BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
VŨ THỊ THU HUYỀN
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TỒN TRỮ, CẤP PHÁT VÀ HƯỚNG DẪN
SỬ DỤNG THUỐC TẠI KHOA DƯỢC
BỆNH VIỆN TƯQĐ 108 NĂM 2012LUẬN VĂN THẠC SĨ DƯỢC HỌC
HÀ NỘI 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
VŨ THỊ THU HUYỀN
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TỒN TRỮ, CẤP PHÁT VÀ HƯỚNG DẪN
SỬ DỤNG THUỐC TẠI KHOA DƯỢC
BỆNH VIỆN TƯQĐ 108 NĂM 2012
LUẬN VĂN THẠC SĨ DƯỢC HỌC
CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC
MÃ SỐ: 60720412
Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Sơn NamHÀ NỘI 2013
LỜI CẢM ƠN Em xin trân trọng cảm ơn TS. Nguyễn Sơn Nam, Chủ nhiệm khoa Dược
Bệnh viện Trung Ương Quân Đội 108, người thầy đã luôn tận tình hướng dẫn và
giúp đỡ em trong suốt quá trình làm luận văn tốt nghiệp này.


CHƯƠNG I. TỔNG QUAN 3

1.1.

HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ, CẤP PHÁT THUỐC TRONG BỆNH VIỆN 3

1.1.1.

Tồn trữ, bảo quản thuốc 4

1.1.1.1.

Nhân sự 5

1.1.1.2.

Vai trò và chức năng của kho 5

1.1.1.3.

Các quy trình bảo quản 6

1.1.1.4.

Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng . 8

1.1.1.5.

Thuốc trả về 9


Hướng dẫn sử dụng thuốc. 18

1.2.

VÀI NÉT VỀ BỆNH VIỆN VÀ KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN TƯQĐ 108 20

1.2.1.

Lịch sử hình thành và phát triển Bệnh viện TƯQĐ 108 20

1.2.2.

Chức năng, nhân lực khoa Dược Bệnh viện TƯQĐ 108 20

1.2.2.1.

Chức năng nhiệm vụ khoa Dược Bệnh viện TƯQĐ 108 20

1.2.2.2.

Biên chế tổ chức khoa Dược Bệnh viện TƯQĐ 108 21

1.2.2.3.

Cơ sở vật chất khoa Dược- Bệnh viện TƯQĐ 108. 21

1.3.

MỘT SỐ NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 22

Tiêu chuẩn đánh giá 25

2.2.5.1.

Tiêu chuẩn đánh giá đơn thuốc: 25

2.2.5.2.

Tiêu chuẩn đánh giá hướng dẫn sử dụng thuốc của cán bộ y tế 25

2.2.5.3.

Tiêu chuẩn đánh giá mức độ nhận thức của bệnh nhân về cách sử
dụng thuốc 26

CHƯƠNG III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 27
3.1.

HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ CỦA KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN TƯQĐ 108 27

3.1.1.

Tổ chức và cơ cấu nhân lực khoa Dược BV TƯ QĐ 108 27

3.1.2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị bảo quản của hệ thống kho. 30

3.1.3.

Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho 32



Đánh giá hoạt động cấp phát thuốc 43

3.2.1.1.

Cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú: 44

3.2.1.2.

Cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị nội trú 47

3.2.2.

Chất lượng kê đơn và hướng dẫn sử dụng thuốc của Bác sỹ, Dược sỹ 49

3.2.2.1.

Đánh giá công tác kê đơn và hướng dẫn sử dụng thuốc của Bác sỹ,
Dược sỹ với bệnh nhân ngoại trú. 49

CHƯƠNG IV: BÀN LUẬN 58

4.1.

VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TỒN TRỮ, BẢO QUẢN THUỐC CỦA
KHOA DƯỢC 58

4.2.

VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THUỐC

HDSD : Hướng dẫn sử dụng
HTT : Hướng tâm thần
KHTH : Kế hoạch tổng hợp
NT : Nội trú
NgT : Ngoại trú
TƯQĐ : Trung ương quân đội
VTYT : Vật tư y tế
VTYTTH : Vật tư y tế tiêu hao
WHO : World Health Organization (Tổ chức Y tế Thế giới)
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Kinh nghiệm dự trữ thuốc [4] 12

Bảng 3.1. Tỷ lệ các tiêu chí đạt theo check list GSP 27
Bảng 3.2. Biên chế tổ chức khoa dược BV TƯ QĐ 108 29

Bảng 3.3. Số lượng trang thiết bị bảo quản thuốc 31

Bảng 3.4: Giá trị thuốc xuất, nhập và dự trữ năm 2012 của BV TƯ QĐ 108 38

Bảng 3.5. Giá trị xuất, nhập, dự trữ của nhóm thuốc điều trị kí sinh trùng, chống
nhiễm khuẩn 39

Bảng 3.6. Tính lượng đặt hàng của một số thuốc theo công thức của WHO 41

Bảng 3.7: Tỷ lệ các thuốc hủy trong năm 2012 42

Bảng 3.8. Một số chỉ số cấp phát thuốc ngoại trú tại quầy cấp phát Bảo hiểm, 45

Hình 3.3. Sơ đồ quy trình nhập thuốc của Bệnh viện TƯQĐ 108. 32

Hình 3.4. Quy trình cấp phát thuốc của khoa Dược 35

Hình 3.5. Sắp xếp thuốc tiêm và thuốc viên trong quầy cấp phát Bảo hiểm, Bộ đội,
Chính sách 35

Hình 3.6. Biểu đồ thời gian sử dụng thuốc dự trữ của nhóm điều trị kí sinh trùng,
chống nhiễm khuẩn tại Bệnh viện TƯQĐ 108 năm 2012 40

Hình 3.7. Biểu đồ tỷ lệ thuốc hủy theo số lượng và theo giá trị 42

Hình 3.8. Qui trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú tại Bệnh viện
TƯQĐ 108 44

Hình 3.9: Quy trình lĩnh thuốc, cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị nội trú tại
Bệnh viện TƯQĐ 108 47

Hình 3.10. Một số tài liệu tra cứu HDSD thuốc của Dược sỹ khoa Dược BV TƯQĐ
108 51

Hình 3.11. .Biểu đồ tỷ lệ bệnh nhân dịch vụ hài lòng với HDSD thuốc của Dược sỹ . 53 1
ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong những năm gần đây, ngành Dược đã có những bước tiến đáng kể đáp

thuốc tại khoa Dược Bệnh viện TƯQĐ 108 năm 2012” với hai mục tiêu:
- Phân tích hoạt động tồn trữ, bảo quản thuốc tại BV TƯQĐ 108 năm 2012
- Phân tích hoạt động cấp phát và hướng dẫn sử dụng thuốc tại BV TƯQĐ 108
năm 2012
Từ đó đưa ra một số kiến nghị và đề xuất nhằm nâng cao chất lượng trong
công tác tồn trữ, bảo quản, cấp phát và hướng dẫn sử dụng thuốc tại Bệnh viện
TƯQĐ 108.

3

Lựa chọn thuốc
Cấp phát thuốc
Mua thuốc
Quản lý sử dụng
thuốc
Các lĩnh vực quản lý
khác: nhân lực, tài
chính,.4
trữ, bảo quản, cấp phát thuốc, hóa chất, hàng tiêu hao đến các khoa lâm sàng và cận
lâm lâm sàng đáp ứng kịp thời nhu cầu điều trị của bệnh nhân.
1.1.1. Tồn trữ, bảo quản thuốc
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/06/2001 của Bộ trưởng Bộ
Y tế ban hành tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP): Bảo quản thuốc là
việc cất giữ an toàn các thuốc, nguyên liệu, bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và
duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ, tài liệu phù hợp, kể cả giấy biên nhận và phiếu
xuất [5].
Sau khi có kết quả đấu thầu, khoa Dược sẽ tiến hành mua thuốc đáp ứng nhu
cầu sử dụng thuốc trong bệnh viện. Các công ty cung ứng thuốc giao hàng đến tận
kho thuốc của khoa Dược bệnh viện. Khi giao nhận thuốc phải có đối chiếu hóa
đơn, phiếu báo lô, tên thuốc, số lượng hàm lượng, qui cách đóng gói, nơi sản xuất,
sổ kiểm soát, hạn dùng. Thuốc được bảo quản ở điều kiện theo đúng yêu cầu kỹ
thuật kể cả trong lúc vận chuyển, và phải có biên bản kiểm nhập theo đúng quy
cách.
Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập kho, quá trình kiểm kê, dự trữ, các
biện pháp kỹ thuật và bảo quản hàng hóa. Quản lý tồn trữ là điểm trọng yếu của hệ
thống cung ứng thuốc. Nếu quản lý tồn trữ kém sẽ dẫn tới sự lãng phí về tài chính,
sự thiếu hụt các thuốc thiết yếu do đó làm giảm chất lượng chăm sóc bệnh nhân.

chuyển và bảo vệ.
 Thiết kế, xây dựng
- Kho đủ rộng, cần có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể bảo đảm
việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu.
- Qui mô: kho cần có những khu vực xác định, được xây dựng, bố trí hợp lý,
trang bị phù hợp:
- Nhà kho được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường đi
lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy.
- Trần, tường, mái nhà kho được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông
thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết
như nắng, mưa, bão lụt.
6
- Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp để chống
ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và hoạt động
của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có các khe, vết nứt gãy là nơi
tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.
 Trang thiết bị:
Nhà kho đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều hòa
không khí, nhiệt kế, ẩm kế để đảm bảo các điều kiện bảo quản.
- Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được chính
xác và an toàn.
- Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hoá. Không được để thuốc, nguyên
liệu trực tiếp trên nền kho. Khoảng cách giữa các giá kệ, giữa giá kệ với nền kho phải đủ
rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu, cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa.
- Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng
chống cháy nổ, như : hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống nước và vòi
nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa cháy tự động
- Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp
phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.

a- Nhiệt độ:
 Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-25
0
C, trong từng khoảng thời
gian nhiệt độ có thể lên đến 30
0
C.
 Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-15
0
C.
 Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8
0
C. Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-8
0
C.
 Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá - 10
0
C.
b- Độ ẩm : Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối không quá 70%.
Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế được kiểm tra
định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và
lưu trữ.
Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc
hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc. Trong mọi
trường hợp, việc đối chiếu được tiến hành khi mỗi lô hàng đã sử dụng hết.
Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước
- xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để phát hiện hàng gần
hết hoặc hết hạn dùng.
8
Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến chất, hư

1.1.1.5. Thuốc trả về [5], [19]
Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ huỷ bỏ.
Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có côn
trùng, sâu bọ.
1.1.1.6. Hồ sơ tài liệu [5], [19]
Qui trình thao tác đã được phê duyệt treo tại các nơi dễ đọc các qui trình thao
tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc trong khu vực nhà
kho. Các qui trình này mô tả chính xác quá trình tiếp nhận và kiểm tra thuốc nhập
kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng, thiết bị dùng trong bảo quản (bao gồm cả
các qui trình kiểm tra, kiểm soát côn trùng, chuột bọ ). Thực hiện các qui định về
việc ghi chép các điều kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận
chuyển, việc cấp phát thuốc, các bản ghi chép, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt
hàng của khách hàng, thuốc trả về, qui trình thu hồi và xác định đường đi của thuốc,
và của thông tin. Các qui trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày
tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền.
Có hệ thống sổ sách phù hợp với việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập các
thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng thuốc, nhà cung
cấp, nhà sản xuất đáp ứng các qui định của pháp luật. Các loại sổ sách được vi
tính hoá thì phải tuân theo các qui định của pháp luật. Phải có các qui định, biện
pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập, sử dụng, sửa chữa một cách bất
hợp pháp các số liệu được lưu giữ.
1.1.1.7. Quy trình quản lý tồn trữ
Quản lý tồn trữ thuốc bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến xuất
hàng theo đúng quy trình, quy định. Trong khâu nhập hàng, phải quản lý chặt chẽ số
lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua,
cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp hay bệnh
viện. Mặt khác, phải theo dõi những thông tin về tình hình thị trường, khả năng
cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh, tiếp thị được các nhà cung
cấp áp dụng cũng như tính ổn định của nguồn hàng. Trong khâu bảo quản, dự trữ, tổ
chức tốt kho hàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức dự


11
Lượng hàng dự trữ Lượng hàng dự trữ
Dự kiến hàng đến Dự kiến hàng đến

Nhận hàng Nhận hàng T SS T

Thiếu hàng trong kho Không thiếu hàng
Hình 1.2. Đồ thị biểu diễn quan hệ lượng hàng dự trữ theo thời gian khi có và
không có tồn kho an toàn
Công thức tính SS như sau:
SS= LT* C
A
Trong đó:
- SS: Lượng tồn kho an toàn (Safety stock)
- LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng (Lead time)
- C
A
: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption)
Tuy nhiên lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian
chờ nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống
cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết
yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng.
Để giải quyết vấn đề này có thể nhân lượng tồn kho an toàn với một hệ số thích


- Lượng hàng đặt lại do không đạt yêu cầu S
B

Lượng tồn kho tối thiểu và tối đa:
S
MIN
= LT*C
A
+ SS
S
MAX
= S
MIN
+ PP*C
A

c. Công thức tính lượng đặt hàng:
Khi lượng tồn kho bằng hoặc nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì lượng đặt
hàng Q
o
được tính như sau:
Q
o
= (S
MAX
+S
B
) – (S
t

Tại các nước phát triển, hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh vì:
 Hệ thống thông tin liên lạc thuận tiện, hệ thống điều hành trung tâm để xử lý
yêu cầu và ra các mệnh lệnh thực hiện rất hoàn chỉnh, tự động hóa cao.
 Hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, có nhiều loại hình và phương tiện vận
tải phù hợp với từng loại nhu cầu.
 Hệ thống kho tồn trữ của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp đảm
bảo việc cung ứng theo yêu cầu nhanh nhất, đạt hiệu quả tối ưu.
14
 Đội ngũ làm công tác cung ứng có trình độ thực hành cao, được đào tạo.
Các yếu tố này đảm bảo việc đáp ứng tốt nhu cầu của các cơ sở điều trị, do
vậy hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện thực tế không cần thiết lắm.
b. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước đang phát triển [4].
Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống các yếu tố để có phương
thức tồn rữ thuốc tại bệnh viện như các nước phát triển, do vậy nhiệm vụ đảm bảo
luôn đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) có chất lượng cho nhu cầu điều
trị của bệnh viện là ưu tiên hàng đầu. Chi phí cho công việc đảm bảo thuốc thấp ở
mức tối ưu, phù hợp với khả năng ngân sách, của cán bộ điều trị và của người bệnh,
với hiệu quả kinh tế cao. Do vậy việc tính toán cơ chế tồn trữ thuốc sao cho đảm
bảo yêu cầu của công tác khám chữa bệnh và hiệu quả kinh thế là yêu cầu quan
trọng mà công tác dược bệnh viện phải hoàn thành. Việc chọn lựa phương thức tồn
trữ thuốc căn cứ vào yếu tố thực trạng của cơ sở để quyết định trên cơ sở của lý
thuyết tồn trữ thuốc.
1.1.2. Cấp phát thuốc
Công tác cấp phát thuốc là khâu cuối cùng để thuốc đến tay người bệnh, vì
vậy cần xây dựng quy trình cấp phát thuốc khoa học, phù hợp với điều kiện của
bệnh viện. Quy trình cấp phát thuốc từ khoa Dược đến khoa lâm sàng và đến bệnh
nhân được xây dựng cụ thể dựa trên tính chất, đặc điểm của từng bệnh viện dựa trên
nguyên tắc cấp phát kịp thời, thuận tiện. Việc cấp phát thuốc ảnh hưởng trực tiếp
đến việc điều trị bệnh. Hội đồng thuốc và điều trị bệnh viện xây dựng quy trình cấp
phát càng khoa học bao nhiêu thì khoa lâm sàng và khoa Dược càng chủ động được

Hoạt động cấp phát nội trú của khoa Dược thường dựa trên phiếu lĩnh thuốc
của các khoa phòng. Phiếu lĩnh thuốc phải có Trưởng khoa điều trị và Trưởng khoa
Dược ký duyệt trước khi lĩnh thuốc. Hoạt động cấp phát ngoại trú dựa theo đơn của
bác sĩ trong bệnh viện theo đúng chế độ kê đơn quy định. Khi cấp phát yêu cầu
dược sĩ phải thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu theo đúng quy chế.
1.1.2.1. Các yêu cầu cần lưu ý trong quá trình quản lý cấp phát thuốc:
* Thuốc theo y lệnh lĩnh và phải được dùng trong ngày, riêng ngày lễ và chủ
nhật được lĩnh vào hôm trước ngày nghỉ. Khoa dược tổ chức trực cấp phát thuốc
cấp cứu 24h trong ngày.
16
* Xây dựng và trình giám đốc phê duyệt quy trình cấp phát thuốc, theo dõi việc
dùng thuốc, đồng thời giúp giám đốc kiểm tra việc thực hiện quy trình đã được phê
duyệt.
* Xây dựng quy trình giao nhận thuốc chặt chẽ, đảm bảo an toàn cho từng
người bệnh.
* Phổ biến quy định lĩnh thuốc và phát thuốc.
* Nếu có thuốc thay thế hoặc thuốc mới phải có thông bảo cho các bác sĩ điều
trị biết để khi sử dụng không bị lúng túng.
* Để đảm bảo công tác cấp phát thuốc theo quy chế bệnh viện khoa Dược phải
có kho chính, kho lẻ:
- Kho chính: Trưởng kho là dược sĩ, giúp trưởng khoa làm dự trù mua thuốc,
hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao, nắm vững tình hình tồn kho, cấp phát thuốc cho các
kho lẻ và phòng pha chế.
- Kho lẻ: Cấp phát cho các khoa điều trị, khoa cận lâm sàng, khoa khám bệnh.
Thuốc pha chế trong bệnh viện phải được bàn giao cho kho cấp phát lẻ.
 Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần được cấp phát theo đúng quy chế.
 Trước khi giao thuốc, dược sĩ thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu theo quy chế
sử dụng thuốc
Ba kiểm tra:
- Bao bì, nhãn thuốc