1
Lêi më ®Çu Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền cơng nghiệp
hố hiện đại hố nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một cơng cụ quản lý có
hiệu quả.
Cơng tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành cơng việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thơng
tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan
đơn vị. Chính vì thế mà cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ
máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng cơng tác văn thư là một nội
dung quan trọng khơng thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung
hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hồn thiện để theo kịp sự phát triển
của các nước trên thế giới.
Cũng chính vì điều đó mà cơng tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong cơng cuộc cải cách hành chính
nhà nước, cơng tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà
trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư tại Cơng ty
xây dựng cơng trình giao thơng 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn
tốt nghiệp của mình.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể
khơng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của thầy cơ giáo và bộ mơn để luận văn của em hồn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cơ giáo trong bộ mơn văn thư,
đặc biệt là cơ giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cơ, các chú, anh chị phòng
hành chính của Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 đã
giúp em hồn thiện luận văn này.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3
Phần I
I. Chc nng nhim v ca c cu t chc cụng ty

1. Chc nng nhim v ca cụng ty.
Cụng ty C phn XD-CTGT 118 l mt c quan nh nc c thnh lp
cn c vo quyt nh s 528/ 2001/ Q / BGTVT ngy 28 thỏng 02 nm 2001
ca B GTVT v vic chuyn i doanh nghip nh nc cụng ty cụng trỡnh
Giao thụng 118 thnh Cụng ty c phn XD- CTGT 118.
- Nhim v ch yu ca cụng ty.
Phc v i mi mnh m ton din tt c mi khõu v con ngi, cụng ngh,
thit b, h thng qun lý, ngnh ngh... nõng cao i sng cho con ngi.
2.C cu t chc ca cụng ty v phũng hnh chớnh.
2.1C cu t chc ca cụng ty.
Cụng ty C phn XD- CTGT 118 l do giỏm c ph trỏch, giỳp vic cho


Phó văn phòng
Nhân
viên
quản
trị đời
sống
Cán bộ
BHLĐ,
chuyên
viên
pháp
luật
Nhân
viên
chế độ
chính
sách
kiêm
văn
thư

Chánh văn phòng
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
5
Phần II
Tình hình thực tế về cơng tác văn thư ở Cơng ty Cổ Phần
Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118

1. Khái qt tình hình Cơng ty.
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Cơng ty.
Tiền thân của Cơng ty Cổ Phần Xây Dưng Cơng Trình Giao Thơng 118
được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy
móc,thiết bị do Liên Xơ viện trợ để thi cơng các cơng trình giao thơng đường
sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Cơng ty đổi tên
thành Cơng trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên
thành Cơng ty Cơng Trình Giao Thơng 118 trực thuộc Tổng Cơng ty Xây Dựng
Cơng trình Giao Thơng I- Bộ Giao Thơng vận Tải.
Từ năm 1999 đến nay, cơng ty đã đổi mới mạnh mẽ tồn diện ở tất cả
mọi khâu về con người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... vì
thế đã tạo ra những bước tiến nhNy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã
tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh.
Tháng 1 năm 2002 cơng ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một
doanh nghiệp nhà nước hạch tốn độc lập thành cơng ty Cổ Phần thuộc Tổng
Cơng ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thơng vận tải, đổi tên thành cơng ty cổ phần
Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01
năm 2002.
Trong q trình hoạt động, Cơng ty đã tham gia thi cơng nhiều dự án lớn
của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18,
vành đai 3 Hà Nội... Hiện nay, cơng ty đang đồng thời thi cơng các dự án lớn
như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng
mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu cơng nghiệp Dung Khuất,

ra các đội thi cơng và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai
đoạn trong quy trình cơng nghệ. Các giai đoạn để thi cơng cơng trình giao thơng
( cầu, đường ) của cơng ty được mơ tả như sau:
- Giai đoạn khảo sát thi cơng: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong q trình
thi cơng một cơng trình, nó quyết định trực tiếp đến q trình tồn tại của cơng
trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, cơng ty sẽ thành lập
ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát
thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay cơng tác đo đạc, kiểm tra hệ
thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên tồn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn
phương án thi cơng hợp lý.
- Giai đoạn thi cơng: Đối với thi cơng cầu, cơng ty áp dụng phương pháp
đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tơng để thi cơng cầu có quy mơ vừa và nhỏ (
chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi cơng đường có quy trình như sau: đào đất hữu
cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi cơng lớp
Khảo sát thi cơng
Thi cơng
Hồn thiện
Bàn giao
Nghiệm thu
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
7
cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi cơng lớp bê tơng nhựa và thi cơng lề
đường.
- Giai đoạn hồn thiện: Thực hiện các cơng tác hồn thiện cần thiết nhằm đảm
bảo tính thNm mỹ của cơng trình.
- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục cơng trình
đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
8
S t chc qun lý cụng ty C Phn Xõy Dng CTGT 118. 2.Cụng tỏc th ký.
2.1 Ngnh th ký ó cú mt nc ta t rt lõu i di hỡnh thc lm vic ca
cỏc th li v cỏc ph huyn ngy xa v n tn ngy nay, khi m ngnh Th
ký ó tr nờn rt quan trng v thit thc trong mi lnh vc i sng thỡ vn
cũn rt nhiu ngi cha hiu rừ v chc nng nhim v v tm quan trng ca
ngnh Th ký. Vy khi cp n nghip v th ký vn phũng thỡ ta cn hiu rừ
Th ký l gỡ. Vy Th ký l gỡ? Th ký l mt ngi tr giỳp cho th trng
trong mi lnh vc chuyờn mụn thuc phm vi hot ng ca vn phũng. Vy ta
Hi ng qun tr
Giỏm c iu hnh
Ban kim soỏt
Phú giỏm c
iu hnh
Phú giỏm c
iu hnh
Phú giỏm c
iu hnh

Phú giỏm c
iu hnh

Cỏc n v
sn xut

kớnh
t
th
trng
Phũng
k
thut
cụng
ngh
Phũng
ti
chớnh
kinh
t
Phũng
qun
lý
thit
b
Trung
tõm
thớ
nghim
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
9
thy rng ngi th ký ó gúp phn rt quan trng trong s thnh cụng ca cụng
vic v l mt ngi th ký vn phũng ngi c m nhn mt phn hoc
ton b cụng vic n liờn quan n lnh vc vn phũng mt lnh phm vi hot
ng rt rng ln vỡ th chc nng nhim v ca ngi th ký vn phũng rt
quan trng.

- Trũng hp tip nhiu khỏch cú lónh o hoc khụng cú lónh o
- Vic b trớ n phc v khỏch khi n cụng ty
- Nhim v ca th ký trong vic tip khỏch

b. Vai trũ ca th ký trong vic tip khỏch
Vai trũ ca ngũi th ký trong vic tip khỏch rt quan trng vỡ th ký l
ngi u tiờn ca cụng ty tip xỳc vi khỏch. n tng u tiờn ca khỏch i
vi c quan l do ngi th ký to nờn, vỡ vy nhng ỏnh giỏ tt luụn to nờn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
10
những thuận lợi cho những cơng việc tiếp theo... thư ký khơng chỉ làm nhiệm vụ
đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những u cầu của
một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.
- Ghi chép q trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- ChuNn bị những u cầu cần thiết cho u cầu của khách: chuNn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết...
- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.

c. Tổ chức các buổi hẹn.
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thưòng xun rà sốt lại thời gian của giám đốc để thu xếp những
gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn.
Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, cơng văn ...
Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và
có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp.
Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể

Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :
- Tên hội nghị .
- Thời gian hội nghị .
- Thành phần hội nghị .
- Nội dung hội nghị .
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.

b. Chun bị hội nghị.
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội
nghị .
- Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được .
- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải
ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi
giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . ChuNn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khNu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý.
- ChuNn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- ChuNn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao...

c. Tiến hành hội nghị.
- Đón đại biểu .
- Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu
.