Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh
mẽ. Nó đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc
sống.
Nước ta ngành tin học đã và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của
mình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp,
trường học, bệnh viện... đã đưa tin học vào ứng dụng. Trong đó việc quản lý
thông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp cho các
công ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công
và có độ chính xác rất cao.
Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong
những vấn đề cần thiết và cấp bách. Một sinh viên muốn đạt được thành quả
cao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Thực tế các
trường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách.
Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc
xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu
trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin,
tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được
nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với
cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên.
Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông
tin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây
dựng những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên tại
trường Đại học Kinh tế Quốc Dân”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông
tin về sinh viên và tình hình trong kí túc.
Em xin trân trọng cảm ơn ThS Trịnh Hoài Sơn, giảng viên khoa Tin
học Kinh tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân người đã tận tình hướng dẫn
em trong quá trình thực hiện để hoàn thành đề án này.
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

năng của từng bộ phận
− Mô tả hoạt động diễn ra trong kí túc xá
− Đưa ra bài toán cần tin học hóa.
Chương II: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên
− Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm
− Thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết
kế logic xử lý
− Cơ sở lý luận để có được những thiết kế đó
Kết luận và phương hướng phát triển:
− Tổng kết những gì đề án đã làm được và chưa làm được
− Đưa ra hướng mở của đề án
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và
kí túc xá sinh viên
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân
Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội;
Ngày thành lập: ngày 25 tháng 1 năm 1956;
Website: http:// www.neu.edu.vn;
Chức năng nhiệm vụ:
Đào tạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh bậc đại học và
sau đại học. Tư vấn về chính sách vĩ mô cho Đảng và Nhà nước. Tư vấn và
trung tâm chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh.
Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy của
trường vào khoảng hơn 5000 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoại
tỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn. Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phải
quản lý hàng nghìn sinh viên. Phương pháp quản lý những sinh viên này được
thực hiện theo phương pháp thủ công. Việc quản lý rất phức tạp và khó khăn

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống
- Thu tiền điện nước của các phòng
- Đôn đốc nhân công vệ sinh môi trường
- Đôn đốc nộp tiền phòng
- Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý
- Kiểm tra duy trì khách vào ra
- Quản lý, đôn đốc sinh viên thực hiện nội quy
• Quản lý nhà khách
- Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng người
thân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,…
1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên
• Quản lý sinh viên
• Quản lý cơ sở vật chất
• Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà
• Quản lý đơn xin vào ký túc
• Quản lý dãy nhà
• Quản lý phòng
• Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước
1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường
Kinh tế Quốc Dân
Mô tả hoạt động
- Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau:
+ Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc.
+ Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên.
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
+ Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đến
nộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên lai

xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí giấy tờ
− Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp
− Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian
− Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ
− Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao
Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách
quản lý đơn giản.
b. Mục tiêu
Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh
vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằm
mục tiêu:
− Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy
− Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên
nhanh chóng và chính xác
− Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông
tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc
phòng thừa người ở phòng thì thiếu...
Yêu cầu của bài toán
− Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc
− Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng
− Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình
vào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú,...)
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM
KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN
2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên
2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng
Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các
thông tin liên quan :

Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả các chức năng:
♦ Cập nhật thông tin
Cập nhật tòa nhà: cho phép nhập thông tin tòa nhà nào đó
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Cập nhật phòng ở trong các tòa nhà: cho phép nhập thông tin phòng bất
kỳ tại tòa nhà nào đó
Cập nhật nhân viên: cho phép nhập thông tin của nhân viên quản lý tại
tòa nhà nào đó
Cập nhật khoa: cho phép nhập thông tin khoa bất kỳ
Cập nhật lớp: cho phép nhập thông tin về lớp bất kỳ
Cập nhật khen thưởng kỷ luật: Cho phép nhập mã SV, tên khen thưởng,
hình thức
♦Tra cứu, tìm kiếm thông tin :
Tìm kiếm hồ sơ đã đăng kí nhưng chưa được vào kí túc
Tìm kiếm sinh viên theo nhiều phương thức
Tìm kiếm thông tin về chỗ ở trống
Tìm kiếm nhân viên làm việc tại các dãy nhà
♦Báo cáo:
Báo cáo tình hình vào ra ký túc của sinh viên
In ra thông tin về một sinh viên bất kì
Báo cáo về tình hình an ninh trật tự trong kỳ
Đưa ra được bản nhận xét lưu trú về một sinh viên bất kỳ
♦Quản lý đơn vào kí túc:
Cho phép nhập thông tin về hồ sơ, tình trạng nộp tiền của sinh viên, sự
thay đổi về tình trạng ở của sinh viên trong kí túc
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn
tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu :

lý
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Đối với việc phân rã DFD
Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD
Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã
Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con
mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích
của một DFD mức lớn hơn nào đó.
Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý
nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 0)
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 1)
2.2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu
Chuẩn hóa dữ liệu
Để xây dựng CSDL cần phải thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu.
Thông qua bước chuẩn hóa, dữ liệu dư thừa sẽ dần được loại bỏ. Thông
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368