Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
LỜI MỞ ĐẦU
---------------------
Trong quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước hiện nay, đất
nước ta đã có những bước tiến nổi bật trong nền kinh tế. Cùng với việc phát
triển của khoa học công nghệ ngày càng tiên tiến. Vì vậy, việc áp dụng tin học
vào công tác kế toán trở thành một nhu cầu cấp thiết, không còn làm theo
cách thủ công nữa mà nay thay bằng những phần mềm kế toán để công việc kế
toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn.
1. Lý do chọn đề tài:
Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước đã đạt được nhiều
thành tựu quan trọng. Quá trình toàn cầu hóa và tốc độ phát triển vũ bão của
công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ truyền thống.
Trước những tác động từ yêu cầu hiện đại hóa, việc áp dụng tin học trong
công tác quản lý tài chính kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng
được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu để vừa đáp ứng được nhu cầu hội
nhập khu vực và quốc tế vừa giúp doanh nghiệp tuân thủ hệ thống các chuẩn
mực và phù hợp với các quy luật của kinh tế thò trường.
Tin học hóa hoạt động kinh doanh là xu thế bắt buộc ngày nay đối với các
doanh nghiệp vừa và nhỏ để nâng cao năng lực cạnh tranh. Vì vậy, ngày càng
nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán để
giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện lại vừa
phù hợp với các chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính.
Từ nhận thức trên cùng với những kiến thức lónh hội được từ trường đại
học cũng như những kiến thức tích tụ được trong suốt quá trình thực tập tại
Công ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử và Tin Học Nguyễn Trần Vũ, em đã
mạnh dạn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài : “Một số giải pháp nhằm hoàn
thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty TNHH TMDV Điện – Điện
tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ ”.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 1
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Để có những hiểu biết về hệ thống thông tin kế toán, trước tiên ta phải
tìm hiểu xem hệ thống là gì. Trên thực tế, chúng ta có nhiều đònh nghóa khác
nhau về hệ thống tùy thuộc vào mục tiêu và cách nhìn của người phát biểu.
Đònh nghóa sau đây được áp dụng cho hầu hết các hệ thống:
1.1.1.1. Hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực
hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết đònh và kiểm soát. Một doanh
nghiệp cần rất nhiều thông tin thuộc các loại khác nhau.
ª Cấu trúc kiểm soát quản lý: Là cấu trúc kiểm soát được thể hiện cụ
thể qua sơ đồ cơ cấu tổ chức và bản mô tả công việc cho các nhân viên theo
mỗi loại công việc. Cấu trúc kiểm soát quản lý cung cấp môi trường cho các
luồng thông tin.
Cấu trúc kiểm soát quản lý có dạng hình tháp và bao gồm ba cấp có vai trò
và nhiệm vụ như sau:
Sơ đồ cấu trúc kiểm soát

Kiểm soát chiến lược bao gồm các nhà quản lý cấp cao như tổng
giám đốc, giám đốc, hội đồng quản trò. Cấp quản lý này thường chòu trách
nhiệm về mục tiêu của doanh nghiệp, các chính sách hoạt động, chiến lược
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 3
Kiểm soát
chiến lược
Kiểm soát quản trò
Kiểm soát hoạt động
Top
DownBottom
Up

nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế
toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…).
Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã
lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người
sử dụng thông tin.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 4
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Sơ đồ 1.1: hệ thống thông tin kế toán
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý kinh
tế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý điều hành và kiểm soát các
hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thông tin để
thực hiện mục tiêu quản trò doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Kế toán có vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trò doanh
nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước.
Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính_ phương tiện truyền
đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài
chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo đònh
kỳ và theo qui đònh bắt buộc, gồm các báo cáo sau:
 Bảng cân đối kế toán: Là một trong
những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nó là báo cáo tài
chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trò tài sản hiện có và nguồn
hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất đònh (cuối
tháng, cuối quý, hoặc cuối năm). Số liệu trên bảng cân đối kế toán cho biết
toàn bộ giá trò tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn
vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối
kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh
nghiệp.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 5
Quyết
đònh kinh

Các thông tin do kế toán cung cấp cần thiết với nhu cầu của nhiều đối
tượng sử dụng trong việc ra quyết đònh. Những người ra quyết đònh, dù trong
nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết đònh có nhiều
khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tin
kế toán.
1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin kế toán:
1.1.2.1. Theo mục tiêu và phương pháp: Có hai loại hệ thống thông tin.
ª Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài
chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ
các quy đònh, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
ª Hệ thống thông tin kế toán quản trò: Cung cấp các thông tin
nhằm mục đích quản trò trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ
xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh
nghiệp.
1.1.2.2. Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:
ª Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này,
nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực
hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 6
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Đây là những
hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước.
ª Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy
tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ
tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống
này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin. Hệ thống giao dòch tự
động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ
thống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩm
trong các dây chuyền sản xuất… là những ví dụ cho kiểu hệ thống này.
ª Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực bao

trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu.
Cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản)
--> Chi tiết (Sổ chi tiết) --> Chứng từ nghiệp vụ phát sinh. Từ hoá đơn truy
ngược lại các chứng từ thanh toán.
Số liệu được lưu trữ trên nhiều tập tin giúp chương trình có khả
năng truy xuất nhanh hơn khi lên báo cáo.
Kế toán không cần thực hiện các thao tác tổng hợp số liệu mỗi khi
hết tháng. Tránh được tình trạng sai lệch số liệu trong báo cáo nếu sơ suất
không tổng hợp lại số liệu sau khi sửa chứng từ.
Cho phép chuyển đổi một cách linh hoạt các màn hình nhập liệu
khi đang nhập chứng từ, cho phép xem báo cáo khi đang nhập liệu.
Lập các báo cáo tài chính theo các quyết đònh và Thông tư mới
nhất của Bộ Tài chính.
Lập báo cáo thuế giá trò gia tăng (GTGT) theo Thông tư mới nhất
của Bộ Tài chính.
Khi có các Quyết đònh hoặc Thông tư mới do Bộ Tài chính ban
hành, phần mềm sẽ cập nhật các phiên bản chương trình và tư vấn miễn phí.
Bảo mật: Quản lý người dùng phân quyền sử dụng, thay đổi mật
khẩu.
An toàn dữ liệu: Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu, có khả năng phục
hồi dữ liệu đã sao lưu.
Nối mạng: Nhiều người cùng làm việc chung một cơ sở dữ liệu trên
các máy tính nối mạng.
1.2.3. Phân loại:
Có nhiều tiêu thức phân loại phần mềm kế toán như sau:
Theo tính chất chương trình: Có phần mềm tónh và phần mềm
động:
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 8
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Phần mềm tónh là các phần mềm trong đó hệ thống tài khoản kế toán được

kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 9
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các Tài khoản cấp 1,
Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài
Bảng cân đối kế toán theo quy đònh trong chế độ này.
 Các đối tượng theo dõi chi tiết: Tài sản cố đònh, khách hàng,
nhà cung cấp,…
 Nhập chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, hoá đơn bán hàng,…
 Xử lý: Gồm các phân hệ xử lý như vốn bằng tiền,
mua hàng – phải trả, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí
giá thành, kế toán tổng hợp, hệ thống.
Vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền
gửi tại các ngân hàng theo từng loại tiền VND, USD,… Lập và in phiếu thu,
phiếu chi, ủy nhiệm chi bằng máy vi tính.
Thanh toán cho các hoá đơn mua hàng, thu tiền bán hàng, cấn trừ công nợ.
Dễ dàng theo dõi, quản lý thông qua nhiều hình thức sổ sách kế toán tùy
chọn. In sổ nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ,…
Mua hàng và phải trả cho người bán: Quản lý hàng nhập mua theo từng
mặt hàng và nhà cung cấp, đồng thời theo dõi công nợ với người bán, người
vận chuyển cũng như đối chiếu với việc thanh toán công nợ theo từng hoá đơn,
lô hàng, hợp đồng, hạn thanh toán.
Tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua để có được giá vốn
chính xác phục vụ phân hệ quản lý hàng tồn kho.
Theo dõi thuế nhập khẩu và thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn mua hàng…
Bán hàng và phải thu của người mua: Quản lý hàng bán bắt đầu từ việc
lập và in hoá đơn trên máy tính. Khai báo tự động tính và đònh khoản thuế
GTGT đầu ra cũng như chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều
cách khác nhau.

điều hành doanh nghiệp có hiệu quả. Tính và xác đònh giá trò dở dang trên dây
chuyền sản xuất theo bán thành phẩm cũng như hoàn nguyên về các yếu tố cấu
thành.
Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo
nhiều tiêu thức.
Tính giá thành theo các phương pháp: Phương pháp trực tiếp, loại trừ, phân
bước, hệ số, đònh mức…
Bảng tính giá thành và các yếu tố cấu thành sản phẩm. Bảng tổng hợp và chi
tiết chi phí theo khoản mục, Bảng kê chi phí theo khoản mục.
Kế toán tổng hợp: Kết nối hữu cơ với các phân hệ vốn bằng tiền, mua
hàng, hàng tồn kho, bán hàng, tài sản, giá thành. Là nơi tập hợp các dữ liệu để
lên báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 11
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Ngoài các dữ liệu từ các phân hệ khác thì kế toán tổng hợp còn tạo ra các
bút toán khoá sổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động để lên các báo cáo, sổ sách
theo chế độ kế toán.
Sổ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản, các sổ nhật ký…
Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh
doanh: Lãi lỗ, Tình hình thực hiện nghóa vụ với nhà nước. Báo cáo lưu chuyển
tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính: Chi phí SXKD theo yếu tố, tình hình
tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu…
Báo cáo tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Tờ khai thuế
GTGT, Bảng kê chứng từ hàng hoá dòch vụ, mua vào, bán ra, Bảng kê chứng từ
hàng hóa mua vào có hoá đơn bán hàng, Báo cáo quyết toán thuế GTGT, Tờ
khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập, Bảng kê tình hình nộp thuế.
Hệ thống các báo cáo về tình hình thu chi các quỹ tại đơn vò…
Quản trò hệ thống: Là phân hệ làm nền tảng cho các phân hệ khác. Cho
phép người sử dụng dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần
mềm cho phù hợp với yêu cầu. Tính năng bảo mật cho phép phân quyền truy

+ Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả.
Nhằm ngăn chặn các rủi ro gây mất an toàn dữ liệu ta có một số hoạt động
kiểm soát như sau:
+ Hệ thống đa quản gia (Multi server systems): Hệ thống này dùng tốu
thiểu hai máy phục vụ mạng. Hai máy này được lắp đặt ở hai không gian khác
biệt nhưng có khả năng thay thế cho nhau tức thời nhằm làm cho hệ thống vẫn
hoạt động bình thường nếu rủi ro một máy bò hỏng.
+ Hệ thống mật khẩu, nhận dạng: Các hệ thống nhận dạng người dùng
hợp lệ phổ biến là hệ thống mật khẩu (password). Trong các hệ thống bảo mật
cao, người ta dùng hệ thống nhận dạng người dùng qua vân tay hoặc qua hình
ảnh của đồng tử trong mắt ngườidùng.
+ Hệ thống mã hóa: Các dữ liệu thông tin được truyền đi đều có nguy cơ
bò lấy trộm, sửa đổi rồi truyền trả lại. Vì thế trước khi truyền đi trên đường
truyền (hữu tuyến hoặc vô tuyến), thủ tục mã hóa dữ liệu thường được áp dụng.
Có nhiều tiêu chuẩn mã hóa và có nhiều giải thuật mã hóa dữ liệu rất hiệu
quả.
+ Hệ thống tự động phát hiện xâm nhập bất hợp lệ: Trong các hệ thống
nhận dạng người dùng hợp lệ bằng mật khẩu (password), khi có sự xâm nhập
bất hợp lệ bằng cách thử password (thủ công hay bằng phần mềm bẻ khóa), hệ
thống sẽ báo động và có thể tự tắt (shutdown) nhằm đảm bảo an toàn cho hệ
thống.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 13
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
+ Hệ thống lưu trữ và theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay đổi hệ
thống: Tương tự như các camera quan sát, một hệ thống chương trình giám sát
thường xuyên thường trú trong hệ thống để ghi lại mọi hoạt động của hệ thống
(consol log). Hệ thống này lưu trữ và theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay
đổi hệ thống giúp phát hiện các sai phạm xảy đến cho hệ thống.
+ Quyền truy cập để vận hành hệ thống chỉ được giao cho các nhân viên
có trách nhiệm.

ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy đònh về chứng từ
kế toán và các quy đònh riêng về chứng từ điện tử.
 Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài
khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán phải tuân thủ theo quy đònh của chế độ kế toán hiện hành phù
hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vò. Việc mã hoá các tài
khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính
thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích
thông tin của ngành và đơn vò.
 Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;
đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; Đảm bảo có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy đònh về sổ
kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ
kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính
chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vò kế toán có thể bổ
sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vò.
 Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong
phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính
toán các chỉ tiêu theo quy đònh của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng
lónh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận
tiện cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vò trực thuộc và các đơn vò
khác có liên quan.
 Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán
trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy đònh của Luật
kế toán. Trường hợp đơn vò kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế
toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng
tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện
mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.
 In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần

 Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán.
 Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót
khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 16
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
1.3.1.4. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin
và an toàn dữ liệu:
 Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng,
gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán.
Mỗi vò trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân đònh rõ
ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc
của người khác trong phần mềm kế toán của đơn vò, nếu không được người có
trách nhiệm đồng ý.
 Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức,
như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người
truy cập vào hệ thống, các đối tượng bò tác động của thao tác đó……
 Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa
các số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng
phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy đònh; đảm bảo chỉ có người có trách
nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập
chính thức vào hệ thống.
 Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong
các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.
1.3.2. Điều kiện của phần mềm kế toán:
 Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên,
thuyết minh rõ xuất sứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng
dẫn tại Thông tư này và các quy đònh hiện hành về kế toán.
 Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng
dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử
lý các sự cố đơn giản.

1.3.3.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
 Đơn vò kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán
có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính
đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.
 Đơn vò kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu
công việc: Lập chứng từ vào máy ; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy ; thực
hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán ; phân tích các
số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trò mạng và quản trò thông tin
kế toán.
 Đơn vò kế toán phải quy đònh rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ
liệu trên máy tính ; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ
thống ; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy đònh chức năng, quyền hạn của
từng nhân viên ; quy đònh danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 18
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TIHA TẠI CÔNG TY TNHH TMDV ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC
NGUYỄN TRẦN VŨ
2.1. Giới Thiệu Khái Quát Về Tình Hình Chung Của Công Ty TNHH TMDV
Điện - Điện Tử Và Tin Học Nguyễn Trần Vũ
2.1.1. Giới Thiệu Công Ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử Và Tin Học
Nguyễn Trần Vũ
 Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC NGUYỄN TRẦN VŨ
 Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: NGUYEN TRAN VU
TRADING - SERVICE ELECTRIC – ELECTRONIC EQUIPMENTS AND
INFORMATION COMPANY LIMITED
 Tên công ty viết tắt: NGUYEN TRAN VU CO., LTD
 Logo của công ty:
 Đòa chỉ: 92/20 Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, TP HCM

tin về kế toán).
- Thiết kế trang web.
- Lắp đặt, sửa chữa và bảo trì máy vi tính và linh kiện, he thống mạng
máy vi tính và điện thoại, máy văn phòng.
- Đại lý kí gửi hàng.
2.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
2.1.1.3.1. Chức năng: Mua và phân phối sỉ và lẻ các mặt hàng điện –
điện tử , linh kiện máy vi tính.
2.1.1.3.2. Nhiệm vụ:
- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí theo giấy phép kinh
doanh
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 20
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
-Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đã đề ra, đã
đăng kí với khách hàng.
-Thực hiện phân công, phân phối lao động hợp lí, đúng bộ luật lao
động của Nhà nứơc
- Huy động vốn kinh doanh trên cơ sở nguồn vốn tự do, vay vốn,
huy động các nguồn khác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh đáp ứng nhu cầu
trong nước.
- Công ty hoạt động theo cơ chế thò trường, chòu sự quản lý của
Nhà nước, đảm bảo việc hạch toán, tự chòu trách nhiệm, tự hoàn vốn, làm tròn
nghóa vụ với Nhà nước.
- Thực hiện các chính sách Nhà nước về lao động, nâng cao mức
sống của các cán bộ nhân viên.
2.1.1.3.3. Quyền hạn: Công ty tự chủ kinh doanh, hình thức kinh doanh,
đầu tư, chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh. Được tự do lựa
chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn. Chủ động tìm
kiếm thò trường, khách hàng và ký kết hợp đồng. Công ty có quyền chủ động
ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh và

- Tổ chức chỉ đạo thực hiên các hợp đồng kinh tế đã được ký kết với
khách hàng trong và ngoài nước.
- Lập kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý, năm.
- Lập ra kế hoạch phân phối sản phẩm có hiệu quả cho các nơi có nhu
cầu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng để việc tiêu thụ sản phẩm đạt kết quả
tốt nhất.
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế hoạch thò trường, tiêu thụ
sản phẩm.
 Phòng kỹ thuật: Tiến hành sửa chữa, bảo trì, bảo hành linh kiện máy
vi tính … cho khách hàng theo những thông tin trên phiếu sửa chữa mà khách
hàng yêu cầu.
 Phòng kế toán: Giám sát các hoạt động kinh doanh, tiến hành việc
hạch toán thông qua ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản
lý tài chính của công ty.
 Phòng tổ chức hành chính :
- Sắp xếp cơ cấu tổ chức có hiệu quả.
- Thực hiện việc khen thưởng, đề bạt, nâng lương cho công nhân viên.
- Lưu trữ thư từ, công văn, nhận và gửi Fax của công ty.
- Chòu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính của công ty, tổ chức
quản lý nhân sự.
2.1.2.2. Giới thiệu về bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2: bộ máy kế toán của công ty
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 22Kế toán
kho
Kế toán
công nợ
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Kế toán
tổng hợp

trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND), đô la Mỹ (USD).
• Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán
doanh nghiệp Việt Nam.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 23
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
• Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức Nhật
ký - Chứng từ :
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, sau khi đã kiểm tra tính hợp
pháp, nhân viên kế toán tiến hành đònh khoản trên chứng từ kế toán làm cơ sở
để ghi trực tiếp vào Nhật ký Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đốivới các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
phân bổ, các chứng từ gốc sẽ được tập hợp và phân loại trong các bảng phân
bổ, sau đó tổng cộng ghi vào Bảng kê và Nhật ký Chứng từ có liên quan.
- Cuối tháng số liệu trên bảng kê, sổ chi tiết sẽ được tổng cộng là cơ sở
ghi vào Nhật ký Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên Nhật ký
Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Nhật ký Chứng từ với các sổ, thẻ kế
toán chi tiết rồi lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký Chứng từ ghi vào sổ cái.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chứng từ
: ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng
: đối chiếu, kiểm tra
 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: Nhìn chung, các
chứng từ kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điện tử và tin học Nguyễn
Trần Vũ đều thực hiện đúng theo biễu mẫu, nội dung, phương pháp lập do Bộ
Tài Chính ban hành. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác phục
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 24
Chứng từ kế toán và các bảng
phân bổ
Bảng kê

2.1.3.1. Khó khăn:
- Khi mới thành lập, nguồn vốn của công ty còn hạn chế,khách hàng ít.
- Bộ máy quản lý công ty chưa đủ mạnh, cán bộ công nhân viên nghiệp
vụ còn yếu về năng lực, chưa năng động, trình độ tay nghề chưa cao, năng suất
lao động thấp.
- Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong nước và các công ty khác kinh
doanh hàng hóa cùng loại cạnh tranh gay gắt.
2.1.3.2. Thuận lợi:
- Qua quá trình hoạt động, ban lãnh đạo công ty học hỏi thêm nhiều kiến
thức và kinh nghiệm trong lónh vực kinh doanh của mình. Nhờ yếu tố này, cùng
với sự phân tích thò hiếu của khách hàng nên ban lãnh đạo đã không ngừng
nâng cao công tác dòch vụ của công ty cũng như từng bước khẳng đònh thương
hiệu của công ty trên thò trường.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 25