Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- - - BỘ TÀI CHÍNH - - -
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA KẾ TOÁN

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI :
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚI KHÁCH HÀNG
VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ,KHẢ NĂNG
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI.
HÀ NỘI, THÁNG 5/2010
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 1
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
“ Em xin cam đoan nội dung chuyên đề do chính em viết, đề tài bắt nguồn từ
thực tế tại công ty em thực tập. Các số liệu trong chuyên đề này đúng theo số
liệu của công ty TNHH VẠN LỢI năm 2009.”
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 2
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.
SXKD : SẢN XUẤT KINH DOANH
HĐSXKD : HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
TNHH : TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
KTTT : KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
NVTT : NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
PTTT : PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
QHTT : QUAN HỆ THANH TOÁN
DN : DOANH NGHIỆP
XNK : XUẤT NHẬP KHẨU
BCTC : BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BCĐKT : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

vụ thanh toán và phân tích tình hình công nợ và thanh toán tại
công ty TNHH Vạn Lợi. 32
2.1. Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH
VẠN LỢI. 32
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH VẠN LỢI và tập đoàn thép Vạn Lợi.
2.1.2. Mô hình tổ chức công ty, các phòng ban, phòng kế toán. 36
2.1.3. Tình hình tổ chức phòng kế toán, công việc hạch toán các nghiệp vụ tại
phòng kế toán. 37
2.1.4. Một vài số liệu công ty Vạn Lợi những năm gần đây. 42
2.2 .Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng ở
công ty TNHH VẠN LỢI. 45
2.2.1. Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán. 45
2.2.1.1. Tổ chức hạch toán NVTT với người bán, khi doanh nghiệp đi bán chịu.
2.2.1.2. Tổ chức hạch toán NVTT với người bán, khi doanh nghiệp đặt trước tiền
hàng. 50
2.2.2. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. 51
2.2.2.1. Tổ chức hạch toán NVTT với khách hàng, khi doanh nghiệp đi mua chịu
của khách hàng. 51
2.2.2.2. Tổ chức hạch toán NVTT với khách hàng khi khách hàng ứng tiền trước
cho doanh nghiệp. 57
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 5
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
2.2.3. Tổ chức hạch toán việc thu tiền, chi tiền, bù trừ công nợ trong quan hệ
thanh toán với người bán, khách hàng. 58
2.3. Phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại công ty TNHH
VẠN LỢI . 69
Chương 3: Đánh giá, kiến nghị phương hướng và các giải pháp
hoàn thiện công tác tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại
công ty công ty TNHH VẠN LỢI. 77
3.1. Những ưu điểm, nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ

toán và các hoạt động kinh tế khác nói riêng. Điều đầu tiên trong quá trình
SXKD phải đề cập đến là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa giữa các chủ
thể kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh tế hàng ngày. Trong đó hoạt động
thanh toán đóng vai trò quan trọng, là khâu không thể thiếu trong hoạt động kinh
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 7
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
doanh SXKD của các doanh nghiệp. Có thể ví hoạt động thanh toán là mắt xích
trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là dầu mỡ
làm cho guồng máy chạy tốt hơn. Các hoạt động thanh toán cũng phát triển theo
cùng nhịp độ phát triển của nền kinh tế. Từ hình thức thanh toán giản đơn như
hàng đổi hàng, ngày nay đã có rất nhiều PTTT như : thanh toán chuyển khoản,
thanh toán qua thư tín dụng L|C, ủy thác thanh toán… Hiệu quả của công tác
thanh toán ảnh hưởng lớn tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy tổ chức các hoạt động thanh toán, kế toán thanh toán như thế nào để tăng
tốc độ luân chuyển vốn, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn, chiếm dụng vốn quá
nhiều là một vấn đề đáng chú ý của người quản lí và các nhà kế toán.
Xuất phát từ thực tế trên và sự nắm bắt thực tế tại công ty TNHH VẠN LỢI,
trực thuộc tập đoàn thép Vạn Lợi. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán, tôi
mạnh dạn nghiên cứu phần hành này trong chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “ Tổ
chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và phân
tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại công ty TNHH VẠN LỢI”.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề này gồm ba phần chính sau:
Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với
người bán, khách hàng và phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán
trong doanh nghiệp.
Chương 2 : Thực trạng về tình hình tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán và
phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại công ty TNHH Vạn Lợi.
Chương 3: Đánh giá, phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác tổ
chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty công ty TNHH VẠN LỢI .
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 8

Bên thứ ba ( nếu có)
Bên thứ ba ( nếu có)
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con
nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho
vay, nợ. Đó cũng là quan hệ thanh toán trong nội bộ DN, quan hệ thanh toán với
nhà nước về các nghĩa vụ phải nộp, phải thu, quan hệ với các ngân hàng,
Thanh toán với người bán trong DN là quan hệ thanh toán của DN với người
bán hàng cho DN, với các nhà cung cấp các yếu tố đầu vào,hàng hóa, dịch vụ.
DN được nhận hàng hóa, dịch vụ, và có nghĩa vụ thanh toán tiền, hàng hóa,
dịch vụ, cho bên bán theo những quy định trong hợp đồng của hai bên.
Thanh toán với người mua ( khách hàng) trong DN là quan hệ thanh toán của
DN với người mua hàng của DN. DN bán hàng hóa, dịch vụ, và nhận tiền,
hàng hóa, dịch vụ, do bên mua trả theo theo những quy định trong hợp đồng
của hai bên.
Thanh toán với nhà nước là nghĩa vụ DN trong việc thu về hay nộp các khoản
thuế, phí, lệ phí theo quy định nhà nước.
Thanh toán với ngân hàng hiện nay là quan hệ thân thiết, DN thanh toán các
khoản nợ vay, khoản lãi vay, hoặc cho vay, nhờ thu hộ,
1.1.2. Phân loại nghiệp vụ thanh toán và các phương thức thanh toán chủ
yếu hiện nay.
1.1.2.1. Phân loại nghiệp vụ thanh toán.
NVTT trong DN hiện nay rất phong phú, ở đây tôi đề cập đến một số NVTT
chủ yếu được phân loại như sau:
- Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ, nguồn gốc phát sinh, NVTT được chia thành
+ thanh toán các khoản phải thu
+ thanh toán các khoản phải trả
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 10
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- Căn cứ vào thời hạn thanh toán , các NVTT được chia thành :

luận, thanh toán không dùng tiền mặt là một hình thức vận động của tiền tệ.
Ở đây, tiền vừa là công cụ kế toán, vừa là công cụ để chuyển hoá hình thức
giá trị của hàng hoá và dịch vụ. Thanh toán không dùng tiền mặt chỉ được
phát triển và hoàn thiện trong nền kinh tế thị trường và được áp dụng rộng rãi
trong lĩnh vực kinh tế tài chính đối nội cũng như đối ngoại. Sự phát triển
rộng khắp của thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay là do yêu cầu phát
triển vượt bậc của nền kinh tế hàng hoá.
Các phương thức thanh toán trong thực tế:
Hình thức thanh toán hiện nay ở Việt Nam phổ biến là thanh toán bù trừ, các
loại hình thanh toánqua ngân hàng và các tổ chức như: chuyển tiền điện tử,
internet banking, hệ thống thanh toán qua ATM, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,
thư tín dụng,sec, ngân phiếu thanh toán, L/C, điện chuyển tiền, thẻ thanh toán,
điện chuyển tiền, thanh toán qua SMS, thanh toán qua thẻ cào
* Thanh toán bù trừ được áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua
và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán
này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải
thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần
phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải
trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
* Sec là giấy tờ có giá do người kí phát lập, ra lệnh cho người bị ký phát là
ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được phép của NHNN Việt
Nam, trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người
thụ hưởng.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 12
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Các lọai Sec:
• Séc lệnh.
• Séc vô danh.
• Séc trơn.
• Séc gạch chéo.

về mặt thủ tục thanh toán. Áp dụng phương thức này trong trường hợp hai bên có
sự giao dịch thường xuyên lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và bên bán chấp
nhận cho bên mua thanh toán bằng điện chuyển tiền
* Thanh toán bằng ủy thác thu( collection):
Là hình thức trong quan hệ thanh toán ngoại thương, trong đó người xuất khẩu
sau khi đã giao hàng cho người nhập khẩu thì lập giấy ủy thác thu nhờ ngân hàng
phục vụ mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do người
xuất khẩu ký phát.
* Thanh toán chuyển tiền ( Remittance):
Là hình thức thanh toán, trong đó người chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ
mình thông qua ngân hàng đại lý hay chi nhánh ở nước ngoài chuyển trả một số
tiền nhất định cho người thụ hưởng.
1.1.3. Vai trò, vị trí, ý nghĩa của hoạt động thanh toán với HĐSXKD của DN
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 14
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Là khâu cuối cùng trong quá trình SXKD của các DN, thanh toán đóng vai trò
quan trọng trong sự phát triển của các DN, là bộ phận quan trọng trong công tác
tài chính, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động SXKD. HĐSXKD bắt
nguồn từ khâu mua nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, tổ chức sản xuất, đến tiêu
thụ sản phẩm hàng hóa, bất cứ khâu nào trong quá trình này tiến hành không
thuận lợi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả khâu đó và cả quá trình hoạt động.
Hoạt động thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và kịp thời sẽ
có những tác động tích cực đến kết quả SXKD của DN và ngược lại. Việc tổ
chức công tác kế toán thanh toán một cách khoa học, hợp lý, hiệu quả là một nội
dụng quan trọng thu hút sự chú ý các cấp lãnh đạo và những người làm công tác
tài chính trong DN.
HĐTT có ý nghĩa lớn trong quá trình sản xuât kinh doanh của DN. Trong quan
hệ với người bán( nhà cung cấp), quan hệ với người mua( khách hàng), nếu làm
tốt công tác kế toán thanh toán sẽ tăng uy tín của DN, các hoạt động của DN
diễn ra trôi chảy hơn. Ngược lại, DN có thể bị đình trệ SXKD, có thể xẩy ra các

* Kế toán phải thu khách hàng.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 16
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Khoản phải thu khách hàng là một bộ phận vốn của đơn vị bị các cá nhân, tổ
chức chiếm dụng. Tuy thuộc sở hữu của đơn vị nhưng không thuộc quyền sử
dụng của đơn vị, là khoản vốn dễ gây thất thoát của đơn vị. Quản lý chặt chẽ,
tránh thất thoát là yêu cầu thường xuyên, cấp bách của các đơn vị. Khi hạch toán
các khản này phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau :
- Phải mở sổ chi tiết với từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng
lần thanh toán.
- Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không hạch toán vào tài khoản này.
- Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên,dư nợ lớn thì định kỳ
cần tiền hành đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số nợ còn
thiếu, nếu cần có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản.
- Phải tiến hành phân loại nợ : nợ có thể trả đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi
hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc
có biện pháp xử lý với nợ phải thu không đòi được.
- Trong quan hệ bán sản phẩm xây lắp, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ
sản phẩm theo sự thỏa thuận giữa DN xây lắp và khách hàng nếu không đúng
theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu các DN xây
lắp giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao.
- Khoản phải thu về phí chờ quyết toán của từng công trình phải được thoeo dõi
chi tiết theo từng công trình xây dựng, khoản phí này la căn cứ để tính số trích
trước về chi phí bảo hành công trình xây dựng vào chi phí bán hàng.
- Các tài khoản chủ yếu có số dư Nợ, nhưng trong trường hợp khách hàng trả
trước tiền hàng, thu nhiều hơn thực tế phải thu, thì tài khoản có số dư Có. Việc
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 17
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
hạch toán các khoản này khi lập BCTC phải lấy số dư chi tiết của các đối tượng
nợ phải thu để lên hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn.

quản trị, và báo cáo thông kê phân tích tài chính khác. Phần mềm kế toán phải
được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán, hoặc kết hợp cả bốn hình
thức với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,
nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và cáo báo cáo tài chính theo quy định. Sổ
kế toán theo hình thức nào phải thiết kế theo hình thức kế toán đó, nhưng không
bắt buộc hoàn toàn giống với ghi bằng tay.
Mô hình diễn tả quy trình, nguyên tắc hoạt động của phần mềm kế toán:

Tổ chức ứng dụng kế toán máy trong các DN cần lựa chọn phần mềm thích hợp
với đơn vị mình về lĩnh vực hoạt động, về nhu cầu thông tin, về quy mô DN,
trang bị máy móc thiết bị, phù hợp với trình độ cán bộ nhân viên.
Việc tổ chức kế toán máy ở DN phải có tính bảo mật, đồng thời phải có biện
pháp quản lý dữ liệu kế toán, cần phân định thẩm quyền sử dụng, thẩm quyền
nhập, truy xuất dữ liệu.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 19
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
1.3. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong DN
Do điều kiện có giới hạn, tôi chỉ trình bày việc tổ chức kế toán các khoản phải
thu với người mua (khách hàng), dự phòng phải thu khó đòi, các khoản phải trả
với bán bán( người cung cấp).
1.3.1. Hạch toán các nghiệp vụ trong quan hệ thanh toán (QHTT) của
doanh nghiệp với khách hàng (người mua).
QHTT giữa DN với các khách hàng phát sinh chủ yếu trong việc bán sản
phẩm, vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, bàn giao thanh toán khối lượng
thi công mà khách hàng đã nhận của DN nhưng chưa thanh toán tiền.
Tài khoản sử dụng TK 131- Phải thu khách hàng. Nội dung:
- Được dùng để phản ảnh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh
khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu
hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng.
- Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả các

Hệ thống sổ sử dụng ( theo hình thức NKC):
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ.
- Sổ cái TK 131.
- Sổ công nợ.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 21
Chứng từ gốc Sổ chi tiết
TK 131
Bảng tổng hợp
chi tiết TK 131
(1) (2)
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- Bảng tổng hợp công nợ theo đối tượng.
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ số 01: Sơ đồ tổng hợp kế toán phải thu của khách hàng.
* Kế toán khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 22
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Khoản phải thu khó đòi là các khoản nợ mà người mắc nợ khó hoặc không có
khả năng trả nợ đúng hạn trong năm kế hoạch.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của
doanh nghiệp một khoản chi để khí có cá khoản nợ khó đòi, không đòi được thì
tình hình tài chính doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Việc lập dự phòng được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập BCTC như
các khoản dự phòng khác. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và
việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định DN.
TK sử dụng : TK 139- dự phòng phải thu khó đòi.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổng hợp kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
1.3.2. Kế toán các khoản phải trả người bán( nhà cung cấp).
Kế toán các khoản phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản

mua hàng.
- Trị giá hàng nhận theo số tiền
đã ứng
- Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ
tăng
Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người
bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán.
Số Dư Có : số tiền còn phải trả
cho người bán.

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán.
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn mua hàng, Phiếu chi.
- Giấy báo nợ của ngân hàng, sổ phụ NH.
- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ.
Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán.
- Các sổ chi tiết : phải trả người bán.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 24
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Sơ đồ 3: Trình tự kế toán các khoản phải trả người bán:
1.3.3. Tổ chức báo cáo các hoạt động thanh toán và kế toán hình thức NKC.

Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 25
TK 331
Giảm giá, trả lại hàng
TK 152,153, 611
VAT được
khấu trừ
Dịch vụ mua