TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐẶNG CÔNG ĐẾN
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG
DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán - kiểm toán
Mã số ngành: 52340302
Tháng 8 năm 2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐẶNG CÔNG ĐẾN
MSSV: 4104138
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG
DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe. Kính chúc
Quý công ty xăng dầu Tây Nam Bộ ngày càng mở rộng và phát triển hơn nữa
trong tương lai.
Xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013
Sinh viên thực hiện
Đặng Công Đến
-i-
LỜI CAM ÐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu
thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất
kì đề tài nghiên cứu nào.
Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013
Sinh viên thực hiện
Đặng Công Đến
- ii -
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
...........................................................................................................................
Tên sinh viên: Đặng Công Đến
MSSV: 4104138
Chuyên ngành: Kế toán- kiểm toán
Khóa: 36
Tên đề tài: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi
trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ.
Cơ sở đào tạo: Trường Đại học Cần Thơ
NỘI DUNG NHẬN XÉT
1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo:
…………………………………………………………………………………
2. Hình thức trình bày:
…………………………………………………………………………………
3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài:
…………………………………………………………………………………
4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn:
…………………………………………………………………………………
5. Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu)
…………………………………………………………………………………
6. Các nhận xét khác:
…………………………………………………………………………………
7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và
các yêu cầu chỉnh sửa,…)
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày .….. tháng ….. năm 2013
NGƯỜI NHẬN XÉT
…………………………………………………………………………………
4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn:
…………………………………………………………………………………
5. Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu)
…………………………………………………………………………………
6. Các nhận xét khác:
…………………………………………………………………………………
7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và
các yêu cầu chỉnh sửa,…)
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày .….. tháng ….. năm 2013
NGƯỜI NHẬN XÉT
-v-
MỤC LỤC
Trang
Chương 1: GIỚI THIỆU……………………………………………………...1
1.1 Lý do chọn đề tài………………………………………………………...... 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu………………………………………………………. 2
1.2.1 Mục tiêu chung………………………………………………………...... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể………………………………………………………...... 2
1.3 Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………….. 2
1.3.1 Phạm vi về thời gian……………………………………………….......... 2
1.3.2 Phạm vi về không gian………………………………………………….. 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu…………………………………………………… 2
1.4 Lược khảo tài liệu nghiên cứu…………………………………………….. 3
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN
3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty…………………………... 29
3.5 Khái quát kết quả kinh doanh qua 3 năm………………………………... 30
3.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động………………………. 34
3.6.1 Thuận lợi………………………………………………………………. 34
3.6.2 Khó khăn……………………………………………………………… 34
3.6.3 Phương hướng hoạt động……………………………………………... 35
CHƯƠNG 4: TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ……………………………... 36
4.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty… 36
4.1.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu……………………………….. 36
4.1.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí…………………………………... 36
4.2 Tìm hiểu chu trình doanh thu…………………………………………… 37
4.2.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu………. 37
4.2.2 Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu…….. 49
4.2.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu……… 50
4.2.4 Nhận xét……………………………………………………………….. 62
4.3 Tìm hiểu chu trình chi phí……………………………………………….. 63
4.3.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí………….. 63
- vii -
4.3.2 rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí………. 68
4.3.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí…………. 69
4.4 Đánh giá hiệu quả đạt được của hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị….. 72
4.4.1 Ưu điểm………………………………………………………………... 72
4.4.2 Nhược điểm……………………………………………………………. 74
4.4.3 Hiệu quả đạt được…………………………………………………….. 74
4.4.4 Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán…………... 75
CHƯƠNG 5: BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
Bảng 4.1 Các sổ sách và báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh
thu…………………………………………………………………………….. 48
Bảng 4.2 Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh
thu…………………………………………………………………………….. 49
Bảng 4.3 Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí……... 68
Bảng 4.4 Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi
phí…………………………………………………………………………….. 68
Bảng 5.1 Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trong chu trình doanh
thu…………………………………………………………………………….. 77
Bảng 5.2 Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trong chu trình chi
phí…………………………………………………………………………….. 78
Bảng 5.3 Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình doanh thu…………... 80
Bảng 5.4 Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình chi phí……………… 81
- ix -
DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ…. 25
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán……………………………………... 27
Hình 3.3 Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2010 đến năm
2012…………………………………………………………………………... 31
Hình 3.4 Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2011 đến 6
tháng đầu năm 2012…………………………………………………………...33
Hình 4.1 DFD cấp 1 mô tả chu trình doanh thu bán hàng nội địa................... 37
Hình 4.2 Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng…………….... 39
Hình 4.3 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ…………………40
Hình 4.4 Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho giao hàng………………………. 41
Hình 4.29 Lưu đồ mô trả hoạt động chi tiền mặt……………………………. 66
Hình 4.30 Lưu đồ mô trả hoạt động tạm ứng………………………………... 67
Hình 4.31 Màn hình nhập xăng dầu vào cửa hàng…………………………... 69
Hình 4.32 Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng…... 70
Hình 4.33 Màn hình thực nhận ở cửa hàng………………………………….. 70
Hình 4.34 Giấy đề nghị tạm ứng ngày 01/10/2013………………………….. 71
Hình 4.35 Phiếu chi tạm ứng ngày 01/10/2013……………………………… 71
- xi -
DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT
Tiếng Việt
KH
Khách hàng
HTK
Hàng tồn kho
LBH
Lệnh bán hàng
CSDL
Cơ sở dữ liệu
Phụ lục
YC
Yêu cầu
TX
Tái xuất
GP
Giấy phép
BB
Biên bản
CTy
Công ty
TBG
Thông báo giá
GCT
Giấy chuyển tiền
qua việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở
rộng, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn,
đầy đủ và bảo mật.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, kế toán cung
cấp các thông tin quan trọng cho nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Và
thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết
định kinh doanh. Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết
định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng
khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân
tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh
đạt hiệu quả. Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công
cuộc đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát
nội bộ, hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp
phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Để đạt được mục tiêu chung của tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty
xăng dầu Tây Nam Bộ đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy Công ty phải xây dựng hệ thống thông
tin kế toán chặt chẽ tập trung vào việc xây dựng và quản lý chu trình doanh
thu và chu trình chi phí. Nhưng trong thực tế, các hoạt động kinh tế luôn tồn
tại những rủi ro tiềm tàng, thêm vào đó hoạt động kinh doanh của Công ty
xăng dầu Tây Nam Bộ không ngừng phát triển và như vậy sức ép giải quyết
các sự kiện kinh tế nói chung mà các sự kiện trong chu trình doanh thu và chi
-1-
phí nói riêng sẽ ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi hệ thống thông tin đáp ứng được
yêu cầu giải quyết các sự kiện một cách nhanh nhất và chính xác. Vì sự cần
thiết trên nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là”Tìm hiểu và đánh giá hệ
thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán
SAP tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ”.
Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng.
Nhận tiền thanh toán của khách hàng.
Chu trình chi phí:
Đặt hàng với nhà cung cấp.
Nhận hàng và nhập kho.
Nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải trả.
Thanh toán cho nhà cung cấp.
Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ, sổ sách sử dụng trong từng sự
kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu
trình đối với các rủi ro.
1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
1, Lê Thi Như Hằng (2010),”Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế
toán trong NHNN & PTNT Thành phố Vĩnh Long”, Đại học Cần Thơ. Trong
đề tài mô tả rất rõ những hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu
trình chi phí. Các thủ tục kiểm soát được đề ra khá đầy đủ cho cả hai chu trình.
Tuy nhiên bài viết chưa thực sự tập trung làm nổi bật mục tiêu nghiên cứu của
đề tài, các thủ tục kiểm soát chưa thể hiện cụ thể các rủi ro còn tồn tại, đề tài
cũng chưa khái quát chung về tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng
và sử dụng công cụ chính để tìm hiểu về hai chu trình đó là lưu đồ. Đó chính
là điểm khác biệt và phát triển mới hơn trong đề tài mà tôi thực hiện.
2, Lê Thị Thúy Vy (2009),”Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện
chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang”, Đại học Cần
Thơ. Đề tài tập trung mô tả khá đầy đủ những sự kiện kinh tế chính trong chu
trình doanh thu. Đồng thời, đề tài đã tìm và đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro
có thể xảy ra trong quy trình xử lý nghiệp vụ của chu trình doanh thu hiện tại.
Từ đó tác giả thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro có thể
lực; hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông
tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn
tổng thể, khái quát. Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp
bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực thuộc xã hội, văn hóa
liên quan… nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các
thông tin giải quyết các vấn đề có tính tổng hợp.”[8; tr 5]
c, Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin
“Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép
một cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử
dụng. Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ...
-4-
DỮ LIỆU
ĐẦU VÀO
GHI
NHẬN
XỬ LÝ
LẬP
BÁO
CÁO
THÔNG TIN
KẾT XUẤT
được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống. Có nhiều loại lưu
đồ như lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình:
Lưu đồ chứng từ: Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng
từ, người lập, người nhận, nơi nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong các
hoạt động chức năng.
Lưu đồ hệ thống: Mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách
lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính.
Lưu đồ chương trình: Mô tả trình tự xử lý của một chương trình máy
tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.”[4; tr 22]
Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ:
Nhập/Xuất
Dòng luân chuyển
Quy trình xử lý
Lưu trữ thủ công
Ghi chú
Nhập liệu thủ công
Thẻ đục lỗ
Hiển thị trên màn hình
Lưu trữ
bày lưu đồ theo chiều thông thường quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô
tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng.”[8; tr 19]
2.1.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu
“Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả
về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối
tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống. Một sơ đồ dòng dữ liệu
được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: Nguồn; đích dữ liệu; luân chuyển dữ
liệu; xử lý và lưu trữ dữ liệu. Sơ đồ dòng dữ liệu thường được chia thành nhiều
cấp độ thấp hơn: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp khái quát (cấp 0), sơ đồ dòng dữ liệu
cấp 1, sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2.”[8; tr 19]
Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu:
Hoạt động xử lý
Dòng dữ liệu
Đối tượng
Lưu trữ dữ liệu
bên ngoài hệ thống
(bắt đầu/kết thúc)
2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí
2.1.3.1 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình
doanh thu
a, Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
“Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch
vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về yêu cầu, lập
lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ
phận này trả lời đơn đặt hàng của khách hàng.
Bộ phân gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ
định. Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi
hàng.
Chứng từ sử dụng là:
Phiếu xuất kho: Được bộ phận kho lập khi tiến hành xuất hàng hoá ra
khỏi kho. Chứng từ này còn được gởi cho các bộ phận như bộ phận vận
chuyển và các bộ phận kế toán để xác định hàng đã được xuất bán và tiêu thụ.
Một liên của chứng từ này được lưu lại tại kho.
Vận đơn: Là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người
vận tải bao gồm các thông tin liên quan đến hàng gửi như: chủng loại, số
lượng, trọng lượng hàng.
-8-
Giấy gửi hàng: Xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách
hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng.
Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:
Bộ phân kho hàng.
Bộ phận gửi hàng.”[5; tr 8]
c, Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải thu của khách hàng
“Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng
được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn.
Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động
bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra đối chiếu các
chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực
sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết
phải thu khách hàng.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển giao
cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm
Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:
Bộ phận thư tín.
Bộ phận kế toán phải thu.
Bộ phận thủ quỹ.
Bộ phận kế toán tiền.”[5; tr 10]
2.1.3.2 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình
chi phí
a, Đặt hàng với nhà cung cấp
“Trước khi đặt hàng nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trong
doanh nghiệp. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa,
nguyên vật liệu đểu lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Sau
khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấp thuận, bộ
phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ
phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi hàng cho nhà cung cấp để
xác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng.
Chứng từ sử dụng:
Đơn đặt hàng này cũng tương tự như đơn đặt hàng trong sự kiện nhận
và xử lý đơn đặt hàng trong chu trình doanh thu. Nếu đơn đặt hàng được nhà
cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các bên.
Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ là chứng từ được lập bởi các bộ
phận trong doanh nghiệp khi có yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm
thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận hàng.
Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp
thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
Hợp đồng mua bán thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng từ
khách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán
này chính là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên.
- 10 -
“Tùy thuộc vào chính sách thanh toán, tài chính của doanh nghiệp,
những chứng từ thanh toán đến hạn sẽ được kế toán phải trả chuyển sang
phòng tài vụ để xét duyệt thanh toán. Tại đây chứng từ thanh toán sẽ được
kiểm tra và phòng tài vụ sẽ lập chứng từ thanh toán. Sau khi séc đã lập và
được cấp có thẩm quyền ký phát hành, số séc sẽ được ghi lên chứng từ thanh
- 11 -
Copyright: Tài liệu đại học ©