Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
LỜI CẢM ƠN
Sau khoảng thời gian thực tập ngoài cơ quan chúng em thấy mình trưởng
thành lên rất nhiều và có thêm nhiều kinh nghiêm từ thực tế cho bản thân. Trong
quá trình hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp bên cạnh sự nỗ lực của bản thân em đã
nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo
và các bạn.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu và Khoa Văn hoá
Thông tin và Xã hội đã liên hệ, sắp xếp và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt
thời gian thực tập tốt nghiệp và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành thực tập
tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám Đốc TVQG VN,tất cả các anh (chị)
là trưởng, phó các phòng ban trong Thư viện Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là chị
Lê Thị Thanh Hà – Phó phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ, đã có nhiều
chỉ dẫn quý báu trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp của em.
Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Lê Thanh Huyền – Trưởng khoa
Văn Hoá Thông Tin và Xã hội, cô Đỗ Thị Thanh Mỹ - giáo viên chủ nhiệm lớp Cao
đẳng Thông tin thư viện K3 và thầy Lê Ngọc Diệp đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp
đỡ em hoàn thành bài Báo cáo tốt nghiệp của mình.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến tập thể lớp Cao đẳng
Thông tin Thư viện K3 và bạn bè đã giúp đỡ động viên tôi trong suốt quá trình học
tập và thời gian thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Từ Thị Hồng Thuý
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
AACR2 Anglo – American Biblioraphic Rules 2
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ 2
CBTV Cán bộ thư viện
Bạn đã bao giờ tự hỏi mình thành công vì đâu chưa? Và đáp án của câu hỏi
ấy là gì? Chúng tôi, những người cán bộ thư viện tương lai chắc chắn với bạn rằng
trong vô vàn những yếu tố dẫn đến sự thành công của bạn không thể thiếu sách –
món ăn tinh thần vô giá đối với mỗi chúng ta!. Sách đã tổng hợp mọi trí tuệ, tinh
hoa của con người, cả thế giới đã được thu nhỏ vào những trang sách. Cho nên,
sách sẽ giúp ta đi vào thế giới bao la, vô tận của thiên nhiên, của lịch sử xã hội loài
người. Và vì thế sách giúp ta thành công. Thư viện là nơi thu thập, xử lý, bảo quản,
phổ biến nguồn tài nguyên vô giá ấy.
Cùng với sự phát triển của đất nước, của các ngành, lĩnh vực, đặc biệt là sự
phát triển vượt bậc của Công nghệ thông tin, với nhu cầu tin ngày một tăng cao,
thư viện càng tỏ rõ tầm quan trọng của mình trong việc cung cấp thông tin theo hai
hướng: Truyền thống và Hiện đại. Hơn nữa, thư viện là một trong năm thiết chế
văn hoá quan trọng của đất nước nên ngày càng được quan tâm, chú trọng đầu tư,
phát triển. Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội hiện đại, Sự nghiệp thư viện ở Việt
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Nam đang từng bước chuyển mình mạnh mẽ, không ngừng đổi mới nhằm đáp ứng
kịp thời nhu cầu về thông tin ngày càng cao của xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện và nguồn nhân lực để phát triển
ngành thông tin – thư viện, trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội đã và đang chú trọng
tuyển sinh và đào tạo nguồn nhân lực cho ngành để tạo ra đội ngũ cán bộ thư viện
tương lai cho đất nước. Đào tao ở bất kỳ ngành học nào cũng cần có sự kết hợp
giữa lý thuyết và thực tiễn, Trường Cao Đẳng Nội Vụ và đặc biệt là Khoa Văn hoá
– Thông tin và xã hội hàng năm đều tổ chức cho sinh viên cuối cấp ngành Thông
tin – thư viện đi thực tập để cọ xát với thực tiễn, thực hành với những lý thuyết đã
được đào tạo trong nhà trường. Được sự quan tâm giúp đỡ và tạo điều kiện của
Ban Giám hiệu Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội cùng Ban lãnh đạo Thư viện
Quốc Gia Việt Nam, chúng em đã được tiếp nhận đến thực tập tại Thư Viện Quốc
gia Việt Nam từ ngày 18/04 đến ngày 12/06/2011. Sau một thời gian thực tập
Thư viện Quốc gia Việt Nam có tiền thân là Thư viện Đông Dương trực
thuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương , được thành lập theo Nghị định
ngày 29/11/1917 của A.Sarraut – Toàn quyền Pháp ở Đông Dương. Trụ sở đặt tại
số 31 đường Trường Thi (nay là phố Tràng Thi) Hà Nội. Ngày 1/09/1919 Thư viện
chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc.
Năm 1935, Thư viện đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (tên của tên toàn
quyền Đông Dương Pháp). Thời kỳ này, kho sách của thư viện chủ yếu là tiếng
Pháp và chỉ phục vụ bọn thực đân cai trị và một nhóm quan lại tri thức người Việt
xuất thân từ giai cấp bóc lột.
Sau khi Cách Mạng tháng Tám thành công, thư viện về tay chính quyền
nhân dân và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục. Ngày 20/10/1945 Bộ trưởng Bộ
Quốc gia giáo dục Vũ Đình Hoè đã quyết định đổi tên thư viện Pierre Pasquier
thành Quốc gia Thư viện.
Việc tổ chức lại thư viện chưa kịp tiến hành thì thực dân Pháp đã quay lại
xâm lược nước ta lần thứ hai và thư viện trở thành công cụ tuyên truyền cho những
chính sách phản động của chủ nghĩa thực dân.
Năm 1954, theo Hiệp định Pháp – Việt thư viện được sáp nhập vào Viện Đại
học và đổi tên thành Tổng thư viện. Năm 1954, thực dân Pháp bại trận hoàn toàn
và phải rút về nước. Ngày 21/11/1958 Thủ Tướng chính phủ nước Việt Nam Dân
chủ cộng hoà đã ra quyết định đổi tên thành Thư viện Quốc gia Việt Nam do Bộ
Văn hoá Thể thao và Du lịch quản lý.
Khi tiếp quản thư viện từ tay thực dân Pháp (1954), vốn tài liệu của thư viện
chỉ có khoảng 100.000 bản, cơ sở vật chất rất nghèo nàn, số cán bộ chuyên môn ít,
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
hầu như không có bạn đọc. Dựa trên những nguyên lý Thư viện học của V.I.Lênin,
cùng với việc học tập kinh nghiệm thực tiễn phong phú của các thư viện nước
ngoài, thư viện Quốc gia Việt Nam đã có nhiều biện pháp tiến hành cải tạo, tổ chức
lại và hoạt động theo định hương Xã hội chủ nghĩa. Qua hơn 90 năm tồn tại và
nhận ấn phẩm đang xuất bản theo tinh thần Sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về
lưu chiểu, thu nhận các bản sao luận án Tiến sỹ, Phó tiến sỹ và băng phát minh
sáng chế của người Việt Nam, tác phẩm của người Viêt Nam cư trú ở nước ngoài,
bản viết tay của các danh nhân Việt Nam;
- Xây dựng kho sách báo khoa học đáp ứng nhu cầu nghiên cứu trong nước;
- Luân chuyển sách báo, tài liệu Việt Nam và nước ngoài thông qua hệ thống
thư viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin phục vụ nhân dân các địa phương;
- Biên soạn các Thư mục thống kê đăng ký, Tổng Thư mục Việt Nam, Thư
mục các thư mục Việt Nam và các loại chuyên đề nhằm phục vụ thông tin khoa
học. Biên soạn các loại Thư mục giới thiệu sách mới. Tiến hành biên mục tập trung
nhằm thông nhất công tác biên mục trong hệ thống thư viện cả nước.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là Hệ thống thư
viện thuộc Bộ Văn Hoá Thông tin(nay là Bộ Văn hoá Thể Thao va Du lịch), đúc
kết kinh nghiệm nghiệp vụ cho nhu cầu nghiên cứu trong nước và giới thiệu văn
hoá Việt Nam ra nước ngoài.
- Thực hiện việc thông tin khoa học về văn hoá, nghệ thuật. Làm công tác
tham mưu giúp Bộ Văn Hoá Thông tin chỉ đạo, quản lý sự nghiệp thư viện thống
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
nhất trong cả nước, góp phần đáng kể vào sự hình thành, củng cố và phát triển
mạng lưới thư viện trong cả nước.
1.3. Nhân sự - Cơ cấu tổ chức
1.3.1 Nhân sự:
Hiện nay, TVQGVN có tổng số 173 cán bộ, viên chức và người lao động
trong có 1 tiến sĩ, 16 thạc sĩ, 124 cử nhân thư viện và các ngành khác. Số lượng và
trình độ của đội ngũ cán bộ thư viện đã đáp ứng tốt các khâu công tác của thư viện,
đảm bảo thư viện hoạt động ổn định, phục vụ tối ưu nhu cầu thông tin của người
dùng tin.
1.3.2 Cơ Cấu tổ chức
● Phòng Nghiên cứu khoa học và hướng dẫn nghiệp vụ: Tổ chức, quản lý
hoạt động nghiên cứu khoa học của đơn vị. Hướng dẫn nghiệp vụ thư viện cho
mạng lưới thư viện cả nước theo sự phân công của Bộ Văn Hoá, Thể thao và du
lịch.
● Phòng Bảo quản: Tổ chức, quản lý hệ thống kho Thư viện Quốc gia. Bảo
quản, giữ gìn và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc đến sử dụng vốn tài liệu của thư
viện.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
● Phòng Báo – Tạp chí: Xử lý kỹ thuật theo nghiệp vụ, quản lý ấn phẩm
định kỳ trong nước và nước ngoài, tổ chức thông tin phục vụ cho mọi đối tượng
khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Nhà nước.
● Phòng Đọc sách: Tổ chức sử dụng và đáp ứng các yêu cầu đa dạng về
sách cho các loại đối tượng người đọc của Thư viện theo qui định của Nhà nước.
● Phòng Quan hệ Quốc tế: Thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế của Thư
viện Quốc gia theo định hướng của Bộ Văn Hoá, Thể thao và Du lịch.
● Phòng Thông Tin Tư liệu (Phòng Tra cứu): Tổ chức thực hiện công tác
tra cứu thông tin tư liệu, trả lời các yêu cầu thông tin (kể cả dưới dạng các bản thư
mục) cho mọi đối tượng độc giả thư viện, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu
thông tin tư liệu của Thư viện Quốc gia.
● Phòng Tạp chí Thư viện Việt Nam:
Công bố giới thiệu những công trình nghiên cứu khoa học về thư viện ở
trong và ngoài nước;
Thông tin giới thiệu các hoạt động thư viện trong và ngoài ngành;
Tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, chủ
trương của ngành về Thư viện, thông tin, trao đổi nghiệp vụ thư viện cho các hệ
thống thư viện toàn quốc.
● Phòng Bảo vệ: Bảo đảm an ninh trật tự cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ
thuật trong thư viện…
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
- CSDL Bài trích Báo, Tạp chí: 58.000 biểu ghi, tương đương với 60 tên
báo, tạp chí
- CSDL Toàn văn luận án Tiến sỹ: 9356 tên, tương đương với 1.812.000
trang
- CSDL Toàn văn sách Đông Dương: 1.150 tên, tương đương vơi
130.000 trang
- CSDL Toàn văn sách Hán – Nôm: 1.258 tên, tương đương với 185.000
trang.
1.5. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay TVQG VN có một đội ngũ cán bộ đông đảo bao gồm gần 200 cán
bộ. Trong đó 01 Tiến sỹ, 10 Thạc Sỹ, 83 Cử nhân, còn lại là Trung cấp và Cao
Đẳng.
1.6. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin
1.6.1 Cơ sở vật chất
TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và
đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc,
phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hiện hạ tầng
cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả.
• Hệ thống kho tàng
• Hệ thống các phòng đọc
• Hệ thống phòng làm việc cán bộ
• Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ
• Hệ thống máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu
• Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu .
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
là công an, bộ đội, giáo viên phổ thông, người về hưu…
Để phục vụ người đọc một cách toàn diện và hiệu quả thì cần thực hiện
nguyên tắc phục vụ có phân biệt. Cơ sở quan trọng của công tác phục vụ có phân
biệt là việc phân loại người đọc và phân loại các yêu cầu của họ thành các nhóm để
dễ nhận biết, thuận tiện cho công tác nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu một cách sát
thực nhất.
Dựa trên cơ sở nguyên tắc phục vụ có phân biệt, có thể phân người đọc
thành 4 nhóm chính như sau:
- Cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Trong đó cán bộ thư viện là lực
lượng chủ yếu chiếm ưu thế. Tuy số lượng không lớn nhưng đây là đối tượng quan
trọng của thư viện. Các đối tượng này cần những tài liệu chuyên sâu liên quan đến
chuyên ngành hoạt động của họ. Nhóm người đọc này do tiếp xúc quen với tài liệu
nên họ biết cách khai thác và sử dụng thư viện, định hướng rõ nét, biết trình bày
yêu cầu và nhu cầu khá chính xác, nắm vững nguồn tài liệu của ngành mình. Đây
là nhóm người đọc có nhiều thông tin phản hồi đóng góp cho sự hoàn thiện của thư
viện.
- Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý: Bao gồm các cán bộ lãnh
đạo của nhà nước, cán bộ cục, vụ, viện của một số ngành nào đó. Đối tượng này
không nhiều chỉ chiếm 4% trong số người đọc là cán bộ đến thư viện. Đối tượng
này quan tâm đến những tài liệu mang tính tổng hợp, có tính chất chỉ đạo, định
hướng cho một hay nhiều ngành khoa học. Vì vậy, Thư viện Quốc gia Việt Nam
luôn giành sự ưu ái quan tâm cả về chất lượng phục vụ cũng như thời gian phục vụ
cho đối tượng này.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
- Nhóm người đọc thuộc lĩnh vực khoa học ứng dụng, sản xuất, kinh doanh
mà chủ yếu là các kỹ sư tham gia trực tiếp đến quá trình sản xuất, kinh doanh của
xã hội. Đối tượng này có đặc điểm là họ cần đọc những tài liệu thực hành cụ thể,
tài liệu mô tả các quy trình sản xuất, các thiết bi nằm trong dây chuyền công nghệ,
kỹ sư, cán bộ giảng dạy thì gần đây, cán bộ nghiên cứu đã giảm đi rất nhiều, số
lượng sinh viên tăng lên đáng kể và ngày càng trở thành đối tượng phục vụ chủ yếu
của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Điều này chứng tỏ nhu cầu, lòng ham mê nghiên
cứu của sinh viên – những nhà khoa học tương lai, nguồn nhân lực khoa học và
công nghệ rất quan trọng và không thể thiếu được trong công cuộc công nghiệp
hoá, hiện đại hoá của đất nước. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ giảng dạy nghiên cứu là
lực lượng nòng cốt để vun đắp và bồi dưỡng xây dựng kiến thức cho lớp trẻ.
Đồng thời hiện nay, thành phần bạn đọc là cán bộ đến Thư viện cũng phong
phú, đa dạng hơn trước. Họ không chỉ là các nhà chuyên môn, các cán bộ giảng
dạy nghiên cứu mà còn có thêm người đọc ở một số lĩnh vực khác như quản lý, sản
xuất – kinh doanh, bộ đội, phóng viên báo chí, cán bộ đã nghỉ hưu…
Như vậy, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiếp nhận và phục vụ cho mọi đối
tượng ở các lĩnh vực hoạt động xã hội khác nhau, từng bước trở thành thư viện
khoa học tổng hợp đáp ứng được thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
CHƯƠNG II:
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC THÔNG
TIN VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
1. Công tác tổ chức, quản lý hoạt động khai thác thông tin tại Thư viện
Quốc gia Việt Nam
1.1. Công tác bổ sung vốn tài liệu
TVQGVN là thư viện công cộng lớn nhất trong cả nước với số lượng, thành
phần độc giả lớn nhất trong cả nước. Vì vậy, đòi hỏi TVQGVN phải có số lượng tài
liệu lớn, đa dạng, phong phú và có thể đáp ứng một cách tối đa nhu cầu của bạn
đọc, NDT. Để làm tốt xứ mệnh đóTVQG phải chú trọng đến công tác thu thập, bổ
sung vốn tài liệu về tất cả các ngành, các lĩnh vực Khoa học cho mọi đối tượng bạn
đọc sử dụng thư viện. Ở TVQGVN Phòng Lưu Chiểu và Phòng Bổ sung – hợp tác
Quốc tế có trách nhiệm thực hiện công tác thu thập, bổ sung vốn tài liệu.
(đối với các tài liệu có giá trị trao đổi…)
- Ngoài dạng tài liệu là sách còn bổ sung các tài liệu dạng khác như: băng,
CD…
Trên đây là một số tiêu chí giúp các cán bộ thư viện lựa chọn để bổ sung tài
liệu một cách phù hợp, tránh bổ sung trùng lặp, lãng phí.
1.1.3. Nguồn bổ sung
Thư viện Quốc Gia Việt Nam bổ sung vốn tài liệu thông qua một số nguồn
chính sau:
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
*Nguồn Lưu chiểu: Theo Sắc lệnh số 18 – SL Ngày 31/1/1946 về Lưu
chiểu, TVQGVN có quyền thu nhận toàn bộ các ấn phẩm của các Nhà xuất bản
trong nước. Mỗi ấn phẩm được xuất bản phải nộp 05 bản cho Thư viện Quốc gia.
Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của TVQGVN, ngoài các xuất bản phẩm là sách,
báo, tạp chí thì TVQG còn thu nhận các bản Luận án Tiến Sỹ của người Việt Nam
bảo vệ trong nước và nước ngoài. Nhờ nguồn Lưu chiểu mà vốn tài liệu của TVQG
ngày càng trở nên phong phú, đa dạng ngày càng thoả mãn tối đa nhu cầu của
người đọc, NDT.
*Nguồn tặng biếu: TVQGVN thường nhận được sách tặng biếu do các tổ
chức quốc tế như: Các Đại sứ quán, Liên Hợp Quốc, Quỹ Châu Á, Ngân hàng Thế
giới
*Nguồn trao đổi: TVQGVN thường xuyên trao đổi với 75 TVQG, các
trường Đại học của hơn 30 nước trên thế giới. Khi nhận tài liệu về phải trao đổi đi
01 tên tài liệu đổi lấy một tên tài liệu…
*Nguồn mua: Nguồn mua ở TVQGVN rất ít, chủ yếu là mua sách ngoại:
Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức…
Thư viện Quốc gia Việt Nam rất chú trọng tới việc bổ sung vốn sách báo
bằng việc mua trực tiếp. Nguồn bổ sung này trở nên quan trọng khi Nhà nước cấp
ngoại tệ, từ những năm 1990, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Nhà nước cung
T
T
Lưu chiểu Mua Trao đổi Biếu tặng Tổng
cộng
A Sách, TL đặc biệt
1 Tiếng Việt 19064 tên
85684 bản
447 tên
743 bản
72 tên
4455 bản
19583 tên
90882 bản
2 Ngoại vắn 569 tên
B Báo, Tạp chí, Bản tin
1 Tiếng Việt 960 tên
45897 số
960 tên
45897 số
2 Ngoại văn 171 tên
4576 số
171 tên
4576 số
162 tên
2927 số
18 tên
325 số
351 tên
7828 số
Hình 3: Bảng thống kê về công tác bổ sung xây dựng vốn tài liệu của Thư
Để công tác thanh lý tài liệu đảm bảo đúng yêu cầu và khoa học, việc xây
dựng tiêu chí chung cho các tài liệu thanh lý là cần thiết. Người ta thường dựa vào
03 yếu tố của tài liệu để tiến hành thanh lý. Đó là: Giá trị sử dụng(về hình thức):
tốt hay cũ nát.Giá trị chất lượng(về nội dung): còn giá trị khoa học hay đã lỗi
thời. Giá trị số lượng: có trùng bản hay không?
Trùng bao nhiêu bản? Có thể đề
xuất mốt số tiêu chí chung để thanh lý tài liệu tại TVQGVN như sau:
-Tài liệu trùng bản trên 5 bản
-Tài liệu đã tái bản, chỉ giữ lại 1 hoặc 2 bản cũ để tham khảo
-Tài liệu lạc hậu về mặt khoa học,
-Tài liệu cũ nát không đọc được…
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
1.2. Hoạt động xử lý thông tin
Hiện nay, cùng với sự phát triển bùng nổ của CNTT và KHKT việc ứng
dụng CNTT hiện đại vào công tác của tất cả các tổ chức, cơ quan Nhà nước là việc
vô cùng cấp thiết, và hầu hết các cơ quan, tổ chức đều đã và đang thực hiện.
TVQGVN cũng là một cơ quan nằm trong đó. Thư viện đã và đang ứng dụng một
cách tối đa có thể CNTT trong mọi hoạt động của Thư viện như: Quản lý vốn tài
liệu, Quản lý bạn đọc, …
Xử lý thông tin là khâu đang được áp dụng rộng rãi trong thư viện ,vì đây là
một trong những khâu công tác nghiệp vụ quan trọng nhất quyết định đến chất
lượng các sản phẩm thông tin – thư viện.
Xử lý thông tin bao gồm : Xử lý hình thức và Xử lý nội dung.
1.2.1. Xử lý hình thức
* Mô tả tài liệu
Mô tả là công đoạn đầu tiên và quan trọng giúp nhận dạng 1 tài liệu. Mô tả
tài liệu là việc lựa chọn những yếu tố cần thiết để thông báo cho người sử dụng và
thiết lập các điểm truy nhập nhằm tìm kiếm được tài liệu đó.
xếp theo môn loại tri thức, nếu phân loại sai sẽ dẫn đến việc tạo công cụ tra cứu
tìm tin không chính xác. Ngoài ra, việc định ký hiệu sai cũng ảnh hưởng đến việc
định từ khoá định chủ đề, tóm tắt tài liệu…
* Định từ khoá:
Định từ khoá là việc trọng tâm của mọi hệ thống thông tin
nó cho phép ta có thể lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính
xác. Công việc này được tiến hành ngay khi tóm tắt, định ký hiệu phân loại cho tài
liệu.
Định từ khóa là một nội dung cần được làm chính xác cao và thống nhất.
Bởi trong quá trình lập biểu ghi xây dựng CSDL, việc định từ khoá thống nhất sẽ
giúp cho việc khai thác CSDL đạt hiệu quả cao. Như vậy, chất lượng hiệu quả của
hoạt động dịch vụ thông tin phụ thuộc rất nhiều vào yêu tố này. Để thực hiện tốt
công tác định từ khóa, ngoài việc sắp xếp bố trí những cán bộ có năng lực chuyên
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
25
Copyright: Tài liệu đại học ©