúng tôi đã quan
sát, phỏng vấn những nhân viên cảu công ty, đặc biệt là nhân viên ở phòng kế
toán để tìm hiểu về công tác kế toán và kiểm soát cuả họ.
3
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
PHẦN 2:
NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và
thanh toán hợp đồng
1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và khoản phải thu
1.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1 Định nghĩa
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh
nghiệp, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt của đơn vị và có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của đơn vị.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. Định nghĩa
được chấp nhận rộng rãi nhất được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of
Sponsoring Organization): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
• Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
• Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
• Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
1.1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• Đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy của báo cáo tài chính, phù hợp với chuẩn

ủy ban kiểm soát.
- Triết lý quản lý và
phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân định quyền hạn và
trách nhiệm.
- Chính sách nhân sự.
Đánh giá
rủi ro
Đơn vị phải nhận biết và đối phó được với
các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của
tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận
dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan.
- Xác định mục tiêu của
đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro.
- Phân tích và đánh giá
rủi ro.
Hoạt động
kiểm soát
Các chính sách và các thủ tục để giúp đảm
bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được
thực hiện và có các hoạt động cần thiết đối
với rủi ro nhằm thực hiện hoạt động của
đơn vị.
- Phân chia trách nhiệm
đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử
lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.

trung gian cho đến khi chúng được thanh toán bằng tiền hoặc bằng hình thức khác. Các
khoản phải thu thường liên quan đến đối tượng bên ngoài song đôi khi cũng liên quan
đến cán bộ, nhân viên trong công ty. Cụ thể các khoản phải thu bao gồm:
• Khoản phải thu ở người mua do chính sách bán chịu
• Tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên
• Tiền ứng trước cho người bán hay người cung câp dịch vụ
• Thu nhập tài chính bất thường như phải thu do đối tác vi phạm hợp đồng…
Khoản phải thu là căn cứ để nghiên cứu các bước của qui trình kiểm soát hoạt
động thanh toán. Trong phạm vi đề tài này, nhóm chỉ đề cập tới khoản phải thu khách
hàng và tiền tạm ứng cho cán bộ nhân viên
1.1.2.2 Đặc điểm của khoản mục phải thu
1.1.2.2.1 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
liên quan đến khoản phải thu:
Yêu cầu quản lý:
• Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng
nội dung kinh tế và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các
6
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa,
nhận cung cấp dịch vụ.
• Trong quá trình hạch toán kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ
trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác lập
số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các
khoản nợ phải thu không đòi được
• Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận của
doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung
cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể
yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao
Nguyên tắc hạch toán:
• Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ trên

tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc
nào đó được phê duyệt.
1.2.1.2 Đặc điểm
• Có mục đích, có tính thời hạn và tính hoàn trả.
• Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc
tại doanh nghiệp
• Khi hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi
• Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm
ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã
được phê duyệt
• Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử
dụng.
• Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập
bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ, dứt
điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận .
1.2.2 Quy trình kế toán
1.2.2.1 Tài khoản sử dụng
• 141 – Tạm ứng
• 111 – Tiền mặt
• 112 – Tiền gửi ngân hàng
8
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
• 152, 153, 156 – NVL, CCDC, hàng hóa
• 621 – CP NVL
• 622 – CP Nhân công
• 627 – CP SXC
• 334 – Lương nhân viên
1.2.2.2 Chứng từ sử dụng
• Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: C32– HD).
• Phiếu chi (Mẫu số: C31- BB).

Xem xét,
duyệt
Xem xét,
duyệt
Phiếu chi
Phiêu thu
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại
kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 141 - Tạm ứng.
1.2.3 Mục tiêu của quá trình kiểm soát
1.2.3.1 Rủi ro trong quá trình tạm ứng
• Hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi => không ít người lợi
dụng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp một cách hợp pháp.
• Trường hợp thanh toán các khoản tạm ứng không kịp thời, không đầy đủ… sẽ
làm sai lệch kết quả kinh doanh ( bởi vì có rất nhiều khoản tạm ứng khi thanh
toán sẽ được phân bổ hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh
doanh).
• đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên tại một số CN chưa có văn
bản chỉ định của Giám đốc;
• Việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưa được coi trọng đúng mức, tâm lý
coi các khoản tạm ứng là khoản cho mượn dẫn tới tình trạng nhiều khi tạm ứng
không đúng người, số tiền tạm ứng không sát thực tế…
• Một số CN chưa quy định thời hạn hoàn trả nên không có chế tài xử phạt người
chây lì.
• Một số CN thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toán làm doanh số thu, chi
tiền mặt tăng một cách giả tạo, các bút toán không phản ánh đúng bản chất,

hiện, NV đề xuất cho tạm
ứng tiền để thực thi nhệm
vụ, trình trưởng phòng
duyệt.
Ghi đúng, ghi đủ, các
yêu cầu trong biểu mẫu
lập sẵn, có ký tên của
NV và trưởng phòng .
Phiếu đề xuất
tạm ứng
Quyết
định
Giám
đốc
Xem xét và quyết định cho
tạm ứng
Ký duyệt tạm ứng, chữ
ký, con dấu….của giám
đốc
Phiếu đề xuất
tạm ứng
Thực
hiện
KT
thanh
toán
Viết phiếu chi. Đối chiếu với giấy đề
nghị tạm ứng để viết
phiếu chi
Ghi rõ nội dung kinh tế

Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toán
thanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứng
có vượt định mức cho phép và người xin
tạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứng
trước đây chưa
Người đi công tác chi tiêu cao hơn mức
công ty cho phép hoặc vượt quá khoản dự
phòng
Một số danh mục không được tính toán
trong công tác phí
Có qui định cụ thể về những khoản chi
được xem là hợp lý trong quá trình công
tác
Một số danh mục chi phí bị khai thêm,
nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh
Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từ
liên quan như vé tàu, xe; hóa đơn khách
sạn…Xem xét lại những khoản chi không
có bằng chứng rõ ràng
Thiếu sự phê duyệt của người có thẩm
quyền
Đối với các giấy tờ liên quan đến quá
trình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng,
phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cần
có đầy đủ chữ ký của những người có
trách nhiệm trong công ty
Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng Phải qui định cụ thể thời gian hoản ứng
đối với từng trường hợp
13
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế

chiếu
KTTT Kiểm tra tính hợp lý hợp
pháp của chứng từ, đối
chiếu tổng số tiền đề nghị
thanh toán với các chứng
từ hoá đơn kèm theo.
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Ký
duyệt
KTT,
GĐ
Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Thực
hiện
KTTT Viết phiếu thu lại toàn bộ
số tiên đã ứng
Viết phiếu chi số tiền được
duyệt thanh toán

Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
1.3 Thanh toán hợp đồng
1.3.1 Khái niệm, đặc điểm
1.3.1.1 Khái niệm:
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua
trả trước tiền hàng
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu
cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng.
Việc thanh toán của khách hàng ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh
nghiệp nên thường có các quy định chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám
sát, quản lý thường xuyên
1.3.1.2 Đặc điểm
Thanh toán hợp đồng là một giai đoạn của chu trình bán hàng. Do đó nếu đơn vị
không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc
thu hồi nợ là điều khó khăn, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản
ánh đúng các khoản phải thu khách hàng của đơn vị
Phải thu khách hàng là một khoản mục thuộc tài sản của doanh nghiệp. Đây là
khoản mục có liên quan chặt chẽ với kết quả kinh doanh vì đó là đối tượng để sử dụng
các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị
Nợ phải thu phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy
nhiên do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho khoản mục nợ phải thu khách hàng
thường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm
tra
1.3.2 Quy trình kế toán

Khi giao nhận hàng, thực hiện cung cấp dịch vụ theo số tiền ứng trước, căn cứ
hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131 : Số tiền khách hàng thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Có Tk 3331 : Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
17
Chứng từ
gốc
Sổ chi
tiết TK
131
Bảng tổng
hợp chi tiết
TK 131
(2)(1)
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và số tiền khách hàng phải thanh toán theo
từng thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131
Đối với sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ nhưng chưa
được thanh toán, định khoản:
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa
thuế GTGT)
Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp
Nhận được tiền của khách hàng trả liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
đã cung cấp, kế toán định khoản:
Nợ TK 111,112 : Số tiền khách hàng thanh toán
Có TK 131 : Phải thu khách hàng
Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản:
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)

cụ thể, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất
trên chứng từ số sách do đó doanh nghiệp cần có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ việc
thanh toán, xây dựng các chính sách thu hồi nợ hiệu quả nhằm duy trì và phát triển mối
quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của
doanh nghiệp
Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ việc thanh toán với
khách hàng nhằm thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, đảm bảo báo cáo
tài chính phản ánh đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị
1.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình thanh toán hợp đồng
Thủ tục kiểm soát là những chính sách cùng với môi trường kiểm soát và hệ thống kế
toán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt được các mục đích của họ. Khi thiết kế các thủ
tục kiểm soát phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:
- Có phân công phân nhiệm rõ ràng
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Chế độ uỷ quyền và phê chuẩn.
Cần chú ý rằng việc thanh toán của khách hàng có liên quan chặt chẽ đến quá
trình bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, do đó để quản lý các khoản
phải thu khách hàng một cách hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập các
thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chu trình bán hàng và cung cấp dịch vụ
19