PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần
được quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa
tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính
nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan
tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc
tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói
chung.
Là một học viên lớp Bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục, đồng thời là một
cán bộ quản lý tại trường mầm non xã Kim Sơn , ý thức được tầm quan trọng và
sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên khi
học xong chuyên đề "Xây dựng và quản lý văn bản quản lý nhà nước trong giáo
dục và đào tạo", tôi đã chọn đề tài "thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non xã Kim Sơn –
Huyện Lục Ngạn" làm đề tài tiểu luận. Việc làm này không ngoài mục đích tìm
hiểu thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan, đánh giá
thực trạng và tìm hiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp
nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang.
2.Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu
- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo tại Trường mầm non Kim Sơn
- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo
sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được.
3. Bố cục
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của tiểu luận được chia thành ba
chương, gồm:
Chương 1. Văn bản và tầm quan trọng của văn bản trong Trường mầm non
Kim Sơn;

quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.3.Khái niệm văn bản hành chính
2
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp
hành luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính
là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi
chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời
đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim
nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là
in trên giấy.
2.Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của
Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4
của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
2.1.Văn bản quy phạm pháp luật.
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật năm 2002).
2.2.Văn bản hành chính.
2.2.1.Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành

* Văn bản do nhà trường ban hành
4.Vai trò của văn bản trong hoạt động của trường
- Văn bản đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước;
- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý nhà nước;
- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo
và quản lý;
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
4
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG MẦM NON KIM SƠN
1.Tình hình soạn thảo văn bản tại nhà trường
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Nhà trường cơ bản đã
đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn
bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, luôn tác động đến mọi mặt của
đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Nhà
trường.
Trường mầm non Kim Sơn hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Hiệu trưởng
và các Phó hiệu trưởng phụ trách các lĩnh vực và giúp việc cho Hiệu trưởng. Cơ
cấu tổ chức của Nhà trường chia ra làm các bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách
những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết công việc của mình,
các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, trách
nhiệm giải quyết công việc đó.
Nhiệm vụ của phòng, ban, bộ phận chuyên môn là tham mưu, giúp việc và
hậu cần cho Hiệu trưởng, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản
hành chính. Các văn bản hành chính thường soạn thảo là bao gồm các văn bản
sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công
điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,
giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản
đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
6
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Nhà trường soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo
được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần
nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình
ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của Nhà trường cũng dựa
trên các nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc
đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng; nguyên tắc đảm bảo
tính khả thi

khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo
văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
3.5. Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các
phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn
thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị
phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong
văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm
văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ
chế quan liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là
những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn
nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa,
không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành
chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến
việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng,
làm cho văn bản hạn chế tính khả thi.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản
lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng
lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định,
kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp
vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa
được chú trọng.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG MẦM
NON KIM SƠN
8
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua
nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được

luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định
9
một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước
nói chung là rất khó, đặc biệt Nhà trường là một đơn vị nhỏ trong hệ thống giáo
dục. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà
có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát
quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
3. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
- Về thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
4 Nâng cao trình độ cán bộ soạn thảo
Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức làm
công tác soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn,
bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với
những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt
động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ
khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ
kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục
vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức.
Đối với cán bộ công chức, viên chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác

nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non Kim Sơn”
nên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Nhà trường. Qua
đánh giá về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất
một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo
và quản lý văn bản hành chính thông thường mà Nhà trường thường xuyên ban
hành. Song, bất kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục
vụ con người tốt hơn. Hoạt động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi
ích, nhu cầu về đời sống của nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa.
Mà văn bản do cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những
11
lợi ích chính đáng đó của người dân. Do đó, Nhà trường mà cán bộ công chức,
viên chức của cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm,
quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích
của nhân dân thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi
nào và ở đâu cán bộ công chức, viên chức một lòng quyết tâm thực hiện cải cách
hành chính thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao
chất lượng của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những nội dung
quan trọng của cải cách hành chính.
Qua được nghiên cứu và làm tiểu luận chuyên đề này giúp bản thân em nhận ra
được những sai xót trong quá trình soạn thảo, quy trình ban hành văn bản, về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản, Từ đó làm bài học kinh nghiệm thiết thực cho
bản thân. Nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản, để thực hiên tốt hơn, có hiệu quả cao hơn trong việc chỉ đạo nhà trường
bằng các văn bản.
Trên đây là toàn bộ nội dung nghiên cứu đề tài của em rất mong được sự đóng
góp của thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin trọng cảm ơn!
Ngày 18 tháng 8 năm 2014
NGƯỜI VIẾT
Giáp Thị Hồng Huệ

thảo và ban hành văn bản của Trường mầm non Tân Mộc
1. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản
2. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
3. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản
4. Nâng cao trình độ của cán bộ soạn thảo
5. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản
Kết luận
Danh mục tài liệu tham khảo
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC GIANG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGÔ GIA TƯ
14
BÁO CÁO TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
KHÓA BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Người thực hiện: Nguyễn Thị Chúc
Đơn vị công tác: Trường mầm non Tân Mộc
Lớp: Quản lý mầm non 2, khóa năm 2014
15
16