Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 1 -
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng
hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc
những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc
đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành
chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần
đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu.
Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề
nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính
nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan.
Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ
chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh
tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù
ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao
hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của
đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại.
Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh
Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia
huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu,
tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn
phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ:
thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao
tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo,
điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông
tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc.
Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà,
đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động
quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện.
Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện
pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 3 -
5. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số
phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng
hợp…
6. Bố cục của khoá luận
*Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần:
Phần mở đầu.
Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đầm Hà.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
Kết luận.
Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính
hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là
nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ...
Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ
thể.
Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan
trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.
Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn
phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc
lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”,
“Văn phòng kiến trúc sƣ”...
Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 5 -
nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng
cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các
tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là
các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các
phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của
đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là
hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội
bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động
này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin
trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá
trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định
tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
b. Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải
đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời,
đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc
về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy
đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức
năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.
2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 7 -
5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của
cơ quan, doanh nghiệp.
6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ
sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức
Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền
Chƣơng trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tƣơng lai của một cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định.
Chƣơng trình, kế hoạch là phƣơng tiện hoạt động quan trọng của ngƣời
lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những
hoạt động đƣợc thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải
pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi
cá nhân.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận,
phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hƣớng phát triển
cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế
hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban
thực hiện theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế
hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà
văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng
của cơ quan, doanh nghiệp sẽ đƣợc kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn,
phối hợp tốt trong công việc.
Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp
lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì
sẽ tránh đƣợc tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến
những chƣơng trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì
văn phòng phải thƣờng xuyên tổng kết đƣa ra những việc đã làm, chƣa làm để có biện
pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải đƣợc lập đầu tiên.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 9 -
2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Khái niệm:
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 10 -
Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, đƣợc xử lý khoa
học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải
quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải
quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, doanh nghiệp mình
3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
Khái niệm
Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tƣ,
nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay
khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành
ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay ghi
bằng ngôn ngữ. Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ
thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm…
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và
cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính.
Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03
tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan
nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có
quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các
quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”.
Văn bản hành chính bao gồm:
1. Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật
do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành
trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tƣợng
nhất định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt).
một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vƣợt quá
thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã đƣợc pháp luật quy định.
Bốn là, văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì
phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 12 -
đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải
đƣợc soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
Năm là, văn bản phải đƣợc trình bày bằng phong cách hành chính công
vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà
nƣớc. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của
phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.
Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến UBND huyện bằng con
đƣờng trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc
qua đƣờng bƣu điện … đƣợc gọi chung là văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công
việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đƣợc gửi đến các đối
tƣợng có liên quan gọi là văn bản đi.
* Nguyên tắc quản lý văn bản đi:
- Tất cả văn bản đi phải đƣợc đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thƣ
- Tất cả văn bản đi phải đƣợc kiểm tra về nội dung và thể thức trƣớc khi
gửi đi.
Văn bản là phƣơng tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông
tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật,
chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng
tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công
việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lƣu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh
nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đƣợc bổ sung, sửa đổi năm
Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
do Hội đồng xác định tài liệu xem xét và tƣ vấn cho Lãnh đạo.
Việc xét tài liệu hết giá trị đƣợc thực hiện theo công văn số
879/VTLTNN_NVĐP ngày 19/12/2006 của Bộ Nội vụ, Cục văn thƣ và lƣu trữ
Nhà nƣớc “V/v hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị”.
Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lƣu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải
quyết xong ở văn thƣ, ở các đơn vị vào kho lƣu trữ huyện.
Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lƣu trữ: là việc sử dụng phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 14 -
vụ để nắm đƣợc chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lƣu trữ.
Nguyên tắc của thống kê tài liệu lƣu trữ:
+ Bảo đảm toàn vẹn tài liệu lƣu trữ.
+ Bảo đảm chính xác,thống nhất giữa thống kê và bảo quản.
+ Bảo đảm thống nhất quan điểm quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ quốc
gia.
Các loại sổ sách thống kê tài liệu lƣu trữ:
+ Sổ nhập tài liệu lƣu trữ.
+ Mục lục hồ sơ.
+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
+ Báo cáo tổng hợp.
+ Sổ xuất tài liệu lƣu trữ.
Năm là, chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án phân loại,
trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác
định giá trị tài liệu làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ƣu cho công
liệu lƣu trữ.
Kiểm tra số lƣợng và tình trạng hố sơ, tài liệu khi giao cho
ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu cũng nhƣ khi nhận lại tài liệu
do ngƣời khai thác hồ sơ tài liệu trả.
Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong
quá trình khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu.
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ.
5- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các
phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng ngƣời phù hợp với từng loại công
việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào
mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng
và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp
khi giao lƣu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này
thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp và có thiện
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 16 -
cảm với khách hàng, đối tác. Thấy đƣợc tầm quan trọng của hoạt động này thì
mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng đƣợc ấn
tƣợng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có đƣợc thành công này thì công việc
lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm
bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.
6- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ
quan, doanh nghiệp.
Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu
cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan,
doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm
trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi
8- Tổ chức hội họp
Khái niệm
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực
tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết
các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật.
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong
hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời
sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhìn chung, hội họp thƣờng đƣợc hiểu là một hình thức tập hợp một số
đông ngƣời ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin
hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng
nhƣ tính phức tạp nhƣng đều hƣớng tới mục tiêu chung nhƣ sau:
- Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị.
- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt đƣợc sự nhất trí về quan
điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cƣờng sự
ủng hộ cũng nhƣ phối hợp.
- Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân
chủ.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 18 -
- Để phát huy trí tuệ tập thể.
- Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài
Ý nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp. Đây là phƣơng pháp tốt nhất để lấy đƣợc ý kiến của nhiều ngƣời cùng
hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật
quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thƣờng xuyên,
có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngƣợc lại, sẽ kìm hãm, bế tắc
trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải biết điều
hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những ngƣời
có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ
đƣợc giao.
Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của
các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn
phòng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách
nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố.
Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các
phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan
trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống
tham nhũng.
Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
đƣợc đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo,
có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lƣợng công việc, tác động
dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu
tố này là luôn đầy đủ về số lƣợng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh
doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và ngƣời lãnh đạo phải kết
hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí.
b. Môi trường bên ngoài
Các yếu tố ảnh hƣởng từ môi trƣờng bên ngoài gồm: yếu tố chính sách,
pháp luật, kinh tế - xã hội.
Một là, chính sách - pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hƣởng
đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh
nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng các quy định, pháp
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao nhằm đạt đƣợc
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 21 -
mục tiêu của tổ chức.
Chính vì vậy, Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định
hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác
định.
1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng
Quản trị văn phòng hƣớng tới một loạt các mục tiêu sau:
1- Khẳng định và nâng cao uy tín ngƣời lãnh đạo trong cơ quan, doanh
nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan,
doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ
nhau trong công việc.
2- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một
cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại
3- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm
việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao
nhất cho hoạt động văn phòng.
4- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên
nghiệp
5- Đầu tƣ trang thiết bị và từng bƣớc hiện đại hoá công tác văn phòng
nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp.
1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng
Nội dung cơ bản của công tác Quản trị văn phòng bao gồm các công việc
sau:
- Lập kế hoạch quản trị văn phòng
- Xây dựng quy chế văn phòng.
- Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý.
về UBND huyện Đầm Hà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng
đƣợc thực hiện và đánh giá.
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà
Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà
Điạ chỉ: Phố Lê Lƣơng - Thị trấn Đầm Hà - Huyện Đầm Hà – Quảng
Ninh
Điện thoại: 033.3880031 Fax: 033.3880081
Email:
Đầm Hà xƣa là một tổng thuộc châu Hà Cối phủ Hải Đông. Sau cách
mạng tháng tám năm 1945, tổng Đầm Hà đƣợc tách ra thành huyện Đầm Hà bao
gồm tổng Đầm Hà cũ và ở phía tây có thêm xã Dực Yên từ huyện Tiên Yên cắt
sang.
Ngày 04 tháng 06 năm 1969, hai huyện là huyện Đầm Hà và huyện Hà
Cối hợp nhất lại thành huyện Quảng Hà.
Ngày 29 tháng 08 năm 2001, huyện Đầm Hà đƣợc tái lập theo nghị định
số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai
huyện Hải Hà và huyện Đầm Hà. Huyện Đầm Hà đƣợc tái lập với 10 đơn vị
hành chính cơ sở gồm thị trấn Đầm Hà và 9 xã: Đầm Hà, Đại Bình, Dực Yên,
Tân Bình, Quảng An, Quảng Lâm, Quảng Tân, Quảng Lợi và Tân Lập.
Cùng với sự tái lập của huyện Đầm Hà , UBND huyện Đầm Hà ra đời, đã
từng bƣớc khắc phục những khó khăn, hạn chế về trình độ chuyên môn, chính
trị, nhân lực và cơ sở vật chất, đem lại những thay đổi tích cực cho huyện.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 24 -
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà
Chức năng, hiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện đƣợc thực hiện theo
Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội khóa XI ban
hành ngày ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Chức năng:
chức công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân; Giải quyết việc làm cho ngƣời lao
động, xóa đói giảm nghèo.
Quản lý thị trƣờng, chống hàng giả hàng kém chất lƣợng.
Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu quốc hội, HĐND; Quyết định tổ chức
bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc UBND, quản lý
hồ sơ mốc địa giới
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà
(Nguồn: UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Phòng
Nội vụ
Phòng
Lao động
Thƣơng
binh và
Xã hội
Phòng
Tài
chính
Kế
hoạch
Phòng
Giáo
dục và
Đào
tạo
Phòng
Copyright: Tài liệu đại học ©