Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

4.3. Xác định giá trị tài liệu điện tử
Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử
là:
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm
soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”.
Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết
định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào
cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu.
Hiểu biết và ý kiến tư vấn của các cơ quan sản sinh tài liệu, của các cơ
quan, tổ chức cấp trên và của các bên liên quan khác hiểu rõ các hoạt
động của cơ quan sản sinh ra tài liệu là rất có giá trị trong quá trình
xác định giá trị. Tuy nhiên, chỉ riêng lưu trữ là có kiến thức toàn diện
về quản lý tài liệu trong toàn bộ CQ/TC và sự am hiểu về lý luận và
các phương pháp xác định giá trị để có thể đưa ra quyết định chuẩn
xác nhất trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ.
Như đã được đề cập tại chương 2, trong môi trường điện tử, xác
định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu
của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được
tạo lập. Tiếp theo, lưu trữ cần phải áp dụng một phương pháp xác định
giá trị dựa trên những kiến thức toàn diện về nguồn sản sinh tài liệu,
các chức năng và quy trình công việc của cơ quan đó; về việc các
chức năng đó được giao và thể hiện trong các quy chế chức năng,
nhiệm vụ của các cơ quan như thế nào? và các chức năng đó được
thực hiện ra sao thông qua các quá trình công việc và hoạt động của
cơ quan. Do trọng tâm của phương pháp này dựa vào các chức năng
và hoạt động mà trong đó tài liệu được sản sinh và sử dụng nên
phương pháp này còn được gọi là xác định giá trị theo chức năng
(đánh giá chức năng).

thử nghiệm hệ thống. Việc thử nghiệm hệ thống cần phải bao gồm
những thử nghiệm để kiểm định các yêu cầu quản lý tài liệu được đưa
vào hệ thống sao cho các quy định về đánh giá, bảo quản và khai thác
sử dụng tài liệu phát huy được tác dụng.
Khi việc đánh giá đã được triển khai ở giai đoạn chuẩn bị thì nó
cần được tiếp tục ở những giai đoạn sau đó của vòng đời tài liệu.
Trong nhiều trường hợp, các hệ thống tự động cho đến khi được áp
dụng đã khác rất nhiều so với khi thiết kế hệ thống. Trong những
trường hợp khác, hệ thống có thể được áp dụng nhưng không được sử
dụng một cách hữu hiệu. Do đó, những tài liệu mà người ta chờ đợi
được sản sinh lại không được tạo ra. Vì vậy, tài liệu cần được xem xét
trong thực tế để đánh giá chúng có đáp ứng được những kỳ vọng mà
người ta đặt ra trong giai đoạn chuẩn bị hay không.
Việc đánh giá ở giai đoạn chuẩn bị mở đầu cho sự tham gia của
lưu trữ vào toàn bộ vòng đời của tài liệu. Sau khi đã xác định được
những tài liệu có giá trị lưu trữ thì lưu trữ cần phải giám sát quá trình
tạo lập tài liệu để bảo đảm rằng CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra tài liệu
thực sự làm ra những tài liệu đúng như dự kiến và lưu trữ cũng cần
phải giám sát việc giữ gìn những tài liệu đó.
Khi tài liệu được sản sinh trước khi lưu trữ có thể có khả năng
tiến hành đánh giá thì việc đánh giá ở giai đoạn tạo lập cho phép lưu
trữ đưa ra những nhận xét/khuyến nghị về việc cơ quan, tổ chức hay
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

29


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

cá nhân sản sinh ra tài liệu có thể chỉnh sửa hệ thống hay quy trình của

chuyển giao hay ranh giới trong vòng đời của tài liệu, chẳng hạn như
khi sao hay chuyển giao tài liệu, để bảo đảm rằng tính xác thực của tài
liệu được giữ gìn xuyên suốt những ranh giới đó. Đối với tài liệu điện
tử, điều đó còn có nghĩa là phải áp dụng sự kiểm soát đối với bất kỳ
hoạt động di trú hay chuyển đổi về công nghệ nào nhằm bảo tồn tính
xác thực của tài liệu.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

30