MỤC LỤC

Lời nói đầu
Nội dung
Chương I: Sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ
hiện hành
1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành
2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành
đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ
Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu
thầu - Công ty Điện lực Hà Nội
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng
Quản lý Đấu thầu
2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu
3. Một số nhận xét
1. Dự kiến danh mục hồ sơ
2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành
2.1. Mô tả nhiệm vụ
2.2. Quy trình giải quyết công việc
2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành
Kết luận
Danh mục tài liệu tham khảo
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
LI NểI U
1.Mc ớch, ý ngha ti:
Hu ht hot ng ca c quan t chc u c ghi li trong cỏc vn
bn.Vn bn l bng chngchng minh cho s tn ti v phỏt trin ca c quan
ú. Nú luụn cha ng nhng thụng tin quý bỏu ghi li hot ng, kt qu ca
hot ng v ng thi nú l thụng tin nguyờn liu cho mi hot ng mi.Vỡ l
ú, vn bn sinh ra khụng phi ch dựng mt ln m chỳng cn c tp hp

Nghiên cứu lý luận và thực tiễn hồ sơ, lập hồ sơ để xác định thành phần tài
liệu cần có trong hồ sơ hiện hành.
3. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu
Các nguồn tư liệu được sử dụng đó là: Giáo trình Lý luận và Phương pháp
công tác văn thư của Phó giáo sư Vương Đình Quyền; các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn; hồ sơ hiện hành của công ty Điện lực Hà Nội và một số
tài liệu tham khảo khác.
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng đó là: phương pháp đọc, phỏng
vấn, liệt kê, phân tích và tổng hợp số liệu, logic…
4. Bố cục niên luận:
Bố cục niên luận gồm có ba phần đó là: lời nói đầu, kết luận và nội dung
được chia làm ba chương như sau:
Chương I: sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ
hiện hành.
Chương II: thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu-
Công ty Điện lực Hà Nội.
Chương III: nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
hon thnh ti nghiờn cu ny tụi ó nhn c s giỳp tn tỡnh
ca thy cụ giỏo trong khoa c bit l thy giỏo - ngi ó trc tip hng dn
tụi, bờn cnh ú phi k ti cỏc cụ cỏn b vn phũng cụng ty in lc H Ni .
Tuy nhiờn do cũn thiu kinh nghim v hn ch v mt thi gian nờn bi vit ca
tụi khụng trỏnh khi thiu sút, tụi kớnh mong s nhõn xột v úng gúp ý kin ca
thy cụ v mi ngi.
Tụi xin chõn thnh cm n!
Đình Quyền có định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản hay một văn bản
có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình
giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau
về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”.
“Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của cơ quan,tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc
điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp
khoa học”.
Như vậy ở cả hai định nghĩa trên ta thấy có những điểm chung sau:
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Th nht, h s c lp tt c cỏc c quan, t chc, cỏ nhõn m trong
quỏ trỡnh gii quyt cụng vic h cú sn sinh vn bn. H s phn ỏnh quỏ trỡnh
hot ng ca c quan, t chc, cỏ nhõn ú.
Th hai, h s l tp hp cỏc vn bn cú th l mt hay nhiu vn bn khỏc
nhau v chỳng cú mi liờn h mt thit vi nhau. S lng cỏc vn bn trong h
s ph thuc vo s sn sinh vn bn trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ú.
Thng thỡ mt h s cha ng nhiu vn bn vỡ gii quyt mt cụng vic
no ú cn phi tin hnh qua nhiu cụng on khỏc nhau liờn quan n nhiu
ngi vỡ l ú vn bn sn sinh ra nhiu v chỳng u c tp hp li trong h
s. Nhng cng cú nhng h s ch cú mt vn bn khi m vn bn ú ó phn
ỏnh trn vn mt vn . V tiờu chớ ca vic la chn vn bn trong h s ú
chớnh l mi liờn h gia cỏc vn bn ny.mi liờn h gia cỏc vn bn trong h
s c to bi cỏc tiờu chớ nh: cựng phn ỏnh mt s vic, vn hỡnh thnh
trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ú, ngoi ra chỳng cũn c kt hp li bi
nhng c trng nh: v tờn loi vn bn, v tỏc gi, v c quan giao dch, v
thi gian, v a d (i vi h s cỏ nhõn thỡ ú l liờn quan v mt ngi).
Trong cỏc c trng trờn thỡ c trng vn l c trng c bn nht v l c
trng tiờu chun ca lp h s.
T cỏc c trng trờn ta thy h s c phõn lm nhiu loi khỏc nhau
nh: h s cụng vic, loi h s (h s c kt hp li do cú nhng im ging

c gii quyt cụng vic hng ngy. H s nguyờn tc giỳp cỏn b lm vic
khụng trỏi vi Hin phỏp, Phỏp lut v quy nh ca c quan cp trờn.
H s cụng vic (h s hin hnh ) l h s m ti liu trong h s ú phn
ỏnh v quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ca cỏc cỏn thc thi chc nng nhim
v c giao.
H s ti chớnh l h s th hin thu chi ti chớnh trong c quan t chc.
H s xõy dng c bn l h s v xõy mi, ci to, k thut, ti chớnh ca
cụng trỡnh,v tr s lm vic ca c quan.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
H s mỏy múc trang thit b l h s v xut x , bo hnh, bo trỡ, mỏy
múc thit b ti c quan, t chc.
H s trỡnh ký l h s trỡnh lờn cp trờn xin ý kin, phờ duyt v mt
vn no ú. H s trỡnh ký nu c phờ duyt s tr thnh h s cụng vic.
Lp h s hin hnh cú tỏc dng qun lý cht ch vn bn ti liu hỡnh
thnh trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, gi gỡn bớ mt ca c quan; nõng cao
hiu sut cht lng cụng tỏc ca cỏn b v ton th c quan; va to thun li
cho cụng tỏc lu tr.
h s phỏt huy ht vai trũ ca mỡnh thỡ cụng tỏc lp h s cn m bo
cỏc yờu cu nh: h s phi phn ỏnh ỳng chc nng nhim v ca c quan
n v hỡnh thnh h s; phi m bo mi liờn h khỏch quan gia cỏc vn bn;
vn bn trong h s phi cựng giỏ tr; m bo cỏc yu t th thc vn bn; h
s phi c biờn mc rừ rng.
Do vy lp h s phi l nhim v ca mi cỏn b gii quyt cụng vic vỡ
ch cú h mi nm rừ cụng vic mỡnh lm cng nh l s sn sinh vn bn giy
t. H s cũn l bng chng chng minh cho hat ng ca cỏn b ú. Tuy
nhiờn lp h s l mt cụng vic khụng h n gin m cũn mang tớnh k thut
nghip v cao. Vỡ th trong thc t vic xỏc nh thnh phn ti liu trong h s
cũn nhiu tn ti nh cũn ln xn, thiu vn bn , phỏ v cỏc mi liờn h khỏch
quan sn cú.
2. í ngha, tỏc dng ca vic xỏc nh thnh phn ti liu trong h s

Cơng ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh
nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng.
Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
hnh li in; kho sỏt thiờt k li in; xõy lp in; cung cp cỏc dch v
liờn quan n ngnh in
Phũng Qun lý u thu c lp nờn vi chc nng ú l: Tham mu,
xut giỳp Giỏm c Cụng ty trong qun lý, ch o cụng tỏc u thu trong ton
Cụng ty v mt s cụng vic khỏc c giao; t chc thc hin v hng dn,
kim tra, ụn c cỏc n v thc hin.
2. Thc trng cụng tỏc lp h s hin hnh ti Phũng Qun lý u
thu:
Cụng tỏc lp h s hin hnh ca cụng ty c thc hin theo quy nh ca
nh nc ti cỏc vn bn Phỏp lnh Lu tr Quc gia 2001; Ngh nh
s/2004/N - CP ngy 08/04/2004 v cụng tỏc vn th ca Chớnh ph v cỏc
vn bn hng dn khỏc. ng thi cụng ty cng ban hnh nhng quy nh quy
trỡnh riờng phự hp hn vi tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty, ú l bn Quy trỡnh
qun lý v luõn chuyn vn bn dc ban hnh kốm theo Quyt nh s442/Q
- LHN P01 ngy 23/01/2006 ca Vn phũng cụng ty. Mc 6 ca quy trỡnh cú
quy nh c th v cụng tỏc lp h s nh sau:
H s cụng vic l ton b nhng cụng vn giy t, ti liu cú liờn quan
cht ch vi nhau trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, t khi bt u n khi kt
thỳc.
Mi vn bn, ti liu tra cu u phi lp h s ; nhng vn bn giao
dch khụng liờn quan n cụng vic chớnh ca cụng ty thỡ khụng trong h s.
Ti liu cú trong h s cụng vic bao gm tp hp cỏc h s trỡnh kớ v mt
cụng vic (i vi cụng vic phi trao i nhiu ln). Hoc l h s trỡnh kớ.
Trỏch nhiờm ca cỏc n v v cỏ nhõn trong cụng ty: tt c cỏn b cụng
nhõn viờn chc khi c giao gii quyt cụng vic c th phi cú trỏch nhim
lp h s cụng vic mỡnh gii quyt; trng cỏc phũng ban n v cú trỏch

ca Phũng l qun lý cụng tỏc u thu, m bo mi liờn h khỏch quan gia
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN