1
HỌC VIN HNH CHNH QUC GIA
CÂU HI V ĐP
N V VĂN THƯ -
LƯU TR – VĂN
PHNG
Văn phòng
Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về Văn phòng. Văn phòng có chức
năng và nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận
xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, Ngay từ thời La
Mã cổ đại ngời ta đã lập nên những Văn phòng của những "ngời biện hộ" với
những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tơng đồng với Văn phòng hiện
đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng đợc
nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. Mi cỏch hiểu về Văn phòng ở mỗi thời đại
mang đậm những du ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: Văn phòng l bộ
máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc
điều hành của lãnh đạo. cỏc Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ ln thì
thành lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú vn phòng hành chính.
Văn phòng đợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, l địa điểm giao tiếp
đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị ú.
Văn phòng còn đợc hiểu là nơi làm việc cụ thể của những ngời có choc v, có
tầm cỡ nh: Nghị sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc
Văn phòng l mt dng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó din ra việc
thu nhận, bảo quản lu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên
quan đến công tác văn th.
Nghiên cứu v Văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhim v của
nó đối với cơ quan tổ chức.
Trong một số tài liệu nghiên cứu trớc đây ngời ta cho rằng Văn phòng có ba chức
năng: tham mu hậu cần và quản trị. Cho đến nay chức năng của Văn phòng đợc

-Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác th từ
tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ
chức khác cũng nh với nhân dân nói chung.
-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền
lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của
Thủ trởng.
-Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ
thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
-Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ
chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học và văn minh.
-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Văn phòng,
từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính - Văn phòng, chỉ đạo và hớng dẫn
nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi cần
thiết.
Cho đến nay, Văn phòng là bộ phận bị "Phàn nàn" về nhiều vấn đề. Tình trạng
nhân viên Văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực cha tơng xứng với yêu cầu
ngày càng cao đối với công tác Văn phòng còn phổ biến. Từ đó Văn phòng cha
phát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc.
Chức năng hậu cần đợc thực hiện cha có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học,
lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phơng tiện, điều kiện vật chất của cơ
quan, tổ chức.
Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng. Nội dung tổ
chức lao động khoa học trong Văn phòng là gì?
Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng có thể đợc hiểu là việc nghiên cứu
và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phơng tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho
cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi
phí ít nhất nhng hiệu quả quản lý Nhà nớc đợc đảm bảo và không ngừng nâng

cho cán bộ, công chức.
-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hởng của môi trờng xã hội đối với hoạt động của
cơ quan, đời sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
-Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ
làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ
quan nói chung.
-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp,
phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả
năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phơng tiện làm
việc.
-Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn th - lu trữ.
Cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là quy chế hoạt động. Thực
tế cho thấy ở những nơi quy chế đợc xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp
với thực tế, với thẩm quyền đợc giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi.
Trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế đợc xây dựng qua loa thì ở
đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn. Khi đã có quy chế tốt,
mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong
cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với
công việc cũng nh đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. Từ đó, năng suất
lao động, quản lý sẽ đợc nâng cao hơn.
Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của Văn phòng hiện đại đối
với cải cách hành chính.
Văn phòng có chức năng tham mu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi
cơ quan tổ chức.Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ
quan tổ chức đổi mới phơng thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao
chất lợng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cờng xây dựng
tổ chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan tổ chức đợc đặc biệt quan
tâm. Từ đó đặt ra vấn đề công tác Văn phòng và xuất hiện thuật ngc Văn phòng

-Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh
nhiều cấp trung gian.
-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành
chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc
thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
-Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng và chính
xác có năng suất và chất lợng đúng đờng lối chính sách nguyên tắc và chế độ.
-Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan
một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải
cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
Câu 4: Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ nh thế nào với
cải cách hành chính?
Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác
nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công
tác văn th và lu trữ. Sự am hiểu tờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,
nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả
hoạt động công cụ.
Khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm
nghiệp vụ thờng đợc dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công
việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng nh trong một số lĩnh
vực khác). Đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại
công việc nào đó trong đời sống quản lý hàng ngày. Do vậy có thể nói khía cạnh
nghiệp vụ hành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của
lĩnh vực này.
Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của Văn
phòng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với
xu hớng của thời đại, đáp ứng đợc những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với
công tác Văn phòng.
Nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
-Đổi mới nghiệp vụ văn th

Trình bày cách phân loại thông tin?
Thông tin trong thời đại ngày nay đợc coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi
trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.Khái niệm "Thông tin" là một khái
niệm đợc hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ Thông tin có một nội
hàm riêng, đặc trng riêng. Dới góc độ quản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm
là một tập hợp nhất định các thông tin đợc quan niệm là một tập hợp nhất định
các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong
môi trờng bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi
thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trờng xung quanh nhằm kiến tạo các biện
pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các
khách thể quản lý.
Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý
Nhà nớc:
-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính Nhà nớc có đầy đủ căn cứ khoa
họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lợng quyết định Nhà
nớc.
-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc
biệt-hành lang pháp lý cho quản lý Nhà nớc. Nó là những thông tin bổ sung và
nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý Nhà nớc.
-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý Nhà nớc gắn liền với hiệu quả
của quản lý. Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.
Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc. Để xử lý tốt
các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật
phân loại thông tin một cách khoa học. Việc phân loại thông tin có thể dựa trên
các tiêu chí.
1. Phân loại theo kênh tiếp nhận.
6
-Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin đợc cập nhật
theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn. Loại quy định thông tin này có đặc điểm
là thờng đợc quy định trớc về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống

-Theo quản lý hệ quản lý:
+Thông tin từ trên xuống dới
+Thông tin từ dới lên trên
+Thông tin ngang
+Thông tin liên lạc đan chéo
-Theo hớng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tợng quản lý.
+Thông tin trực tiếp.
+Thông tin phản hồi.
-Theo nội dung logic của thông tin:
+Thông tin về các chủ thể quản lý
+Thông tin về đối tợng quản lý
+Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tợng.
-Theo hình thức thể hiện thông tin:
+Thông tin qua văn bản, tài liệu
+Thông tin biểu hiện qua lời nói
+Thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-Theo yêu cầu:
+Thông tin chỉ đạo
+Thông tin báo cáo
7
+Thông tin lu trữ
-Theo chức năng
+Thông tin pháp lý
+Thông tin thực hiện
+Thông tin dự báo
-Theo vị trí:
+Thông tin gốc
+Thông tin phát sinh
+Thông tin kết quả

lý hành chính Nhà nớc khi nó đợc xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. Chính vì
vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chơng trình kế hoạch công tác.
Hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chơng trình kế hoạch công tác phải
bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với
mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện
và có tính khả thi. Một số khác khẳng định chơng trình kế hoạch công tác phải
đúng đờng lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
Tuy cha có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chơng trình kế hoạch song
tựu chung chơng trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối chính sách của Đảng, Nhà nớc;
-Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,
những ngời chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trờng hợp thật cần thiết
có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phơng án dự phòng.
8
-Nội dung phải đợc xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc,
bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh
lệnh của cấp trên.
-Bảo đảm tính hệ thống của chơng trình kế hoạch công tác. Các công việc phải đ-
ợc sắp xếp có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm
phải ăn khớp với chơng trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên, địa
phơng, bảo đảm sự cân đối giữa chơng trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả
năng thực hiện không đợc bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải
sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh đợc khi có sự kiện bất ngờ
xảy ra (tính mở cửa của chơng trình kế hoạch công tác).
-Nâng cao chất lợng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm ch-
ơng trình kế hoạch công tác phải đợc xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực
trình độ. Có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chơng trình kế hoạch.
-Chơng trình kế hoạch công tác đợc xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc
thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch

-Các cuộc họp cần đợc tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự.
Việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lợng cuộc
họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không
nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố nh: chỗ
ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phơng tiện truyền tin
9
-Chơng trình nghị sự đợc xây dựng khoa học, hợp lý.
-Các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải đợc chuẩn
bị chu đáo.
-Nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để
không đi xa trọng tâm đã để ra.
-Cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-Dự tính, dự báo đợc các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành
của ngời điều khiển có một vai trò quan trọng.
Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. Khi tiếp khách,
tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
Tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. Tiếp
khách có thể đợc quan niệm là "phơng tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các
mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là hoạt động
gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một bên chủ thể đợc gọi là chủ nhà với các chủ thể
khác đã có quan hệ hoặc cha có quan hệ, liên hệ trớc đó".
Tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nớc có ý nghĩa riêng, có tính
nghi lễ đợc quy định chặt chẽ. Trong tổ chức hoạt động Nhà nớc tiếp khách là
một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với các cá
nhân tổ chức trong và ngoài nớc.
Cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan Nhà nớc còn phải thực hiện công tác tiếp
công dân. Tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan Nhà nớc do luật định
để tìm hiểu tâm t nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề liên

-Phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng nh ng-
ời tiếp khách.
-Tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.Yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-Những ngời tiếp công dân là những ngời có thẩm quyền tiếp công dân;
-Tôn trọng công dân;
-Phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp
công dân mang tính hình thức.
-Ngời tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tởng ở dân.
Đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính Văn phòng tiếp khách, tiếp công
dân là một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách
nhiệm phải quan tâm. Các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy
đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan trọng nhất.
Trớc hết là kỹ năng phân loại đối tợng cần tiếp. Kỹ năng này là cơ sở để bố trí
những ngời thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
Thứ hai là kỹ năng gia tiếp. Đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong
quan hệ xã hội. Kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ
năng lắng nghe, kỹ năng "phụ hoạ", kỹ năng định hớng giao tiếp
Thứ ba là kỹ năng định hớng mục tiêu phục vụ mục tiêu. Mục tiêu ở đây xét cả
về hai phía ngời tiếp và ngời đợc tiếp.
Thứ t, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
Thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động của Văn
phòng cơ quan? Công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của Văn phòng cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác hậu cần Văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan Văn
phòng có nhiều ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói
chung.

Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân
loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp
thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lợng, chất lợng; có quy
chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm
vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để
đánh giá chất lợng và nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ
tiền mau hỏng.
*Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. Văn phòng có trách nhiệm bảo
đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo
đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
*Các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh
nghiệp gồm những vấn đề gì?
Tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh
nghiệm thực tiễn để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con ngời một
cách tốt nhất trong quá trình lao động nhằm đạt đợc hiệu quả lao động, tăng năng
suất, đảm bảo sức khoẻ và khơi dạy sự hăng hái lao động.
Tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, là vấn
đề quan tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực của
nhà quản lý. Chúng ta sẽ đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa học đối
với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp.

với nhau trong quá trình giải quyêt các công việc đặt ra.
Nh thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị
trí của các nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm đợc toàn bộ
quá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần
thiết.
-Lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-Bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện
nhiệm vụ.
-Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ
chức với mục tiêu chung.
-Bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm;
nguyên tắc thay thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp.
-Xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các
nhà quản lý tạo ra sự thống nhất nội bộ.
*Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ
của cơ quan, chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo
lên sự phối hợp tác động tơng hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Công tác văn th
Câu 1: Công tác văn th có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà n-
ớc? Nội dung công tác văn th gồm những hoạt động gì?
Công văn của Cục Lu trữ Nhà nớc số 55/CV/TCCB ngày 01/03/1991 về hớng dẫn
thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng đã đa ra quan
điểm về công tác văn th nh sau: "Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng
và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của
cơ quan. Mục đích chính của công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc
của công tác văn th là phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ
quan có hiệu quả".
Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th là hoạt động không thể thiếu đợc.

Công tác văn th bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-Công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn th
Các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp.
Chính vì vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét
khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: Nguyên tắc mọi văn
bản đến đều phải qua văn th cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ tr-
ởng cơ quan chánh văn phòng trớc khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải
quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng,
chính xác, bảo đảm bí mật.
Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bớc.
+Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản đợc chia thành hai loại.
-Loại không phải bóc bì: Thờng báo tin, sách báo, th đích danh, văn bản của
Đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-Loại phải bóc bì. Các văn bản còn lại.
+Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên.
-Bóc đúng các bớc bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc đóng dới số ký hiệu hoặc khoảng
trống giữa tác giả và tiêu đề.
+Vào sôe đăng ký:
14

Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
-Xác định đúng mức độ mật.
-Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận,
vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
-Văn th cơ quan không đợc phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ
bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của Nhà n-
ớc, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
-Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ Thủ trởng cơ quan và những ng-
ời đợc uỷ quyền mới đợc bóc văn bản.
-Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản
mật đi và văn bản mật đến.
5-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn th, là
vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan.
Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - Nội dung con dấu phải trung với
tên cơ quan ban hành văn bản;
-Đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không
đóng dấu khống;
-Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-Ngời quản lý con dấu do Thủ trởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng quyết định
và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
15
-Việc quản lý con dấu đợc đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không đợc mang
dấu về nhà, đi công tác (trừ trờng hợp đặc biệt).
6-Công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn th.
-Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.

Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau đây:
-Mọi công dân đến đều phải qua văn th cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý
thống nhất.
-Công văn đến phải chuyển đến Thủ trởng cơ quan, Chánh Văn phòng hoặc Tr-
ởng phòng hành chính trớc khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm
giải quyết.
-Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải đợc bàn giao, ký nhận rõ ràng.
-Khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và
giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nớc.
Phơng pháp tổ chức giải quyết và quản lý "Công văn đến" là cách thức , biện
pháp mà bộ phận văn th sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. Thực chất ở đây là
vấn đề quy trình tổ chức giải quyết văn bản đế nhng đi sâu vào nội dung phải
làm nh thế nào?
-Nhận văn bản đến: Văn th kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay
không? Phong bì th có bị bóc trớc không?
16
-Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn th căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại
văn bản đến chủ yếu văn th làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải
bóc bì.
-Bóc bì văn bản: văn th lựa chọn công văn nào vần phải bóc trớc.
+Bóc bì văn bản bằng phơng pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+Dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dới số, ký hiệu, trích
yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn
-Vào sổ đăng ký:
+văn th căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ
bản về số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu
+Theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lợng văn bản đến văn th lựa chọn hình
thức đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký
bằng máy vi tính.

+Ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi
ngày ấy. Ngày tháng đợc ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp
xếp lu trữ và tìm kiếm văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm ký ban hành.
+Đóng dấu: Văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu không đợc đóng dấu
không. Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ ký.
+Vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ ràng vào từng cột mục những điểm
cần thiết của văn bản để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi nhận
17
-Bớc 3: Chuyển giao văn bản đi.
Văn bản phải đợc chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là vào sáng ngày hôm sau
ngày làm thủ tục phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì văn th làm thủ tục
phát hành ngày khi nhận đợc văn bản thì các bộ phận đơn vị.
Văn bản đợc gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đờng bu điện nhng phải có sổ chuyển
giao văn bản và ngời nhận phải ký vào sổ.
Bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thớc của bu điện. Bì văn bản ghi
rõ ràng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lợng
văn bản (nếu có).
Chỉ gửi văn bản cho những cơ quan đợc nêu trong phần nơi nhận. Sau khi văn
bản, đa văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức.
-Bớc 4: Công văn đi đợc lu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công
việc ở cấp thừa hành; 01 bản lu văn th tra tìm phục vụ khi cần thiết.
Khuyết điểm lớn nhất là ở bớc soát lại văn bản. Đây là bớc kiểm tra các phần, thể
thức xem đã đúng theo các quy định của pháp luật cha. Nó có vai trò quan trọng
đến hiệu lực, hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. Tuy nhiên
bớc này còn thực hiện đại khái. Đó là nguyên nhân các văn bản đi còn có tình
trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về
nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ.
-Bớc vào sổ đăng ký văn bản đi cũng đợc thực hiện cha tốt việt đăng ký vào sổ
nhiều khi mang tính hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn

18
-Tài liệu mật đợc bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). Tài liệu "tuyệt
đối", tối mật" đợc bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ
trởng cơ quan quyết định.
-Các công văn mật đợc lu trong hồ sơ riêng. Việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự
chỉ đạo của thủ trởng cơ quan.
-Tiêu huỷ: Các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không
cần lu phải tiêu huỷ.
Nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nớc ta cho đến nay đợc thực hiện có hiệu
quả bảo đảm đợc bí mật của Đảng, của Nhà nớc trong điều kiện giao lu quốc tế
và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. Tuy nhiên do một số yếu kém
về chất lợng của đội ngũ nhân viên văn th phục trách về công tác bảo mật dẫn
đến có những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi
phạm quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả
không lớn).
Đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là cha đợc quan
tâm đúng mức cha thấy hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. Từ đó dẫn
đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất
không đáp ngs đợc yêu cầu.
Câu 6: Các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn
bản trong cơ quan gồm nội dung gì?
Quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phơng pháp
quản lý để nắm vững về số lợng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch
sử của các văn bản trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị.
#Việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích.
*Quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và
đánh giá hoạt động của cơ quan.
*Bảo vệ đợc các bí mật của cơ quan Nhà nớc .
Nguyên tắc quản lý văn bản.
*Quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. Hệ thống văn bản đợc hình thành do

nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. Danh mục
hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong
năm và đợc duyệt theo một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này đợc thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ đợc thực hiện trên cơ sở các bớc sau đây:
-Mở hồ sơ: cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ.
-Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-Biên mục hồ sơ.
-Đóng quyển
-Nộp lu hồ sơ.
Để đổi mới công tác văn th hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phơng
diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn
công tác văn th. Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp
lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn th.
-Đổi mới quan niệm t duy về công tác văn th, vai trò của công tác văn th.
-Xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân
viên Văn phòng trong tình hình mới.
-Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn th thẩm định và áp
dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn th.
Vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn th, là khâu bản lề của
công tác lu trữ.
-Công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một
cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công
việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu trữ.

-Sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề, từng sự việc. Trong
từng vấn đề, từng sự việc lại sắp xếp theo th tự thời gian.
-Sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất
cần thiết cho cơ quan, đơn vị.
-Hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trởng cơ
quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ. Bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu đợc
trong hoạt động quản lý Nhà nớc .
-Hồ sơ nhân sự thờng đợc bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. Việc sắp
xếp tài liệu, văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết
thúc vấn đề sự việc của cán bộ đó.
Phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan
loại, sắp xếp theo đặc trng vần chữ cái kết hợp với đặc trng cơ cấu đơn vị. Hồ sơ
nhân sự thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai thác, sử
dụng hồ sơ.
-Hồ sơ trình duyệt:
Mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đa
ra một văn bản dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và
tập hợp vào trong hồ sơ trình duyệt. Qua đó thủ trởng cơ quan có thêm điều kiện
nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo.
#Hồ sơ trình duyệt thờng gồm 2 phần:
Phần I: Những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo văn bản trình duyệt-
những văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết và những văn bản mà cán bộ tiến hành
điều tra nghiên cứu sự việc đó.
Phần II: Dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan.
-Hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải
quyết một công việc cụ thể. Sau khi công việc kết thúc hoặc theo quy định của
pháp luật đến một thời hạn, hồ sơ này phải đợc nộp lu.
* Quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.Mở hồ sơ: Mở hồ sơ là việc cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi
năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. Việc

+Ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+Ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. Đóng quyển:
Hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định trật tự sắp xếp các văn
bản tài liệu trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc
nộp lu và sử dụng lâu dài.
6. Nộp l u hồ sơ:
Việp nộp lu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy trỡnh phi np lu.
Cõu 9.Hóy phõn tớch cỏc c trng lp h s sau õy "Báo cáo về công tác
bảo vệ môi trờng của UBND các quận thuộc địa bàn TP Hà Nội năm 2001".
-Trình bày khái niệm lập hồ sơ.
-Các đặc trng văn bản tài liệu để lập hồ sơ.
-Vận dụng vào tình huống này.
Hồ sơ đã nêu đợc lập dựa trên các đặc trng cơ bản:
-Đặc trng về tên gọi: Các văn bản có cùng tên loại là báo cáo.
-Đặc trng vấn đề: Các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi
trờng.
-Đặc trng tác giả: UBND các quận.
- Đặc trng địa d: Các quận thuộc địa bàn Hà Nội.
*Lu ý: Trong phần ôn tập có vấn đề "Hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích
cách sắp xếp trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa
điểm nào đó và chỉ ra cách sắp xếp.
-Theo trình tự giải quyết vấn đề: Văn bản chỉ đạo, văn bản
-Theo vấn đề kết hợp thời gian: Văn bản về các bớc, các giai đoạn quy hoạch
Công tác lu trữ
Câu 1: Tài liệu l u trữ là gì? Vài trò của tài liệu l u trữ trong quản lý Nhà n -
ớc?
Tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dới
dạng hình ảnh, âm thanh đợc hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan,
cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý

các chức năng đó? Những thiếu sót trong thực tế?
Công tác lu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ
có giá trị đợc hình thành trong quá trình hoạt động của c quan, cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu thông tin qúa khứ khi cần thiết.
Công tác lu trữ đợc thực hiện hai chức năng chủ yếu:
-Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phòng lu trữ Quốc gia và phòng
lu trữ của cơ quan.
-Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đờng lối, chủ trơng chính
sách và những nhiệm vụ chính trị của Đảng và pháp luật của Nhà nớc đề ra trong
từng gia đoạn.
Hai chức năng này của công tác lu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thực
hiện tốt chức năng bảo quản sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử
dụng tài liệu có hiệu quả. Vì sao nói nh vậy? Điều này có thể lý giải từ hai góc
độ cơ bản: số lợng của tài liệu và tổ chức tài liệu. Việc tổ chức và sử dụng taì liệu
sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện không có hiệu quả khi không có tài liệu lu
trữ có giá trị, có ý nghĩa. Tài liệu lu trữ thiếu đồng bộ toàn diện các tài liệu lạc
hậu sẽ không có tính hữu dụng trong đời sống xã hội. Mặt khác, tài liệu có giá trị
nhng đợc tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện thì việc tổ chức sử dụng sẽ
gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến sự tốn kém về thời gian, công sức. Vô hình dung
tính hiệu quả, mục đích hiệu quả trong khai thác tài liệu không đạt đợc.
Ngợc lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lu trữ Quốc gia, phòng lu trữ cơ quan là động
lực thúc đẩy thực hiện chức năng bảo quản phòng tài liệu lu trữ. Thực chất chức
năng tổ chức và sử dụng tạo ra ý nghĩa vai trò của chức năng bảo quản? Nó giải
23
đáp cho câu hỏi bảo quản để làm gì? Bảo quản tài liệu không thể có mục đích tự
thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức và sử dụng. Có đặt ra vấn đề tổ chức và sử
dụng tài liệu thì mới cần phải bảo quản tài liệu, lu trữ tài liệu, tổ chức khoa học
các loại văn bản giấy tờ. Chức năng tổ chức và sử dụng không đem lại những
giá trị đích thực thì căn nguyên cắt nghĩa là chức năng bảo quản đợc làm cha tốt
(tất nhiên vẫn có trờng hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém)

liệu không có gía trị lại đợc bảo quản nâng niu làm cho các kho lu trữ không có
đợc các tài liệu lu trữ có giá trị thực tiễn. Chí phí cho việc bảo quản tài liệu
không phải là con số nhỏ. Vấn đề đặt ra là chi phí ấy làm sao có hiệu quả nhất.
Đánh giá tài liệu là tiền đề, là cơ sở để chi phí lu trữ đợc sử dụng có hiệu quả. Nó
trả lời chính xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí nh thế
nào?
Khi xác định giá trị tài liệu cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc tính
lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ và toàn diện. Các nguyên tắc
này phải đợc vận dụng đẩy đủ, liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu không vận dụng
đảy đủ cả 3 nguyên tắc, sẽ có định hớng sai trong công tác đánh giá tài liệu.
Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. Có 9 tiêu chuẩn để xác định giá trị tài
liệu.
Thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu.
Thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu.
Thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành tài liệu.
Thứ t, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
24
Thứ năm, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
Thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lợng của phòng lu trữ.
Thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý.
Thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
Thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài
liệu.

Câu 4: Trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ. Có các hình thức
nào đợc áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ? Hình thức nào đợc coi là
hiệu quả nhất ? Vì sao?
Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho
cơ quan Nhà nớc và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích
chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân sự và phục vụ

-Chỉnh lý theo phông.
-Xây dựng kế hoạch chỉnh lý.
-Tiến hành các bớc phân loại chỉnh lý.
-Tổng kết công tác chỉnh lý.
25