Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, tất cả mọi hoạt động đều
có sự trợ giúp của máy tính. Trong lĩnh vực quản lý, tin học đóng vai trò đặc
biệt quan trọng, bởi sự nhanh chóng, chính xác, khả năng phân tích và tổng hợp
thông tin rất cao của các phần mềm. Lợi ích của việc tin học hóa công tác quản
lý đã được chứng minh trong thực tế. Một giám đốc muốn biết về tình hình tài
chính, tình hình kinh doanh của công ty có thể được cung cấp thông tin một
cách nhanh chóng qua hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin bán hàng,
hệ thống thông tin marketting. Ngược lại một khách hàng có thể muốn biết
thông tin về các sản phẩm mình muốn mua thông qua một hệ thống thông tin
bán hàng trực tuyến của công ty, sẽ được cung cấop thông tin một cách nhanh
chóng và chính xác. Hiện nay tại trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế
Quốc dân có một phần quản lý là quản lý sinh viên nội trú, hiện tại hầu hết các
công việc đều làm thủ công rất phức tạp và mất thời gian. Chính vì vậy mà đề
tài này được chọn để đề xuất một giải pháp quản lý mới – tin học hóa hệ thống
quản lý, đề tài mang tên “Quản lý sinh viên nội trú trường đại học Kinh tế
Quốc dân”. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa tin học
kinh tế nói chung và thầy Bùi Thế Ngũ nói riêng đã tận tình giúp đỡ em hoàn
thành tốt đề tài thực tập tốt nghiệp này.
I. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP – CÔNG TY CYBERSOFT
CyberSoft là Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán và quản trị doanh
nghiệp được thành lập từ năm 1999 với sự tham gia của các kỹ sư đã từng xây
dựng dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Ngay từ khi thành lập,
CyberSoft đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công
tác quản lý.
Sau đây là một vài nét tiêu biểu về công ty CyberSoft:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tên tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Phần Mềm Quản trị Doanh nghiệp
Cybersoft.
Tên tiếng Anh: CYBERSOFT SOFTWARE SOLUTION PROVIDER

Phòng dự án và phát triển sản phẩm: làm nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển
sản phẩm mới, nâng cao khả năng phân tích quản trị của sản phẩm. Phòng này
chuyên thực hiện công việc bao gồm xác định yêu cầu, phân tích thiết kế và
phát triển sản phẩm, mọi thành viên đều tham gia vào tất cả các công đoạn của
công việc mà không phân ra trách nhiệm cụ thể của từng thành viên nào, để
tham gia vào được công việc của phòng này, ngoài kiến thức chuyên môn tốt
đòi hỏi mỗi thành viên phải là người có kiến thức cơ bản về kinh tế, quản lý và
đồng thời thông thạo các nghiệp vụ kinh tế, quản lý, kế toán.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: làm nhiệm vụ tư vấn và có thể tham gia
cùng phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm để phân tích, thiết kế các hệ
Ban giám
đốc
Phòng kinh
doanh, kế
toán
Phòng dự án
và phát triển
sản phẩm
Phòng tư vấn
và hỗ trợ
khách hàng
Phòng đào
tạo
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thống lớn như hệ thống thông tin tài chính kế toán, hệ thống thông tin bán
hàng, hệ thông thông tin marketing, hệ thông thông tin quản lý nhân sự và
lương, hệ thống thông tin lập kế hoạch, dự toán, hệ thống thông tin quản lý
chung tòan doanh nghiệp… đồng thời cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và
nâng cấp sản phẩm theo yêu cầu, tư vấn cho doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý
phát sinh để họ có thể chọn giải pháp tối ưu nhất cho công tác quản lý của

của khách hàng được giải quyết một cách nhanh nhất.
Dịch vụ đào tạo: CyberSoft thực hiện đào tạo lại và đào tạo mới cho các đơn vị
doanh nghiệp, với những doanh nghiệp có quy mô lớn CyberSoft mở hẳn trung
tâm đào tạo cho các nhân viên kế toán.
Ngoài ra CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại
học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo kế toán và quản lý, hỗ
trợ trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế
toán.
7. Các đối tác chủ yếu.
 Công ty xi măng Hoàng Mai
 Công ty xi măng Hải Phòng
 Công ty Hưng Long
 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh
 Kinh doanh nhà Thanh Hóa
 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa
 Công ty đường Bình Định
 Tổng công ty vận tải Hà Nội
 Tổng công ty chè
 Tổng công ty Sông Mã
 Viện dầu khí (HN, SG)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
 Công ty dệt Nam Định
 Công ty dệt kim đông xuân
 Công ty cơ khí dệt may Nam Định
 Nhà máy chăn len Nam Định
 Công ty cao su Đà Nẵng
 Công ty phụ tùng xe máy GMN
 Công ty Takanichi
 Công ty NCI
 Công ty TS-ARI

cáo có liên quan…Đề tài này được lựa chọn là nhằm mục đích cung cấp một
giải pháp riêng biệt cho công tác quản lý sinh viên nội trú trong KTX trường
Đại học Kinh tế Quốc dân. Giảm thiểu những sai sót không đáng có và giảm
gánh nặng cho người nhâp liệu đồng thời nâng cao năng suất làm việc của nhân
viên quản lý cũng như cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời cho
ban giám đốc và những người có trách nhiệm liên quan . Tuy gói gọn như vậy
nhưng nội dung bao hàm nhiều mảng kiến thức được học như CSDL, cấu trúc
dữ liệu và giải thuật, Hệ thống thông tin quản lý, tin học quản lý, kinh tế thông
tin cũng như kiến thức được tổng hợp từ thực tế khi người viết thực tập tại một
công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý, kế toán…Đồng thời bao hàm một
số kiến thức về kinh tế và quản lý. Phần mềm này được viết trên nền hệ quản trị
cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 – là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh và
thuận tiện cho các bài toán trong quản lý kinh tế, quản lý phân tích, tổng hợp cơ
sở dữ liệu cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
2. Tính cấp bách của đề tài:
Hiện nay, do nhu cầu ngày càng mở rộng về quy mô đào tạo, nhu cầu
sinh viên ở KTX ngày càng cao do chất lượng dịch vụ của KTX ngày càng đáp
ứng đầy đủ về vật chất cũng như tinh thần cho sinh viên. Toàn bộ khu KTX có
Website: Email : Tel : 0918.775.368
tổng cộng 5 nhà là nhà 1, 2, 3, 4 và nhà 11. Từ nhà 1 đến nhà 4 mỗi nhà có 56
phòng, mỗi phòng có 10 sinh viên. Nhà 11 cũng có số phòng tương đương với
số lượng sinh viên tương tự. Đầu năm học, ban quản lý KTX đều tổ chức đăng
ký chỗ ở, sắp xếp lại phòng ở và thu tiền. Việc thu tiền là dùng phần mềm
chung của nhà trường. Còn việc sắp xếp bố trí phòng ở thì làm trên Excel với
nhiều hạn chế không đáp ứng được đặc thù quản lý của KTX,việc thêm, bớt,
xóa sửa khi có thay đổi về chỗ ở là phải làm thủ công. Vì vậy đã có rất nhiều
sai lỗi trong quá trình thực hiện công việc, và những sai lầm đã từng thấy là sắp
xếp sinh viên các khóa ở lộn xộn, khóa này với khóa khác, thậm chí đã từng
sắp xếp sinh viên nữ và nam ở chung phòng, đến lúc sinh viên đi xem phòng ở
mới phát hiện ra và báo cáo lại thì ban quản lý mới biết. Ngoài ra trong quá

( thực thể).
-Entity(Thực thể): là một nhóm người, đồ vật, sự kiện hay,hiện tượng hay
khái niệm bất kì với các đặc điểm và thuộc tính sẵn có và đặc trưng cần được
ghi chép lại. Một số thực thể có thể là vật chất như hàng hóa, máy móc, xe cộ,
khách hàng, sinh viên, cán bộ, hóa đơn…Một số khác lại mang tính khái niệm
như giá cả, tài khoản kế toán, dự án, nhiệm vụ công tác…Như trên các thực thể
đó có thể là các chỉ tiêu thống kê, các tài khoản kế toán, cán bộ, lương, điểm
của các sinh viên, giá của các loại chứng khoán trên thị trường chứng khoán.
2. Thuộc tính
Website: Email : Tel : 0918.775.368
• Attribute(Thuộc tính): là những đặc điểm và tính chất của thực thể, mỗi
thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.
Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ, thực thể tài khoản kế toán được đặc trưng bởi những đặc
điểm như mã tài khoản, tài khoản mẹ, tên tài khoản, nhóm tài khoản…
• Mỗi bảng bao gồm các dòng (row), mỗi dòng như thế ghi chép dữ liệu về
một cá thể (instance) là một biểu hiện riêng biệt của một thực thể nên còn được
gọi là một record (bản ghi) . Ví dụ mỗi dòng của một tài khoản kế toán dùng để
ghi chép thông tin về một tài khoản kế toán chẳng hạn như tài khoản 111 có mã
tài khoản là 111, tên tài khoản là tiền gửi ngân hàng, tài khoản mẹ (rỗng), nhóm
tài khoản là tài sản lưu động…
• Các bảng lại có những cột (colum): chúng còn được gọi là field (Trường),
đó là thuộc tính của thực thể như với thực thể sinh viên thì có mã sinh viên, tên
sinh viên, ngày sinh, quê quán… mỗi thuộc tính như vậy được phản ánh trên
các trường và ô ghi thông tin chính là ô giao nhau giữa cột và dòng của một cá
thể riêng biệt nào đó.
II. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Trong phần này sẽ giới thiệu khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu:
A. Khái niệm chung

ứng dụng cơ sở dữ liệu của mình. Hiện tại Visual Foxpro có bản mới nhất là 9.0, tuy
nhiên đề tài này được viết trên nền phiên bản Visual Foxpro 7.0, bản này có những cải
thiện đáng kể so với bản 6.0 trước đó và hiện tại đang được sử dụng tại nhiều doanh
nghiệp phần mềm chuyên viết các phần mềm quản lý và kế toán.
B. Mô hình quan hệ thực thể
Khi phản ánh thực tế vào một cơ sở dữ liệu, thì các thực thể thường không độc
lập mà có mối liên quan chặt chẽ với nhau chứ không cô lập một cách tuyệt đối. Chính
vì vật mà người thiết kế thường sử dụng những mô hình quan hệ để xây dựng các mối
quan hệ giữa các thực thể nhằm tối ưu quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cũng như xây
dựng ứng dụng phục vụ quản lý. Sau đây xin giới thiệu ba mô hình quan hệ phổ biến
Website: Email : Tel : 0918.775.368
và thường được các nhà phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu sử dụng trong quá trình thiết
kế hệ thống.
1. Mô hình quan hệ 1-1
Có hai thực thể A và B được phản ánh vào hai bảng là A và B, khi đó ta
nói là hai bảng A và B có mối quan hệ 1-1 (one to one) khi ứng với mỗi dòng
trong bản A thì cũng chỉ có một dòng tương ứng với nó trong bảng B và ngược
lại, ứng với mỗi dòng trong bảng B cũng chỉ có một dòng trong bang A. Trong
thực tế thì mô hình quan hệ 1-1 thường ít khi sử dụng, vì luôn luôn có thể ghép
hai bảng A và B thành một. Nếu có sử dụng là do người ta muốn tách một bảng
có quá nhiều cột thành hai bảng tương ứng có số cột ít hơn cho dễ nhìn và đỡ
cồng kềnh, hoạc người ta muốn nhóm các trường hay biến động sang một bảng
khác để cập nhật khi cần, khi cần cập nhật người dùng không cần phải mở tất
cả các trường trong bảng lớn để cập nhật mà chỉ cần mở bảng có các trường
hay biến động để cập nhật mà thôi. Ví dụ như bảng hàng hóa thì có thể tách
thành bảng chứa các thông tin về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, hãng sản
xuất, còn bảng thứ hai thì dùng để lưu những thông tin hay biến động hơn như
ngày sản xuất, số lượng, đơn giá.
2. Mô hình quan hệ 1-m
Giữa hai bảng A và B là có mối quan hệ 1-m (one to many) nếu ứng với

Là một người phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu thì trước hết bạn phải
xác định được là cơ sở dữ liệu này dùng để làm gì. Muốn vậy phải trải qua một
quá trình điều tra, xác định yêu cầu, từ đó phân tích và thiết kế cho hợp lý, bạn
phải hỏi người trực tiếp sử dụng và người quản lý của hệ thống để biết rõ
những thông tin nào thì cần thiết cho cơ sở dữ liệu, hình thức báo cáo đầu ra
như thế nào để có thể thiết kế một cách hợp lý. Phải xác định một cách rõ ràng,
chính xác và đầy đủ nếu không cơ sở dữ liệu sẽ trở nên vô dụng và như vậy
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ứng dụng của bạn khó có thể đáp ứng được yêu cầ sử dụng của người dùng và
yêu cầu quản lý của người quản lý.
2. Phác họa mô hình dữ liệu
a. Xác định thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể
Công việc đầu tiên của quá trình xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu là xác
định xem có những thực thể nào cần phản ánh và những thuộc tính nào cần có
để đưa vào cơ sở dữ liệu, thực chất của quá trình này là xây dựng các bảng và
trong các bảng đó thì cần có những trường nào nhằm đáp ứng được yêu cầu đặt
ra khi phân tích và xác định yêu cầu. Một số nguyên tắc khi chọn lựa xây dựng
các bảng và các cột trong bảng:
- Giảm thiểu sự trùng lặp: hoàn toàn không nên để những thông tin trùng lặp
trong một bảng và cũng không nên để thông tin trùng lặp giữa các bảng với
nhau. Ví dụ trong một bảng sinh viên thì không nên có đồng thời hai trường
cùng lưu thông tin về một thuộc tính nào đó của sinh viên, cũng không nên lưu
thông tin ngày sinh và giới tính hoặc lớp của sinh viên vào hai bảng nào đó,
như vậy khi cập nhật thì chỉ cần thực hiện trên một bảng là được tránh phải cập
nhật chỗ này xong rồi lại cập nhật trong một bảng khác, tránh được sự không
nhất quán dữ liệu khi không cập nhật kịp thời, như thế sẽ rất mất thời gian và
công sức cho người lập trình, và người sử dụng sẽ cảm thấy khó khăn khi xử lý
những vấn đề bất thường có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.
- Tránh dữ liệu dư thừa : một bảng thì phải chứa những thông tin vừa và đủ về
một thực thể, không nên đưa những thông tin không cần thiết vào bảng sẽ làm

Kiểm tra và duyệt lại cơ sở dữ liệu một lần nữa nhằm phát hiện
tránh những sai sót ngay từ lúc sau khi thiết kế, vì sửa ngay lúc này thì dễ
dàng hơn nhiều so với lúc các bảng đã chứa đầy dữ liệu và ứng dụng đang
được xây dựng dở dang.
4. Xây dựng CSDL
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Công việc lúc này là sẽ dùng đến một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để
“biên dịch” mô hình thiết kế thành một cơ sở dữ liệu thực trên máy tính,
tiến hành tạo bảng, điền dữ liệu, tạo các truy vấn, module chương trình,
các form nhập, báo cáo… để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh.
III. Quy trình phân tích hệ thống thông tin quản lý
1. Quy trình
Một số nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi của công nghệ.
- Thay đổi sách lược chính trị.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự
án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của Chính phủ mới
ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh
nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh
nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp
phải có những hành động đáp ứng.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức
phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các
HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của
mình để quyết định những gì họ phải cài đặt lại khi muốn sử dụng những công
nghệ mới này.
Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ
qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông

về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ
liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn
Website: Email : Tel : 0918.775.368
này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Tuy
nhiên vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế hệ thống mới.
Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống thông tin có 7 công đoạn chủ yếu, mỗi công đoạn lại
bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo. Cuối mỗi giai đoạn là
phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển
của hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân
tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng.
a.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch
cẩn thận. Trong giai đoạn thẩm định dự án thì chúng ta phải làm quen với hệ
thống đang xem xét và xác định các thông tin phải thu thập cũng như các
nguồn, các phương pháp thu thập thông tin. Thông tin cần thu thập ít hay nhiều
phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống mà ta đang nghiên cứu.
Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hóa đơn bán hàng cho
một doanh nghiệp nhỏ sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin ít hơn so
với hệ thống quản lý nhan sự của một doanh nghiệp lớn.
Đối với những dự án lớn và có nhiều thành tham gia vào công việc thẩm
định dự án thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định
phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ.
- Làm rõ yêu cầu.
Trong khâu này thì mục đích chính là làm cho phân tích hiểu đúng và hiểu

sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được tin dùng của nhà phân tích.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chúng cũng được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt là
trong giai đoạn đánh giá yêu cầu. Tại sao lại như vậy? Bởi vì một lý do đơn
giản đó là cần phải đánh giá được khả năng thực thi của dự án, nếu trong giai
đoạn đánh giá yêu cầu mà không đánh giá được hết các khả năng có thể xảy ra
của hệ thống cũng như những yếu tố tác động bên ngoài tới hệ thống thì có thể
gây ra rất nhiều lãng phí cả về tài chính cũng như nhân lực.
- Đánh giá khả năng thực thi.
Đánh giá khả năng thực thi của dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà
phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay
không? Nhưng trong thực tế quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến
hành việc đánh giá lại. Trong đánh giá khả năng thực thi của dự án thì cần quan
tâm đến các vấn đề chính như sau:
+ Khả thi về tổ chức: đó là đòi hỏi bắt buộc phải có của mỗi hệ thống
thông tin quản lý, nếu không đáp ứng được yêu cầu này thì dự án phát triển
thông tin đó coi như không khả thi bởi vì một hệ thống thông tin quản lý luôn
luôn phải kết hợp hài hòa với môi trường tổ chức. Ngoài ra chúng ta còn phải
xem xét các ảnh hưởng của quản lý nhân sự của Nhà nước, ảnh hưởng tới quan
hệ khách hàng, ảnh hưởng xảy ra với sự trợ giúp của hệ thống thông tin mới …
+ Khả thi về mặt kỹ thuật: đòi hỏi này được đánh giá bằng cách so sánh
công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống
đề xuất. Chúng ta phải đánh giá khả thi về mặt kỹ thuật bởi vì đòi hỏi về mặt kỹ
thuật là quan trọng nếu như các đòi hỏi khác đều đáp ứng được nhưng lại
không đáp ứng được yêu cầu này thì hệ thống đó không thể sử dụng được và
không thể tiếp tục phát triển được.
+ Khả thi về mặt tài chính: chúng ta xem xét khả thi về mặt tài chính đó
là đánh giá xem lợi ích thu được của hệ thống (cả về mặt hữu hình và vô hình)
có lớn hơn được chi phí đã bỏ ra để xây dựng hệ thống hay không? Nếu lợi ích
thu được từ hệ thống mà nhỏ hơn chi phí đã bỏ ra thì ta không nên tiếp tục phát

thống trong tương lai và họ có yêu cầu bảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
yêu cầu của họ. Vì vậy có một số tổ chức đã cho một số người sử dụng trở
thành thành viên của nhóm phát triển hệ thống, tuy nhiên điều này không phải
lúc nào cũng xảy ra do điều kiện về tài chính cũng như nhân sự của công ty.
+ Lựa chọn phương pháp và công cụ: hiện nay tồn tại bốn phương pháp
thu thập thông tin chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài
liệu của tổ chức. Các công cụ này không phải lúc nào cũng có thể sử dụng được
vì nó còn phụ thuộc vào hệ thống ta đang phát triển có lớn hay không? Trong
một số trường hợp thì phỏng vấn tỏ ra rất có ích nhưng trong một số trường
hợp nó lại tỏ ra không có hiệu quả. Chính vì vậy chúng ta cần lựa chọn phương
pháp và công cụ thu thập thông tin một cách đúng đắn.
+ Xác định thời hạn: người sử dụng luôn luôn yêu cầu hệ thống được
hoàn tất ngay sau ngày bắt đầu xây dựng hệ thống. Vì vậy chúng ta cần đảm
bảo thời hạn hoàn tất của dự án, muốn như vậy thì chúng ta cần phải phân chia
công việc một cách hiệu quả và yêu cầu cần phải tuân thủ đúng thời hạn để hệ
thống có thể đưa vào sử dụng đúng hạn.
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
Một hệ thống thông tin luôn luôn chịu sự ràng buộ của các yếu tố bên ngoài
và bên trong, nó không phát triển một cách độc lập. Chúng ta cần phải thu thập
những yếu tố ràng buộc đó để có thể phát triển hệ thống được nhanh chóng và
chính xác.
+ Môi trường ngoài.
+ Môi trường tổ chức.
+ Môi trường vật lý.
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.
Muốn phát triển dự án được tốt thì ta phải có sự hiểu biết về hệ thống đang
tồn tại đầy đủ và chi tiết. Để làm được điều này thì đội ngũ phát triển hệ thống
phải làm việc một cách nghiêm túc và hiệu quả, họ phải làm các công việc sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368

nhân lực cũng như quản trị tác nghiệp quản lý. Việc đưa ra chuẩn đoán là một
hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Phân tích viên phải biết
tận dụng mọi công cụ để thực hiện nhiệm vụ này.
+ Xác định mục tiêu mới của hệ thống: các nguyên nhân và các vấn đề
của hệ thống đã được xác định thì phân tích viên sẽ tiến hành cùng với người
sử dụng xác định mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa.
Mục đích chính của công việc này đó là hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống
mới và đánh giá hệ thống mới sau khi được cài đặt.
+ Xác định các yếu tố của giải pháp: các mục tiêu của hệ thống mới gắn
chặt với các vấn đề của hệ thống còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt với
nguyên nhân của các vấn đề. Nếu thời gian trả lời của hệ thống là quá lâu vì
vấn đề năng lự của máy tính thì yếu tố giải pháp trước nhất là phải nâng cao
năng lực đó.
- Đánh giá lại tính khả thi.
Sau khi các công đoạn trên hoàn thành thì ta đã có rất nhiều thông tin về hệ
thống cũng như những nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề mắc phải của
hệ thống. Trong công đoạn này thì mục đích chính vẫn là đánh giá tính khả thi
trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn.
Đối với mỗi một yếu tố trong giải pháp thì phân tích viên phải xác định loại
công nghệ cần có để thực thi giải pháp. Việc đánh giá lại tính khả thi của dự án
được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về
tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
Trong khi thực hiện đánh giá lại tính khả thi của dự án thì nhóm phân tích
viên đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp nhận.
Với những thông tin đã thu thập được qua các công đoạn trên và việc đánh giá
lại tính khả thi của dự án thì chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại để xuất của dự
án. Chúng ta cần phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định những
thông tin và bức tranh rõ nhất có thể được về dự án, về nhiệm vụ phải thực
Website: Email : Tel : 0918.775.368