BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ THU HẬU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014
L
ỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “ Hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu
”
là củ
a
riêng tôi dưới sự hướng
dẫn của PGS.TS Hà Xuân Thạch. Đây là đề tài luận văn
Thạc sĩ kinh tế,
chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai
công bố dưới
bất kỳ hình thức nào.
Tác giả: Nguyễn Thị Thu Hậu
TP: Thành phố
TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh
UBND: Ủy ban nhân dân
Tiếng anh
ASOSAI:
Asian Organization of Supreme Audit Institutions
COSO:
Committee of Sponsoring Organization
GAO:
Government Accountability Office
IAS:
International Accounting Standards
INTOSAI:
International Organization of Supreme Audit Institutions
SAI: Supreme Audit Instituations
SEC: Securities and Exchange Commission
MỤC LỤ
C
Trang
Phần A:
Phần mở đầu
…………………………………………………………. 01
Phần B:
Kết luận chương 1:
……………………………………………………………… 42
Chương 2
: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu
hiện nay………………………………………… ………………………………. .44
2.1.Tổng quan về trường Đại học Bạc Liêu……………………………………… 44
2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của trường…………………………… ….44
2.1.2.Chức năng nhiệm vụ của trường………………………………………… 47
2.1.3.Tổ chức bộ máy quản lý tại trường…………………………………… 48
2.1.4.Sứ mạng, tầm nhìn, mục tiêu và phương hướng phát triển của trường…… 51
2.1.5.Cơ cấu nguồn thu và chi của trường……………………………………… .53
2.1.6. Quy trình hoạt động đào tạo của trường………………………………… 52
2.2.Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học công
lập………………………………………………………………………………… 53
2.3.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu………… .54
2.3.1 Phương pháp nghiên cứu………………………………………………… 54
2.3.2.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu………. 56
2.3.2.1.Môi trường kiểm soát……………………………………………… .56
2.3.2.2.Đánh giá rủi ro……………………………………………………… .59
2.3.2.3.Hoạt động kiểm soát ……………………………………………… 60
2.3.2.4.Thông tin và truyền thông………………………………………… …61
2.3.2.5.Giám sát………………………………………………………… 61
2.4.Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu………… .62
2.4.1.Đánh giá chung……………………………………………………… … 62
2.4.2.Đánh giá từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ……… ……62
2.4.2.1.Môi trường kiểm soát………………………………………………62
2.4.2.2.Đánh giá rủi ro…………………………………………………… 64
2.4.2.3.Hoạt động kiểm soát…………………………………………… ….65
2.4.2.4.Thông tin và truyền thông……………………………………… ….67 1
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU
Phần A
: Phần mở đầu
1.Tính cấp thiết của đề tài:
Bất kỳ một đơn vị nào, dù lớn hay bé, dù công lập hay tư nhân, dù mới thành
lập hay đã thành lập từ rất lâu…khi hoạt động đều cần có một cơ chế quản lý riêng và
phù hợp. Nếu các đơn vị có quy mô lớn thì cách quản lý của họ có hệ thống hơn. Các
đơn vị này thường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Người ta thường nói kiểm soát
nội bộ vững mạnh là nền tảng cho sự phát triển bền vững nên các đơn vị này rất đầu tư
vào sự phát triển bền vững của họ. Còn các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ thì họ ít khi
xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vì việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ thường
tốn rất nhiều chi phí. Hoạt động kiểm soát nội bộ của các đơn vị này tuy không bài bản
như các đơn vị có quy mô lớn nhưng việc quản lý của họ cũng bao gồm đầy đủ các yếu
tố của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng nó chỉ mang tính chất tự phát.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là các qui định và các thủ tục kiểm
soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ
pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai
sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị.
Việ
c thiết l
ậ
p
đượ
a đơn vị
.
Ngày nay, khi
nền kinh t
ế
càng phát triển thì đòi hỏi các nhà qu
ả
n tr
ị
phải có các bi
ệ
n pháp đổi
mới qu
ả
n lý để đơn vị hoạt động tốt hơn. Bất kỳ một đơn v
ị
nào muốn quản lý
tốt, đạt được các mục tiêu đề ra đều cần đến h
ệ
thống kiểm soát nội bộ hoạt động
hiệu qu
ả
. Các đơn v
ị
sự nghiệp cũng không nằm ngoài quy lu
ậ
t đó.
Ở
Vi
ệ
m này còn khá mới mẻ
.
Các
đơn v
ị
sự nghiệp ngày càng được m
ở
rộng, quy mô ngày một lớn, do đó đòi hỏi
nhà quản lý trong các đơn vị sự
nghi
ệp c
ũ
ng phải chú trọng xây dựng hệ thống
kiểm soát nội bộ.
Trường Đại học Bạc Liêu là một trường đại học công lập mới thành lập
2
(thành lập vào năm 2006 trên cơ sở sáp nhập từ trường cao đẳng sư phạm Bạc Liêu
và trung tâm giáo dục thường xuyên Bạc Liêu) nên trường cũng gặp không ít khó
khăn trong vấn đề quản lý đào tạo giáo dục. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị công nói chung và của trường đại học Bạc Liêu nói
riêng nên tác giả đã mạnh dạn chọn đề tài
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trường đại học Bạc Liêu”
để làm khóa luận tốt nghiệp cao học của mình với
mong muốn là làm cho công tác quản lý của trường đại học Bạc Liêu ngày một tốt
hơn và trong tương lai sẽ phát triển bền vững hơn.
2.Mục tiêu của đề tài:
Mục tiêu chung: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc
Liêu trong thời gian tới.
ễ
n Th
ị
Phương Trâm, 2009. Hoàn thi
ệ
n h
ệ
th
ố
ng ki
ể
m soát n
ộ
i b
ộ
t
ại
trường Cao đẳng sư phạm Trung ương TP.HCM.
Lu
ận văn Thạc sĩ kinh tế.
Trường Đạ
i h
ọ
c Kinh t
ế
TP.HCM.
*Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát
Tác giả đã xây dựng được các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
cho trường Cao đẳng sư phạm số 2 dựa trên mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của
trường, đã phân công công tác quản lý cho hiệu trưởng và phó hiệu trưởng rõ ràng,
đồng thời cũng xây dựng được cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
Kho
ả
ng tr
ố
ng chưa giải quyết
:
Không hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo
INTOSAI 1992.
Các giải pháp đưa ra chưa được cụ thể hóa, chỉ mang tính chất chung chung
, c
hưa
thiế
t kế
đượ
c
m
ẫ
u bi
ểu cụ th
ể cho việc quản lý của nhà trường và quy trình hoạt
động chủ yếu của trường.
4
i h
ọc Sư phạ
m k
ỹ
thu
ậ
t TP.HCM thông qua b
ả
ng câu h
ỏ
i khả
o sát, quan sát,
ph
ỏ
ng v
ấ
n.
Xây dựng các giải pháp cụ thể cho từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát
nội bộ của trường: X
ây d
ựng bảng đánh giá giảng viên theo KPI, xây dựng bảng
đánh giá rủi ro, xây dựng quy trình
hành động khắc phục và phòng ngừa, thành l
ậ
p ban
kiểm soát nội…
nộ
i b
ộ
tại trường
Trung h
ọ
c công ngh
ệ
lương thự
c th
ự
c phẩm. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường Đại
học kinh tế TP.HCM.
Giải quyết các vấn đề:
Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo
INTOSAI 1992.
5
Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm ho
ạt động c
ủa h
ệ
thố
ng kiểm soát nội bộ t
ại các
đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục trung cấp chuyên nghiệp.
Tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường
Bài báo:
TS.Vũ Hữu Đức. Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc
khu vực công-nhìn từ góc độ kiểm toán nhà nước. Trường đại học kinh tế thành phố Hồ
Chí Minh.
Hoàng Xuân Hạnh. Các giải pháp nhằm nâng cao năng lực của các nhà quản lý
ở Việt Nam hiện nay.
Nhận xét chung:
*Các vấn đề đã giải quyết: Nhìn chung luận văn về hệ thống kiểm soát nội bộ
của khu vực công thì có nhiều học viên nghiên cứu trong thời gian gần đây. Tất cả các
luận văn đều kế thừa phần lý luận chung, các luận văn đã nghiên cứu thực trạng và đưa
ra các giải pháp hoàn thiện những tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với
từng đặc điểm của đơn vị mà mình đang nghiên cứu. Cụ thể như sau: Các luận văn đã
giải quyết được:
-Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo
6
INTOSAI 1992, cập nhật năm 2004.
-Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm ho
ạt động c
ủa h
ệ
thố
ng kiểm soát nội bộ t
ại các
đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục chuyên nghiệp.
-
Tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường
mà các tác giả nghiên cứu thông qua b
ả
+Sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ để khảo sát thực trạng hệ
thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu. Bảng câu hỏi được gửi cho các
phòng ban và các khoa của trường (khảo sát nguyên nhân-77 câu).
+Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, giảng viên, lãnh đạo của trường (khảo sát phòng
kế hoạch tài chính-14 câu).
7
+Sử dụng phương pháp quy nạp từ kết quả phỏng vấn để xử lý thông tin thu
thập được.
+So sánh giữa lý thuyết và thực tế từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
5.Đóng góp mới của đề tài
Cập nhật INTOSAI 2013
Đưa ra bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan đến hệ thống kiểm soát
nội bộ trong nước ở đơn vị công.
Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc
Liêu: Những mặt chưa làm được. Tìm ra nguyên nhân tồn tại. Sử dụng phương pháp
quan sát, khảo sát kết hợp phỏng vấn sâu.
Giải pháp đề nghị giải quyết: Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu đồng thời xây dựng biểu mẫu, tiêu
chí cụ thể để ứng dụng ngay.
6.
K
ế
t c
ấ
u lu
ận văn
Ph
ầ
ả
o
Ph
ụ
l
ục
8
Phần B: Phần nội dung
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ CÔNG
1.1.Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công
Khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện vào đầu thế kỉ XX trong các tài
liệu về kiểm toán với một ý nghĩa rất đơn giản: Các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không
bị nhân viên biển thủ…Nhiều năm sau đó, kiểm soát nội bộ trở thành một khái niệm
được các kiểm toán viên rất quan tâm trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Năm
1992, báo cáo COSO ra đời đã tạo lập một cơ sở lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ.
Chính sự xuất hiện của báo cáo này đã đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung
được chấp nhận rộng rãi về kiểm soát nội bộ và hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát tốt
hơn tổ chức của họ…[1]
Trong l
ĩ
nh vực công, kiểm soát nội bộ r
ấ
t được xem tr
ố
chính thức v
ề
kiểm soát nội bộ áp
d
ụ
ng cho các c
ơ
quan sự nghiệ
p
. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng
k
ế toán nhà nước
Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề c
ậ
p đến vấn đề kiểm soát nội bộ đặc thù trong t
ổ
chứ
c sự
nghi
ệp
. GAO
đư
a ra năm y
ế
u t
ố
v
ề
ồ
m quy tắc
đạ
o
đức ngh
ề
nghi
ệ
p và chu
ẩ
n mực kiể
m toán”.
Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các SAI, tổ chức Quốc tế các cơ quan
Kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã góp phần rất lớn trong việc giúp các thành viên hoàn
thành nhiệm vụ của mình. INTOSAI là một tổ chức tự chủ, độc lập và phi chính trị
được thành lập như một thể chế vĩnh viễn, trụ sở chính đặt tại Viên, Áo. “INTOSAI là
9
diễn đàn để kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới có thể trao đổi những vấn đề
cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và
các quy định về nghề nghiệp khác, cũng như những thông lệ tốt nhất”. Trong các kỳ đại
hội, INTOSAI đặt trọng tâm vào những vấn đề chủ yếu đang đặt ra đối với các SAI,
giúp các thành viên đưa ra các giải pháp sáng tạo để khắc phục những trở ngại chung.
Theo đuổi mục tiêu đó, khẩu hiệu của INTOSAI là “Trao đổi kinh nghiệm làm lợi cho
tất cả”.
INTOSAI ra đời vào năm 1953 và đã phát triển từ 34 quốc gia ban đầu cho đến
nay đã có 191 SAI thành viên chính thức và 4 thành viên dự bị. Đại hội INTOSAI được
tổ chức thường kỳ 3 năm một lần. Tuyên bố Lima về hướng dẫn nhận thức trong kiểm
toán, được chấp nhận tại đại hội quốc tế lần thứ 9 vào năm 1977, được biết đến như là
a khu v
ực
công
.
Năm 2001,
INTOSAI đượ
c cập nh
ậ
t và công b
ố
vào năm 2004. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục
cập nhật và công bố và áp dụng vào năm 2014.
10
Trên bình diện quốc tế, với vai trò tổ chức tiên phong, trong kiểm toán khu vực
công, INTOSAI đã ban hành những hướng dẫn quốc tế về quản lý tài chính, cùng nhiều
lĩnh vực khác, phát triển những phương pháp luận có liên quan, tổ chức huấn luyện và
thúc đẩy việc trao đổi thông tin giữa các thành viên. INTOSAI sử dụng 5 ngôn ngữ
chính thức: Ả Rập, Anh, Pháp, Đức và Tây Ban Nha.
1.2.Khái niệm kiểm soát nội bộ
1.2.1.Theo báo cáo COSO
Kiể
m
soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản
trị và các nhân viên của
đơ
n vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm
m s
ự
h
ợ
p lý
để
đạt được các m
ụ
c tiêu c
ủa t
ổ
ch
ức. Theo hướng dẫn của INTOSAI 2004
Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý
và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức. Sau đây là mục
tiêu cần đạt được:
-Thực hiện các hoạt động một cách hợp lý kỷ cương, có đạo đức, có kinh tế, hiệu
quả và thích hợp.
-Thực hiện đúng trách nhiệm
-Tuân thủ pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định
-Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất.
Theo hướng dẫn của INTOSAI 2013
Khái niệm về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 cũng giống
như hướng dẫn của INTOSAI năm 2004 tuy nhiên về mục tiêu của báo cáo theo
INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp
m đạ
t
được các m
ụ
c tiêu v
ề:
Tính h
ữ
u hi
ệ
u và hi
ệ
u qu
ả
c
ủ
a các ho
ạ
t
độ
ng trong
đơ
n v
ị, t
ôn tr
ọ
ng pháp lu
ậ
t và các quy
đị
ư
h
ỏ
ng, s
ử
d
ụ
ng sai m
ụ
c
đ
ích.
-Xác
đị
nh ki
ể
m soát n
ộ
i b
ộ
gồm 5 y
ế
u t
ố:
Môi trường ki
ể
m soát, đánh giá r
ủ
i
12
1.3.Vai trò, tác dụng của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công
Tại sao các đơn vị cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ? Bất kỳ công việc
nào, quy trình nào thực hiện ở đơn vị cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay
rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc đó và
tùy theo mức độ, gây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ
phá sản tổ chức. Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống
kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần,
giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện
sống còn trong hoạt động của mọi đơn vị, giúp đơn vị sự nghiệp nâng cao năng lực, cải
tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Cụ thể
là:
Đảm bảo hoạt động của từng đơn vị được triển khai đúng định hướng, các biện
pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả.
Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tại đơn vị. Quản
lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực tại đơn vị an toàn và hiệu quả.
Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội
bộ.
Kiến nghị với thủ trưởng đơn vị trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới
các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, tăng hiệu quả
hoạt động.
1.4.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với khu vực công [1]
Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc
sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín…
Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Đơn vị công phải đảm bảo tính trung thực
và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp, bởi vì chính người quản lý
đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện
hành.
môi trường kiểm soát. Trong những đơn vị có quy mô lớn, giám đốc điều hành thực thi
nhiệm vụ này thông qua việc chỉ đạo các nhà quản lý cấp dưới (ví dụ giám đốc nhân
sự, sản xuất…) và phải rà soát lại những phương pháp mà họ đã thực hiện để kiểm soát
các hoạt động trong đơn vị của mình. Ngược lại, nhà quản lý cấp dưới được giao nhiệm
vụ thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể hơn. Đối với những đơn vị có
14
quy mô nhỏ hơn, giám đốc điều hành sẽ chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động trong đơn vị.
Ngoài giám đốc điều hành, giám đốc tài chính hoặc các chức danh tương đương khác
cũng giữ vai trò quan trọng về mọi hoạt động kiểm soát có liên quan đến tình hình tài
chính của đơn vị.
Kiểm toán viên nội bộ: Kiểm toán viên nội bộ đóng một vai trò quan trọng
trong việc đánh giá sự hữu hiệu đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ
vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp cho các bộ phận trong đơn
vị. Tuy nhiên họ không có trách nhiệm chính trong quản lý của thiết kế, thực hiện, duy
trì và lập hồ sơ kiểm soát nội bộ.
Nhà quản lý thường thiết lập kiểm toán nội bộ cho đơn vị là một phần của hệ
thống kiểm soát nội bộ và sử dụng nó để giúp giám sát hiệu quả của kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán nội bộ thường xuyên cung cấp thông tin về các hoạt động của kiểm soát nội
bộ, tập trung sự chú ý đáng kể trên đánh giá thiết kế và hoạt động của kiểm soát nội bộ.
Họ cung cấp thông tin về điểm mạnh, điểm yếu và khuyến nghị để cải thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Nhân viên: Góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện được tốt. Hệ
thống kiểm soát nội bộ đã phân định trách nhiệm rõ ràng cho tất cả mọi người. Hơn
nữa, mọi thành viên đều nằm trong một hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để thực
hiện các hoạt động trong đơn vị. Tất cả các nhân viên đóng một vai trò trong việc thực
hiện kiểm soát và phải có trách nhiệm báo cáo các vấn đề hoạt động, không tuân thủ
các quy tắc ứng xử hoặc hành vi vi phạm chính sách cho nhà quản lý của mình. Kiểm
soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong một đơn vị. Thông qua
các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát
Các đối tượng khác có liên quan với tổ chức (đối tượng hưởng lợi, nhà cung
cấp, ngân hàng, chủ nợ…) cung cấp thông tin liên quan đến việc đạt được các mục tiêu
đề ra.
-Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích
thông qua các giao dịch với đơn vị.
-Những đối tượng khác ở bên ngoài đơn vị cũng có những đóng góp nhất định
đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, còn bao gồm các nhà phân tích tài chính,
giới truyền thông…
16
1.6.Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ [16]
Tác giả nghiên cứu và ứng dụng theo INTOSAI 2004 làm cơ sở khoa học nền
tảng cho luận văn. Vì qua tìm hiểu các INTOSAI qua các năm (INTOSAI 1992,
INTOSAI 2004, INTOSAI 2013) tác giả nhận thấy nếu áp dụng theo INTOSAI 1992
thì sẽ không theo kịp thời đại còn ứng dụng theo INTOSAI 2013 thì quá hiện đại. Vì
INTOSAI 2013 bao gồm luôn cả yếu tố ERP trong quản lý. Mà trường đại học Bạc
Liêu là một trường đại học mới thành lập, quy mô nhỏ nếu vận dụng theo lý thuyết
INTOSAI 2013 để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ thì hệ thống này quá cồng kềnh,
tốn nhiều chi phí không phù hợp với đặc điểm hoạt động của trường.
Giống như báo cáo COSO, INTOSAI 2004
cũ
ng
đư
a ra năm thành phần liên
quan chặt chẽ đến nhau trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khu vực công, đó là: Môi
trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông
, g
iám
sát
ị
đạo đứ
c c
ủa nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
là xác
định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ mà được quy đổi sang tiêu chuẩn
của hành vi. Họ nên biểu lộ một thái độ hỗ trợ đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ở tất
cả các bộ phận của tổ chức.
Tất cả mọi người tham gia tổ chức, trong đó gồm các nhà quản lý và nhân viên
phải thường xuyên duy trì và chứng minh sự chuyên nghiệp của bản thân và giá trị đạo
đức. Và họ phải tuân thủ các quy luật ứng xử mang tính chất đạo đức tại mọi thời điểm.
Ví dụ, có thể công khai tài sản cá nhân, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài, cách bình bầu
cán bộ, công chức cao cấp…).
17
Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh tính toàn vẹn và các giá trị đạo
đức, họ nên làm những việc mang tính chất công chúng vì lợi ích chung của cộng đồng.
Đồng th
ờ
i, ph
ả
i cho công chúng thấy được tinh th
ầ
n này trong s
ứ mệ
nh và trong tiêu
chuẩn đạo đứ
c của tổ ch
ức thông qua các văn bản chính th
nội bộ chỉ là một hoạt động mang tính chất cho có thì mục tiêu kiểm soát của tổ chức sẽ
không thể đạt được hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị cung cấp: Trách nhiệm và quyền hạn, ủy quyền
và trách nhiệm, các báo cáo phù hợp ở từng bộ phận.
Cơ cấu tổ chức xác định các khu vực trọng điểm của đơn vị. Ủy quyền và trách
nhiệm liên quan đến cách thức mà quyền hạn và trách nhiệm này được giao trong suốt
tổ chức. Có thể không có ủy quyền hoặc không có một hình thức báo cáo nào. Vì vậy,
các báo cáo phù hợp cần phải được xác định. Trong trường hợp đặc biệt, các loại báo
cáo có thể thêm vào cho những trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như trong trường hợp
báo cáo có liên quan đến những vi phạm, sai sót bất ngờ.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phậ
n
trong đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể và từng
hoạ
t
động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu. Cơ
cấu t
ổ
chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức và được thể chế hóa bằng văn
bản v
ề
những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên
trong b
ộ
phận và mối quan hệ giữa họ với nhau.
ể
làm
cho các th
ủ tụ
c ki
ể
m soát m
ấ
t tác d
ụ
ng. Ví dụ nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ
trực thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ
không thể phát huy được tác dụng.
Để
thi
ế
t k
ế
m
ột cơ cấ
u t
ổ
ch
ứ
c hi
ệ
u qu
ả
c
n.
-Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài
sản.
-
Đảm b
ả
o sự
độ
c lập tương đố
i gi
ữ
a các b
ộ
ph
ậ
n.
-
Phù h
ợ
p v
ới quy mô và đặc thù hoạt độ
ng c
ủa đơn vị.
Copyright: Tài liệu đại học ©