305

PHẦN II:
CÁC KỸ NĂNG, NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI VÀ MÔI TRƯỜNG Ở
PHƯỜNG, THỊ TRẤN
Chuyên đề 7:
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Những vấn đề chung
1.1. Nguyên tắc, thể thức và thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước
1.1.1. Nguyên tắc ban hành văn bản
* Đảm bảo đúng thẩm quyền
- Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền được ban hành các loại và hình
thức văn bản theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo đúng thẩm quyền nghĩa là nội dung văn bản phù hợp với chức năng
nhiệm vụ quyền hạn được giao. Hình thức văn bản đúng với quy định của pháp luật.
* Hình thức văn bản phải tuân theo đúng quy định của pháp luật
- Hình thức văn bản là toàn bộ các yếu tố tạo nên bề mặt bên ngoài của văn
bản phù hợp với nội dung của văn bản.
- Hình thức văn bản phải đảm bảo đúng quy định về thẩm quyền ban hành
loại văn bản phù hợp với nội dung. Thể thức và kỹ thuật trình bầy đúng quy định
của pháp luật.
* Đảm bảo tính thống nhất về mặt pháp chế văn bản
Văn bản được ban hành không những đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự
thủ tục theo quy định của pháp luật mà còn phải đảm bảo tính rõ ràng dễ hiểu.
Nội dung văn bản không được chồng chéo, mâu thuẫn với những văn bản còn
đang có hiệu lực (trừ trường hợp văn bản sau thay thế văn bản trước), văn bản
cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên. Nếu văn bản có quy định chế tài
thì chế tài phải rõ ràng, đúng tính chất và thẩm quyền của cơ quan ban hành.
* Đảm bảo phạm vi hiệu lực của văn bản
- Phạm vi hiệu lực của văn bản là giới hạn tác động thực tế của văn bản
trên ba mặt: Thời gian, không gian và đối tượng áp dụng.

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH HÀ TĨNH
SỞ NỘI VỤ
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

c. Số, kí hiệu của văn bản:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
+ Số, ký hiệu của Luật, Nghị quyết của Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự
sau: " Loại văn bản, số thứ tự của văn bản / năm ban hành / tên viết tắt của cơ
quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội".
+ Số, ký hiệu của Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội
được xắp xếp theo thứ tự: "loại văn bản; số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/
tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội".
+ Số và ký hiệu của các loại văn bản khác được sắp xếp theo thứ tự sau: "
Số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/ tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt
của cơ quan ban hành văn bản'.
307

Việc đánh số thứ tự phải theo từng loại văn bản và từng năm ban hành văn
bản đó. Số được ghi bằng chữ ả rập bắt đầu từ số 01 tháng 01 vào ngày đầu năm
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ: 43/2014/NĐ-CP
- Văn bản hành chính:

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
308

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ
sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân
tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà
Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Văn bản của các cơ quan thuộc thành phố thuộc tỉnh: ghi tên thành phố trực
thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Phủ Lý thuộc tỉnh Hà
Nam: TP. Phủ Lý,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà
tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của
các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của
các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu) và
của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Ba Đình (thị xã Bỉm Sơn, tỉnh
Thanh Hóa): Ba Đình,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP.
Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,

tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn
ngay sau cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và
tên của Luật, Pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 43/2014/NĐ-
CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Đất đai”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó (Nghị định số 43/2014/NĐ-CP);
* Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm
hoặc theo khoản, điểm.
310

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều
thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
* Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh
của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ
quan, tổ chức.
311

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo
của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó
Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ
Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc
Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội
đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)


hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định
tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
- Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn
thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất
mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn
chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP
(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa
chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số
Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát
hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ
dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở
lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
- Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
l. Các thành phần thể thức khác: Địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax, chỉ
dẫn và phụ lục kèm theo.

:
Trích yếu nội dung công văn
6
:
Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c
:
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
8
:
Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b
:
Nơi nhận
10a
:
Dấu chỉ mức độ mật
10b
:
Dấu chỉ mức độ khẩn
11
:
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12
:
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13
:
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

nội dung văn bản
Nhân bản đúng số lượng.
* Kiểm tra văn bản
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Người được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cơ
quan phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
và thủ tục ban hành.
* Ký, ban hành văn bản
- Người có thẩm quyền hoặc người ký thay, người được thừa uỷ quyền,
thừa lệnh ký theo quy chế ký văn băn.
- Khi ký không dùng bút chì, không dùng bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
- Thực hiện các thủ tục ban hành: cho số, vào sổ, lưu, chuyển
* Bản sao văn bản
- Các hình thức sao:
+ Sao y bản chính: bản sao đầy đủ nội dung của văn bản và trình bày theo
thể thức quy định, được thực hiện sao từ bản chính.
+ Sao lục: là bản sao đẩy đủ, chính xác, nội dung của văn bản được thực
hiện từ bản sao y như bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
+ Trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản được thực hiện từ
bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
- Thể thức văn bản sao: bản sao văn bản phải có đầy đủ các yếu tố: Hình
thức sao; tên cơ quan sao; số, ký hiệu bản sao; địa danh, ngày, tháng, năm sao; chức
vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan sao; nơi nhận.
- Các bản sao được thực hiện đúng quy định có giá trị như bản chính. 316

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN

Nơi nhận
317
1.3. Trình tự soạn thảo
a. Chuẩn bị
- Xác định mục đích ,yêu cầu của văn bản cần soạn thảo: Trước khi soạn
thảo văn bản cần xác định văn bản ban hành ra nhằm mục đích gì? Quy định một
chủ trương chính sách của nhà nước, một vấn đề trong quản lý hay hướng dẫn,
giải thích quy định của cấp trên; đề xuất, xin ý kiến, giao dịch, trao đổi
- Xác định đối tượng tiếp nhận văn bản: Khi soạn thảo văn bản cần xác định
văn bản gửi cho ai, ai thực hiện (những đối tượng liên quan đến văn bản). Để có
cách viết tăng tính thuyết phục cần chú ý:
+ Biết rõ văn bản gửi đi đâu: đến cơ quan cấp trên,cơ quan ngang cấp hay cấp
dưới, cho đông đảo quần chúng hay một số đối tượng, cơ quan chuyên môn
+ Nôi dung văn bản có liên quan đến một hay nhiều cơ quan, một cấp một
ngành hay nhiều cấp, nhiều ngành
Trên cơ sở đó lựa chọn cách hành văn cũng như sử dụng từ ngữ cho phù hợp.
- Thu thập xử lý các thông tin cần thiết: Trên cơ sở mục đích yêu cầu và nội
dung văn bản tiến hành thu thập, lựa chọ các thông tin cần thiết để đưa vào văn bản.
- Lựa chọn hình thức văn bản: Cũng dựa trên cở mục đích, yêu cầu, đối
tượng tiếp nhận văn bản để lựa chọn tên loại, thể thức văn bản cho phù hợp; ví
dụ: nên để hình thức văn bản là công văn hay thông báo, chỉ thị
b. Kết cấu bố cục (soạn đề cương)
Kết cấu bố cục là sắp xếp nội dung theo từng phần, từng chương, từng
điều của văn bản. Các phần, chương, mục, điều, khoản được phân bố theo một
trình tự hợp lý và thống nhất như sau: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết thúc
vấn đề, các ý của những phần này phải tuân theo sự lập luận một cách chặt
chẽ. Tùy theo từng thể loại văn bản mà lựa chọn bố cục cho hợp lý, văn bản có
thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục
theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc phân chia thành các mục từ
lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

+ Tính chất rõ ràng, cụ thể của các quan điểm, vấn đề với lối truyền đạt phổ
thông đại chúng.
+ Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ giữa các câu trong một văn bản.
* Cách xưng hô trong văn bản:
+ Tự xưng.
Văn bản gửi cấp trên: phải nêu đầy đủ tên cơ quan mình.
Văn bản gửi cấp dưới: chỉ cần nêu tên cấp, bậc chủ quản.
Văn bản gửi cơ quan ngang cấp thêm từ “chúng tôi” sau tên cơ quan gửi văn
bản.
+ Gọi tên cơ quan cá nhân nhận văn bản:
Cơ quan nhận là cấp dưới trực thuộc có thể nêu tên cụ thể hoặc tổng quát
Cơ quan nhận là cấp trên: chỉ cần nêu cấp chủ quản
Cơ quan nhận là cơ quan ngang cấp hoặc không cùng hệ thống: ghi đầy đủ
tên cơ quan đó.
Văn bản gửi cho cá nhân: nam gọi là Ông, nữ gọi là Bà.
* Dùng từ
Phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ thường dùng từ đơn nghĩa và
nghĩa thực của nó - nghĩa đen.
319
Không dùng biện pháp tu từ như: ẩn dụ, hoán dụ, nhân cách hóa.; không
dùng từ thơ ca, từ có hình ảnh bóng bẩy, trống rỗng, khoa trương; không dùng
các từ ngữ địa phương và những từ mới chưa được công nhận.
Từ ngữ trong văn bản đòi hỏi phải chuẩn xác.
* Đặt câu
Phong cách hành chính đòi hỏi phải vận dụng các kiểu câu theo mục đích
phát ngôn một cách linh hoạt. Đối với câu biểu cảm, câu nghi vấn không nên sử
dụng.
Về mặt nguyên tắc không có qui định bắt buộc về sử dụng và đặt câu trong
văn bản hành chính mà có thể đặt câu theo nhiều thể loại, vấn đề cần quan tâm là
sự sắp xếp, diễn đạt câu để tạo nên sự trong sáng của văn bản.

2.1. Soạn thảo biên bản
* Khái niệm
Biên bản là bản ghi chép về một sự việc, một hoạt động diễn ra trong một
giới hạn thời gian ngắn mà không có hiệu lực pháp lý để dẫn đến tình trạng mới
của quá trình quản lý.
Ví dụ: biên bản về một cuộc họp, biên bản bàn giao tài sản
* Cách xây dựng biên bản
- Bố cục chung một biên bản thường có các mục sau đây:
+ Quốc hiệu
+ Tên văn bản và trích yếu nội dung.
+ Thời gian và địa điểm xảy ra sự kiện.
+ Thành phần tham gia.
+ Diễn biến sự kiện.
+ Kết thúc biên bản chữ ký để xác nhận và điều khoản ghi chú cần thiết.
- Cách ghi chép khi làm biên bản:
Có hai cách ghi chép khi làm biên bản:
+ Cách thứ nhất là ghi chi tiết và đầy đủ mọi biểu hiện có liên quan đến sự
kiện. Theo cách này biên bản được ghi lại đầy đủ nguyên văn lời nói của tất cả
các cá nhân tham gia.Cách này là bắt buộc đối với các biên bản bàn giao, biên
bản kiểm tra, biên bản cuộc họp quan trọng.
+ Cách thứ hai là ghi tổng hợp. Theo cách này, trong biên bản những chi tiết quan
trọng mới ghi đầy đủ,còn những chi tiết xét thấy thể tóm tắt thì không cần ghi đầy đủ.
2.2. Soạn thảo thông báo
- Thông báo là văn bản được sử dụng chủ yếu để truyền đạt nội dung một
quyết định, một tin tức một sự việc cho các cơ quan đơn vị cá nhân biết.
- Thể thức của thông báo theo qui định chung về thể thức của văn bản.
- Nội dung của thông báo tuỳ thuộc vào tính chất của từng sự việc, có thể có
phần mở đầu, cũng có thể giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo.
Ví dụ:
- Ngày 08 tháng 7 năm 2014, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức Hội

định đúng giá trị các tài liệu, số liệu vì đó là phần minh hoạ không thể thiếu đối
với mỗi loại báo cáo.
+ Sắp xếp, tổng hợp các tài liệu,số liệu thu thập được theo một hệ thống
nhất định để đưa vào báo cáo.
- Bố cục một bản báo cáo:
Tuỳ theo các báo cáo khác nhau mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố
cục thích hợp. Một bản báo cáo thông thường ngoài phần thể thức, phần nội dung
thường có hai phần:
Phần thứ nhất là phần nói về tình hình công việc hoặc là phần mô tả sự việc
đã xảy ra trong thực tế. Sau mô tả là phân tích kết quả, kinh nghiệm đạt được và
đánh giá tình hình, xác định các tồn tại cần tiếp tục giải quyết.
Phần thư hai là những phương hướng lớn để tiếp tục giải quyết vấn đề.
322
Trong mỗi phần nêu trên có thể có nhiều mục với nhiều cách phân chia khác
nhau dựa theo đối tượng báo cáo. Việc phân tích kết quả đạt được có thể phân
tích một cách tổng quát các hoạt động hay từng mặt hoạt động.
* Cách trình bày và hành văn
Báo cáo có thể viết bằng lời, dùng chữ số để minh hoạ, trình bày theo lối
biểu mẫu, sơ đồ, các bảng đối chiếu nếu xét thấy cần thiết.
Hành văn của báo cáo phải mạch lạc. Không nên dùng lối hành văn cầu kỳ.
Khi đánh giá tình hình cần thực sự khách quan và công bằng. Không nên dùng
các từ mang tính chất chủ quan, một chiều hoặc khoa trương vì điều đó làm tổn
hại cho giá trị của báo cáo.
Với báo cáo chuyên đề có thể kèm theo phần phụ lục gồm những số liệu liên
quan đến nội dung báo cáo.Phần phụ lục cũng có thể là các bảng thống kê, các
biểu mẫu so sánh v.v
2.4. Soạn thảo công văn
2.4.1. Khái niệm
Công văn hành chính là một loại văn bản chỉ mang tính chất trao đổi thông
tin như một loại thư từ bình thường, nhưng đây là sự trao đổi mà đại diện là cơ

số và ký hiệu
Trích yếu nội dung Địa danh, ngày tháng năm ban hành

Kính gửi
Nội dung:
+ Phần mở đầu
+ Phần nội dung chính
+ Phần kết thúc
chức vụ
Nơi nhận chữ ký, họ, tên của người có thẩm quyền
* Phần nội dung
Phần nội dung gồm các phần:
- Mở đầu công văn:
Phần mở đầu công văn chính là phần phải làm rõ lý do viết công văn hoặc
cơ sở để viết công văn. Tuỳ theo nội dung công văn, hỏi ý kiến hoặc cảm ơn
v.v để viết phần mở đầu.
Ví dụ:
+ Ủy ban nhân dân phường Ba Đình đã nhận được Công văn số 12/ ĐPTTH -
VP ngày 12 tháng 8 năm 2013 của Đài phát thanh và truyền hình Thanh Hóa về
việc giải quyết đơn thư khiếu nại của bà Nguyễn Thị Hà
+ Theo yêu cầu của Thanh tra Chính phủ tại công văn số 636/TTCP-C.IV
ngày 31 tháng 3 năm 2014 về việc đánh giá, tổng kết việc thực hiện các quy định
về minh bạch tài sản thu nhập, Bộ yêu cầu các đơn vị thực hiện nội dung sau:
- Phần nội dung chính của công văn:
324
Đây là phần cơ bản của công văn trình bày yêu cầu cần giải quyết. Phần này
cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác các vấn đề đặt ra xoay quanh mục tiêu
chung của công văn (nêu ở phần trích yếu). Khi viết cần chọn văn phong phù
hợp, lập luận chặt chẽ tùy từng loại công văn hành chính. Nếu công văn giải thích
thì cần khách quan cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện; công văn từ chối thì cần lịch

- Thời gian thực hiện
* Phần kết thúc:
325
Tóm tắt nội dung đề xuất với cấp trên, đề nghị cơ quan cấp trên xem xét
sớm có quyết định đối với vấn đề được trình.
Tờ trình có thể kèm theo các bản phụ lục để minh họa, giải trình chi tiết.
2.6. Soạn thảo quyết định
2.6.1. Khái niệm
Quyết định là hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước, các nhà chức
trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,
chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự về các cộng việc khác.
- Yêu cầu của quyết định
+ Đảm bảo tính pháp lý;
+ Đảm bảo tính khoa học;
+ Đảm bảo tính hiệu quả;
+ Đảm bảo tính khả thi.
2.6.2. Cơ cấu nội dung của một quyết định
- Phần thứ nhất: Căn cứ ra quyết định.
Phần này không chia thành các đề mục, nhưng thường bao gồm căn cứ pháp
lý (tức văn bản của cơ quan cấp trên làm cơ sở cho những quyết định cụ thể ở
phần quyết định) và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định (theo đề nghị hoặc để
tăng cường ).
Ví dụ:
Căn cứ Quyết định số 1818/QĐ-BTNMT ngày12 tháng 9 năm 2008 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường miền Trung;
Căn cứ Quyết định số 918/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 5 năm 2009 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định về quản lý công chức,
viên chức;
Theo đề nghị của ông trưởng phòng Tổ chức - Hành chính;

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.