BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
QUY TRÌNH MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI
HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC SẢN
XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI
BIDIPHAR

Ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Chuyên ngành: KIỂM TOÁN
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trịnh Ngọc Anh
Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Đại
MSSV: 1054030092 Lớp: 10DKKT01 TP. Hồ Chí Minh, 2014
ii

LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những kết quả và các số liệu trong luận
văn tốt nghiệp được thực hiện tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, không sao
chép bất kỳ nguồn nào khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam
đoan này.

Bidiphar đã hướng dẫn em rất nhiều trong suốt hai tháng thực tập vừa qua. Nhờ có sự chỉ
bảo của chị Dương ở phòng xuất nhập khẩu, chị Thư phòng nhân sự, chi Gấmvà cô Mai ở
phòng kế toán đã hổ trợ em rất nhiều trong việc thu thập và giải thích về các thông tin, số
liệu của công ty.
Cuối cùng, em xin được cảm ơn bạn bè, gia đình của mình đã giúp em trong suốt thời
gian qua.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20.tháng 07 năm 2014
(SV Ký và ghi rõ họ tên) iv

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN


vi

1.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng………………………… ……………… … 9
1.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng……………………… ………………… 11
1.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán…………… …………………… ……… 11
KẾT LUẬN CHƢƠNG I…………………………………………………………….…13
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ
THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN
XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR
2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……….15
2.1.1. Lịch sử hình thành …………………………………………………………… 15
2.1.2. Thông tin chung……………………………………………… …………… 15
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý…………………………… ……………… 17
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức…………………………………………………… 17
2.1.3.2. Chức năng các phòng ban……………………………… …… ……… 19
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán………………………………………………….…… 20
2.1.4.1. Cơ cấu phòng……………………………………………… … ………….….20
2.1.4.2. Chức năng của phòng……………………………………………………….…21
2.1.4.3. Hình thức kế toán và phƣơng pháp hạch toán tại công ty Cổ phần Fresenius
Kabi Bidiphar…… …………………………………………………… … 22
2.1.4.4. Nhận xét tổ chức công tác kế toán……………………………….……………23
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI
BIDIPHAR……………………………………………………………… ………25
vii

2.2.1. Mục tiêu kiểm soát ………………………………………………………….… 25
2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chung………………………………………………… 25
2.2.2.1. Phân chia trách nhiệm…………………………………………… ……….…25

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty…………………………………………… 18
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán………………………………………….20
Sơ đồ 2.3: Phương pháp kế toán bằng máy vi tính……………………………… 21
Bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ được phép mua của từng bộ phận… 24
Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp……………………………………… 30
Bảng 2.6: Trình tự đánh giá nhà cung cấp…………………………………………32
Bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá………………………………………………33
Bảng 2.8: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua)…… 37
Bảng 2.9: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu trực tiếp mua)………………… 38
Sơ đồ 2.10: Quy trình thanh toán………………………………………………… 45

1

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc có được một mức lợi nhuận cao, danh tiếng trong thương
trường là điều ai cũng mong muốn. Nhưng đi kèm với nó là rất nhiều vấn đề có thể xảy
ra, khiến cho mục tiêu của doanh nghiệp bị đe doạ và triển vọng phát triển không như
mong muốn. Vì vậy, để có thể giảm thiểu bớt được rủi ro khách quan hay chủ quan thì
cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc.
Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc thì đi đôi với nó là sự đầu tư vô
cùng lớn để có hoàn thiện hệ thống, đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ giảm. Do đó, hiện
nay có khá là nhiều các doanh nghiệp bỏ qua lợi ích của hệ thống kiểm soát đem lại,
không quan tâm đến quản trị rủi ro, dẫn đến việc kinh doanh thất bại.
Thông qua việc tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát quá trình mua/thuê hàng hóa
và dịch vụ không phục vụ sản xuất của công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, sẽ giúp
chúng ta rút ra điểm hay và điểm còn thiếu từ việc áp dụng các công cụ, lí thuyết và nghệ
thuật của lãnh đạo trong việc quản trị và kiểm soát rủi ro tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu:
 Tìm hiểu cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh

4 1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ
PHẢI TRẢ
1.1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Định nghĩa
Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhẳm đạt được các mục tiêu:
 Báo cáo đáng tin cậy
 Các luật lệ được tuân thủ
 Hoạt động hửu hiệu và hiệu quả
1.1.1.2. Các bộ phận cấu thành
5 bộ phận cấu thành: (bảng 1.1: Bộ phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ)
Bộ phận
Nội dung chù yếu
Các nhân tố
Môi trường
kiểm soát
Tạo ra sắc thái chung của một tổ
chức, chi phối đến ý thức kiểm
soát của mọi người trong tổ
chức, là nền tảng cho mọi bộ

và có các hành động cần thiết
đối với rủi ro nhằm đạt được các
mục tiêu của đơn vị.
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
 Kiểm soát quá trình xử lý
thông tin và vật chất.
 Kiểm tra độc lập, phân tích rà
soát hay soát xét lại việc thực
hiện.
Thông tin
và truyền
thông
Hệ thống thông tin được thiết lập
để mọi thành viên trong đơn vị
có khả năng nắm bắt và trao đổi
thông tin cần thiết cho việc điều
hành, quản trị và kiểm soát các
hoạt động.
 Hệ thống thông tin, bao gồm cả
hệ thống thông tin kế toán phải
bảo đảm chất lượng thông tin.
 Truyền thông bảo đảm các
kênh thông tin bên trong và bên
ngoài đều hoạt động hữu hiệu.
Giám sát
Toàn bộ quy trình hoạt động
phải được giám sát và điểu chỉnh
khi cần thiết. Hệ thống phải có
khả năng phản ứng năng động,
 Giám sát thường xuyên hoặc

 Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp nhằm ưu ái,
7

cung cấp
lựa chon nhà cung cấp cho dù vẫn còn nhiều nhà cung cấp tốt
hơn hoặc giá thành hợp lý hơn.
Nhận hàng
 Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã
đặt; biện thủ hàng.
Trả tiền
 Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán hoặc chi trả
nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
 Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp. Ghi chép hàng mua và
nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.
 Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được
giảm giá. Trả tiền nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt; trễ hạn

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI
VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO
SẢN XUẤT
1.2.1. Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán phải đạt được ba mục tiêu sau:
 Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu và đúng thời
điểm với giá hơp lý nhất, chất lượng tốt với chi phí mua hàng hợp lý nhất.
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy: việc tồ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy
đủ, hợp lý là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được
báo cáo tài chính đáng tin cậy.
 Tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối
của pháp luật. Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng,
thanh toán.

 Kiểm soát chứng từ và sổ sách
Thủ tục kiểm soát thông dụng là:
 Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả chứng từ.
 Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.
 Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên
bản nhận hàng.
 Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.
 Ủy quyền và xét duyệt
Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được
người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn
lựa nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền, hàng
hóa. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông
qua việc xây dựng và ban hành các chính sách.
1.2.3. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức
chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị.
1.2.4. Các thủ tục kiểm soát chi tiết
1.2.4.1. Kiểm soát quá trình mua hàng
 Yêu cầu mua hàng
10

 Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê
duyệt (chỉ có người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị).
 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin được lập thành hai liên.
 Phân công người cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng.
 Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và
giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản.
 Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát
hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo.
 Phê duyệt mua hàng

 Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với
những nhóm hàng cụ thể.
 Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận được.
 Xác nhận cam kết mua hàng
Thông thường sau khi gởi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung
cấp đồng ý bán hàng theo đúng trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn hàng sẽ
được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối (các tài liệu liên
quan đến việc điều chỉnh, thay đổi cần phải được lưu kèm hồ sơ gốc)
1.2.4.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng
 Để kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực
hiện, bộ phận này nên tách biệt với bộ phận bán hàng.
12

 Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận
hàng nếu giao hàng không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê
duyệt.
 Bộ phận nhận hàng cần phải hoàn thiện các bảng kiểm tra chất lượng hàng mua,
gởi kèm báo cáo nhận hàng cho bộ phận bán hàng nhằm đảm bảo hảng đúng quy
cách.
1.2.4.3. Kiểm soát quá trình thanh toán
 Cần có các qui định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà cung
cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm
thông báo cho phòng kế toán về mọi thay đổi về nghiệp vụ mua hàng (thời hạn
thanh toán, chiết khấu…).
 Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu
nguyên nhân và xử lý sớm.
 Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, kế toán công nợ sẽ lưu vào hồ sơ các
hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự của thời hạn thanh toán.
 Kế toán công nợ tập hợp tất cả các chứng từ liên quan và đính kèm phiếu chi
và/hoặc ủy nhiệm chi để trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt. Để kiểm soát

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN
ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ
KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS
KABI BIDIPHAR 15

2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI
BIDIPHAR
2.1.1. Lịch sử hình thành
01/12/2008: Công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar được thành lập là kết quả của quá
trình đàm phán hợp tác sau hơn một năm giữa Tập đoàn sản xuất dược phẩm đa quốc gia
Fresenius Kabi (thuộc CHLB Đức) và Công ty Bidiphar – Việt Nam. Công ty cổ phần
Fresenius Kabi Bidiphar được thành lập với tổng vốn đầu tư đăng ký giai đoạn 1 là 10
triệu USD tương đương với 162 tỉ VNĐ, trong đó phía Fresenius Kabi chiếm 51%, phía
Việt Nam chiếm 49% vốn điều lệ.
26/09/2011: Fresenius Kabi khai trương nhà máy mới tại thành phố biển Quy Nhơn, tỉnh
Bình Định. Nhà máy mới thay thế cho nhà máy Fresenius Kabi hiện tại ở thành phố Quy
Nhơn và được điều hành bởi công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar.
2.1.2. Thông tin chung
 Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI

Bán buôn tổng hợp
Chi tiết: Mua bán bao bì nhựa, hạt nhựa, chai, ống thủy tinh, kim tiêm ống
chích, dây chuyền dịch, các sản phẩm cao su và tất cả các loại nguyên liệu
khác sử dụng trong sản xuất dược phẩm và nguyên vật liệu liên quan đến y
tế.
4
Tồ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
Chi tiết: tiếp thị dược phẩm, dược liệu, dụng cụ y tế, sản phẩm dinh dưỡng
y tế, máy móc thiết bị và nguyên vật liệu liên quan đến y tế.

Trích đoạn Ủy quyền và xét duyệt

---