CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa là văn
tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm
công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả
các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau.
Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư.
Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ
chức kinh tế,… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và
điều hành các mặt công tác.
Những công việc khác nhau như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao,
tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành
một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có thể định nghĩa
công tác văn thư trong các cơ quan Đảng như sau:
Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng bao gồm toàn bộ các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư, quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng.
2. Yêu cầu
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức
Đảng phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây:
a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư. Quá trình giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan
trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng,
chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không
để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục
giải quyết văn bản.
b. Chính xác

Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ
quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức
năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng,
nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
4. Ý nghĩa
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu
giấy tờ. Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công
việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính
xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do
đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơ quan mà còn có thể ảnh
hưởng đến các cơ quan khác. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
2
Công tác Văn thư trong các cơ quan Đảng
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ,
mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường
lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản.
Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác
văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là
góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan. Nội dung tài liệu phản
ảnh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ

thực hiện theo hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29/9/2003 của Trung ương Hội liên
hiệp phụ nữ Việt Nam.
2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
TS. Nguyễn Lệ Nhung
3
Công tác Văn thư trong các cơ quan Đảng
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.
2.2. Quản lý văn bản
2.2.1. Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.2.2. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình
bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

Việc lựa chọn hình thức tổ chức văn thư cần căn cứ vào tính chất công tác,
nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, đến và trụ sở
làm việc của cơ quan.
4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
4.1. Khái niệm
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ
tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn
bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác;
nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi
thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin
quốc gia.
4.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến, văn
bản nội bộ;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản.
4.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Đảng
- Gửi nhận văn bản;
- Thư tín điện tử;
- Quản lý văn bản đi;
TS. Nguyễn Lệ Nhung
5