TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN VĂN KẾ

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG
NGHỆ CHÂU ÂU

1


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Kế toán
Mã số ngành: 52340301

04-2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN VĂN KẾ
MSSV/HV: C1200297

2


PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG

Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Hồ Hồng Liên và các thầy
cô khác trong khoa đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận
văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin cám ơn tất cả các thầy, cô trong
khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt
thời gian học tập.
Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong công ty
TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. Chúc thầy cô đạt được thành tích cao
trong giảng dạy. Chúc các anh chị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để
góp phần giúp cho nước nhà ngày càng phồn vinh và phát triển.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Người thực hiện

Trần Văn Kế

4


TRANG CAM KẾT

Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Người thực hiện

Trần Văn Kế

5


.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
..............................................................................................................................

.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

7




3.1 Lịch sử hình thành .................................................................................. 24
3.2 Lĩnh vực hoạt động................................................................................. 24
3.3 Cơ cấu tổ chức của công ty ..................................................................... 25
3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý .......................................................................... 25
3.3.2 Chức năng của các phòng ban .............................................................. 25
3.4 Tổ chức công tác kế toán ........................................................................ 26
3.4.1 Chế độ kế toán áp dụng ....................................................................... 26
3.4.2 Hình thức kế toán ................................................................................ 26
3.4.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán ........................................................ 26
3.5 Phân tích khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai
đoạn 2011 – 2013 ......................................................................................... 27
3.6 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động trong tương lai. 30
3.6.1 Thuận lợi ............................................................................................. 30
3.6.2 Khó khăn ............................................................................................. 31
3.6.3. Phương hướng hoạt động trong tương lai ............................................ 31
Chương 4: PHÂN TÍCH CHU TRINH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU ................................................... 33
4.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty...................................... 33
4.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .................................. 35
4.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng ..................................................................... 37
4.2.2 Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ ........................................................ 42
4.2.3 Hoạt động lập hoá đơn bán hàng .......................................................... 47
4.2.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán ........................................................... 52
4.3 Đánh giá chu trình doanh thu .................................................................. 59
Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH
THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU .................................................... 61
5.1 Nhận xét chung....................................................................................... 61


Bảng 5.2 Bảng đánh giá hai phần mềm kế toán ............................................ 64

11


DANH SÁCH HÌNH

Trang
Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính................................................. 5
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty ...................................................... 25
Hình 3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ................................ 26
Hình 3.3 Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận
trong 3 năm của Công ty .............................................................................. 29
Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu ......................... 36
Hình 4.2 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận đơn đặt hàng tại Công ty .................. 37
Hình 4.3 Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng ................................................... 41
Hình 4.4 Màn hình in đơn đặt hàng .............................................................. 41
Hình 4.5 Lưu đồ xử lý hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ tại Công ty............ 43
Hình 4.6 Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho ................................................ 46
Hình 4.7 Màn hình in phiếu xuất kho ........................................................... 47
Hình 4.8 Lưu đồ xử lý hoạt động lập hoá đơn bán hàng tại Công ty ............. 48
Hình 4.9 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận tiền thanh toán tại Công ty ............... 53
Hình 4.10 Màn hình nhập liệu phiếu thu ....................................................... 57
Hình 4.11 Màn hình in phiếu thu .................................................................. 57

12


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


GTGT

:

Giá trị gia tăng

KT

:

Kế toán

BQ

:

Bản quyền

13


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU

1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong nền kinh tế thị trường Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp khi
kinh doanh muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống tài chính kế toán
vững vàng và minh bạch bởi nhu cầu công khai tài chính ngày càng trở nên hết
sức cần thiết vì nhà đầu tư ngày càng trở nên thận trọng khi đầu tư vào bất kỳ
doanh nghiệp nào. Muốn hệ thống tài chính tốt thì tổ chức tài chính đó phải tốt

1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Dựa trên mục tiêu chung của luận văn, tiến hành thực hiện các mục tiêu
cụ thể như sau:
- Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định
rủi ro kiểm soát trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty
- Phân tích, đánh giá hoạt động của chu trình doanh thu tại công ty
TNHH phát triển công nghệ Châu Âu để tìm ra những hạn chế còn tồn tại về
công tác tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng, thu tiền của công ty
- Dựa trên các kết quả đạt được trong quá trình phân tích đề xuất một số
giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu hiện tại.
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Không gian
Nội dung nghiên cứu được thực hiện công ty TNHH phát triển công
nghệ Châu Âu
1.3.2. Thời gian
- Dữ liệu thu thập tại Công ty từ năm 2011 đến năm 2013.
- Luận văn được bắt đầu thực hiện từ 13/01/2014 đến 28/4/2014
1.3.3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là chu trình doanh thu của Công
ty. Cụ thể, liên quan đến quá trình xử lý hoạt động bán hàng, thu tiền của
khách hàng, cụ thể gồm các hoạt động sau:
+ Nhận đặt hàng từ khách hàng
+ Giao hàng hay dịch vụ cho khách hàng
+ Lập hóa đơn bán hàng theo yêu cầu thanh toán
+ Nhận tiền thanh toán.
Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ sổ sách sử dụng trong từng sự
kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu
trình đối với các rủi ro.

15

của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống
thông tin kế toán

16


2.1.1.2. Chức năng
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan.
Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực
hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày.
- Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin,
đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời.
2.1.1.3. Phân loại
 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
 Phân loại theo phương tiện xử lý
Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con
người
Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy tính
Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và
máy tính


chuyển đổi

Quỹ

Chu trình
chi phí
Vật liệu

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1

Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích
quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động.
Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản
lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục
tiêu cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận
chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận được
phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm.
Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép
các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết
quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm.
Dòng thông tin được tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các
bộ phận trong doanh nghiệp. Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi
nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin
được luân chuyển từ đâu tới đâu.
Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là
quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống
các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo
lên cấp cao.

2.1.3.1. Hoạt động nhận đặt hàng
- Đơn đặt hàng được xét duyệt: sử dụng đơn hàng của khách hàng để
xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng được thực hiện
- Lệnh bán hàng: là chứng từ mệnh lệnh để thực hiện nội dung hàng
hoá, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
- Hợp đồng bán hàng: được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng
buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã
được cho phép thực hiện.

19


- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện
trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho,
phiếu giao hàng, hoá đơn bán hàng…
2.1.3.2. Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ
- Phiếu xuất kho: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế xuất kho
- Phiếu giao hàng: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế đã giao
cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác nhận mức độ và khối
lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng
2.1.3.3. Hoạt động lập hoá đơn bán hàng
- Các hoá đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhận
nghiệp vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế
thực hiện
- Các thông báo báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh
toán của khách hàng
2.1.3.4. Hoạt động nhận tiền thanh toán
- Bảng đối chiếu trả nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của
khách hàng

Chu trình doanh thu được vận hành tốt thì nó sẽ cung cấp những thông
tin liên quan đến doanh thu một cách cụ thể và chi tiết trong từng khoản mục
kế toán, điều đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở chính xác nhất khi ra các quyết
định quản trị.
Thiết lập một chu trình doanh thu hiệu quả trong một hệ thống thông tin
kế toán tốt giúp tăng cường lòng tin của các nhà đầu tư, các đối tác kinh
doanh. Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, các nhà kinh doanh rất chú
trọng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà mình sắp đầu tư vào,
ngoài báo cáo kiểm toán của các công ty kiểm toán thì một hệ thống thông tin
kế toán được tổ chức tốt giúp cho các nhà đầu tư thêm an tâm và như vậy giá
trị của doanh nghiệp sẽ được nâng lên cao.
Ngoài các lợi ích nêu trên thì chu trình doanh thu còn giúp doanh
nghiệp dự báo các sự kiện xảy ra với vấn đề doanh thu như: bán hàng, thu tiền,
theo dõi nợ một cách thuận lợi hơn, từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện các
mục tiêu tài chính của mình dễ dàng.
2.1.5. Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh
nghiệp
Khắc phục những nhược điểm của chu trình hiện hành: quá trình thiết
kế một chu trình doanh thu dù đã khá hoàn thiện nhưng khi đưa vào hoạt động
vẫn còn nhiều trở ngạy như việc xử lý của chu trình không phù hợp với
chuyên môn hay năng lực của người sử dụng, chu trình không đáp ứng tốt các
nghiệp vụ kinh tế bất ngờ, chu trình không ngăn chặn được một số các rủi ro
nào đó,… chính những điều này buộc phải phân tích chu trình tìm ra các hạn
chế đó để có phương án cải thiện đổi mới chu trình để phù hợp với tình hình
mới.

21


Thoã mãn những nhu cầu mới về thông tin: nhu cầu thông tin là nhu

Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả
tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ
thống.

22


- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên
chứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong
các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất…)
- Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình,
một hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính.
2.6.1.3. Các ký hiệu cơ bản thường dùng
Trong hệ thống thông tin kế toán, một số ký hiệu cơ bản thường dùng
khi vẽ lưu đồ để thể hiện các hoạt động xử lý và luân chuyển dữ liệu của hệ
thống được trình bày trong bảng sau:
Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ
Ký kiệu

Ý nghĩa
Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc
Mô tả kết nối, điểm nối trong cùng một
trang (A, B, C…)

Điểm nối sang trang sau (Trang 1, 2, 3…)

Chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy

Chứng từ có nhiều liên
Mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng

2.1.7. Kiểm soát nội bộ
2.1.7.1. Khái niệm
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay định
nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là định nghĩa được đưa ra vào năm 1992
bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization).
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ vào quy định
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
Trong định nghĩa trên trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Các nội dung này được hiểu như sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết

24


hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện
giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần
hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục,
biểu mẫu… mà phải bao gồm con người trong tổ chức như hội đồng quản trị,
ban giám đốc, các nhân viên khác …. Chính con người định ra mục tiêu, thiết
lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: chứ không
phải đảm tuyệt đối, là mục tiêu sẽ thực hiện được. Vì khi vận hành hệ thống
kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn