TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
*********
ĐỖ QUỐC HÙNG
HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU
THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin
HÀ NỘI – 2012
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
*********
ĐỖ QUỐC HÙNG
HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU
THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin
LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là: Đỗ Quốc Hùng
Sinh viên lớp: K34A Thư viện Thông tin, khoa Công nghệ Thông tin,
Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2.
Tôi xin cam đoan:
1. Đề tài “Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường
Đại học Hùng Vương ” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn
của Th.S Vũ Thị Thúy Chinh và tham khảo một số tài liệu khác.
2. Khóa luận hoàn toàn không sao chép từ các tài liệu có sẵn nào.
3. Kết quả nghiên cứu không trùng với tác giả khác.
Nếu sai tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2012
Người cam đoan
Đỗ Quốc Hùng
3
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. Các từ viết tắt tiếng Việt
Từ viết tắt
Giải nghĩa
Bộ GD&ĐT
2. Các từ viết tắt tiếng Anh
Giải nghĩa
Từ viết tắt
AACR2
Anglo American Cataloguing Rules 2
CD-ROM
Compact Disc - Read Only Memory
CDS/ISIS
Computer documentation system / Integreted Set of
information system
CMC
Computer Comunication
DDC
Deway Decimal Classification
ILIB
Intergreted Library Solution
5
Mở đầu
6
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
11
1.1 Lịch sử hình thành
11
1.2 Chức năng, nhiệm vụ
12
1.2.1 Chức năng
12
1.2.2 Nhiệm vụ
13
1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thƣ viện
14
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
22
2.1 Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
22
2.2 Bộ máy tra cứu thông tin thông tin truyền thống tại Thƣ viện
Trƣờng ĐHHV
24
2.2.1 Hệ thống mục lục
24
5
2.2.2 Kho tài liệu tra cứu
36
2.3 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại tại Thƣ viện Trƣờng ĐHHV
38
2.3.1 Phần mềm thư viện tích hợp ILIB
3.1 Tăng cƣờng sự quan tâm, đầu tƣ tài chính để hoàn thiện bộ máy
tra cứu thông tin
50
3.2 Chuẩn hóa xử lý nghiệp vụ chuyên môn nhằm bổ trợ trực tiếp
hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin
51
3.3 Củng cố bộ máy tra cứu thông tin truyền thống
52
3.3.1 Chỉnh lý hệ thống mục lục
52
3.3.2 Hoàn thiện kho tài liệu tra cứu
54
3.3.3 Đa dạng hóa các sản phẩm Thư mục
54
3.3.4 Xây dựng hồ sơ trả lời câu hỏi
55
Thế giới đang đứng trước một thế kỷ mới - kỷ nguyên thông tin. Sự
phát triển mạnh như vũ bão của khoa học đã dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng
tài liệu theo hàm số mũ. Chính vì thế rất khó quản trị và tìm kiếm thông tin.
Nhiệm vụ đặt ra cho các thư viện là phải tổ chức bộ máy tra cứu thông
tin khoa học, hợp lý để đảm bảo cho việc bảo quản, lưu trữ và sử dụng có hiệu
quả tối đa. Có thể nói: Tổ chức bộ máy tra cứu thông tin khoa học là tiêu
chuẩn, là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ, là phương tiện tiếp cận với
nguồn tài nguyên thông tin vô tận, là công cụ phổ biến thông tin, là cầu nối
các quá trình hoạt động thư viện với bạn đọc và là chìa khóa để bạn đọc mở
cánh cửa tri thức của nhân loại.
Với sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho nhu
cầu của Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận, Trường Đại học Hùng Vương
(Trường ĐHHV) quan tâm sát đáng đến công tác thư viện. Trung tâm Thông
tin Tư liệu Thư viện Trường ĐHHV (gọi tắt là Thư viện Trường ĐHHV) được
xây dựng nhằm phục vụ cho sứ mệnh đào tạo của nhà trường. Thư viện nằm
trong hệ thống thư viện đa ngành. Nguồn lực thông tin của Thư viện phong
phú về nội dung, đa dạng về hình thức. "Vậy, làm thế nào để tổ chức một bộ
máy tra cứu tốt vừa đảm bảo tính khoa học, vừa đảm bảo tính thống nhất, phù
hợp với từng điều kiện của cơ quan thư viện thông tin". Đây là vấn đề cần tìm
phương hướng giải quyết.
Xuất phát từ thực tiễn và tầm quan trọng đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài
"Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hùng
Vương" làm khóa luận tốt nghiệp của mình. Bằng việc nghiên cứu cụ thể và
toàn diện để đưa ra những đánh giá khách quan, tìm ra một phương hướng
đúng đắn với những giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu thông
7
tin hiện đại và thống nhất tại thư viện. Hoàn thiện bộ máy tra cứu nhằm giúp
- Phạm vi nội dung: Bộ máy tra cứu thông tin.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Phân tích và đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện
Trường ĐHHV.
- Trên cơ sở thực trạng, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy
tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tôi sử dụng phương pháp luận chung và phương
pháp cụ thể:
- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy
vật lịch sử, đường lối chính sách của Đảng và Nhà Nước. Tư tưởng Hồ Chí Minh về
phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa.
- Phương pháp cụ thể :
+ Phương pháp thống kê số liệu.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.
+ Phương pháp phỏng vấn.
+ Phương pháp khảo sát thực tế.
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
6. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Đề tài "Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại
Đại học Hùng Vương'' có những đóng góp:
- Ý nghĩa khoa học: Làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra cứu
thông tin.
- Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng nhằm
hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV.
9
7. Cấu trúc của khoá luận
đẳng sư phạm Phú Thọ. Đến tháng 4/2007, theo Quyết định số 116/QĐĐHHV-TCCB&CTCT ngày 16/4/2007 về việc nâng cấp thành Trung tâm
Thông tin - Tư liệu - Thư viện Trường ĐHHV [9]. Có thể coi đây là cơ sở, là
nền tảng, là điều kiện và cơ hội để thư viện có được sự đầu tư, hội nhập, phát
triển trên mọi phương diện của quá trình hoạt động.
Ngày nay, được sự quan tâm, đầu tư của các cấp lãnh đạo, các cơ quan,
tổ chức cùng với sự nỗ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ, Thư viện
Trường ĐHHV đã và đang tiếp tục được xây dựng, củng cố và phát triển.
11
Điều đó được minh chứng thông qua sự lớn mạnh của nguồn lực thông tin, cơ
sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư, các sản phẩm và dịch vụ thông tin dần
được hình thành và mở rộng, đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng
và chất lượng,…
1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện Trường ĐHHV được hình thành và phát triển là nhu cầu tất
yếu khách quan, nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ:
1.2.1 Chức năng
- Là nơi cung cấp tri thức, cung cấp thông tin khoa học mới về các lĩnh
vực trong và ngoài nước, phục vụ hoạt động đào tạo, giảng dạy, học tập và
nghiên cứu khoa học của nhà trường.
- Là trung tâm văn hóa trong nhà trường. Thu thập, tàng trữ, bảo quản và
truyền bá di sản văn hóa của nhân loại nhằm kế thừa, gìn giữ, phát huy tinh
hoa văn hóa của nhân loại. Tuyên truyền đường lối, chủ trương chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Là trung tâm thông tin. Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ thông tin
và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện. Tổ chức, quản lý và
phát triển hiệu quả các dịch vụ Thư viện nhằm cung cấp thông tin nhanh,
chính xác, đầy đủ và chất lượng cao phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu
vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của Thư viện để phát triển nguồn nhân
lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác
của thư viện; tiến hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của
cơ quan quản lý nhà nước và của trường; Quản lý và bảo trì hạ tầng CNTT
13
của nhà trường (cổng thông tin điện tử Trường ĐHHV), kịp thời xử lý các sự
cố bao gồm: Hạ tầng mạng, hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng
dụng.
- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh
vực TV-TT, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong
cả nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp
tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp bổ sung và trao đổi
tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn
liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong trường để hoàn thành tốt các
nhiệm vụ được giao.
+ Phối hợp với các khoa chuyên môn trong việc lựa chọn, bổ sung tài liệu
và triển khai các dịch vụ TV-TT.
+ Phối hợp với Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, khoa Sau Đại
học, phòng Tổ chức cán bộ để có kế hoạch phục vụ, quản lý và thu hồi tài liệu
trước khi sinh viên, học viên ra trường, ngừng học, thôi học, viên chức nghỉ
hưu hoặc chuyển công tác.
+ Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để triển khai dịch vụ in ấn và sao
chụp tài liệu, phạt, đền tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu, trang thiết bị.
+ Phối hợp với phòng Quản trị để mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản,
- Phó giám đốc quản lý mảng hành chính.
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động thư
viện và là đại diện tạo mối quan hệ hợp tác.
Tổ Hành chính:
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác quản lý hành chính của Thư
viện. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy
định về công tác quản lý hành chính. Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp
nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền
hạn.
Tổ Nghiệp vụ:
Bổ sung các loại hình tài liệu, biên mục hồi cố và biên mục tài liệu mới
bổ sung vào thư viện theo kế hoạch hằng năm và xử lý các loại báo tạp chí
đóng tập để lưu giữ lâu dài trong thư viện. Xây dựng các mục lục điện tử phục
vụ tra tìm tin của bạn đọc trên máy vi tính.
Tổ Công nghệ thông tin:
15
Quản lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống hạ tầng
CNTT của đơn vị. Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các phòng chức năng của đơn
vị trong khai thác ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý.
1.3.2 Đội ngũ cán bộ thư viện
Tổng số có 18 cán bộ công nhân viên. Biên chế cán bộ thành 3 tổ (Tổ
nghiệp vụ, tổ hành chính, tổ công nghệ thông tin). Trong đó:
Thạc sỹ: 2
Cao học: 1
Đại học: 8
Cao đẳng: 5
Trung cấp: 2
luận tốt nghiệp
Tài liệu điện tử
19.784 file
Báo, tạp chí
158 tên
Băng đĩa
629
CD-ROM
1000
Bảng 1: Tổng số vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHHV
* Sách: Có 13758 đầu trên tổng số 68136 cuốn sách và một số danh
mục đang tiến hành thủ tục bổ sung. Số lượng sách này được phân bố hợp lý
tại các phòng đọc, phòng mượn tại 2 cơ sở đảm bảo cung ứng tốt nhất cho bạn
đọc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Tại cơ sở 1 Việt Trì lưu trữ 8509 đầu sách
trên tổng số 49592 cuốn. Tại cơ sở 2 Phú Thọ lưu trữ 5249 đầu trên tổng số
18544 cuốn. Mỗi năm, Thư viện sử dụng trên 200 triệu để bổ sung sách.
Nguồn kinh phí bổ sung được lấy từ nguồn đầu tư của UBND Tỉnh Phú Thọ,
từ nguồn tài trợ dự án, từ ngân sách nhà trường...
* Báo, tạp chí: Phong phú về chủng loại, có báo, tạp chí trung ương và
địa phương, có báo tạp chí tổng hợp và chuyên ngành. Số lượng là 158 tên
báo, tạp chí. Đặc biệt có 30 tên báo nước ngoài. Trong thời gian tới thư viện
của bộ máy tra cứu thông tin. Phân nhóm người dùng tin cho phép ta có
phương pháp chiến lược phục vụ hiệu quả, biến họ thành những thành viên
tích cực sử dụng thư viện. Đối với Thư viện Trường ĐHHV, người dùng tin
có 3 nhóm chính sau:
18
1.5.1 Nhóm người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo
Cán bộ quản lý Trường ĐHHV gồm có: Ban Giám hiệu; Cán bộ lãnh
đạo Đảng bộ và các tổ chức đoàn thể; Trưởng và phó các khoa, phòng ban và
các tổ bộ môn. Nhóm người dùng tin này chiếm số lượng rất nhỏ chỉ khoảng
5 % số người dùng tin[5]. Tuy nhiên, đây là nhóm đặc biệt quan trọng đóng
vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của trường. Họ vừa tham gia
giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các chiến lược phát triển của
nhà trường, của Đảng bộ và các tổ chức đoàn thể, của Khoa, của Bộ môn.
Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao
động của nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm người này cần xúc tích,
cô đọng, đặc biệt là những thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các bản
tin nhanh mang tính chất tổng kết, dự báo, lượng thông tin diện rộng, khái
quát trên các lĩnh vực khoa học. Nhu cầu tài liệu của họ là tài liệu chỉ đạo của
Đảng và Nhà nước (văn kiện, chỉ thị, thông tư, nghị quyết, công báo), của các
bộ ban ngành có liên quan đến ngành nghề nhà trường đào tạo. Ngoài mục
đích quản lý lãnh đạo, cán bộ quản lý còn tham gia giảng dạy và nghiên cứu
khoa học. Nên họ cần cung cấp thêm thông tin có tính chất chuyên ngành.
Căn cứ vào phiếu điều tra nhu cầu tin, họ chủ yếu sử dụng bộ máy tra cứu
thông tin hiện đại (chiếm 70 %) bởi tra cứu nhanh và tiết kiệm thời gian.
1.5.2 Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, chuyên viên và cán
bộ nghiên cứu
Người dùng tin trong nhóm này chiếm khoảng 10 % và không ngừng
tạo và học viên cao học[5].
Đây là nhóm người dùng tin đông đảo và biến động nhất của Trường,
do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nên nhu cầu dùng tin của họ rất phong
phú và đa dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng thư
viện và phòng thí nghiệm là nơi học tập và nghiên cứu. Các phòng học của
thư viện cũng được bố trí theo nhu cầu của người sử dụng. Sinh viên 2 năm
20
đầu chủ yếu học giáo trình đại cương cơ bản tại phòng đọc giáo trình và sách
tham khảo, sinh viên 2 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách
tham khảo nâng cao và sử dụng cả sách ngoại văn.
Do nhiều giờ học trên lớp, thời gian tự nghiên cứu ít, tài liệu thiếu nên
ngoài thời gian lên giảng đường, họ đều dành thời gian đến thư viện. Hình
thức phục vụ cho họ thường là cung cấp thông tin phổ biến về tri thức khoa
học dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số luận án
luận văn... có tính chất cụ thể trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành
đào tạo. Nhóm đối tượng này chủ yếu sử dụng bộ máy tra cứu thông tin hiện
đại (chiếm 53.3 %). Ngoài ra, họ vẫn sử dụng thêm bộ máy tra cứu thông tin
truyền thống (chủ yếu là sử dụng mục lục chữ cái).
Tóm lại, sự phân chia nhóm người dùng tin ở đây chỉ là tương đối, bởi
mỗi cán bộ, giảng viên đều được coi là người lãnh đạo quản lý hay nghiên
cứu khoa học khi tham gia vào các hoạt động cụ thể. Với học viên cao học, ở
giảng đường họ là học viên. Tuy nhiên trong thực tế họ có thể là những đồng
nghiệp, cộng sự với giảng viên. Từ những đặc điểm của từng nhóm người
dùng tin như đã nêu trên, để làm tốt công tác phục vụ người dùng tin, thoả
mãn tất cả đối tượng người dùng tin chúng ta phải tiến hành xem xét và đánh
giá nhu cầu tin của họ.
* Đối với ngƣời dùng tin
- Nhờ có bộ máy tra cứu thông tin, thông qua các loại mục lục và cơ sở dữ
liệu giúp người dùng tin có khả năng nắm bắt được các đặc trưng của vốn tài
liệu, nhận biết được những thông tin cụ thể về tài liệu.
- Đối với kho đóng, người dùng tin không được trực tiếp tiếp cận tới giá
sách, bộ máy tra cứu thông tin đã cung cấp cho người dùng tin những tấm
gương phản ánh vốn tài liệu có trong và ngoài thư viện.
- Bộ máy tra cứu thông tin có chức năng tập hợp các tài liệu theo những
tiêu chí nhất định. Do đó, người dùng tin có thể tra tìm chọn lọc tài liệu và
thông tin theo yêu cầu với nhiều dấu hiệu khác nhau phù hợp tối đa nhu cầu
của mình như: Tên tác giả, nhan đề tài liệu, chủ đề, lĩnh vực, môn ngành tri
thức hoặc một số yếu tố hình thức khác như: Thời gian xuất bản, nơi xuất bản,
nhà xuất bản, ngôn ngữ xuất bản, loại hình tài liệu...
- Bộ máy tra cứu thông tin còn góp phần định hướng giúp cho người dùng
tin đọc sách và sử dụng thư viện một cách có hiệu quả.
Như vậy: Bộ máy tra cứu thông tin không thể thiếu được ở bất cứ một
thư viện hay một trung tâm thông tin nào. Tất cả các thư viện thuộc loại hình
nào, là thư viện trung ương hay thư viện cơ sở, thư viện lớn hay thư viện nhỏ
nếu hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin và đi vào khai thác hiệu quả, đáp ứng
nhu cầu đa dạng nhóm bạn đọc thì đó là một thành công đáng ghi nhận. Bởi
lẽ, bộ máy tra cứu thông tin được coi là cầu nối trung gian giữa tài liệu và bạn
đọc, là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ, là phương tiện
tiếp cận với nguồn tài nguyên thông tin vô tận, là công cụ phổ biến thông tin,
là cẩm nang để bạn đọc thỏa sức tìm tài liệu và là chìa khóa vạn năng để bạn
đọc mở cánh cửa tri thức của nhân loại. Đây là yêu cầu cấp thiết đòi hỏi người
quản lý lãnh đạo các cơ quan thư viện nói chung và Thư viện Trường ĐHHV
nói riêng cần có định hướng chiến lược, sách lược để hoàn thiện.
23
Mục lục
phân loại
Hình 2. Sơ đồ bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV
2.2 Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống tại Thƣ viện Trƣờng ĐHHV
2.2.1.Hệ thống mục lục
Mục lục (catalog) là một danh mục các tài liệu có trong cơ quan thông
tin thư viện, được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm phản ánh tính đặc
trưng của vốn tài liệu [7, tr.14].
Mục lục là tập hợp các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn
phẩm, các tài liệu khác có trong kho của thư viện hoặc một nhóm các thư viện
24
Copyright: Tài liệu đại học ©