Nghiệp vụ luu trữ trong
Nghiệp vụ luu trữ trong
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
cơ quan, tổ chức doanh nghiệpTS. Nguyễn Lệ Nhung
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
0912581997

Thành ph n tài li u c a doanh nghi pầ ệ ủ ệ
• Đi u l công ty; s a đ i, b sung Đi u l công ty; quy ề ệ ử ổ ổ ề ệ
ch qu n lý n i b c a công ty; s đăng ký thành viên ế ả ộ ộ ủ ổ
ho c s đăng ký c đông;ặ ổ ổ
•
Gi y ch ng nh n đăng ký kinh doanh; văn b ng b o h ấ ứ ậ ằ ả ộ
quy n s h u công nghi p; gi y ch ng nh n đăng ký ch t ề ở ữ ệ ấ ứ ậ ấ
l ng s n ph m; các gi y phép và gi y ch ng nh n khác;ượ ả ẩ ấ ấ ứ ậ
• Tài li u, gi y t xác nh n quy n s h u tài s n c a công ty;ệ ấ ờ ậ ề ở ữ ả ủ
• Biên b n h p H i đ ng thành viên, Đ i h i đ ng c đông, ả ọ ộ ồ ạ ộ ồ ổ
H i đ ng qu n tr ; các quy t đ nh c a doanh nghi p;ộ ồ ả ị ế ị ủ ệ
• B n cáo b ch đ phát hành ch ng khoán;ả ạ ể ứ
• Báo cáo c a Ban ki m soát, k t lu n c a c quan thanh tra, ủ ể ế ậ ủ ơ
k t lu n c a t ch c ki m toán đ c l p;ế ậ ủ ổ ứ ể ộ ậ
• S k toán, ch ng t k toán, báo cáo tài chính hàng năm;ổ ế ứ ừ ế
• Các tài li u khác theo quy đ nh c a pháp lu t.ệ ị ủ ậ

1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu
-

bên giao và bên nhận
•
Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ

2. Phân loại tài liệu
-
Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành
các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm
nhỏ nhất (hồ sơ).
-
Mục đích của phân loại tài liệu:
•
Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện
khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan
thuận lợi, nhanh chóng
•
Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp
•
Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu

2. Phân loại tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu
•
Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã
lựa chọn

Các cách phân loại tài liệu

6. HỒ sơ về nộp thuế kinh doanh năm
2008
7. Hồ sơ về nâng lương cho cán bộ
năm 2008
8. Hồ sơ quyết toán tài chính
công trinh A năm 2008
9. Hồ sơ tổng kết công tác năm
2008
10. Tập báo cáo tài chính năm
2008
11. Hồ sơ khen thưởng cán bộ
12. Kế hoạch tài chính năm 2008
13. Hồ sơ về thành lập Phòng
Kinh doanh năm 2008

Yêu cầu đối với việc
phân loại tài liệu
•
Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được
bảo quản tại 1 địa chỉ
•
Hồ sơ tài liệu sau khi được phân loại phải được hệ
thống hoá theo một trật tự logic theo các cách sau:
+ Theo vấn đề
+ Theo a,b,c
+ Theo địa dư
+ Theo tác giả ban hành văn bản

Ví dụ: tài liệu của Phòng Tổ
chức cán bộ

3. Xác định giá trị tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Bám sát quy đinh của pháp luật và chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá
trị tài liệu
•
Lập danh mục tài liệu hết giá trị
•
Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu

Yêu cầu đối với việc
xác định giá trị tài liệu
•
Xác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài
liệu
•
Xem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác
nhau

Thời hạn bảo quản tài liệu
•
Vĩnh viễn
•
Có thời hạn: 5 năm; 10 năm; 20 năm; 50
năm đánh giá

4. Tổ chức sử dụng tài liệu
-

các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
•
Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ
•
Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ