Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, cùng với sự ra đời và phát triển nhanh
chóng của máy tính điệnt tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm
tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống thông
tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã có nhiều
ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp.
Việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ
giúp cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn nhằm nâng cao hiệu quả
trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác
và kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất
nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý
vốn cồng kềnh từ trước đến nay. Qua quá trình khảo sát trong trường Đại học
Công nghiệp Hà nội, em thấy việc quản lý nhân sự trong trường học nhờ việc
ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết. Vì vậy em chọn đề tài “Xây
dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội” với
mong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực quản lý nhân sự trong các trường đại học
nói chung và trong trường đại học Công nghiệp nói riêng. Chương trình Quản
lý này em đã viết tại nơi em thực tập: Công ty TNHH Công nghệ hệ thống và
giải pháp thông tin. Đây là một công ty chuyên viết phần mềm về quản lý và
thiết kế website, tại đây em đã đã được cung cấp thêm về số liệu cũng như
học hỏi thêm một số kiến thức trong việc thiết kế và lập trình giúp em hoàn
thành tốt đề tài của mình.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 1
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Để triển khai một đề án tin học hóa thì bước đầu tiên cần thực hiện là
khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có
các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào
đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về

tứng nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng và phụ
thuộc vào nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích
quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo tính chính xác và
kịp thời.
I.1.4. Quy trình quản lý:
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường
xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hóa đơn,…) từ đó các thông tin được
kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải
trải qua nhiều công đoạn chông chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức
của người quản lý nên dẫn đến sai sót và dư thừa thông tin ở nhiều công đoạn
là không thể tránh khỏi. Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng
công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan
trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc
thiếu hụt thông tin.
I.2. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 3
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
I.2.1. Mô hình luân chuyển dữ liệu:
Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các
modul sau:
- Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu.
- Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
- Lập sổ sách báo cáo.
Modul trong hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương
ứng.
I.2.2. Cập nhật thông tin động:
Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và
tổng hợp. Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý
thường xuyên đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần

tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến
hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ
thống mới ở mức logic.
I.3.3. Thiết kế tổng thể:
Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ
thống thành các hệ thống con, xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ
thống mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần
việc nào sẽ được xử lý thủ công.
I.3.4. Thiết kế chi tiết:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 5
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa
vào máy tính.
- Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính,
thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu.
I.3.5. Cài đặt chương trình:
Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa
vào sử dụng.
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 6
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
II.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống:
Qua việc khảo sát hiện trạng hệ thống Quản lý nhân sự của trường Đại
học Công nghiệp Hà nội em thấy:
- Hầu hết các công việc nghiệp cụ của hệ thống Quản lý nhân sự đều
tiến hành hoàn toàn thủ công.
- Trong công tác báo cáo vô cùng khó khăn vì sú lượng nhân sự trong
trường là rất lớn, hơn nữa nhân sự luôn thay đổi nên công tác quản
lý còn gặp nhiều khó khăn dẫn đến nhầm lẫn, sai sót.

viên của từng năm học; hướng dẫn nội dung kê khai cá nhân của từng sinh
viên, quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và sổ ghi điểm; giúp ban Giám
hiệu quản lý chặt chẽ.
*Phòng Tổ chức - Hành chính: là phòng có chức năng tham mưu giúp
việc Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện các mặt công tác về tổ chức cán bộ, lao
động tiền lương, hành chính tổng hợp, chế độ chính sách, thi đua khen
thưởng, kỷ luật trong Cán bộ - Giáo viên - Công nhân viên và công tác bảo vệ
trật tự an ninh.
*Phòng quản trị đời sống: là phòng có chức năng tham mưu giúp Hiệu
trưởng và tổ chức thực hiện về công tác Quản trị - Đời sống và các hoạt động
dịch vụ được nhà trường giao.
*Phòng Tài chính - Kế toán: là phòng chức năng tham mưu giúp việc
Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý Tài chính - Kế toán và giá cả trong
nhà trường theo quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện các chuyên môn
nghệp vụ và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, vật tư tiền vốn, tài sản
của nhà trường.
*Phòng Kế hoạch kỹ thuật: tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác
quản lý kế hoạch kỹ thuật, vật tư, an toàn trong mọi hoạt động về thực tập,
sản xuất và phục vụ.
* Phòng Đào tạo: là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu
trưởng về công tác đào tạo và phát triển đào tạo của nhà trường. Thực hiện
các nhiệm vụ quản lý, điều hành tiến độ, kế hoạch đào tạo của nhà trường.
* Phòng Nghiên cứu khoa học và quan hệ quốc tế: là phòng chức năng
giúp Hiệu trưởng về công tác khoa học – công nghệ và quan hệ hợp tác quốc tế.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 10
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
* Phòng Quản lý học sinh – sinh viên: là phòng tham mưu giúp Hiệu
trưởng về công tác quản lý giáo dục học sinh – sinh viên. Tổ chức chỉ đạo
thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác học sinh – sinh viên.
II.3. Phân tích hoạt động:

những thông tin cần thiết như: đề bạt một số nhân viên, cán bộ có khả năng
đảm trách nhiệm vụ cao hơn dựa vào trình độ, khả năng quản lý điều hành
cũng như những đóng góp vào sự nghiệp của nhà trường qua quá trình công
tác của cá nhân đó.
Thực hiện chế độ ưu đãi đối với các cán bộ, giáo viên, công nhân viên,
công tác trong môi trường độc hại cũng như những cống hiến của họ trong
quá trình công tác.
Đề xuất với Hiệu trưởng về công tác đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ,
giáo viên, công nhân viên để đáp ứng yêu cầu mới của ngành.
Tham mưu cho cấp trên để có những quyết định về thay đổi nhân sự,
khen thưởng, kỷ luật, tăng lương đối với cán bộ, giáo viên, công nhân viên.
Công tác về quản lý chế độ:
Đối với những cán bộ, giáo viên, công nhân viên chức sẽ được hưởng
theo chế độ quy định của nhà nước, tiền lương được tính dựa vào mức lương
tối thiểu (lương cơ bản), hệ số lương, các hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT trích
từ phần trăm lương mà công nhân phải nộp. Ngày nghỉ phép, nghỉ bù được
tính từ ngày công làm việc. Những ngày nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động
được cơ quan bảo hiểm chi trả theo quy định hiện hành.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 12
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Theo quy định hiện nay, mỗi tháng cơ quan doanh nghiệp phải đóng
10% BHXH, 5% BHYT, còn lại nhân viên phải trích phần trăm lương đóng
BHXH 5% và BHYT 1%.
Theo quy định, hàng năm theo định kỳ phòng Tổ chức - Hành chính sẽ
tổng hợp các kết quả theo dõi quá trình công tác, các quyết định khen thưởng
kỷ luật của mỗi nhân viên để lập báo cáo lên cấp trên đề nghị tăng lương. Cơ
quan cấp trên sẽ dựa vào những thông tin trong hồ sơ nhân viên, thời gian
tăng lương lần cuối và xem xét việc tăng lương theo tiêu chuẩn:
- Xét tăng 3 năm một lần đối với những cán bộ quản lý, kỹ sư có trình
độ chuyên môn từ đại học trở lên và các bậc thợ từ bậc 5 trở lên.

Chia theo trình độ đào
tạo
Chia theo độ tuổi Đảng
viên
Cao
đẳng
Đại
học
Cao
học
Dưới
30
Từ
30
đến
50
Trên
50
đến
60
Trên
tuổi
nghỉ
hưu
Phiếu kê khai nhân sự do Bộ giáo dục và đào tạo ấn hành bao gồm các
thông tin cá nhân, quá trình khen thưởng, quá trình kỷ luật, quan hệ gia đình,
…
II.4. Kết luận về kết quả khảo sát hệ thống cũ:
Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát quá trình quản lý nhân sự trường Đại
học Công nghiệp Hà nội, tuy thời gian có hạn không thể đi sâu, đi sát mọi

- Lưu trữ, sắp xếp và lưu chuyển nhanh, phải đảm bảo số liệu chính
xác, khoa học an toàn cho dữ liệu.
- Cung cấp thông tin tổng hợp, thống kê phải kịp thời, chính xác.
- Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu phát sinh cụ thể.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 15
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Hệ thống phải có tính mở.
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
III.1. Phân tích thiết kế hệ thống mới:
III.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 16
QLNS TRƯỜNG
ĐHCN HÀ NỘI
Quản lý Hồ sơ
Nhận HS
tuyển dụng
QLHS Cán bộ
đang công tác
QLHSCB nghỉ
hưu & Thuyên
chuyển
Quản lý chế
độ
Theo dõi
Thưởng -Phạt
Theo dõi chế
độ lương
Chế độ bảo
hiểm

KQ tuyển dụng TT, báo cáo trả lời
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 18
Người dự
tuyển
Cơ quan bảo
hiểm
Nhân viên
Hội đồng
tuyển dụng
Phòng TC-
KT
Cấp trên
HỆ THỐNG
QLNS
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Thông tin
Hồ sơ Y/c, chính sách
dự tuyển

Y/c về lương

T.tin về c/đ lương
Giải thích:
Tác nhân ngoài Nhân viên sẽ đưa thông tin của bản thân vào cho hệ
thống cập nhật và xử lý. Nếu nhân viên đủ yêu cầu, hệ thống sẽ phản hồi lại
bằng việc ký kết hợp đồng lao động.
Tác nhân ngoài Cấp trên (ban Giám hiệu, các phòng ban…,sở giáo dục)
đưa ra các yêu cầu cho hệ thống và nhận được các báo cáo và kết quả trả lời
từ hệ thống.
Tác nhân ngoài Cơ quan bảo hiểm sẽ đưa vào hệ thống các quy định

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ.
- Tác nhân ngoài: Xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không
thể thêm gì.
A. Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý hồ sơ
Thủ công:
Thông tin, Kết quả Hồ sơ dự tuyển
Tuyển dụng
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 22
Nhận HS
tuyển dụng
QL Hồ sơ
CB đang
công tác
QLHSCB
nghỉ hưu
thuyên
chuyển
HĐ tuyển
dụng
Người dự
tuyển
Nhân viên
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Hồ sơ dự tuyển Thông báo kết quả TD

----------------------------------------------------------------------------------------------
------
Máy tính:
Y/c cung cấp t.tin
Hồ sơ

Theo dõi KT-
KL
Nhân viên
Theo dõi chế
độ lương
Theo dõi chế
độ BH
P. TC-KT
Nhân viên
Cơ quan BH
Cấp trên
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Tác nhân ngoài Phòng tài chính lấy thông tin về chế độ lương của nhân
viên.
Tất cả các chức năng quản lý trên sẽ được lưu vào kho dữ liệu có tên là
HS nhân viên
C. Biểu đồ phân rã chức năng Báo cáo thống kê
Thông tin trả lời
Yêu cầu
Yêu cầu
Hồ sơ NV
Báo cáo trả lời
Biểu đồ này bao gồm 2 chức năng xử lý: Báo cáo thông tin cán bộ hiện đang
công tác và Báo cáo thông tin cán bộ thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu.
Tác nhân ngoài Cấp trên đưa ra các yêu cầu về các thông tin đối với 2 chức
năng xử lý và nhận được các thông tin báo cáo trả lời. Tất cả các thông tin thu
thập được đều được lưu vào kho dữ liệu Hồ sơ NV.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 25
Cấp trên
BC thông tin